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Toyota utilise Notion pour améliorer l’efficacité des flux de travail en équipe, devenus la norme

Le Frontier Research Center de Toyota est à la pointe des technologies du futur pour la plus grande marque de l’un des secteurs les plus importants au monde. Son équipe dirige plusieurs projets de recherche différents, mais présente également ses résultats à l’international. Depuis son passage à Notion pour renforcer tous ses travaux et en centraliser la gestion, le centre n’a jamais été aussi efficace et productif.

La rationalisation des flux de travail dans Notion réduit par 3 les délais d’approbation

Pour les équipes de recherche de Toyota, la présentation publique des résultats est aussi importante que le processus de recherche lui‑même. Ainsi, le centre de recherche promeut son travail sur les réseaux sociaux à l’échelle mondiale pour obtenir des interactions. Cette tactique nécessite toutefois un processus d’approbation strict, permettant d’assurer la précision du contenu et l’intégrité de la marque Toyota. Avant de passer à Notion, cette procédure était laborieuse, avec des échanges sans fin incroyablement inefficaces entre plusieurs équipes.

Grâce à Notion, chaque ébauche de publication est envoyée pour approbation en suivant un flux simple, qui se termine par un seul clic sur le bouton « Approuver ». Les délais ont ainsi été réduits par 3. Au lieu d’allers-retours à n’en plus finir, l’équipe peut rapidement vérifier le statut d’une tâche et reçoit automatiquement une notification en cas de mise à jour.

Le processus d’approbation des publications autrefois complexe peut aujourd’hui se faire en un seul clic.

Les flux de travail rationalisés dans Notion nous font non seulement gagner du temps, mais ils nous aident aussi à rester à jour sur les détails et l’avancement des tâches. Ainsi, nos publications sont plus précises et présentées au public bien plus rapidement qu’avant.

Taku WakasugiCentre de recherches Toyota Frontier

L’efficacité et le travail d’équipe sont améliorés grâce à l’accès instantané à une seule source fiable

En plus de rationaliser les flux de travail, Toyota conserve également des informations plus dynamiques dans Notion, comme des plannings et des budgets pour les projets de recherche. Avant, plusieurs versions de documents créés par une seule personne devaient coexister. Aujourd’hui, tout est stocké dans une base de données partagée de Notion. Au lieu de devoir essayer de comprendre quel document est fiable et à jour, toutes les équipes de Toyota utilisent la même base de données Notion comme source unique d’informations.

De plus, grâce aux automatisations et notifications, les personnes concernées peuvent savoir quand le statut d’une tâche ou d’un document change. Présentée sous forme de chronologique, la même base de données permet à tout le monde de savoir ce qu’il se passe à quel moment au sein de l’organisation.

Le planning de recherche de Toyota offre une vision claire et commune à l’entreprise sur les projets en cours depuis un tableau de bord complet et unique.

Les informations sont consolidées de telle sorte qu’il est inutile d’aller chercher ailleurs

Le groupe responsable de la R&D sur les robots humanoïdes n’arrivait pas à gérer les comptes-rendus et les informations générales de leurs réunions, car tout était éparpillé à différents endroits.

En utilisant Notion, l’équipe a pu centraliser toutes ces informations dans une seule base de données, y compris les comptes-rendus des rencontres matinales, les tâches et les données de recherche. Ainsi, les réunions du matin sont bien plus efficaces, car les membres peuvent consolider les informations sur la page de compte-rendu. La gestion des progrès est également plus facile aujourd’hui, car les tâches ont été réparties en catégories : enjeux, défauts, bugs et autres noms utiles. Les données de recherche sont dorénavant stockées dans la base de données en un seul clic grâce à Web Clipper. En consolidant toutes ces informations dans Notion, les membres du groupe n’ont plus besoin de chercher à plusieurs endroits.

Chaque espace d’équipe de Toyota rationalise l’accès à l’information grâce à un emplacement dédié à chaque équipe où elle peut conserver ses notes, projets et connaissances, le tout adapté à sa manière de travailler.

Nous ne pouvons pas nous fier uniquement à notre mémoire. Grâce à Notion, nous documentons les informations importantes, les maintenons à jour et y accédons facilement. Un processus sans heurt pour tout le monde, qui m’a permis de rattraper les informations manquées pendant mon congé maternité.

Kumiko BumaFrontier Research Center de Toyota

Les personnalisations de Notion et sa polyvalence alimentent aujourd’hui une culture de documentation

Chez Toyota, ce que beaucoup apprécient le plus avec Notion, c’est sa capacité à présenter n’importe quel type d’information sous forme de bloc de contenu normalisé. Que ce soit avec du texte, une image ou un tableau, la personnalisation des pages permet d’exploiter Notion pour toute une gamme de cas d’utilisation au sein de l’entreprise. Créer un document prend ainsi deux fois moins de temps, mais c’est aussi bien plus plaisant.

En rendant le travail plus facile et agréable, l’entreprise développe au final une forte culture de documentation, qui profite à tout le monde et accélère les projets de recherche comme jamais auparavant.

Toyota a transformé les notes de réunions en tâches à accomplir, chronologies et visualisations, le tout organisé dans une base de données grâce à laquelle tout le monde peut s’informer et se préparer.

Comme Toyota, passez à la vitesse supérieure

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