Comment Duolingo a amélioré ses spécifications produit pour inclure plus de contexte (avec un modèle que vous pouvez immédiatement utiliser)

Plus les équipes grandissent, plus il est compliqué de garder les informations organisées. Il devient alors difficile de savoir quoi prioriser, pourquoi, et globalement donner de la visibilité.

C’est le constat de Natalia Castillejo, Group Product Manager chez Duolingo. Les validations se faisaient au cas par cas, les informations clés (PRD, recherches, documents stratégiques, etc.) étaient difficiles à trouver, et les réunions imprécises se multipliaient.

L’équipe a alors fait le point pour répondre à cette question : comment faire en sorte que tout le monde ait les bonnes informations, pour travailler plus intelligemment et faire de meilleurs choix pour le produit ?

Natalia et son équipe ont entièrement recréé leur modèle de spécifications produit dans Notion. C’est désormais un point de contact efficace entre les collaborateurs et l’information. Il combine contexte, recherche et feedback, pour que tout le monde puisse collaborer efficacement et lancer le meilleur produit possible, avec un maximum d’impact.

Les équipes produit ont souvent un rôle central et collaborent avec presque toutes les équipes d’une entreprise. Mais toutes les équipes n’ont pas besoin du même niveau de détail.

« Quand le développement du produit fait appel à différentes équipes, comme chez nous, la cohérence et la cohésion sont d’autant plus essentielles », explique Natalia. « Si les gens n’ont pas les bonnes informations, cela peut freiner ou fausser la progression du développement. »

Par exemple, l’équipe de direction peut avoir besoin d’un résumé général du travail, tandis que d’autres équipes ont besoin de comprendre en détail ce que les spécifications visent à tester.

Pour s’assurer que tout le monde ait les bonnes informations, Natalia a créé deux sections.

L’équipe utilise la section Hypothèses pour définir son mode d’expérimentation de façon détaillée.

Chaque hypothèse doit être :

1. Provisoire : l’hypothèse peut être affinée en fonction des résultats d’une ou plusieurs expériences.

2. Réfutable : elle doit décrire les cas qui la rendraient fausse.

3. Testable : elle doit pouvoir être mise à l’épreuve, et décrire les expériences qui peuvent être menées pour la prouver ou l’invalider.

4. Généralisable : les résultats des expériences peuvent être appliqués à des expériences futures.

À partir de ces éléments, l’équipe rédige une description succincte d’une ligne, qui apparaît en haut du document pour résumer l’expérience. Mais le but de cette description dépasse la simple définition de l’expérience.

Les différents niveaux de l’hypothèse donnent suffisamment d’informations pour comprendre ce qui se passe à la fois au niveau général et plus en profondeur.

Plus un projet implique d’équipes différentes, plus il est difficile de rassembler toutes les communications au même endroit, et encore plus difficile d’accomplir les tâches au même endroit. Les équipes préfèrent mener leurs tâches dans leur coin, pour avoir tout le contexte nécessaire. Et cela renforce encore le problème.

Natalia a remarqué cette situation lors de certaines réunions de mise à jour des spécifications produit. Les conversations étaient vagues et improductives, et les équipes repartaient avec plus de questions que de réponses.

Natalia et son équipe ont donc créé des sections qui permettent de mieux synchroniser le travail à mesure que les spécifications produit évoluent :

• La section Objectifs de réunion, qui décrit chaque modification et validation des spécifications produit pour que l’équipe puisse quitter chaque réunion avec une vision claire de ce qui doit être fait.

• La section Contexte et résumé des changements, où l’équipe développe l’hypothèse préalablement définie en une ligne, et consigne les conclusions de l’expérience précédente.

• La section Travail connexe, qui rassemble les documents, recherches, enquêtes, notes de réunion ou tâches utiles au projet.

• La section Design et interaction, où l’équipe intègre des fichiers de design Figma et captures d’écran supplémentaires pour illustrer précisément ce qui doit changer dans le produit.

Grâce aux informations centralisées dans les spécifications produit, les membres des différentes équipes n’ont plus à aller chercher des informations dans divers outils et ne risquent plus de prendre du retard. Ils disposent d’une source unique de vérité dans Notion, qui connecte tous les aspects du projet : tout le monde accède aux bonnes informations et peut les retrouver facilement.

Pour Natalia, recueillir des commentaires utilisateurs permet d’incorporer les idées pertinentes dans les spécifications produit, et construire un plan qui tient la route pour les nouveaux produits, le tout à partir de données utilisateur réelles.

Pour une équipe produit à cadence rapide comme la sienne, les avis des utilisateurs sont particulièrement utiles pour se concentrer sur l’essentiel (et éviter de se perdre dans tous les sens). Natalia et son équipe ont donc repensé leurs spécifications produit pour y intégrer l’avis des utilisateurs.

La section Feedback quantitatif connecte le projet à ses indicateurs clés. Elle est divisée en trois piliers :

• Indicateurs de réussite : ce que l’expérience vise à tester, souvent alignés sur les OKR de l’équipe. Par exemple, « revenus quotidiens » ou « utilisateurs actifs quotidiens ».

• Indicateurs de fonctionnalité : efficacité de la fonctionnalité testée. Par exemple, « nombre d’utilisateurs qui s’inscrivent pour un essai gratuit à partir de la fonctionnalité ».

• Indicateurs de régression : indicateurs fondamentaux pour toutes l’entreprise. Le but est de vérifier que la fonctionnalité testée n’a pas d’effet de bords négatif sur ces indicateurs. Par exemple, « la fonctionnalité pourrait augmenter les revenus quotidiens mais pourrait aussi faire baisser le nombre d’utilisateurs actifs quotidiens ».

La section Feedback qualitatif rassemble les commentaires issus des tests en interne et des enquêtes utilisateurs. Elle permet de voir au-delà des chiffres et offre une autre perspective sur les résultats obtenus, les changements à envisager et les aspects à privilégier dans le développement.

Tout va plus vite lorsque tout le monde est aligné sur les objectifs, la méthode et les moyens. Si le contexte et les objectifs de vos tests ne sont pas clairs, il sera difficile d’avancer, et tout le monde perdra du temps.

C’est pourquoi Duolingo a créé son modèle de spécifications produit dans Notion. Il aide l’équipe produit à se synchroniser et à organiser les informations de façon cohérente, pour que tout le monde avance dans la même direction : une source unique de vérité qui apporte contexte et clarté, pour une équipe plus efficace et plus concentrée.

Vous pouvez essayer vous-même le modèle de spécifications produit de Duolingo : dupliquez-le ici.