グローバル展開するSmartNewsが実現するデジタルオフィスでの働きかた

SmartNewsの全部門は、重要なドキュメントの共有やプロジェクト管理のために全社Wiki内にそれぞれの部門ごとでWikiを作っています。Notion上で共通の情報共有の場を持つことで、特にエンジニアとプロダクトのチームに大きな変化がありました。

以前のツールではドキュメントを書いても書いてもナレッジが貯まらないという状況だったのです。Notionで階層を作って情報を整理し始めたところ、全員が重要な情報を保存し共有するべきである、という感覚が生まれアウトプットする意識と情報共有するという文化が促進されました。

新しいプロジェクトが始まると、Notionに新たなページを作成します。1つのプロジェクトで、FigmaプロトタイプからGithubリポジトリまで数十個のツールが必要になることもあります。将来の業務に影響する数十件の決定をすることもあります。ツールの使い方や選定理由、決定事項、業務フロー、つまり判断をするためのレシピをNotionにまとめる事によって、入社したての人であっても全員が背景や流れを考慮した正しい判断をすることができます。

Wikiであればたまに見る程度では意味がありません。情報共有のツールはみんなに好かれていることが大事です。好かれるためには全員が毎日最新情報を見たり、プロジェクトの進捗管理をして、チームとしてのナレッジを貯める作業がやりやすいツールであることが大事です。デザインチームはプロジェクトページでカンバンボードを使い、プロトタイプや期限など全ての情報を管理しています。あらゆるドキュメント、議事録や要件などがプロジェクトボードと一緒に保管されています。アイデアの発案からローンチまで、プロジェクトの進行に必要な全ての情報はいつでも簡単に確認できます。必要な情報をすべてまとめてNotionで表現できる。だから毎日使えるのです。

Notion上でデジタルオフィスを作り上げたことで、SmartNewsは部門を跨いだコラボレーションが加速しています。以前はプロジェクト単位で情報を共有していたため、情報がプロジェクト内にとどまっていました。プロダクトごとに情報が分断されていたため、同じ職種同士でも全社としてのブランドやデザイン、システムの整合性を取ることが難しいこともありました。Notionを利用することにより、他のプロジェクトチームが何をしているのかを誰でも閲覧できるので、意見や質問が活発化しました。

ブレインストーミングでアイデアを出しチーム全体でパターンを見つけます。これをNotionでナレッジとして保管し、Slackで共有することで情報が組織とロケーションを超えて一瞬で伝達されます。この一連の流れがいとも簡単に出来るようになりました。

エンジニアが最新のマーケティングの立ち上げが気になる一方で、デザイナーはプロダクト以外のことも気にする必要があります。全ての情報が共有され、コメントできるデジタルオフィスがあることで、仕事の透明性が上がります。常に最新情報が共有されることで会社としてワンチームを実現しています。