Notion이 Notion을 사용하는 방법

"Notion 팀은 Notion을 어떻게 쓰세요?"라는 질문을 자주 받습니다.

Notion을 만든 만큼 Notion 팀은 툴을 구석구석 이해하고 있고 최대한 활용하고 있어요. 이런 우리가 Notion을 어떻게 사용하는지 보여드리는 것도 특별할 것 같습니다.

이 글에서는 Notion 팀의 업무 시스템을 하나하나 살펴봅니다. Notion으로 어떻게 내부 시스템을 구축하고 생산성을 높였는지 다루고, 여러분만의 Notion을 어떻게 구성할 수 있을지 알려드릴게요.

• 체계적인 사내 위키를 구성하는 법

• 데이터베이스로 여러 부서의 프로젝트를 관리하는 법

• 회사 전체가 볼 수 있게 회의록을 공유하는 법

• 부서별 최적의 업무 시스템을 만들어 사용하는 법

• 워크스페이스를 최대한 활용하는 모범 사례

아래 이미지는 Notion 팀 워크스페이스의 전체 모습입니다. 각 섹션은 아래에서 더 자세히 설명해 드릴게요.

정보는 쉽게 찾을 수 있어야 합니다. 그렇지 않다면 무용지물이죠. 하지만 정보들은 쉽게 흩어지는 만큼 찾기가 어렵습니다. 직원들은 항상 필요한 정보를 찾느라 여러 앱과 소프트웨어를 왔다 갔다 하며 시간을 낭비하게 됩니다.

Notion의 사이드바는 이런 문제를 해결하기 위해 만들어졌습니다. 클릭 한두 번이면 어떤 정보든 찾을 수 있어 시간을 낭비하는 대신 더 중요한 업무에 시간을 쏟을 수 있어요.

사이드바 '워크스페이스(Workspace)' 섹션에 있는 페이지는 Notion 팀 전체가 액세스할 수 있어요. 각 부서는 부서별 페이지(이 내용은 아래에서 설명할게요)도 가지고 있지만, 전사 커뮤니케이션은 여기에서 이루어집니다.

예를 들어, Notion의 운영체제(OS) 페이지에는 회사의 미션, 전략 등 회사의 방향성을 정하는 중요한 문서들이 들어있습니다. 운영체제 페이지와 회의록(Meeting notes), 할 일(Tasks), 문서(Docs) 페이지는 사내 모든 부서가 함께 사용하는 페이지로 관련 정보가 깔끔하게 모여있어요.

이 페이지들은 여러 하위 페이지를 포함하고 있습니다. 토글을 클릭하면 사이드바에서 바로 원하는 하위 페이지로 이동할 수도 있어요.

'공유된 페이지(Shared)' 섹션의 페이지는 회사 전체가 아닌, 일부 팀원들과 공유하는 페이지입니다. 각자 공유받고 있는 페이지에 따라 '공유된 페이지' 섹션은 다르게 보여요. 제 '공유된 페이지' 섹션은 아래와 같이 보입니다.

Notion 팀에서는 이런 공유된 페이지를 팀장과 팀원들의 1대1 면담 노트로 많이 사용합니다.

공유된 페이지에서는 다양한 아이디어도 만들어져요. 몇몇 팀원들과 먼저 아이디어를 함께 생각하고 다듬은 후에 더 큰 단위의 팀과 공유합니다(원할 경우에요). 예를 들어, Notion의 마케팅 팀장은 2020년 마케팅 전략을 '공유된 페이지' 섹션에서 몇몇 팀원과 먼저 논의한 후에 회사 전체에 공유했습니다. 여러분은 페이지를 일부 팀원과 공유한 상태로 쭉 사용할 수도 있고 나중에 워크스페이스 섹션으로 드래그해서 회사 전체와 공유할 수도 있어요.

혼자만 알고 싶은 내용이 있나요? Notion의 많은 직원은 '개인 페이지(Private)' 섹션에 자신만의 할 일과 메모를 적어둡니다. 숲속에 지은 나만의 오두막처럼 혼자 생각하고 일할 수 있는 공간이에요.

어떤 페이지를 자주 방문하거나 빠르게 열어야 한다면 페이지를 즐겨찾기할 수 있습니다. 즐겨찾기한 페이지는 사이드바 맨 위에 나타나 단 한 번의 클릭으로 액세스할 수 있어요.

'즐겨찾기(Favorites)' 섹션도 '공유된 페이지' 섹션과 마찬가지로 팀원마다 다릅니다.

현재 진행 중인 프로젝트에 관한 페이지를 즐겨찾기하면 일하기가 쉬워집니다. 프로젝트가 끝나면 언제든 즐겨찾기를 해제할 수 있습니다.

모든 직원은 회사의 가장 중요한 문서를 읽을 수 있어야 합니다. Notion의 운영체제 페이지에서는 회사의 리더들이 어떤 생각을 하고, 회사가 어느 방향으로 나아가려 하는지 모두가 읽고 이해할 수 있습니다. 이를 통해 모두 같은 목표를 향해 같은 원칙을 가지고 일할 수 있습니다.

하지만 과거를 모르고 앞으로 나아갈 순 없죠. 운영체제 페이지에서는 과거의 미션과 전략도 볼 수 있어서 이전 결정들을 고려해서 새로운 결정을 내릴 수 있습니다.

특히, 전사 Q&A(Company Q&A) 페이지에서 이루어지는 소통은 투명성을 강조하는 Notion의 문화를 그대로 보여줍니다.

• 매주 전사 미팅에서 Q&A를 진행합니다.

• 모든 직원은 미팅 전에 질문을 제출하고 투표할 수 있습니다.

• 가장 많은 표를 받은 질문부터 관련 담당자가 답변합니다.

• 이렇게 모두가 자신의 목소리를 낼 수 있습니다.

사내 구성원끼리 서로 무슨 업무를 하고 있는지는 정확히 알기 어렵습니다. Notion 팀은 이런 장벽을 허물기 위해 모든 부서를 연결하는 작업 관리 시스템을 만들어 사용합니다.

이 작업 데이터베이스 하나에는 모든 부서, 모든 직원의 2만 개가 넘는 할 일이 포함되어 있습니다. 각 작업의 세부 정보도 원하는 만큼 한눈에 볼 수 있습니다. 엔지니어링팀 뿐만 아니라 마케팅팀과 영업팀 등 모든 부서의 작업을 포함하고 있어요.

Notion팀은 전사 작업 데이터베이스를 아래와 같이 사용하고 있습니다.

Notion 팀 작업 데이터베이스의 각 열은 작업의 상태를 나타냅니다. 작업이 진행 중인지, 아니면 이번 주나 다음 주의 작업인지 한눈에 볼 수 있습니다. 데이터베이스에서 작업 진행 상태를 확인할 수 있기 때문에 아무도 진행 상황에 대해 질문하지 않아요.

속성을 추가하면 각각의 작업을 더 빠르게 이해할 수 있습니다. 예를 들어, 담당자, 담당 부서, 관련 프로젝트, 마감일 등을 속성으로 추가할 수 있습니다.

각 작업은 하나의 카드이기도 합니다. 각 카드 안에 작업을 완료하기 위해 필요한 모든 정보를 넣을 수 있습니다. 회의록이나 이미지, 리서치 내용, 계획, 문서 등의 정보를 한 곳에 넣어두세요. 모두가 쉽게 찾고 볼 수 있어요.

작업 목록이 길 때는 프로젝트나 팀, 직원별로 필요한 내용만 필터해서 보여주는 보기를 사용하는 것이 좋습니다. 보기는 작업의 속성들에 따라 필터나 정렬을 사용해 만들 수 있습니다. 마케팅 관련 작업만 보고 싶으신가요? 물론 가능해요. 새로운 보기를 만들고 필터를 사용해서 마케팅에 필요한 정보만 볼 수 있어요.

이 데이터베이스에는 작업 종류별로 템플릿이 존재합니다. 예를 들어, 버그 리포트를 작성할 때는 항상 버그 리포트 템플릿을 사용할 수 있습니다. 템플릿을 사용하면 같은 종류의 문제를 항상 같은 방식으로 접근할 수 있어요. 업무를 빠르게 진행하고 일관성도 유지할 수 있죠. 버그 리포트의 경우 이런 프로세스를 통해 담당자가 버그를 해결하기 위해 필요한 정보를 효과적으로 얻을 수 있습니다.

많은 회사가 문서화에 대해 두 가지 문제를 겪고 있습니다.

1. 첫째는 문서화의 부재입니다. 문서화가 제대로 이루어지지 않아 프로젝트 인수인계가 혼란스럽고, 의사결정이 제대로 소통되지 않으며, 같은 공간에서 일하지 않는 팀들은 서로 단절되어 있다고 느끼게 됩니다.

2. 둘째는 문서를 모아두는 하나의 저장소가 없는 경우입니다. 문서는 여기저기 흩어져 쓸모없어지고, 결국 모두 각기 다른 정보를 바탕으로 일하게 됩니다.

Notion은 이런 문제를 피하고자 문서화와 체계적인 문서 관리에 중점을 두고 있어요.

문서는 의사결정과 아이디어 공유를 도와주고, 어디에 있든 같은 페이지 위에서 생각을 공유할 수 있게 해줍니다. 문서를 활용하면 문제를 여럿이 함께 해결할 수 있습니다. 백지장도 맞들면 나으니까요.

문서화 문화는 팀 내 협력에도 중요합니다. 회의에 참석하지 않아도, 사무실에 없거나 다른 나라에 있어도 팀원 모두가 소통할 수 있어요. 모든 생각을 문서로 기록하면 함께 일하기가 쉬워집니다.

'코멘트 요청서(RFC)'는 Notion의 Slack 채널에서 가장 많이 보이는 문서 종류입니다. RFC는 제품 사양, 새 회사 프로그램 제안서, 이메일 캠페인 등 문서 종류와 관계없이 회사 전체의 피드백을 요청하는 문서입니다.

Notion에서는 모든 RFC를 한곳에 모아두고 Slack으로 링크를 공유해 피드백을 요청합니다. 피드백은 다시 모든 문서를 저장하는 문서(Docs) 데이터베이스에서 이루어지죠. Notion에서는 문서를 어디에 저장할지 고민할 필요가 없습니다.

문서 데이터베이스에는 프로젝트, RFC, 메모, 목표 등 다양한 문서가 존재합니다. 보통은 가장 최근 작성된 순서로 정렬되어 있지만, 문서의 종류, 상태, 관련 프로젝트 등 태그와 속성을 사용해 다르게 정렬할 수도 있어요.

위에서 말한 속성들을 사용해 데이터베이스의 문서를 정렬하거나 필터를 설정할 수 있습니다.

예를 들어, 문서를 RFC로 태그하고, 전체 리스트에서 RFC 문서만 보이게 할 수 있어요.

정렬을 사용하지 않더라도 문서 리스트와 작성자, 작성 일시를 쉽게 확인할 수 있습니다. Notion 팀의 경우에는 최신 문서를 가장 잘 보이게 하는 것이 적합하다고 생각했어요. 하지만 문서 데이터베이스에는 최근 문서외에도 과거의 모든 의사결정이 저장되어있습니다.

이를 바탕으로 과거의 결정에서도 배울 점을 찾을 수 있어요.

의사결정의 모든 근거를 문서에서 찾을 수 있고, 모든 문서는 데이터베이스에서 쉽게 찾을 수 있기 때문입니다.

Notion 팀에게 투명성이란 말뿐인 가치가 아닙니다. 우리가 일하는 방식과 정체성의 일부분입니다. 모든 부서와 공유되는 문서들과 긴밀한 협업이 이를 증명해주고 있어요.

가끔 '이 회의를 꼭 해야 하나?'라고 생각한 적 있으신가요?

물론 회의가 필요할 때도 있습니다. 결정이 이루어지고, 팀원들과 친밀하게 소통할 수 있습니다. 커뮤니케이션 중에 중요한 정보가 누락될 일도 없어요.

하지만 회의가 불필요한 경우도 많습니다. 시간 낭비만 하고 쓸만한 결과가 하나도 나오지 않는 경우도 허다합니다.

그리고 가장 큰 문제점은 회의에 참석하지 않은 팀원이 회의에서 어떤 이야기가 오갔는지 모른다는 것이죠.

이런 문제를 해결하기 위해 Notion은 효과적인 회의록 시스템을 만들어 모두가 내용을 알 수 있게 하고, 회사 전체의 투명성을 높이고 있습니다.

Notion에 모든 내용이 문서화되어있는 만큼 회의 없이도 질문에 대한 답을 바로 찾을 수 있는 경우가 많습니다. 하지만 회의가 정말로 필요한 경우에는 회의록을 꼭 작성해요.

위에서 본 문서 데이터베이스와 마찬가지로, 회사의 모든 회의를 기록한 회의록(Meeting notes) 데이터베이스도 있습니다. 이렇게 하면 모든 부서의 소통이 누락되지 않아요.

위 이미지는 가장 최근 회의록부터 정렬한 보기입니다. 이외에도 회의 태그별로 필터를 설정해 원하는 종류의 회의만 볼 수 있어요.

예를 들어, 마케팅팀은 주간 회의록을 이곳에 공유합니다. 아래와 같이 필터를 사용하면 마케팅팀이 어떤 내용을 논의했는지 쉽게 확인할 수 있어요.

새 회의록을 작성할 때도 템플릿을 선택할 수 있습니다. 회의록을 효과적으로 분류할 수 있도록 태그도 이미 설정되어 있습니다. 마케팅팀 주간 회의든, Notion 커뮤니티의 피드백에 대한 회의든, 모든 직원은 이 데이터베이스에 내용을 기록하고 분류합니다. 그리고 회사의 다른 직원들 모두가 볼 수 있어요.

이렇게 회의록을 관리하면 회의에 참석하지 않은 팀원도 논의 내용을 알 수 있어요. 예를 들어, 마케팅팀은 항상 엔지니어링팀의 회의록을 읽고, 제품 개발에 대한 정보를 얻어 미리 마케팅 계획을 짤 수 있습니다.

이렇게 모든 부서에 회의록을 공유하면 실제 회의 참석자가 적더라도 모두가 같은 정보를 바탕으로 일할 수 있어요.

위에서 살펴본 부서 간 업무를 위한 페이지 외에도 부서별 페이지가 존재합니다.

부서별 페이지에서는 각 부서가 최대 효율을 발휘하는 방식으로 일할 수 있어요. 계획 수립, 문서 저장, 프로젝트 관리 등 팀이 필요한 모든 것을 할 수 있는 공간입니다. Notion 마케팅팀은 콘텐츠 캘린더를 관리하고, 영업팀은 CRM을 활용하고 있어요. 여러분의 위키에는 어떤 내용이 들어갈지 궁금합니다.

모든 부서는 다른 부서의 페이지를 볼 수 있습니다. 다른 부서의 페이지에서 필요한 정보를 찾거나, 진행 중인 프로젝트를 파악할 수 있어요.

• 사이드바에서 모든 페이지와 하위 페이지를 바로 볼 수 있습니다.

• Notion 전체 빠른 검색[ctrl/cmd + p]으로 원하는 내용을 바로 찾을 수도 있어요.

이렇게 정보를 공유하지 않았다면 업무 처리가 느려지고, 부서마다 각자의 툴로 일하느라 다른 부서와 멀어졌을 겁니다. 하지만 Notion 영업팀의 브리트니(Brittany)는 최신 Notion 로고가 필요했을 때 검색으로 금방 찾을 수 있었어요.

보통 다른 팀에 필요한 정보가 있으면 그 팀에 요청해야 합니다. 요청을 받은 담당자도 그 정보를 찾기 위해 여기 저기 뒤져봐야 하죠. 요청하는 사람도, 요청받은 사람도 본연의 업무에 집중하지 못하고 업무 처리 속도도 느려집니다. 부서별 페이지는 이런 상황을 방지할 수 있어요.

아래에서는 Notion의 부서별 페이지 예시를 보여드릴게요.

제품 및 엔지니어링팀은 방대한 양의 문서를 관리합니다. 아래에서 보이는 것과 같이 신규 팀원 온보딩부터 인프라와 플랫폼 가이드까지 많은 문서가 존재해요.

모든 정보가 제목과 열로 체계적으로 분류되어 있기 때문에 원하는 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.

아래에서 보이는 제품 및 엔지니어링 팀의 프로젝트 보드는 제품에 영향을 미치는 큰 프로젝트들을 회사 전체와 공유합니다.

• 각 열은 아래와 같이 진행 상태별로 분류됩니다.
  

  • 진행 예정(Next up)

  • 계획 중(Planning)

  • 진행 중(Implementation)

  • 완료(Completed)

• 각 프로젝트에는 담당자가 지정되어 있습니다.

• 모든 프로젝트에는 다음과 같은 태그들이 적용됩니다.
  

  • 프로젝트 영향 범위

  • 예상 범위

  • 관련 피드백

각 카드는 프로젝트의 배경 정보와 관련 코멘트를 담고 있어요. 이 데이터베이스는 위에서 살펴본 작업 데이터베이스에도 연결되어 있어서 한 프로젝트에 관련된 모든 작업을 한눈에 볼 수 있습니다. 프로젝트 시작부터 끝까지 클릭 한 번이면 확인할 수 있기 때문에 진행 상황에 대해 질문할 필요가 없습니다.

출시 계획, 브랜드 관련 자료, 아이디어, 영감 등 다양한 내용이 마케팅팀의 페이지에 존재합니다. 다른 부서처럼 마케팅팀의 모든 문서도 체계적으로 분류되어 쉽게 찾을 수 있어요.

마케팅팀은 다양한 부서와 협업하며 여러 프로젝트를 진행합니다. 그렇기 때문에 가장 영향이 큰, 가장 중요한 프로젝트에 집중하는 것이 무엇보다 중요합니다.

각 프로젝트는 여러 작업을 포함합니다. 한 번에 여러 프로젝트를 진행하면 쉽게 혼란이 생기고 잊어버리는 일이 발생합니다. 마케팅팀은 프로젝트에 관련된 작업을 놓치지 않기 위해 작업 데이터베이스에 마케팅팀만의 필터를 사용하고 있어요.

랜딩 페이지 보드(board)는 데이터베이스에 이런 필터를 적용한 보기입니다.

일러스트레이션 보드도 같은 방식으로 필터를 적용했어요.

위 페이지들은 회사 전체가 공유하는 작업 데이터베이스를 마케팅팀 페이지에 링크해서 마케팅팀만의 보기로 보여주는 것입니다. 이런 보기를 사용해 마케팅팀은 가장 중요한 작업에 집중할 수 있어요. 완벽한 일러스트레이션으로 랜딩 페이지를 완성하는 작업 말이죠.

랜딩 페이지 보기나 일러스트레이션 보기에서 내용이 업데이트되면, 모두가 보는 전사 작업 데이터베이스에서도 내용이 변경됩니다.

필터를 적용한 보기를 사용하면 이렇게 집중력을 높일 수 있어요.

영업팀과 고객성공팀은 항상 서로에게 배우며 긴밀히 협업합니다. "사용자들의 페인 포인트는 무엇일까?", "어떻게 그 문제를 해결할 수 있을까?", "어떻게 고객들의 경험을 개선할 수 있을까?"와 같은 문제들을 함께 고민하고 있어요.

• 이런 고민을 함께하기 위해 두 팀은 고객과의 상담에서 알게 된 내용을 각자의 데이터베이스에 기록합니다.

• 각자 기록하고 서로 내용을 파악하면 고객에 대해 빠르고 쉽게 배울 수 있죠.

• 누구나 데이터베이스에 자신이 알게 된 내용을 마음껏 추가할 수 있습니다.

비벡(Vivek)이 Notion 영업팀에 합류했을 때, 영업 가이드, 온보딩, 성과 예측 자료 등 모든 자료를 영업 팀 페이지에서 쉽게 찾아서 볼 수 있었죠. 이 자료들을 읽고 팀에 빠르게 적응했고, 영업팀과 고객성공팀이 함께 공유하는 지식 베이스에도 내용을 추가하기 시작했습니다.

전사 회의록 데이터베이스에는 영업 팀을 위한 보기가 설정되어 있습니다. 비벡은 고객과 상담을 할 때마다 여기에 내용을 추가했어요.

지난 상담 내용은 다음 상담에 영향을 미칩니다. 영업팀의 한 명이 알게 된 내용은 바로 팀 전체와 공유됩니다.

고객성공팀의 릴리(Lillie)는 이런 시스템을 통해 Notion 지지자들을 더 잘 이해할 수 있었습니다.

릴리는 비벡이 작성한 회의록을 읽고 영업 및 고객성공팀 페이지의 지지자 관리(Advocacy Tracking) 데이터베이스에 해당하는 고객을 추가할 수 있었어요.

비벡도 이 시스템으로 쉽게 일할 수 있었습니다. 비벡이 상담 중인 고객에게 다른 고객의 후기를 공유하고 싶을 때 고객성공 팀이 기록한 내용에서 꼭 맞는 고객의 이야기를 찾을 수 있었어요. 이런 정보 공유로 기존 고객과 잠재 고객 모두에게 더 나은 경험을 선사할 수 있었습니다. 회의록과 지지자 관리 데이터베이스 모두 Notion 고객들의 생생한 후기를 담고 있어요.

이렇게 팀원들 간에 정보를 공유할 수 있는 시스템이 없었다면 Notion을 사용하는 고객들의 생생한 고객 경험을 알기 힘들었을 거예요.

Notion의 커뮤니티 지원팀은 고객과 회사 사이를 연결해줍니다. 한 주에도 수천 개에 달하는 Notion 사용자들의 질문에 답하고 있어요.

혹시라도 어떤 이유에서든 이 말이 믿기지 않으신다면, 아래에서 종류별로 분류된 모든 피드백 리스트를 확인하실 수 있습니다.

피드백 데이터베이스에는 수만 개의 노트가 포함되어 있습니다. 긍정적이든 부정적이든 여러분의 모든 피드백을 확인하고 개선할 수 있도록 취합하고 있어요. 이런 데이터베이스가 없었다면 피드백들이 모두 반영되지 못했을 수도 있습니다.

Notion이 제품 피드백을 반영하는 법

• 태그를 사용해 피드백을 분류합니다.

• 관계형 속성으로 관련된 엔지니어링 프로젝트 로드맵에 피드백을 연결합니다.

• 고객이 새로운 기능을 요청하는 경우에는 회사 로드맵에 추가해 투표를 진행합니다.

보통 회사에서는 프로젝트를 함께 진행하거나 점심을 함께 먹으며 동료들과 친해지게 됩니다. Notion은 피플 페이지를 이용해서 제품 개발에 관련된 모든 직원에 대한 정보를 모아둡니다.

Notion의 직원들처럼 이 페이지도 프로페셔널리즘과 재미가 공존하고 있습니다. 회사 문화 가이드, 휴가 신청 가이드, 와이파이 비밀번호 등 다양한 업무 관련 정보가 포함되어 있어요.

주간 버블티 주문표, 팀별 행사, 독서 리스트 등 재미있는 내용도 있습니다. 업무 외 관심사를 함께 공유하면, "제 프로젝트 언제 완료되나요?" 같은 대화만 하는 어색한 사이 이상이 될 수 있습니다.

Notion에서 이렇게 사이를 다지는 방법 중 하나는 라이프 스토리입니다.

여긴 Notion의 디렉터리입니다. 모든 직원의 소속, 근속 연수, 심지어 별자리 같은 정보도 들어있죠.

모든 직원은 '라이프 스토리'라는 페이지를 작성하게 됩니다. 지금의 나를 만든 인생 이야기를 공유할 수 있는 페이지에요. 라이프 스토리 페이지와 페이지 마지막에 있는 재미있는 Q&A 섹션을 통해 단순한 업무 동료 이상으로 서로를 알아갈 수 있습니다.