柔軟に運用できるツールが、GMOペパボのWebサービス開発をスマートに

GMOペパボは、レンタルサーバーやECサイトプラットフォームなど、さまざまなインターネットサービスを提供する企業です。300名以上の社員がNotionを活用し、エンジニアとデザイナーのメンバーを中心に、ミーティングや事業部間の情報共有、人事評価、目標管理など多くの業務にNotionを役立てています。あえて運用ルールは細かく決めず、ざっくばらんに書き込めるようにすることで利用を促進。プロダクトへの良い影響も見えてきました。

統一的な“情報の入口”を用意

GMOペパボのメンバーの多くは、業務に必要なメモ書きやドキュメントの作成に、マークダウンに対応するツールを好んで使っていました。マークダウンでは、簡単な記号とともに入力していくだけで書式化されたテキストコンテンツを作成でき、最小限の手間で情報整理が可能になります。

しかし、人や部署、用途に応じて似たような複数のツールを使い分けていたことから、あちこちに情報が散らばる“情報の分断”が発生していました。メンバー間や部署間の情報共有が困難になるだけでなく、新たに加わったメンバーが知っておくべき情報にすらたどり着けない、という問題も起こっていました。

そこで、マークダウンにも対応するNotionを統一的な”情報の入口”にすることを決断。以前からNotionの便利さ、操作性の高さに気付いていた一部のメンバーが活用を進めていたところに、会社としても既存のツールからの移行に適していると判断し、正式にNotionを利用できる体制を整えました。事業部ごと、職種ごとのワークスペースを用意して自由に書き込めるようにしたことで、失われつつあった社内のコラボレーションの機会を取り戻したのです。

社内の誰もがアクセスして必要な情報が得られる“入口”としてNotionを導入しました。

Notionでは、どんどん変わっていくライブ感のあるドキュメント作成ができます。とりあえず気軽に書き込んでいいという緩さが、多くの書き込みを促し、結果として生産性の向上につながっています。

小田知央ホスティング事業部

”ダイナミック”にも”スタティック”にも使えるワークスペース

GMOペパボのなかでも特にNotionの活用が進んでいるのは、ホスティング事業部とデザイン部の2つの部署。ワークスペースのトップページの使い方はそれぞれに特徴があり、前者では最新の情報を直接参照できるダイナミックなポータルとして、後者では業務に必要な資料に素早くアクセスできるスタティックなリンク集として作り上げています。

たとえばホスティング事業部のトップページでは、GMOペパボが提供しているサービスの運用に必要な資料、職種ごとの横のつながりを意識したチャプター分類、アクティブなプロジェクトなどを可視化し、ほとんどの情報に関連タグを付けてデータベースとして管理しています。

議事録やプロジェクトごとのタスクも、表で見られるようにしています。タグでひと目で判別できるようにすることで、情報の参照と整理の両面の効率がアップしました。どのワークスペースもメンバー全員が自由に閲覧できるため、他の事業部とのミーティングでも、以前に比べ意思疎通がスムーズになってきました。

ダイナミックに情報が新しくなっていくワークスペースのトップページ。タグを付加することで、自分に関係している情報かどうかがすぐにわかるように。

ページ内でカラムを簡単に増やしたり、ラフな画像データをコピー＆ペーストで挿入したり、みんながそれを見ながらコラボできます。

佐藤咲デザイン部 Principal Designer

ルールは細かく決めず、アウトプットを妨げない

一方、デザイン部のトップページでは、カテゴリー別にドキュメントを分類して掲載。メンバー間でのナレッジシェアがメインの使い方の1つになっています。デザイナーのマネジメント業務用のページでは、人材管理や個人の評価、OKR（目標管理）といった人事的な情報をデータベース化し、とりわけOKRについては事業部・チーム・個人という単位でデータベースを作り上げ、相互にリンクすることで関係性を可視化しています。全体を俯瞰で見ることも、個別に深く見ることもできるように、というのが狙いです。

トップページはクリアに分類していますが、書き込む内容に決まったルールは設けていません。そのため、どのカテゴリーにも当てはまらないコンテンツができあがることもあります。しかし、それ自体もNotionのメリット。ルールに縛られずメンバーのアウトプットを妨げないことと、後からいつでも誰でも手間なく整理できるNotionの仕組みがデザイン思考にマッチし、チームのクリエイティビティ向上に貢献しています。

ビジュアルを検討する際にはラフな画像を自在に貼り付けていって、チームでコラボレーションしています。

基礎的なリテラシーが自然に身に付く

GMOペパボの社員が大切にしているのは、「構造化・自動化・再帰化」というキーワードです。これらは社員が優れたプロダクトを生み出すための重要な考え方であり、ここでもNotionは大きな役割を果たしています。

まずNotionのシンプルなインターフェースは、伝えたい情報などの要素をわかりやすく分解、整理する「構造化」を容易にします。ホスティング事業部のプロジェクトや、デザイン部の目標管理をデータベース化していたように、1箇所に情報の蓄積を繰り返していくことで、ビューの切り替えのような簡単な操作でデータ整理の「自動化」や「再帰化」も可能になってきます。

Notionを使い続けるうちに、一人一人が「構造化・自動化・再帰化」という基礎的なリテラシーを自然に身に付けることにもつながり、自社のWebサービスなどのプロダクトデザインにも良い影響をもたらします。それによってプロダクトの設計の合理化が進み、会社組織としての成長に寄与していく、そんな好循環がNotionによって生まれようとしているのです。