Conecta los agentes a Google Drive (beta)

Puedes conectar el Agente de Notion o los Agentes Personalizados a Google Drive para que busquen, lean, escriban y actualicen archivos en tiempo real.

Esta conexión está vinculada a la persona que la ha configurado. Cuando el agente utiliza Google Drive, comprueba el Drive en tiempo real. Notion no guarda ni indexa nada. El agente solo puede acceder a los archivos de tu propiedad, a los archivos que se han compartido contigo y a cualquier unidad compartida a la que tengas acceso.

• Asegúrate de que puedes iniciar sesión en la cuenta de Google que quieres utilizar.

• Debes ser miembro (no invitado) del espacio de trabajo, y la IA de Notion debe estar activada en el espacio de trabajo.

• Es posible que el propietario de tu Google Workspace deba aprobar Agentes Personalizados para Drive antes para que puedas conectar los tuyos. Si Google Drive no está aprobado para el espacio de trabajo, pide a un propietario que lo apruebe. Cuando un propietario establece la conexión, Google Drive se aprueba automáticamente para el espacio de trabajo.

• Revisa los permisos que muestra Google antes de permitir el acceso.

• Si el espacio de trabajo controla qué conexiones están permitidas, es posible que un propietario deba activar Google Drive para los Agentes Personalizados.

• Conectar Agentes Personalizados a Google Drive no es lo mismo que usar el conector de Google Drive de la IA de Notion, que está pensado para el Agente de Notion.

Hay dos formas de conectar Google Drive. Puedes conectar la cuenta de Google una vez desde la configuración y añadirla a cualquier agente. También puedes añadir Google Drive mientras trabajas en un agente específico.

Conectar desde la configuración

Esta es la forma más rápida si quieres usar la misma cuenta de Google en más de un agente.

1. Ve a Configuración → Conexiones.

2. Selecciona Google Drive.

3. Selecciona Tu cuenta → Conectar la cuenta de Google Drive.

4. Elige Acceso limitado o Acceso completo y selecciona Conectar.

5. Lee el recordatorio y selecciona Continuar con Google.

6. Inicia sesión con la cuenta de Google que quieras utilizar.

7. En la siguiente pantalla de Google, marca todas las casillas de Drive. Si alguna se queda sin marcar, los agentes no se ejecutarán.

La cuenta de Google ya está conectada a Notion. Puedes añadir Google Drive a cualquier Agente Personalizado desde la configuración de Herramientas y acceso.

Conectar desde un agente

1. Abre el Agente Personalizado que quieras actualizar.

   • El Agente de Notion utiliza la cuenta de Google que conectes en

     Ajustes → Conexiones. No hay nada más que configurar en el Agente de Notion.

2. Ve a Ajustes → Herramientas y acceso del agente.

3. Selecciona + Añadir conexión → Google Drive.

4. Sigue los pasos para iniciar sesión en Google y permitir el acceso. En la siguiente pantalla de Google, marca todas las casillas de Drive. Si alguna se queda sin marcar, los agentes no se ejecutarán.

   • Opcional: Elige unidades compartidas o carpetas específicas para limitar a qué puede acceder el agente.

5. Selecciona Guardar.

Una vez que te hayas conectado, podrás elegir exactamente a qué puede acceder el agente. En la configuración de Herramientas y acceso del agente, elige los archivos o las carpetas de Drive que quieras que el agente vea, edite o ambas cosas.

Para garantizar la máxima calidad, menciona a Google Drive en las instrucciones del Agente Personalizado o en la indicación al Agente de Notion cuando quieras que busque o actualice archivos de Drive.

Cuando añadas Google Drive, elegirás en qué medida puede actuar el agente. Puedes cambiar esta configuración en otro momento.

• Acceso limitado: el agente puede leer cualquier archivo que el usuario pueda leer, pero solo puede editar los que haya creado el propio agente o los que el usuario haya seleccionado.

• Acceso completo: el agente tiene los mismos permisos de Drive que el usuario. Puede leer y editar cualquier archivo que el usuario pueda leer y editar.

El nivel de acceso que tengas se aplica a todos los agentes. Para cambiarlo, vuelve a conectar Google Drive y elige Actualizar el acceso a Drive. El Agente de Notion siempre utiliza tu nivel de acceso completo. Para limitar un Agente Personalizado a archivos o carpetas específicos, utiliza su configuración de Herramientas y acceso.

Google te pide que apruebes el acceso: es el proceso habitual de configuración. Elige la cuenta de Google que quieras, revisa los permisos solicitados y continúa. Después, Google mostrará los permisos de Drive correspondientes al nivel de acceso que hayas elegido. La conexión se completará cuando Notion indique que Google Drive está conectado.

Es posible que no necesites la revisión del administrador: muchos espacios de trabajo de Google Workspace permiten que las personas conecten nuevas apps por su cuenta. Si el administrador no ha establecido una regla específica para Agentes Personalizados para Drive, es posible que puedas conectarte de inmediato. Si un administrador establece una regla para la app, será esa la que se aplique.

Notion dice «Conectado», pero has visto un inicio de sesión de Google: es posible que Notion reutilice una conexión de Google Drive que hayas configurado anteriormente. Es lo normal si todavía funciona. Si está utilizando la cuenta de Google incorrecta o Drive no funciona, elimina Google Drive desde Herramientas y acceso. Después, vuelve a conectarte y elige la cuenta que quieras.

Puedes eliminar Google Drive de todos los agentes que lo utilizan o solo de uno.

Desvincular la cuenta de todos los agentes

Esta acción desconecta la cuenta de Google de todos los agentes que la estaban utilizando.

• Ve a Configuración → Conexiones y selecciona Google Drive.

• Selecciona Tu cuenta.

• Junto a la cuenta conectada, selecciona Desconectar y confirma.

Eliminar Google Drive de un agente

1. Abre el agente y ve a Herramientas y acceso.

2. Selecciona los tres puntos junto a la conexión de Google Drive.

3. Selecciona Desconectar.

Al conectar un Agente Personalizado a Google Drive, puedes configurar un disparador para que compruebe si hay cambios. Indícale una carpeta (o un enlace de Drive) y elige cada cuánto debe comprobarla. Si detecta algún cambio, el agente se ejecutará. Puedes supervisar una carpeta o una unidad compartida. Solo se supervisan los archivos que están directamente dentro de la carpeta. Los cambios en las subcarpetas no activan el agente y no puedes supervisar todo lo que hay en Mi unidad.

Prueba una de estas instrucciones para comprobar la conexión del agente a Google Drive:

• «Busca en Google Drive “hoja de ruta” y dime qué encuentras».

• «Crea un documento de Google llamado “Resumen semanal” con un breve resumen de esta semana».

Una vez conectado a Google Drive, el agente puede hacer lo siguiente:

• Buscar en los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones a los que tengas acceso.

• Editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google existentes, según el acceso que otorgues. Para otros archivos, como los PDF o los documentos de Word, el agente puede guardar una versión actualizada como un archivo nuevo.

• Copiar, mover y renombrar archivos, así como enviarlos a la papelera.

• Leer y resumir el contenido de archivos en tiempo real.

• Leer el texto de un archivo PDF.

• Crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y carpetas.

• Reaccionar a un disparador cuando se actualice algún archivo.

Tipos de archivo con los que puede trabajar el agente

El agente puede leer documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google, además de archivos PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV y de texto plano (incluidos HTML, JSON, XML y YAML). Los archivos subidos, como los PDF y los archivos de Office, pueden tener un tamaño máximo de 10 MB. En el caso de documentos, hojas de cálculo o presentaciones de Google muy grandes, es posible que el agente solo lea una parte del archivo cada vez.

No puede leer archivos de Google Drawings, Google Maps, Google Forms, imágenes, vídeos, archivos de audio ni archivos zip. Si le indicas uno de estos, el agente te dirá que no puede abrir el archivo. En el caso de Google Drawings y otros tipos de archivos de Google, te pedirá que abras el archivo en Google Drive.

El agente solo tiene acceso a aquello a lo que puede acceder la cuenta de Google conectada. Si esa cuenta de Google pierde el acceso a un archivo o carpeta, el agente también pierde el acceso.

Los editores pueden eliminar la conexión a Google Drive de un Agente Personalizado. Solo la persona que haya conectado el agente a Google Drive puede ampliar su acceso (por ejemplo, añadiendo más carpetas).

Lo mejor es limitar el acceso a las unidades compartidas o carpetas que necesite el Agente Personalizado. Así, puede centrarse en lo importante y se reducen los riesgos.

Si compartes un Agente Personalizado, cualquier persona que tenga acceso a él podrá consultar los archivos de Google Drive a los que está conectado.

• Conectarse a más de una cuenta de Google por agente.

• Esta conexión solo funciona con archivos de tu Google Workspace. Si un archivo se comparte desde otro Google Workspace, el Agente Personalizado no podrá acceder a él.

• Si compartes el Agente Personalizado, cualquier persona que pueda usarlo también podrá buscar en los archivos de Google Drive a los que está conectado.

«El administrador de tu institución debe revisar esta app»

Esto aparecerá cuando la organización no haya aprobado uno o varios de los permisos que necesita la app. Solo un administrador puede solucionarlo.

1. Selecciona Solicitar acceso.

2. El administrador de Google Workspace recibe la solicitud en Apps pendientes de revisión.

3. Prueba a conectarte de nuevo después de que el administrador apruebe la app y todos sus permisos.

«Acceso bloqueado: error de autorización»

Esto aparecerá cuando el administrador haya bloqueado la app para tu cuenta o tu grupo. Ponte en contacto con el administrador de Google Workspace. Debe autorizar Agentes Personalizados para Drive para tu grupo antes de que puedas conectarte.

Funcionaba antes, pero ha dejado de hacerlo

Es posible que el acceso a Google haya caducado o se haya desactivado, o que el administrador haya cambiado una regla.

1. Vuelve a conectar Google Drive en Herramientas y acceso.

2. Si Google muestra un bloqueo del administrador, contacta con el administrador del espacio de trabajo.

3. Si Google te permite entrar, pero Notion sigue sin poder conectarse, contacta con el Soporte de Notion y comparte el error que ves.

Para permitir que alguien se conecte, autoriza Agentes Personalizados para Drive para su grupo (unidad organizativa) y aprueba todos los permisos de Google que solicite su nivel de acceso.

Cómo decide Google qué apps pueden conectar los usuarios

En la Consola de administración, en Controles de API → Configuración → Apps de terceros no configuradas, la configuración predeterminada permite que los usuarios conecten nuevas apps por su cuenta. Con esa configuración, pueden conectar Agentes Personalizados para Drive sin que tengas que revisar la app, siempre que no hayas establecido una regla específica para ella.

Los otros ajustes solo permiten información básica de inicio de sesión de Google o bloquean todas las apps nuevas. Cualquier regla que establezcas para una app específica prevalece sobre la predeterminada. Los invitados se gestionan a través de su propio grupo.

Este ajuste controla el acceso a las apps mediante el inicio de sesión. Las instalaciones de Google Workspace Marketplace se gestionan por separado.

Configura Notion Agents para Drive

Configurar la app te permite que los usuarios se conecten incluso cuando las nuevas apps están limitadas al inicio de sesión básico o bloqueadas.

1. Abre Consola de administración → Seguridad → Control de acceso y datos → Controles de API → Control de acceso a apps.

2. Abre las apps configuradas y selecciona Configurar nueva app.

3. Haz una búsqueda utilizando este ID de cliente OAuth exacto:

   69206789846-avkmfeq0epeducrkoutjo361r8p5h103.apps.googleusercontent.com

4. Elige los grupos cuyos miembros deberían poder conectarse.

5. Elige De confianza para permitir todos los permisos que solicita la app, o elige Datos específicos de Google e incluye todos los permisos de Drive y de inicio de sesión de Google que necesita la conexión.

6. Revisa las opciones elegidas y selecciona Finalizar.

7. Pide a la persona que vuelva a conectarse después de que el cambio surta efecto.

Revisar una solicitud de app

Cuando revises una solicitud, comprueba lo siguiente:

• La app es Agentes Personalizados para Drive.

• Está permitida para el grupo de la persona.

• Todos los permisos de Drive y de inicio de sesión de Google están aprobados.

• Una regla de subgrupo no lo está bloqueando sin que tú lo sepas.

Para Datos específicos de Google, selecciona todos los permisos que solicita la conexión.

Los cambios en Google Workspace pueden tardar un tiempo. Pide a la persona que vuelva a conectarse una vez que el cambio se haya aplicado.