Le système de gestion de projet de Swapna Krishna, rédactrice scientifique

Swapna utilise désormais un seul tableau kanban Notion pour organiser tous ses projets. Chaque colonne représente une phase du processus, et chaque carte une mission freelance, classée selon l’état du projet. Une fois qu’un article est envoyé à son éditeur, la tâche glisse dans la colonne correspondante. Une vérification des faits est requise ? Une colonne est également prévue à cet effet. En utilisant Notion, Swapna bénéficie d’une vue d’ensemble, ce qui lui permet de consulter les tâches réalisées et les tâches à venir.

Chaque mission freelance vient avec son lot de tâches et d’informations. Pour Swapna, cela va du groupe de scientifiques à interviewer à la lecture d’une série d’articles sur un sujet spécifique. Sans un outil conçu pour agréger toutes ces ressources, elle avait tendance à perdre les informations nécessaires pour transformer ses ébauches en publications.

Swapna présente désormais chaque projet sous forme de page Notion, qui vient s’ajouter au tableau kanban de suivi de tous ses projets. Ce système est particulièrement utile lorsqu’elle voyage, par exemple lorsqu’elle a assisté à la conférence de presse et à la première de « Star Trek: Picard ». À cette occasion, elle a pu conserver sa réservation d’hôtel, ses billets d’avion et d’entrée aux événements au même endroit, plutôt que d’avoir à parcourir ses e-mails et applications habituelles pour les retrouver. Compte tenu des conditions de circulation difficiles à Los Angeles, elle a même créé une sous-page indiquant le temps de trajet estimé pour se rendre d’une réunion à une autre. Terminé la chasse au trésor numérique, Swapna retrouve désormais toutes ses informations en un clic.

La vie professionnelle peut rapidement prendre le pas sur la vie privée. Swapna parvient à concilier ses rôles de jeune maman (un travail à temps plein en soi), de rédactrice indépendante, d’épouse et de créatrice de contenu à temps plein. Cette année, elle s’est engagée à privilégier sa vie de famille, ce qui signifie respecter des horaires de travail bien définis.

Swapna dispose de deux espaces de travail Notion. En dehors du travail, elle utilise Notion pour maximiser sa productivité dans sa vie familiale. Elle y note par exemple des informations telles que « La baby-sitter a bien été payée ce week-end », tout en priorisant sa famille en dehors de ses obligations professionnelles. Lorsqu’elle doit effectuer des déplacements pour rédiger un article, elle crée une page Notion contenant une liste de contrôle, de façon à aider son mari à gérer les tâches familiales. Les deux mondes de Swapna se retrouvent dans Notion, tout en étant suffisamment distincts pour lui permettre de gérer ses tâches sereinement.