Parloa ist mit Notion um das 5-Fache gewachsen und hat gleichzeitig die Softwarekosten halbiert
Parloa, Pionier bei Agentic AI, hat sich von Patchwork-Tools wie Coda, Confluence und anderen verabschiedet und ist auf einen einzigen, KI-gestĂŒtzten Workspace gewechselt. Dank Notion konnten alle Teams von der nötigen Geschwindigkeit, dem Kontext und der Sicherheit profitieren, um sich von der Seed-Phase zu einem globalen Innovator zu entwickeln â bei mindestens 50 % geringeren Software-Kosten als bisher.
Vernetzte Teams benötigen vernetzte Tools
Mit der Agentic-AI-Plattform von Parloa optimieren Unternehmen ihren Kundenservice in Sekundenschnelle. Doch fĂŒr die internen Teams von Parloa war es alles andere als einfach, Antworten auf ihre Arbeitsfragen zu finden. Das Projektmanagement lief ĂŒber Asana, die technische Dokumentation in Confluence und interne Prozesse in Coda. Jede Anwendung hatte ihre eigene Struktur und nur begrenzte KI-Möglichkeiten. Dadurch wurde die Zusammenarbeit zwischen den Teams erschwert. Um den nötigen Kontext zu finden, mussten stĂ€ndig Tabs gewechselt und Slack-Nachrichten verschickt werden â ein Zeitaufwand, den sich Parloa nicht leisten konnte, wĂ€hrend Mitarbeiterzahl und Softwarekosten stiegen.
Die FĂŒhrungsebene von Parloa erkannte, dass fĂŒr das rasante Unternehmenswachstum ein einheitlicheres System nötig war, das Teams und Aufgaben zusammenbringt und durch leistungsstarke KI unterstĂŒtzt wird. Nach grĂŒndlicher PrĂŒfung zeigte sich, dass Notion ihnen nicht nur dabei helfen wĂŒrde, Tools zu konsolidieren, sondern auch ihre gesamte Arbeitsweise grundlegend verĂ€ndern könnte.
Notion ist der Workspace, dem wir vertrauen, um das Potenzial von KI voll auszuschöpfen. Mit KI-gestĂŒtzter Suche und Automatisierung verleihen wir allen unseren Mitarbeitenden SuperkrĂ€fte.
Ein Workspace mit perfektem GedÀchtnis
Die Umstellung auf Notion verwandelte Parloas verstreute Daten in einen lebendigen, durchsuchbaren internen Wissenspeicher. So wurde Notion zur âSingle Source of Truthâ fĂŒr jedes Projekt, jeden Prozess und jedes Dokument. Notion-KI entwickelte sich zum kollektiven GedĂ€chtnis von Parloaânicht nur, um Neuigkeiten und Inhalte abzurufen, sondern auch, um Antworten und ZusammenhĂ€nge aus referenzierten Quellen in Slack, Google Drive oder anderen Tools zu erhalten.
Die schnellen, kontextbezogenen Antworten in Notion begeisterten die Teams von Parloa derart, dass sich das neue System wie von selbst innerhalb des Unternehmens ausbreitete und die Teams Notion-KI auf unterschiedliche Weise nutzen. Seit der Umstellung:
arbeiten die Vertriebsteams Hand in Hand. Produkt-Demos und Vorlagen sind in einer zentralen Datenbank gespeichert. Vertriebsmitarbeiter/-innen können Notion-KI Fragen wie zum Beispiel âWelcher Teil der Demo ist fĂŒr Kunden aus der Healthcare-Branche besonders wichtig?â stellen und erhalten sofort kontextbezogene Antworten. Das hat den Aufwand fĂŒr Vorbereitung und Kommunkation erheblich reduziert, gleichzeitig aber auch zu einheitlicheren Kundeninteraktionen gefĂŒhrt. Ein weiterer Nebeneffekt: Neu eingestellte Mitarbeitende können von Anfang an bei Kundenmeetings dabei sein.
beschleunigt eine âInterview Academyâ Personaleinstellungen. Das fĂŒr die Talentgewinnung zustĂ€ndige Team entwickelte ein interaktives Trainingsprogramm mit Videos, Quizfragen und KI-gestĂŒtzten Antworten. Dadurch konnten ĂŒber alle Abteilungen hinweg die Einstellungszyklen verkĂŒrzt und die QualitĂ€t der Neueinstellungen erhöht werden. Gleichzeitig fanden die Mitarbeitenden wertvolle organisatorische Informationen, die sie so nirgends sonst gefunden hĂ€tten.
fĂŒhlt sich der Arbeitsalltag einfacher an. Die Teams verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und können sich mehr ihren eigentlichen Aufgaben widmen. Ein einziger Prompt an Notion-KI bringt perfekt zusammengestellte Insights aus ihrem Workspace und vernetzten Apps hervor.
Notion-KI erleichtert unsere Arbeit, da wir schnell auf die richtigen Dokumente zugreifen können. Das war ein entscheidendes PuzzlestĂŒck bei unserem schnellen Wachstum.
Weniger KomplexitÀt, geringere Kosten
FĂŒr Karim und das IT-Team von Parloa ging es bei der Umstellung zu Notion nicht nur darum, ein neues Tool einzufĂŒhren. Vielmehr handelte es sich um eine strategische Neuausrichtung der digitalen Infrastruktur. Dabei ersetzte Parloa ein fragmentiertes System bestehend aus Coda, Confluence und anderen Tools durch Notion und Notion-KI. Das senkte die Kosten um 50 % und verringerte zudem die KomplexitĂ€t. Mit den Vorlagen im Notion-Marketplace konnte Parloa schnell durchstarten. Dank der nativen Integrationen zu bestehenden Tools von Parloa war gewĂ€hrleistet, dass Informationen nicht in Spezialanwendungen stecken bleiben und fĂŒr den Rest des Unternehmens unzugĂ€nglich sind. Diese organisierte und leicht zugĂ€ngliche Informationsbasis war fĂŒr die internationale Expansion von Parloa entscheidend und ermöglichte es dem Unternehmen, sein ehrgeiziges Innovationstempo beizubehalten.
Jedes Unternehmen, das wachsen möchte, muss sich Gedanken ĂŒber den Wissenstransfer machen. Mit Notion haben wir einen KI-gestĂŒtzten, zukunftsfĂ€higen Workspace entwickelt.
Skalierbare Sicherheit und FlexibilitÀt
Parloa benötigte einen Workspace, der sich mit dem Wachstum des Unternehmens weiterentwickelt und unternehmensrelevante Sicherheitsanforderungen wie SAML, granulare Berechtigungen und SCIM-Bereitstellung erfĂŒllte. Notion konnte bei all diesen Aspekten punkten und bietet zudem eine âZero Data Retention Policyâ, sodass keine Daten bei LLM-Anbietern gespeichert werden â und das alles in einer einzigen, flexiblen Lösung. WĂ€hrend Parloa auf mehrere Hundert Mitarbeitende anwuchs, entdeckten die Teams neue Möglichkeiten, um Workflows zu vernetzen, Wissen auszutauschen und zusammenzuarbeiten. Dinge, fĂŒr die zuvor mehrere Spezialtools erforderlich waren.
Fazit: Mit Notion konnte Parloa die Kosten fĂŒr Software nahezu halbieren und auf verschiedenen Plattformen gespeicherte Inhalte in einem einzigen wertvollen Wissensspeicher zusammenfĂŒhren. Dadurch können die globalen Teams des Unternehmens nun bessere Entscheidungen treffen, dank KI schneller auf organisatorische Inhalte zugreifen und somit den Grundstein fĂŒr die VerfĂŒnffachung der Anzahl der Mitarbeitenden legen. Nach oben sind dabei keine Grenzen gesetzt.
Notion erfĂŒllt nicht nur all unsere Sicherheitsanforderungen, sondern bietet zugleich die FlexibilitĂ€t und Anwenderfreundlichkeit, die wir fĂŒr effizientes Wachstum brauchen.
