레벨 10 회의란 무엇이며, 팀에서 레벨 10 회의를 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

기업가, 퍼실리테이터, 스타트업의 리더십팀의 공통점은 모두 성공을 거두기 위해 엄청난 노력을 기울여야 한다는 점입니다. 게다가 빠르게 변화하는 시장에서는 효율성이 목표 달성의 관건입니다. 모든 사람의 시간은 그 어느 때보다 소중하며, 번거로운 프로세스는 더 이상 도움이 되지 않습니다. 

회의에서는 시간 낭비 없이 유용한 대화가 오가고, 필수적인 인사이트가 제시되며, 실질적인 결과로 이어질 수 있어야 합니다. 제대로만 노력한다면 스타트업의 회의가 모든 목표를 달성하고 10점 만점에 10점을 받을 수 있는 레벨 10 회의가 될 수 있답니다.

기업의 목표 달성을 돕는 EOS(Entrepreneurial Operating System)라는 조직이 레벨 10 회의의 개념과 대략적인 틀을 마련했죠. 이 회사에서는 평균적으로 리더들이 자신의 회의를 10점 만점에 4점으로 낮게 평가해 사실상 중간 수준에도 미치지 못한다는 사실을 발견했습니다. 이 문제를 해결하기 위해 항상 10점 만점을 받을 수 있는 새로운 회의 방식을 개발했습니다. 

레벨 10 회의의 핵심은 회의 중 어젠다를 엄격하게 일관적으로 유지하며 진행하는 것입니다. 회의는 매주 90분 동안 진행되며, 몇 분간의 체크인으로 시작하여 팀의 진행 상황을 전반적으로 살펴본 다음, 가장 시급한 문제 세 가지를 심도 있게 논의하는 방식으로 진행됩니다. 각 섹션마다 시간 제한이 있어 대화가 일정대로 진행될 수 있습니다.

이렇게 미리 정해둔 제한 시간을 통해 모두가 예상되는 사항을 파악하고 그에 따라 준비할 수 있습니다. EOS 회의는 무슨 일이 있어도 정시에 시작하고 정시에 종료되므로 팀이 집중하여 아이디어와 의미 있는 자료를 준비할 수 있습니다. 

점수 평가는 효율적인 레벨 10 회의의 필수적인 부분입니다. 회의가 끝날 때 모두가 회의의 효율을 평가하고 개선할 점이 있다면 메모해 둡니다. 그 주의 회의가 기대에 미치지 못했다면 팀은 어떤 부분에서 논의가 부족했는지 분석하고 다음번에는 완벽한 점수를 받기 위해 노력할 수 있죠.

90분이라는 회의 시간은 길게 느껴질 수 있지만, 중요한 어젠다가 있을 때는 생각보다 시간이 빠듯하게 느껴질 수 있죠. 엄격한 제한을 두면 대화가 지나치게 길어지지 않고 계속 진행될 수 있지만, 모든 논점에 도달하기도 전에 대화가 끝날 수도 있습니다.

레벨 10 시스템에서 기대할 수 있는 장점과 몇 가지 단점을 정리해 보았습니다.

• 시간 준수 - 레벨 10 회의는 시간 제한을 엄격하게 적용하여 생산성을 극대화하고 참여한 모든 사람이 다른 우선 순위로 빠르게 돌아갈 수 있도록 합니다.

• 목표 집중력 - 레벨 10 회의에서는 한 주에 가장 중요한 세 가지 이슈만 다루기 때문에 집중력이 높아져 여러 이슈를 왔다 갔다 하지 않고 더 빨리 목표에 도달할 수 있습니다. 

• 문제 해결 - 사후 분석과 같은 다른 회의에서는 최고 성과와 최저 성과를 다루지만, 레벨 10 회의에서는 좋은 소식은 간단히 언급하는 것으로 문제 해결에 집중합니다. 이렇게 하면 어려운 액션 아이템에 집중할 수 있습니다.

• 제한적인 논의 - 레벨 10 회의에서는 팀원들이 모든 우려 사항을 다루거나 생각나는 대로 이야기를 나눌 수 없습니다. 회의 어젠다에 따라 업무에 집중해야 하므로 생산적인 측면의 논의를 놓칠 수 있습니다.

• 준비 작업 - 레벨 10 회의의 원활한 진행을 위해서는 모두의 사전 준비가 필요합니다. 이 준비 작업은 시간이 걸리기 때문에 회의 시간이 90분에 불과하더라도 실제로는 더 많은 시간이 소요됩니다. 

레벨 10 회의의 초석은 완벽한 어젠다입니다. 어젠다는 모든 시간 제한을 강제하고 논의 사항을 놓치지 않도록 하여 생산성과 일관성을 높일 수 있습니다.

아래에서 레벨 10 회의 템플릿의 디자인과 7개의 섹션이 각각 어떤 역할을 하는지 설명해 드릴게요.

레벨 10 회의는 대부분 문제 해결에 중점을 두지만, 5분 동안은 기쁜 소식을 나누는 시간을 갖도록 허용합니다. 시작 부분에서는 각 참가자가 개인적이든 업무적이든 좋은 소식 한 가지씩을 공유합니다. 이 시간을 회의의 '아이스 브레이커' 라운드라고 생각하면 됩니다.

회의의 KPI(핵심 성과 지표) 섹션에서는 트래킹 중인 필수 지표에 대한 전체적인 개요를 5가지로 정리합니다. 이러한 지표에는 매출, 고객 이탈, 성장 등 회사의 가장 중요한 데이터 포인트로 파악되는 모든 것이 포함될 수 있죠. 관련 팀원에게 간단한 설명과 함께 해당 데이터를 제시해 보세요.

이 단계에서는 5분 동안 중요한 분기별 목표 몇 가지를 검토하세요. EOS에서는 이러한 목표를 운영의 핵심이자 우선순위인 초석이라고 정의합니다. 분기 말까지 매출을 10% 늘리는 것은 중요한 목표이지만, 새로운 소프트웨어에 대한 교육 세션 예약과 같은 액션 아이템은 우선순위가 상대적으로 낮겠죠.

헤드라인 섹션에서는 모든 사람이 고객이나 직원에 대한 업데이트를 공유합니다. 이러한 업데이트는 헤드라인처럼 간결하고 표면적인 수준이어야 합니다. 예를 들어 'X 고객과 새로운 거래가 성사되었습니다.'와 같은 식으로 말이죠. 여기에서는 너무 자세히 설명하지 마세요. 깊은 논의가 필요한 이슈가 있다면 별도의 회의 어젠다로 다룰 수 있도록 하세요.

이 목록에는 투자자와의 통화 예약이나 프로젝트 승인과 같이 중요한 작업으로 분류되지 않는 소규모 액션 아이템이 포함됩니다. 이때 체크리스트를 사용하면 팀이 완료한 작업과 아직 진행 중인 작업을 파악할 수 있습니다. 액션이 1~2주 이상 소요되거나 분기 목표와 직접 연관되는 경우 3번 섹션으로 옮기는 것이 좋습니다.

레벨 10 안건의 IDS 섹션이 가장 긴 이유는 더 큰 문제와 이를 해결하기 위해 모두가 무엇을 하고 있는지에 대해 이야기할 수 있는 기회이기 때문입니다.

먼저 우선 순위에 따라 이슈를 인지하고 순위를 매기는 것으로 시작하세요. 그 다음, 그 주에 해결해야 할 가장 중요한 이슈 세 가지만 살펴보세요. 사전에 적어 두면 모두가 논의할 내용을 알고 필요한 경우 업데이트를 제공할 수 있으므로 이상적입니다. 

이제 대화의 장을 열어보세요. 모두가 문제를 깊이 이해할 수 있도록 논의와 브레인스토밍을 장려하여 미해결 문제를 분석하고 가능한 한 많은 정보를 뽑아내세요. 그리고 대화를 통해 앞으로 나아갈 방법을 모색하고, 할 일 목록에 문제 해결을 위한 액션 아이템을 작성하기 시작하세요. 

마케팅 에이전시의 주요 고객이 계약을 갱신하지 않을 수도 있다고 말했다고 가정해 볼까요? IDS 섹션을 통해 이 고객이 왜 재계약을 고려하지 않는지 면밀히 조사할 수 있습니다. 원하는 결과물을 받지 못했다고 생각했을 수도 있겠죠. 문제가 무엇일까요? 팀의 캠페인이 올바른 대상을 타겟팅하지 못하고 있나요? 메시지가 핵심을 놓치고 있나요? 문제의 원인을 가설로 세우고 해결책을 브레인스토밍하기 시작하세요. 향후 캠페인의 디자인과 무드를 변경하자는 결론이 날 수도 있겠죠. 

회의가 85분을 넘기면 원하는 모든 문제를 다루지 못했더라도 회의를 마무리 지어야 할 때입니다. 레벨 10 회의는 일관성이 중요하므로 매주 같은 시간에 끝내야 합니다. 

끝나기 5분 동안에는 할 일 목록을 요약하고, 회의에 참가하지 않은 사람들과 공유해야 할 정보가 있다면 어떤 것인지 파악한 다음, 팀원들에게 점수를 매겨 달라고 요청하세요. 얼마 지나지 않아 전반적으로 10점이 될 때까지 평가가 올라갈 것입니다.

레벨 10 회의는 명확한 어젠다 없이는 진행하기가 거의 불가능하다고 할 수 있습니다. 모든 섹션에 대한 개략적인 내용을 정리하고 시간 제한을 설정하는 것이 대화를 순조롭게 진행하는 방법입니다. 

Notion의 레벨 10 회의 어젠다 템플릿은 레벨 10 시스템을 시작하기에 가장 좋은 출발점입니다. 체계적인 문서 작성을 통해 모든 기본 사항을 다루고, 생산적인 토론을 촉진하며, 모든 액션 아이템을 기억할 수 있습니다. 

이 템플릿에서는 회의의 각 주요 섹션을 설명하며 다음 항목이 포함되어 있습니다.

• 각자의 좋은 소식을 위한 필드 

• 할 일 목록 작업의 태그와 상태 라벨

• 분기별 목표에 대한 담당자와 팀 라벨 

• 개별 고객 헤드라인을 위한 필드

• 과거와 향후 액션 아이템에 대한 체크리스트

• 개별 평가를 위한 필드가 포함된 점수카드 

팀장이라면 바쁠 수밖에 없죠. 회의 결과를 간략하게 기억해 둘 시간이나 머릿속 공간이 없는 것은 누구에게나 마찬가지입니다. 모든 회의에 복제 가능한 템플릿을 사용하면 회의 사이에 일관성을 유지하고 팀원들이 회의 내용을 놓치지 않도록 할 수 있습니다.

Notion의 템플릿 데이터베이스를 살펴보고 레벨 10 개요를 따르거나, 나에게 맞는 맞춤형 어젠다 세트를 만들어 회의 운영 방식을 개선해 보세요. 회의 운영 템플릿을 사용해 메모 내용을 업그레이드하고, 기능적인 프로젝트 타임라인을 만들고, 연간 목표를 보다 효율적으로 트래킹하는 방법도 알아보세요.