エンタープライズプラン切り替えでセキュリティを大幅強化　Notion AIは番組制作にも効果あり

「ビジネス」＋「学び」に特化した映像コンテンツを毎日無料で配信するPIVOT株式会社は、2024年10月にNotionをエンタープライズプランへ切り替えました。これによりSSOや監査ログによるセキュリティ強化や、高度なアナリティクスによる利用状況の可視化を実現。また、急成長するビジネスをさらにスケールアップさせるために、全社導入したNotion AIを積極的に活用して、番組制作の“質”と“速度”を高めています。

「ログ」「SSO」「アナリティクス」がエンタープライズプラン切り替えの理由

　PIVOT が2022年6月から使い続けてきたNotion のプラスプランをエンタープライズプランへ切り替えたのは、Notion 上に蓄積された会社の重要資産をより安全に守るためです。「セキュリティはコストではなく、事業を継続するための投資」と、コーポレートエンジニアの世古真悟さんは言います。

　エンタープライズプランの機能の中で、まず欠かせなかったのが「監査ログ」。PIVOT では社内規程に反した機密情報の持ち出しを禁止しているものの、情報漏えいなどのインシデントが万が一発生した際、“誰がどのような操作をしたか” や“誰にどのデータを共有したか”といったNotion上のアクティビティを追跡し、説明責任を果たせるようにしました。また、不正アクセスを防止するために「SSO」の機能も活用。Okta Workforce Identity Cloud（以下、Okta）とNotionを連携させ、SAML 認証によるシングルサインオンで簡単かつ安全にログインできるようにしています。

　さらに、「ワークスペースアナリティクス」機能を活用してワークスペース全体のコンテンツに対するユーザの利用状況を可視化・分析し、PIVOT独自のニーズに即した柔軟な利活用・定着化の促進を図っています。

ワークスペースアナリティクスを開くと、もっともアクティブなチームスペースや閲覧者、編集者などを簡単に把握できます。

Notion AI導入でログイン率が向上！社内情報の検索やドキュメント作成に効果を発揮

　PIVOTは他社AIツールをユーザの希望制で導入していましたが、未使用者がいたこと、またコストが嵩むことにも課題を感じていました。しかし、“Notion AI は全社導入しても月4 万円ほど安価になる” というのも採用の理由の一つとなっています。他社AI ツールは業務活用するうえでユーザが何かしらの業務情報をプロンプトに盛り込まなければなりませんが、Notion AI はNotion 上にすでに存在する情報に対してAI を利用できるため、プロンプトに不慣れな人でも簡単に活用することができます。実際、Notion AI 導入後にアナリティクスを見るとログイン率が大きく向上したとのこと。Notion 全社導入から2年半しか経過していないものの、現在は従業員（約80名）の9 割以上がNotion をアクティブに利用しています。

　Notion AI の導入効果として加えてメリットを感じているのは、Notion AI のQ&A 機能による社内情報の検索です。PIVOTではNotionのWiki機能を利用して社内情報をまとめていますが、たとえば就業規則や福利厚生、勤怠・人事制度などを知りたくなったときに該当ページを開いて読み込むには時間がかかります。一方、Q&A 機能を使えばチャットボット形式で質問するだけでNotion AI がワークスペース内のすべての情報を検索して的確な答えを返してくれるほか、内容を要約して素早く把握することもできます。新入社員が、配属チームの働き方やルールなどをスピーディに掴むためにも便利に利用しているそうです。

　また、PIVOTでは「Notion AI コネクター」を利用して、SlackとGoogle ドライブを連携。これにより従業員が意識することなく、Notion AI がSlackやGoogle ドライブ上からも関連情報を見つけ出してくれるため、ドキュメント作成の効率化などにもつながっています。さらに、PIVOT では“ちょっと面倒な週報” にもNotion AI を活用しています。あらかじめ週報の様式を定めたAI テンプレートを作成し、それを参照して“ 私の週報を書いて” とプロンプトを投げると、NotionやSlack、Google ドライブ上のアクティビティを判断してNotion AI が週報をパパッとまとめてくれます。

Notion AIに「週報を書いて」のように尋ねるだけで、あらかじめ作成したAIテンプレートを参照して効率よく週報を作れます。

他社AIツールを併用するエンジニアチーム以外は、全員Notion AIにシフトしました。Notion AIコネクターはSalesforceへ対応する予定なので、とても楽しみです。

世古真悟コーポレートエンジニア

「30分番組の構成案を考えて」。番組のクオリティや精度を高めるNotion AI

　PIVOTでは、急成長するビジネスに合わせ、テクノロジーによる社員の生産性向上を検討していました。そこで、メディア業界ならではのAI の使い方として、PIVOT ではNotion AI を“番組の企画構成の作成”に活用しています。具体的には、まず外部リサーチツールを利用して番組の登場人物やテーマなどに関する情報を網羅的に検索。次にそれをNotion AI に取り込み、“30 分程度の番組を作りたいので構成案を考えて” のように指示します。そしてNotion AI が作成した構成案に対してあらかじめNotion 上に保存したAI テンプレート「PIVOTの番組制作の7か条」を参照して構成を書き直してもらえば、PIVOT らしい番組の構成案の出来上がり。それを元に人間がNotion AI と壁打ちをしながら特定のパートを深掘りしたりするなどして修正を加え、完成させます。人間がいちから作るより時間を短縮できるのはもちろん、いろいろな視点が増えて企画のクオリティや精度を高められるのがメリットだと言います。

　実は、このNotion AI の活用方法は業務で実用的に使えることを示すためにコーポレートエンジニアの世古さんが社内の定例会で広めたそう。このように積極的なNotionとNotion AI の利活用を促進するのは、会社の急成長に伴う人材不足を一人一人の負担軽減と生産性向上で補いたいから。また、人が増えるだけでは実現し得ない、ビジネスのスケールアップの鍵となるのが生成AI の利活用だと考えているからです。

　「番組制作におけるリサーチはこれまで人間が行っていましたが、生成AI を活用すればたくさんの情報を素早く効率的に調査できます。また、人間の感覚とは異なる視点やアイデアを得ることもできるため、番組の評価・分析にもNotion AI を使っていきたいです」

Notion AIに番組の企画構成の下地を作成してもらうことで、企画のクオリティや精度を高めつつ生産性を向上できています。

Notion AIをもっと便利に使ってもらうために、役職や用途ごとに応じたプロンプト集も社内展開していきます。

世古真悟コーポレートエンジニア

番組制作のプロジェクト管理もNotionで！評価データを蓄積して番組作成の“質”を高める

　今後のNotion の活用に関しては、「Notion サイト」と「Notion フォーム」を組み合わせた人材採用ページの作成を別部署で予定しているものの、コーポレートIT 部門ではNotion AI を使って番組制作の質と速度を高めることを最優先にしたいとのこと。具体的には、まず番組制作チームのプロジェクト管理をNotion へ移行していくそうです。

　PIVOT ではすでにNotion のデータベース機能を使って自社の番組編成表を管理し、番組のタイトルや制作者、放送日などをカレンダービューで確認できるようにしていますが、Notion 上でプロジェクト管理も実現できれば編成表に応じたより効率的な進捗管理が可能になります。また、“誰がどのような仕事をしているか” や“何の作業に時間がかかっているか" など情報の透明性が高まり、生産性向上も期待できます。

　さらに、「データベースのプロパティに指標をもたせ、番組ごとに良し悪しを記録することも可能になります」と世古さん。作った番組が良かったのか・悪かったのかといったデータをNotion に蓄積していけば、それが会社の重要なナレッジへと変わり、Notion のチャート機能で視覚化して分析したり、“この番組は誰が作成するのがおすすめ？”とNotion AI に尋ねて制作者をアサインしたりなど、従来の延長線上にはない新たな番組制作が可能となります。