L’approche « bot-first » de Liberis avec l’IA de Notion permet d’éviter les obstacles juridiques et de stimuler la productivité de l’entreprise

Liberis est une plateforme mondiale de financement intégré de premier plan, qui travaille avec plus de 25 partenaires stratégiques tels que eBay, Barclaycard, Global Payments et Worldpay pour fournir plus d’un milliard de dollars de financement flexible aux petites et moyennes entreprises du Royaume-Uni, de l’Union européenne, des États-Unis et du Canada.

Dans un secteur réglementé qui fluctue selon les marchés, les quatre membres de l’équipe juridique de Liberis sont au service de plus de 200 collègues répartis dans quatre bureaux au Royaume-Uni, en Europe et aux États-Unis. Il s’agit d’un véritable défi, mais Alexis Alexander, directeur juridique et de la conformité chez Liberis, savait pertinemment comment le réaliser à grande échelle. « Lorsque j’ai rejoint Liberis en tant que premier juriste de l’entreprise, je savais que mes efforts seraient au service de l’entreprise et de l’équipe que j’allais constituer—une équipe de facilitateurs, de personnes qui créent des opportunités d’affaires et pas seulement des manuels juridiques. »

C’est cette vision qui a mené à la création du Wiki de l’équipe juridique, qui est l’une des pages les plus consultées de l’espace de travail Notion de Liberis—et qui permet aux collègues de trouver des informations plus rapidement en les incitant à utiliser l’IA de Notion, ce qui stimule considérablement la productivité de l’entreprise.

L’équipe de Liberis chargée des questions juridiques, de la sécurité de l’information et de la conformité (LIC) vise à mettre en place des protections, et non pas des barrières, afin d’assurer une croissance durable et évolutive. Leur mission s’articule autour de deux axes principaux :

• Travailler rapidement : gérer les défis juridiques, réduire les risques juridiques et réglementaires et veiller à ce que Liberis puisse évoluer rapidement sans s’effondrer

• Permettre le libre-service : permettre aux collègues de s’entraider, de réduire la dépendance et les obstacles au sein de l’équipe juridique

Au départ, le système de libre-service de l’équipe LIC était un site SharePoint sur lequel étaient stockées des ressources, telles que des informations en matière de réglementation et de confidentialité, des politiques et des formations. Malgré une bonne organisation, la structure de base du système de classement rendait difficile et fastidieuse la recherche d’informations pour les employés de Liberis. « L’interface était peu conviviale et attrayante, ce qui ne poussait pas les employés à l’utiliser », explique Francesca Rothkell, responsable du service juridique de Liberis. « J’étais probablement la seule à connaître son fonctionnement. »

Étant donné la popularité de Notion au sein des autres équipes, Liberis a décidé de consolider ses outils en remplaçant SharePoint par Notion en tant que Wiki de l’entreprise. Bien qu’hésitante au début—une réaction normale lorsque l’on prend en main un nouvel outil—Francesca a vu en Notion un outil étonnamment intuitif et convivial. En plus d’être agréable à utiliser, Notion a également permis à Francesca de gagner en créativité dans sa manière de présenter les informations. « J’ai vu des pages que des collègues avaient créées dans Notion. Je pensais qu’il me faudrait des compétences techniques importantes ou beaucoup de temps pour réaliser un travail aussi impressionnant—mais c’était loin d’être le cas », se souvient-elle.

Francesca utilise des tableaux pour structurer des informations complexes, telles que le statut réglementaire des produits dans différents territoires, dans un format simple à comprendre. Plutôt que de créer et de télécharger un PDF statique, elle intègre des encadrés de différentes couleurs ainsi que des captures d’écran et des vidéos pour fragmenter et simplifier les informations denses. Notion permet également à Liberis d’intégrer d’autres outils technologiques, tels que l’outil de triage des contrats tiers, par le biais de l’API de Notion.

Toutefois, l’outil le plus précieux pour l’équipe LIC de Liberis est l’IA de Notion, qui lui permet de mettre en œuvre une politique centrée sur l’IA.

Quelles sont les implications d’une telle approche ? « Au lieu de s’adresser directement à Alexis et moi, nos collègues consultent d’abord nos versions numériques—qui sont alimentées par l’IA de Notion », explique Francesca. « Notre équipe juridique soutient des entreprises à forte croissance, il est donc essentiel d’utiliser des technologies telles que l’IA de Notion pour maximiser notre efficacité. »

L’intégralité de notre documentation est stockée dans Notion, les employés peuvent donc s’adresser à l’IA de Notion plutôt que de rechercher manuellement des informations. Des réponses à des questions telles que « Quel est le statut réglementaire du produit au Royaume-Uni ? » sont apportées en quelques secondes, ainsi que des liens vers des pages Notion correspondantes. En utilisant le bouton « Trouver dans », ces demandes peuvent même être limitées à des pages spécifiques que l’équipe peut utiliser pour conserver les informations juridiques. Cela permet de garantir que les réponses de l’IA de Notion sont exactes et approuvées par l’équipe LIC, ce qui est essentiel dans un secteur hautement réglementé tel que celui de la finance.

La politique de l’équipe LIC en faveur de l’IA semble porter ses fruits : chaque mois, des dizaines de questions reçoivent désormais des réponses instantanées grâce à l’IA de Notion. Avec la recherche utilisateurs de Notion, les utilisateurs de l’IA de Notion gagnent environ cinq minutes par demande, ce qui permet à Liberis de gagner en productivité. Mais les personnes qui posent les questions ne sont pas seules à en bénéficier—la charge de travail de personnes comme Alexis et Francesca s’en trouve également allégée, puisqu’elles passent moins de temps à répondre aux questions de leurs collègues. « J’espère que l’IA de Notion va réduire considérablement le nombre de messages Slack et de tickets Freshservice que je reçois avec des demandes de type 'business as usual', ce qui me permettrait de gagner du temps pour me concentrer sur des tâches plus importantes », déclare Francesca.