Ramp bruker Notion: slik utviklet de et KI-operativsystem for arbeidslivet
Kort sagt: Ramp samlet arbeidsoppgavene i Notion slik at teamene kunne finne pĂ„litelige svar raskt, redusere kostnadene til produktivitetsverktĂžy med rundt 70 % og bidra til at teamene jobbet tre ganger raskere. PĂ„ mindre enn ett Ă„r gikk de fra Ă„ legge grunnlaget i Notion til Ă„ utvikle agenter pĂ„ toppen av det â og dermed gjorde de arbeidsomrĂ„det sitt til et sted hvor arbeidet ikke bare finnes, men ogsĂ„ er dynamisk.
Konsoliderer arbeid (slik at KI faktisk kan vĂŠre til hjelp)
I midten av 2024 satte Ramp seg et klart internt mÄl: Ä bli verdens mest produktive selskap. De visste at kunstig intelligens ville vÊre nÞkkelen til Ä nÄ mÄlet, men bare hvis den ble integrert i alle deler av selskapets drift.
PÄ den tiden var det ikke slik. Arbeidet var spredt pÄ for mange overlappende og utdaterte verktÞy og for mange faner. Det gjorde ikke bare arbeidet tregere. Det gjorde det vanskelig Ä vite hva som var sant.
Et sÄ enkelt spÞrsmÄl som «Hva er den nyeste retningslinjen?» eller «Hvem har ansvaret for dette?» kan fort bli en skattejakt gjennom dokumenter, stÞttehenvendelser og chattrÄder. Og uten et pÄlitelig system med informasjon, kunne ikke KI gjÞre mye mer enn Ä oppsummere fragmenter.
Ramps lÞsning var enkel i teorien, men vanskelig Ä gjennomfÞre: Ä samle og koble sammen arbeidet pÄ ett sted og gjÞre systemet sÄ oversiktlig at bÄde mennesker og KI kunne basere seg pÄ den samme pÄlitelige kilden.
Spol frem til 2025, og der ser du at dette grunnlaget dukker opp pĂ„ et uventet sted: et lysbilde fra Ramps interne obligatoriske mĂžte. Ved siden av de store milepĂŠlene â innsamlingsaksjoner, en Super Bowl-reklame, store produktlanseringer â kommer den fullstendige utrullingen av et nytt verktĂžy som selskapet nĂ„ bruker: Notion.
NĂ„r arbeidet i stĂžrre grad ble sentralisert og koblet sammen, brukte teamene mindre tid pĂ„ Ă„ lete etter sammenhengen og mer tid pĂ„ Ă„ ta beslutninger. Ramp reduserte kostnadene de brukte pĂ„ produktivitetsverktĂžy med rundt 70 %, og teamene rapporterte at de jobbet omtrent tre ganger raskere. I lĂžpet av ett Ă„r ble selskapets verdivurdering mer enn tredoblet til 32 milliarder USD, samtidig som den Ă„rlige omsetningen passerte 1 milliard USD â i et tempo som var ti ganger raskere enn medianen for bĂžrsnoterte SaaS-selskaper. Antall ansatte Ăžkte imidlertid i mindre grad, mest fordi produksjonen per ansatt fortsatte Ă„ stige.
Med dette grunnlaget, kunne Ramp bygge en lĂžsning som gir mening:
Notion som hoveddatabase.
KI-notater og -sĂžk for Ă„ registrere og finne alt.
Notion-agenter som setter svarene ut i live.
Fastsett en filosofi â Ăžk effekten, ikke skap unĂždvendig arbeid
Selv etter at Ramp hadde samlet arbeidet sitt i Notion, forsvant ikke de daglige problemene pÄ magisk vis. MÞtene tok lang tid, viktig informasjon lÄ fortsatt i verktÞy som ennÄ ikke var koblet sammen og det nye systemet fungerte bare hvis folk utviklet nye vaner nÄr det gjaldt Ä delegere oppgaver.
Ledelsen tok derfor beslutningen: regn med at spillereglene for KI har endret seg, kast de gamle tidslinjene og organisasjonskartene og slutt Ä anse «rimelig» som noe fastlÄst. Filosofien var ikke Ä erstatte mennesker, men Ä forsterke deres innflytelse.
Og Ramp ga noen oppgaven om Ă„ sĂžrge for at dette ble en realitet: Ben Levick, Ramps driftsleder og ansvarlig for intern KI.
«Alle har nÄ et ansvar for Ä fÄ teamene sine til Ä ta i bruk KI og bli mer fortrolige med Ä jobbe med KI fra grunnen av», sa Ben.
Alle har nÄ et ansvar for Ä fÄ teamene sine til Ä ta i bruk KI og bli mer fortrolige med Ä jobbe med KI fra grunnen av.
GjĂžre KI tilgjengelig for alle
Ramp begynte Ä betrakte KI som teamkollegaer: hjelpere som alltid stÄr klare til Ä hjelpe til med oppgaver og utvide hva hvert team kan levere. De konsentrerte seg fÞrst om enkle bruksomrÄder med stor innvirkning: mÞter, der den viktigste konteksten skapes og de mest kostbare misforstÄelsene oppstÄr.
Notions KI-mÞtenotater endret mÄten Ramp gjennomfÞrte mÞter pÄ. Samtalene holdt seg tett knyttet til det arbeidet de gjaldt, beslutningene havnet pÄ de riktige stedene og oppfÞlgingen var lettere Ä holde oversikt over, uten at noen mÄtte fungere som stenograf eller prosjektleder.
Deretter utvidet Ramp arbeidsoppgaven fra «Ä fange opp» til «Ä finne og verifisere». KI-sÞk ble kraftigere etter hvert som koblingene ble bedre og sÞkeomrÄdet ble mer avgrenset, slik at informasjon som fremdeles fantes i Slack, GitHub og Ramps egne systemer ble samlet i konsise og nÞyaktige svar.
«VÄr KI sÞker ikke bare etter nÞkkelord», sier Cameron Leavenworth, sjef for selskapets IT-avdeling. «Den forstÄr den faktiske strukturen og sammenhengen i arbeidsomrÄdet vÄrt».
Det siste trinnet var Ă„ gi alle en personlig Notion-agent som skulle ta seg av tidkrevende manuelle oppgaver. Akkurat som en dyktig assistent som behersker Notion, hjalp agentene folk med Ă„ utarbeide fĂžrsteutkast, analysere og oppdatere databaser, videreformidle forespĂžrsler og lage arbeidsflyter.
Her var ikke KI for syns skyld. Agentene ble pÄlitelige hjelpemidler i det daglige arbeidet.
VÄr KI sÞker ikke bare etter nÞkkelord. Den forstÄr den faktiske strukturen og sammenhengene i arbeidsomrÄdet vÄrt.
Opprett agenter â fjern gjentakende arbeidsflyter
I midten av 2025 begynte Ramp Ă„ eksperimentere med autonome Notion-agenter, og Bens systemtankegang tok virkelig av. «MĂ„let nĂ„,» sier han, «er Ă„ jobbe seg ut av arbeidsflytene. NĂ„r Ă©n enkelt agent kan utfĂžre oppgavene dine tusenvis av ganger â det er det som er produktivitetens magi».
I dag starter ikke arbeidet helt fra bunnen av hver uke. Brukerne konfigurerer agenter én gang, og disse agentene kjÞrer kontinuerlig i delte, robuste arbeidsflyter som hele selskapet kan stole pÄ.
Det er over 300 Notion-agenter som fÄr ting gjort hver dag. Her er noen av de mest innflytelsesrike:
The Product Q&A Oracle â en Slack-tilkoblet agent som svarer pĂ„ aktuelle spĂžrsmĂ„l om Ramps produkter.
Sales Feedback Categorizer â kobler innkommende salgstilbakemeldinger til veikartet og fullfĂžrer prosessen nĂ„r funksjonene lanseres.
Referral Bonus Roy â identifiserer kunder som skal motta henvisningsbonuser og sĂžrger for at oppgaven blir fullfĂžrt.
Enablement Eddie â hjelper GTM-avdelingen med Ă„ finne de riktige ressursene som er tilgjengelig for kunder og svare raskt pĂ„ nyanserte spĂžrsmĂ„l.
Customer Advocacy Miner â identifiserer kunder med hĂžy tilfredshet og overbevisende bruksomrĂ„der fra en rekke kilder.
AI Compass â veileder Ramplings i Ă„ finne det riktige KI-verktĂžyet for en bestemt oppgave.
RCARoundup â gjĂžr trĂ„der om hendelser om til strukturerte sammendrag i en Notion-database.
The Underwriter â en policybasert FAQ-agent for risikovurdering.
AI Inspector â oppsummerer nyheter om kunstig intelligens i et daglig sammendrag.
Creative Chris â tar imot kreative forespĂžrsler og sĂžrger for at arbeidet gĂ„r fremover.
Custom Agent Carrie â hjelper teamkollegaer med Ă„ utvikle bedre agenter basert pĂ„ det Ramp har lĂŠrt.
Ben beskriver endringen pÄ en enkel mÄte: «Agenter opprettes pÄ tre minutter mellom mÞtene, og dermed slipper man timevis med manuelt driftsarbeid».
Tips du kan stjele
Slik Ben ser det, trenger verden flere som bygger.
Hans pekepinn er enkel: gjÞr alle om til beslutningstakere som tar fÊrre beslutninger med lav innsats og flere avgjÞrelser med hÞy innsats. «Det er viktig Ä se pÄ produktivitet som en kombinasjon av hastighet og effektivitet, men ogsÄ kvalitet og produksjonsvolum», sier han.
Etter Ä ha innfÞrt KI, har Ramp funnet ut at personer ikke bare handler raskere. De liker ogsÄ arbeidet bedre.
Som Ben sier: «Det er to dopamin-kick underveis. Det ene er nÄr du lÞser problemet og automatiserer oppgaver du ikke liker Ä gjÞre. Det andre er at nÄr det blir litt roligere og du fÄr mer tid i lÞpet av dagen».
Hva kan du lĂŠre av Ramps utvikling?
Ikke vent pÄ den perfekte knappen. Bruk KI i tilstrekkelig grad til Ä finne ut hvor det svikter.
Samle arbeidet slik at KI kan operere i samme kontekst og arbeidsflyt som teamet ditt.
Begynn i det smÄ. SÞrg for at kvaliteten pÄ hvert enkelt KI-oppdrag er pÄ topp, og automatiser deretter.
La menneskene ta seg av beslutningene.
Hvis man gir folk de riktige verktĂžyene og det riktige grunnlaget, blir flere i bedriften skapere, og arbeidet blir bedre â ikke bare raskere.
Det er viktig Ä se pÄ produktivitet som en kombinasjon av hastighet og effektivitet, men ogsÄ kvalitet og produksjonsvolum.
