Foolproof supprime les silos —  et économise 500 000 £ par an

Jusque récemment, les informations de Foolproof étaient éparpillées sur plusieurs outils et services. Les employés n’arrivaient pas à mettre la main sur les processus et procédures d’entreprise. Les commerciaux avaient du mal à retrouver la trace de projets antérieurs auxquels se référer. Et personne ne savait à qui s’adresser en cas de problème.

Notion a permis d’organiser les connaissances sur des bases de données dédiées aux employés, aux clients, aux processus ou à l’historique des projets. Les tests menés par Philip lui ont permis de constater que ses collègues mettaient en moyenne 26 minutes pour trouver neuf informations avec l’ancien système. Avec Notion : seulement 5 minutes.

Les vétérans de l’entreprise comme Philip n’ont désormais plus à jouer le rôle de base de connaissances humaine, ce qui était trop souvent le cas par défaut chez Foolproof. Les collègues qui se tournaient autrefois vers lui pour des questions basiques peuvent maintenant trouver des réponses par eux-mêmes. « Si vous pouvez gagner 20 minutes par jour, cela représente une journée par personne et par mois », explique-t-il. « Sur l’ensemble de l’équipe, le temps économisé chaque année correspond à 454 000 £. »

Après avoir mis en place un wiki à l’échelle de l’entreprise, Philip s’est intéressé aux équipes. Suivant un processus d’intégration efficace (modélisé dans Notion, bien entendu), il a intégré chaque service de l’entreprise dans l’espace de travail de Foolproof, et accompagné chaque responsable d’équipe dans la création d’une page d’accueil, avant de leur en confier la gestion.

Les équipes ont pu personnaliser leurs pages respectives en fonction de leurs besoins et de leur rôle dans l’entreprise. Par exemple, l’équipe de direction utilise sa page pour diffuser des informations au sein de l’entreprise, tandis que l’équipe marketing y stocke des guides de marque à l’usage de ses membres.

La refonte du système de gestion des connaissances de Foolproof a commencé avec les wikis, puis s’est rapidement développée. Les employés ont commencé à utiliser des pages Notion pour gérer chaque projet, fournir du contexte, planifier le travail et s’organiser en équipe. Ils ont même conçu eux-mêmes plusieurs modèles, permettant à leurs collègues de différents services de créer leur propre page d’accueil projet en un seul clic.

Autrefois, les équipes devaient organiser des réunions d’information régulièrement pour intégrer et briefer les nouveaux membres. Aujourd’hui, Notion agit comme la mémoire à long terme de Foolproof : lorsqu’un nouveau membre rejoint un projet, il peut explorer le contexte et se familiariser à son rythme.

L’adoption de Notion a également apporté beaucoup de transparence au sein de l’entreprise. En effet, les membres curieux du fonctionnement des autres équipes ou projets peuvent explorer leur page d’accueil et s’informer facilement sur le travail en cours. Cela a permis à l’ensemble des équipes de mieux comprendre leurs collègues et de mieux travailler ensemble.

Pour Foolproof, le décloisonnement des informations était la première étape de la refonte. Mais à long terme, il s’agit avant tout de créer des passerelles qui renforcent la cohésion globale. L’entreprise a su utiliser Notion pour fédérer ses équipes, mieux partager les informations et travailler de manière plus collaborative.