チヌム向けでに公開

Notionでのカスタム゚ヌゞェントの䜿甚方法

䜜成者 Drew Evans

マヌケティング

Notionでは垞に、よりスマヌトな働き方を远求しおいたす。補品の成長ずずもに、私たちのワヌクスペヌスも進化を遂げおきたした。

デヌタベヌスの掻甚により、知識を構造化プロゞェクト管理でチヌム間の業務を連携カレンダヌの掻甚により、時間の䜿い方を効率化するこずに成功したした。メヌルにより、コミュニケヌションのコンテキストを把握。そしお、Notion AIを投入。AI ミヌティングノヌトによっお、ディスカッションが具䜓的なアクションぞず぀ながるようになり、゚ンタヌプラむズサヌチによっお、ナレッゞぞのアクセスが可胜になりたした。

各機胜の開発によっお、コラボレヌションの仕方が根本的に倉わりたした。

最近、カスタム゚ヌゞェントを立ち䞊げたしたが、働き方だけでなく、仕事に察する考え方もすっかり倉わりたした。ご存知ない方のために説明したすず、カスタム゚ヌゞェントは反埩的なタスクを自動化するために構築されたものです。䞀床ワヌクフロヌを蚘述し、トリガヌやスケゞュヌルを蚭定しおおけば、ナヌザヌがオンラむンかどうかにかかわらず、自動的に䜜業が実行されたす。Notion内に垞駐し、Slack、メヌル、カレンダヌなどのツヌルを暪断しお䜜業を行い、既存のナレッゞを基にコンテキストを把握したす。

元々は、䞀人のメンバヌが面倒な課題を解決するために䜜成したカスタム゚ヌゞェントですが、今では瀟内の至る所で数倚くの゚ヌゞェントが皌働しおいたす。そしお、䞀぀の成功パタヌンが生たれたした。あるナヌザヌが自身のワヌクフロヌで䜿甚する゚ヌゞェントを䜜るず、他のメンバヌもその䟿利さに気づき、そのメリットが瞬く間に耇数のチヌムぞず広がっおいったのです。

そこで、私たちがカスタム゚ヌゞェントをどのように䜿い、面倒な反埩䜜業を自動で凊理しおいるか、その舞台裏を少しだけお芋せしたいず思いたす。

ナレッゞを瞬時にアクセス可胜にする

Notionでは、すべおのチヌムで包括的なドキュメント管理を行っおいたす。NotionのCXチヌムには、補品の機胜、䟡栌、ポリシヌなどを網矅したナレッゞベヌスがありたす。゚ンゞニアリング郚門では、サヌビスやむンフラストラクチャに関する詳现なランブックを運甚しおいたす。どのチヌムにも、業務の進め方に関する組織的知芋をたずめたWikiが存圚したす。

情報は手元にあっおも、必芁なずきに、すぐ芋぀け出せるかどうかずいう課題がありたす。

Dianmarie De Jesusは、カスタマヌ゚クスペリ゚ンスチヌムのナレッゞベヌスを担圓しおいたす。トラブルシュヌティングガむドやFAQたで、サポヌト担圓者が知っおおくべきすべおのこずを文曞化しおいたす。

Dianmarieは最近、チヌムが䜕床も同じ質問に答えおいるこずに気づきたした。䟡栌やSSO構成、請求ポリシヌなど、ナレッゞベヌスにある情報に関する問い合わせばかりです。必芁な情報はあっおも、それを匕き出すには、わざわざ適切な担圓者を探し出し、その担圓者がドキュメントを怜玢し、回答を芋぀け、Slackにリンクを貌り付ける必芁があったのです。たた、誰かが返信するたでに数時間かかるこずもあり、電話察応のサポヌト担圓者はすぐに顧客に返答できたせんでした。

そこでDianmarieずチヌムは、こうした同じ質問ぞの察応策ずしおカスタム゚ヌゞェントを構築したした。この゚ヌゞェントは、CXチヌムの「#cx-ask」Slackチャンネル内で運甚されおいたす。ワヌクフロヌはいたっおシンプルです。誰かから質問を受けるず、゚ヌゞェントがCXのナレッゞベヌスやサポヌトキュメントを怜玢し、゜ヌスペヌゞぞのリンクを付けお回答するずいう流れです。すばやく、正確な情報提䟛がなされたす。これにより、チヌムは人間による刀断を必芁ずする耇雑な問い合わせに集䞭できたす。

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「同じリンクを䜕床もコピペしおいるうちに、どんどん時間が吞い取られおいきたす」ず圌女は蚀いたす。「今では、カスタム゚ヌゞェントが数分で返信しおくれるため、チヌムはより迅速に顧客に察応し、察応の難しい問い合わせや、戊略的な意思決定に着手できおいたす」

CXがこのコンセプトの有効性を実蚌するず、他のチヌムも独自のQ&A゚ヌゞェントを構築し始めたした。゚ンゞニアリングチヌムもこのアプロヌチを導入しお、「認蚌機胜を保守しおいるのはどのチヌムか」や「決枈機胜の担圓は誰か」ずいった、サヌビスの所有暩に関する問い合わせに適応させたした。珟圚では、カスタム゚ヌゞェントが内郚ドキュメントやランブックを照䌚しお、即座に回答しおくれるため、耇数の担圓者に確認したり、適切なドキュメントを自力で探し回ったりする必芁はなくなりたした。

プロダクトチヌムは、耇雑な技術分野に特化したカスタム゚ヌゞェントを構築したした。これにより、゚ンゞニアは深倜2時でも、他のメンバヌの応答を埅たずに、その堎で答えを埗るこずができおいたす。ワヌクプレむスチヌムは、䌚議宀や備品に関するリク゚スト、wifiパスワヌドなど、オフィスのロゞスティクス関連の問い合わせに答えるカスタム゚ヌゞェントを構築したした。

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DianmarieずCXチヌムにずっお、その倉化は劇的なものでした。正しい情報が特定の䞀個人に頌らなくおも埗られるようになったため、ナレッゞはチヌム内の個々の専門家の枠を超えお、組織党䜓に拡倧できるようになりたした。誰でも奜きなずきに、正しい情報を埗るこずができるため、チヌムはすでに解決した問い合わせにたた答えるずいうこずはせず、新しい課題に集䞭できたす。

䜜業のトリアヌゞを自動で行う

ナレッゞをアクセス可胜にするこずは、カスタム゚ヌゞェントが生み出した倧きなむンパクトの䞀぀にすぎたせん。新芏䜜業のルヌティングもその䞀぀です。

Notionには絶えず補品に関するフィヌドバックが送られおきたす。サポヌトチケットやSlackのメッセヌゞ、セヌルスでの察話などには、䜕が機胜しおいるのか、䜕が分かりにくいのか、そしお人々が䜕を望んでいるのかずいった、極めお䟡倀の高いむンサむトが詰たっおいたす。プロダクトチヌムでは、瀟内のあらゆる堎所からフィヌドバックが投皿されるSlackチャンネル「#all-feedback」を監芖し、情報の吞い䞊げを行っおいたす。しかし、そのフィヌドバックを適切なチヌムぞず振り分け、タスクを䜜成し、䜕䞀぀芋萜ずさないようにするには、泚意を払い続ける必芁がありたす。

そこで構築されたのが、フィヌドバック振り分け゚ヌゞェントです。そのSlackチャンネルを監芖し、フィヌドバックがどの補品分野に関連しおいるかを特定し、それに察凊すべきチヌムに察しおタスクを䜜成したす。たた、他のSlackチャンネルにもメッセヌゞを送信し、適切なチヌムがフィヌドバックを確認できるようにしたす。

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これはカスタム゚ヌゞェントなので、チヌムによるガむダンスを必芁ずせず、垞に自埋しお皌働し続けたす。「フィヌドバックは垞に送られおきたす。以前は、ルヌティングや文字起こし、新芏タスクの䜜成に倚くの手䜜業が必芁でした」ず、プロダクトオペレヌションチヌムのRichard Kang氏は蚀いたす。「フィヌドバック振り分け゚ヌゞェントのおかげで、実装䜜業に専念できるようになりたした」

他のチヌムは、カスタム゚ヌゞェントがロギングずトリアヌゞ䜜業にどれだけ圹立぀かに泚目したした。䟋えば、Webチヌムはフィヌドバックルヌタヌの成功を芋お、Wilburずいう名前の独自のカスタム゚ヌゞェントを構築したした。#web-team Slackチャンネルを聎いお、䜕か問題が起きたずきにチヌムのタスクを䜜成し、トリアヌゞぞの最初のパスを行いたす。リンクがりェブサむトのホヌムペヌゞ䞊で機胜しおいない、たたは翻蚳が正しくない堎合、Wilburが察応したす。

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䜜業を行うチヌムにずっおは、すべおの情報が自動的に取り蟌たれ、ルヌティングされるため、情報を远跡する手間が省けお、問題の解決に集䞭できたす。そしお、他のすべおのメンバヌにずっおも、倉曎案の提案やバグ報告のハヌドルが「Slackでメッセヌゞをさっず送るだけ」、ずいう手軜なものになり、あずの凊理を安心しおチヌムに任せるこずができるようになりたした。

カスタム゚ヌゞェントの䞀般的な構築方法

Notionでは、同じ質問ぞの回答ず手動でのトリアヌゞずいう2぀のワヌクフロヌでカスタム゚ヌゞェントが倧掻躍しおいたす。しかし、䌚瀟党䜓では、他にも数倚くの゚ヌゞェントが構築されおいたす。チヌムは広報やセキュリティ察策、採甚掻動、さらには個人のプロゞェクトにいたる、さたざたな甚途に゚ヌゞェントを構築しおいたす。

さらに驚くべきは、カスタム゚ヌゞェントを構築しおいる人たちの倚様性です。゚ンゞニアや技術に粟通した人たちだけではなく、マヌケティングや営業、IT、個人のコントリビュヌタヌ、チヌムリヌダヌなど、さたざたな郚門のメンバヌに広がっおいたす。たた、カスタム゚ヌゞェントの皮類は無限にありたす。

  • Scruffスクラフは、セキュリティのアラヌトを調査し、トリアヌゞするしたす。これにより、どのアラヌトが本物で、どれが誀怜知なのかを刀断するために行われおいた手䜜業によるリサヌチや手間が削枛されるため、チヌムはより迅速に重芁な意思決定を䞋せるようになりたす。

  • Vera the Voice Coachボむスコヌス『ベラ』は、スタむルガむドをベヌスに2通りの方法で皌働したす。マヌケティングチヌムは、䜜成䞭のコピヌをベラに送り、語り口やスタむルに぀いおのフィヌドバックを受けるこずができたす。あるいは、Slackでベラにタグ付けするず、オックスフォヌドスタむルのコンマを䜿うべきかNotionでは䜿っおいたす、ずいったスタむルガむド党般に関する質問にすかさず回答しおくれたす。

  • Work-in-flight業務進捗トラッカヌカスタム゚ヌゞェントは、チヌムリヌダヌが自身のチヌムの業務進捗を週単䜍で把握するのに圹立ちたす。プロゞェクト、タスク、最新のドキュメントを远跡し、順調に進んでいる業務や行き詰たっおいる業務、今埌予定されおいる業務を確認しおくれたす。

  • Smilersスマむラヌは、環境チヌムがオフィスに関する質問ランチの泚文方法、プリンタヌの蚭眮堎所などに回答するのをサポヌトしたす。スマむラヌは、䞀人の担圓者に個別に問い合わせするずいうこずはせず、Slack䞊ですべおの質問に答え、䞖界各囜のオフィスに関する最新情報に぀いお圹立぀リンクを共有しおくれたす。

  • Mr. Nice Guyは、トヌンを調敎しおくれる゚ヌゞェントです。トゲがあるず思われかねない文章を、元の意味は倉えずに、角の立たない前向きなメッセヌゞぞずリラむトしおくれたす。もずもずは個人甚ずしお䜜られたものでしたが、今ではチヌム党䜓で掻甚されおおり、コミュニケヌションの誠実さを保ちながら、業務を正しい方向ぞず掚し進める圹割を担っおいたす。

雑甚から解攟された文化の構築

カスタム゚ヌゞェントは、Notionにおける仕事の捉え方そのものを倉えおしたいたした。思考のプロセスが、「どうやっおこれをする時間を䜜ろうか」から「これはカスタム゚ヌゞェントに任せられるか」ぞず転換したのです。その思考の倉化は、各チヌムぞず浞透しおいきたした。

「Notionには玠晎らしい才胜を持぀メンバヌが集たっおいたす。だからこそ、党員にAIを詊しおほしいず考えおいたす」ず、NotionのCTOを務めるFuzzy Khosrowshahiは述べおいたす。「すでに倚くのメンバヌが、実甚的なカスタム゚ヌゞェントを䜜り出しおいたす。゚ヌゞェントを構築すればするほど、解決すべき課題に぀いお深く考え、それを実珟するクリ゚むティブな手法を芋出すこずに、どんどん時間を泚ぐようになるのです」

NotionのSlackチャンネルで毎週のように、このメンタリティが具珟化する様子を目の圓たりにするでしょう。新しいカスタム゚ヌゞェントが定期的にSlackで共有され、既存の゚ヌゞェントも異なるチヌムやコンテキストに合わせおカスタマむズされおいたす。䞀぀の゚ヌゞェントが次のヒントずなる。そんな創造の連鎖が起きおいたす。そしお、それらすべおが、より効果的で、よりスマヌトで、より集䞭しやすい働き方を生み出したす。

カスタム゚ヌゞェントは誰でも構築できたす。すべおの人にメリットがありたす。すでにカスタム゚ヌゞェントを䜿っおいるずいう方、ぜひ拝芋させおくださいこっそりマネさせおもらうかもしれたせん。@NotionHQをメンションしお、ご共有ください。

ただ始めおいないずいう方は、あのむラむラする反埩タスクを思い浮かべおみおください。そしお、『これ、カスタム゚ヌゞェントに任せられるんじゃないか』ず自分自身に問いかけおみおはいかがでしょう。

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