KoRo가 프로젝트 관리 워크플로를 간소화한 방법

KoRo의 목표는 모든 사람이 '몸에 더 건강한' 질 좋은 음식을 접하도록 하는 것입니다. 2014년 베를린에서 설립된 KoRo는 이미 유럽 전역에 수백 개의 프로덕트를 공급하며 최근에는 Financial Times에서 선정한 유럽에서 가장 빠르게 성장하는 전자 상거래 기업 명단에 이름을 올리기도 했습니다.

KoRo의 성공 비결은 무엇일까요? 기술 비즈니스 개발 책임자인 Debora Donadello에 따르면 KoRo의 차별점은 "아주 훌륭한 프로덕트 관리팀"이라고 합니다. 이 팀은 아주 빠른 속도로 일하며 매주 두 개의 새로운 프로덕트를 출시합니다.

하지만 이렇게 빠른 속도는 몇 년 동안 반복과 개선을 거치면서 이룬 것입니다. Debora는 최근에 베를린에서 열린 Café Notion 이벤트에서 KoRo의 프로덕트 관리 워크플로를 맛보기로 선보였습니다. Café Notion은 Notion 고객들이 하루 동안 한데 모여 서로 배우고 Notion을 더 효과적으로 사용하기 위한 아이디어를 교환하는 지역 이벤트입니다.

한 주에 두 가지 신규 프로덕트를 출시하는 프로세스는 복잡합니다.

Debora는 이렇게 설명합니다. "우리는 전 세계 수백 곳의 공급업체로 이루어진 광범위한 네트워크와 협력합니다. 품질 관리와 식품 안전 승인을 위해 수많은 문서를 꼼꼼히 만들어야 하죠."

게다가 출시 때마다 최대 10개의 내부 팀과 협력하기 때문에 프로젝트 관리도 더 복잡해지고, 부서를 넘나드는 공동 작업도 많아지며, 간소화된 워크플로에 대한 니즈도 높습니다.

Debora는 KoRo의 기술 비즈니스 개발 책임자 역할을 맡고는 회사가 얼마나 단절되어 있는지 더 잘 알게 되었습니다. 너무 많은 툴을 사용하는 것이 그런 단절에 큰 영향을 미치고 있었습니다. 부서마다 각자 프로젝트 관리 시스템이 있었고 Notion에 있는 KoRo의 지식 베이스와는 별개로 운영되었습니다. 따라서 팀 간에 일관성이 부족했고 혼동이 일어났으며 결과적으로 회사의 업무 진행 속도가 더뎌질 수밖에 없었죠.

Debora는 이렇게 업무의 파편화된 사일로 현상을 해소하고자 했고, 동시에 프로젝트 관리와 정보 사이의 격차를 해소하기 위한 기회도 포착했습니다. "Notion은 지식 베이스로만 사용하고 있었는데 프로젝트 관리 툴로서도 Notion의 기능을 완전히 활용하고 싶었습니다."라고 Debora는 말합니다.

Debora는 먼저 다양한 프로젝트 관리 툴(예: Asana, Trello)에 흩어져 있던 정보를 통합하여 KoRo의 프로덕트 관리 워크플로를 Notion으로 옮기는 작업을 시작했습니다. Debora는 모든 부서가 사용할 두 개의 주요 데이터베이스를 만들었습니다.

• 프로젝트: 모든 프로젝트를 위한 중앙 허브로, 프로덕트 출시와 이니셔티브에 대한 종합적인 개요를 제공합니다.

• 작업: 각 프로젝트와 연결된 개별 작업으로, 담당자와 상태를 명확하게 보여줍니다.

하지만 KoRo의 프로덕트 관리 워크플로가 가진 진정한 힘은 Debora가 반복 작업의 속도를 높이기 위해 만든 템플릿과 버튼에 있습니다. 클릭 한 번으로 누구나 새로운 프로젝트를 만들 수 있고, 프로젝트에 승인, 품질 관리 규정, 마케팅 자료와 같은 필요한 작업이 모두 자동으로 채워집니다. 따라서 수동으로 설정할 필요가 없고 처음부터 끝까지 프로세스가 일관적입니다.

작업마다 페이지가 있어 관련 콘텐츠와 정보를 대화형 방식으로 체계적으로 추가할 수 있다는 점이 Debora에게 특히 유용했습니다. "Asana에는 그런 기능이 없었거든요."라고 Debora는 인정합니다.

KoRo는 팀마다 선호하는 업무 방식이 다르다는 점을 깨달았습니다. 마케팅팀부터 디자인팀, 프로덕트팀까지 팀마다 프로젝트를 시각화하고 작업을 트래킹하기 위해 선호하는 방식이 다릅니다.

이렇게 각기 다른 니즈를 충족하기 위해 Debora는 부서별로 전용 보드를 만들고 각 부서의 프로젝트 관리 워크플로에 대한 맞춤형 보기를 적용했습니다. 전용 보드도 모두 서로 연결되어 있습니다. Debora가 만든 버튼은 여러 페이지에 추가되어 있기 때문에 팀이 새로운 프로젝트를 시작하기가 쉽습니다. "KoRo에서는 누구나 자신이 원하는 곳에서 프로젝트를 시작할 수 있어요."라고 Debora는 말합니다.

Notion을 사용하면서 KoRo는 프로덕트 관리 워크플로를 혁신했습니다. 여러 시스템에 흩어져 있던 프로젝트를 모든 부서가 사용하는 하나의 프로젝트 관리 툴로 통합한 것입니다. 팀장들은 물론 각 직원들까지 누구나 프로젝트와 작업 데이터베이스를 살펴보고 어떤 일이 진행 중인지, 어떻게 진행되어 가는지를 볼 수 있습니다. 그뿐 아니라 위키가 워크플로에 모두 연결되어 있기 때문에 팀들이 그 어느 때보다도 더 효과적으로 공동 작업을 할 수 있습니다.