Comment KoRo a réorganisé son processus de gestion de projet

Pour KoRo, chaque personne doit pouvoir bénéficier d’une nourriture saine et de haute qualité. Fondée en 2014, l’entreprise berlinoise vend déjà des centaines de produits dans toute l’Europe. Récemment, le Financial Times l’a classée parmi les entreprises de e-commerce à la croissance la plus rapide d’Europe.

Alors, quel est le secret de KoRo ? D’après Debora Donadello, responsable du développement commercial technique, le mérite revient à son « excellente équipe de gestion de produit ». Avec deux lancements de produits par semaine en moyenne, ce service travaille à un rythme extrêmement soutenu.

Pour atteindre cette cadence, des années d’amélioration continue ont toutefois été nécessaires. Il y a peu, Debora a présenté le processus de gestion de produit de KoRo à l’occasion d’un Café Notion organisé à Berlin. Lors de cet événement d’une journée, une clientèle locale est venue s’informer et échanger des idées en vue d’améliorer son utilisation de Notion.

Lancer deux nouveaux produits sur le marché chaque semaine est un processus complexe.

« Nous travaillons avec un réseau de centaines de fournisseurs dans le monde entier. La gestion de la qualité et l’obtention des approbations relatives à la sécurité alimentaire demandent une quantité colossale d’informations pointues », explique Debora.

En plus de cela, chaque lancement mobilise jusqu’à dix équipes internes, ce qui accroît les besoins liés à la gestion de projet, à la collaboration transversale et à la rationalisation des processus.

Lorsque Debora a rejoint KoRo au poste de responsable du développement commercial technique, elle a réalisé combien l’entreprise était compartimentée. Le trop grand nombre d’outils utilisés était la principale cause de cette segmentation. Chaque service possédait son propre système de gestion de projet, qui n’était pas rattaché à la base de connaissances Notion de KoRo. Ce fonctionnement entraînait un manque de cohésion et de la confusion entre les équipes, et l’entreprise s’en trouvait inutilement ralentie.

Debora s’est attelée à éliminer ces silos de travail fragmentés. Pour elle, c’était aussi une occasion de faire la jonction entre la gestion de projet et les connaissances. « Auparavant, Notion servait seulement de base de connaissances. Nous avons voulu exploiter pleinement son potentiel en l’utilisant aussi comme un outil de gestion de projet », explique-t-elle.

Après avoir regroupé les informations qui étaient éparpillées entre différents outils de gestion de projet (comme Asana et Trello), Debora a intégré le processus de gestion de produit de KoRo dans Notion. Elle a créé deux bases de données principales, exploitables par chaque service :

• Projets  : un espace regroupant tous les projets, qui offre une vision complète des lancements de produits et des initiatives

• Tâches : les tâches individuelles associées à chaque projet, où les personnes responsables et l’état d’avancement sont indiqués de façon claire

Cependant, la vraie force du processus de gestion de produit de KoRo tient aux modèles et aux boutons mis en place par Debora pour accélérer les tâches répétitives. En un clic seulement, n’importe quel membre de l’entreprise peut créer un nouveau projet qui se remplit automatiquement avec toutes les tâches requises, comme les approbations, les obligations liées à la gestion de la qualité, et les supports marketing. Les projets ne doivent plus être configurés manuellement, et le processus est cohérent de bout en bout.

Debora se réjouit particulièrement que chaque tâche ait sa propre page, où du contenu et des connaissances utiles peuvent être ajoutés de façon à la fois structurée et interactive. « C’est quelque chose qui nous manquait dans Asana », reconnaît-elle.

KoRo a constaté que chaque équipe avait des préférences concernant sa méthode de travail. Qu’il s’agisse de marketing, de design ou de produit, chaque équipe tenait à pouvoir visualiser les projets et suivre les tâches à sa façon.

Afin de répondre à tous les besoins, Debora a créé un tableau kanban spécifique à chaque service, avec des vues personnalisées des processus de gestion de projet. De plus, tous ces tableaux sont connectés les uns aux autres. Les boutons conçus par Debora ont été ajoutés à de multiples pages, ce qui facilite le lancement de projets pour chaque équipe. « Chez KoRo, n’importe qui peut commencer un projet où bon lui semble », indique Debora.

Grâce à Notion, KoRo a transformé ses processus de gestion de produit. Les projets dispersés à travers différents systèmes ont été regroupés dans un outil de gestion de projet unique et transversal. Tout le monde, de la direction jusqu’aux collaborateurs et collaboratrices individuel·les, peut consulter les deux bases de données principales pour vérifier les projets et les tâches en cours et leur état d’avancement. De plus, grâce aux wikis entièrement connectés aux processus, les services de KoRo travaillent en équipe toujours plus efficacement.