Notionで年間6万時間の余白を生む。急成長企業SmartHRが選んだ「AI-Ready」な情報基盤

情報が増えるほど、「探す」「確認する」「聞きにいく」が増えていきます。Slack、ドキュメント、個人のメモに情報が散らばり、「最新版がどれか分からない」「結局、詳しい人に聞くしかない」といった“探すための時間”が、毎日のように発生します。その背景にあるのが、SmartHRのような急成長です。実際に同社は5年間で従業員数が約5倍に増え、情報量も一気に増えました。そこで同社は、AIが参照できる正しい情報が揃っている”AI-Ready”な状態を目指し、情報基盤をNotionで再設計。月間アクティブメンバー96%、AI活用率91%という高い定着率につながりました。

急成長で起きた情報の分散をNotionで解決。「AI-Ready」な情報基盤へ

クラウド人事労務ソフトのリーディングカンパニーとして急成長を続けるSmartHRは、情報発信が積極的で、さまざまな場所やツールを使ってそれぞれが情報を発信していました。それまでもナレッジ共有ツールなどを導入していましたが、1,500人規模で使うには最適解と言い難く、業務現場は個別最適で課題を解決していました。結果として、組織全体で情報の一元管理が難しくなり、ナレッジの断絶が生まれやすい状態になっていました。

当時の情報管理には主に3点の課題がありました。1つ目は、情報を探すのに“職人技”が必要とされていたこと。当時はドキュメントにタグを付けて情報管理する運用を行っており、階層構造もつくれない仕様でした。情報量が増えるほど目的の情報にたどり着きにくくなり、職人技のような検索が必要になっていたのです。2つ目は、最新版の情報がわかりづらいこと。新旧のドキュメントが混在し、どの情報が正確で最新なのかを判断するコストが高い状況でした。3つ目は、特定の人への問い合わせ負荷の集中です。情報へのアクセスがしづらい結果、社歴の長い社員や詳しい社員への問い合わせが増えてしまう状態になっていました。

この課題を解決するため、また、当時検討をしていた全社的なAI活用の文脈においても、必要な情報にすぐアクセスでき、常に最新の状態に保てる「情報管理基盤」そのものを立て直すことが不可欠でした。

情報管理の基盤としてNotionが選ばれた理由は、情報整理のしやすさ、組織横断的な協働性、スケーラビリティ、セキュリティとガバナンスといった要件を総合的に満たしていたことです。そして、AIへの注力も含めて将来の進化に期待できる「長期運用に耐え得るプロダクト」としての継続性と思想を兼ね備えていたことです。

経営陣が納得した「年間6万時間の余白」。情報基盤をNotionに刷新

Notionを推進した小西さんは、入社後わずか1カ月で情報基盤刷新プロジェクトを提案しました。社内40人に対してヒアリングを実施し、現場の生の声を経営層に届けたそうです。その際、ポイントとして意識したのが次の3点です。

1つめは費用対効果を提示したこと。少し保守的に「1日10分の検索時間削減」と仮置きしました。全社1,500人の年間営業日で計算すると、約6万時間の削減が見込めます。

2つめは導入しない場合のリスク提示です。情報の分散・分断という問題を先送りすると、「負債」として蓄積するリスクを明確化し、早期対応の効果を訴求しました。

3つめが運用設計の事前準備です。小西さんが全体責任者となり、各部門のスペースごとに「Notion大臣」を設置。各Notion大臣の情報管理責任者として、業務に合わせたチューニングとサポートを担いました。この大臣たちを中心にレポートラインを明確にし、組織として回る体制を構築しました。

SmartHRでは、Notion上に「全社ポータル」・「部門スペース」・「ゲストスペース」の3スペースを設定しています。全社ポータルでは各種制度や経営情報、カルチャーを、部門スペースは議事録や各種マニュアル、プロジェクト、タスクなどを各部門が管理します。ゲストスペースは社外関係者との情報共有に使用します。情報の置き場所と責任範囲を明確にすることで、組織全体で「どこに何があるか」を共有できるようにしています。

こうした推進活動の結果として、高い定着率を実現できました。月間アクティブメンバーは96%、月間コンテンツ編集者は94%、AI活用率は91%となり、NotionとNotion AIが日常業務にしっかりと根付いたことを示しています。単なる導入にとどまらず、全社員が能動的に情報を発信・編集する文化の醸成にもつながっています。

導入後の社員からの反響は総じてポジティブです。特に『AI ミーティングノート』は日常使いとしてとても良いと評価されました

小西芳樹AIオペレーション室室長

総務マニュアルをNotionに集約し、「暗黙知」を全員の知へ

SmartHRでは、コミュニケーションはSlack、情報の蓄積はNotionという役割分担を前提に、情報を横断して探せる状態を整えています。総務部門では、業務範囲が広くマニュアルが分散しやすいうえ、共有が難しい「暗黙知」が起こりやすい状況になっていました。加えて、担当者個人の経験や記憶に頼る運用が続いていたことで、異動や退職の際に業務知識が失われるリスクがありました。

総務部門では、Notionの導入を機に、マニュアルの集約と更新しやすい運用体制を構築しています。オフィスに複数用意しているイベントスペースの配信機器について、マイクやプロジェクター、スクリーンなどのマニュアルはもちろん、トラブルシュートの早見表も含めた「AV機器ポータル」をNotion上に構築しました。総務向けと従業員向けに情報を整理した設計で、誰でも必要な情報にすぐたどり着ける状態を実現しています。

特筆すべきはMermaidを活用したチャート生成です。機器のリプレイスに伴う各種チャートの更新は、地味ですが工数がかかる作業です。従来は更新が追いつかなくなったり、わかりやすい図解を省略せざるを得なかったりする場面も少なくありませんでした。現在は、NotionとNotion AIにより、ツリー構造の分かりやすいチャート生成が簡単にできるようになりました。さらに、機器のリプレイスに即応したマニュアル改訂やトラブルシュート早見表の更新も大幅に効率化しています。

こうした作業もゆくゆくはNotion AIによってすべて自動化する予定です。変化の激しい業務現場において、ドキュメントが常に最新の状態に保たれる仕組みは、情報基盤全体の信頼性を支える重要な要素といえます。

Notionエージェントにスキルを設定し作業時間を再配分

総務ユニットの吉田さんは、最先端のAI活用の取り組みとして、「Notionエージェント」を利用しています。単にAIに指示を出すのではなく、あらかじめ「どんな入力が来たら、何をして、どこにアウトプットするか」をスキルとして定義して利用しています。それにより、出力のばらつきを抑えながら、ルーティン業務を一定の品質で任せられているそうです。

複数のスキルを組み合わせてエージェントのワークフローとアイデンティティ（振る舞いのルール）を設定することで、個人の業務を継続的に支援する仕組みです。

Notionエージェントの業務利用を進めている同社で、実施しているのが「親睦深飯」と呼ぶ福利厚生・ランチ補助制度の利用レポート作成です。どのセクションの誰がどのように活用しているか、今後より活用してもらうにはどうすべきか、といった考察も含め、自動的にレポートが生成されます。これまでは業務ログの集計・分析からレポート作成まで約1時間かかっていた作業が、数分で完了するようになったといいます。

「どの情報を参照し、どうまとめるか」をスキルとして定義しているため、担当者が毎回ゼロから指示を書かなくても一定の形式でアウトプットを残せる点も大きな成果です。

Notionエージェントはすでに新規採用者のオンボーディング支援にも応用しています。会社の膨大な情報であるコンテキストをNotionに集約したうえでAIが参照できる環境があってこそ、エージェントは真価を発揮します。

NotionとNotion AIはSmartHRの日常業務に確実に根付きつつあります。議事録や週報の作成など日常業務の負荷が下がった分を、業務設計や改善施策の検討に向ける「時間の再配分」を組織全体で実現することが次のテーマです。自律駆動で意思決定ができるというSmartHRの強みをさらに強固にするため、全社で自然にAIの恩恵を受けられるAI-Readyな環境づくりをさらに推進していきます。