Kelola anggota & tamu

Untuk menambahkan anggota menggunakan email mereka:

1. Buka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket Anda).

2. Buka tab Anggota.

3. Pilih Add members dan ketik alamat email orang yang ingin Anda tambahkan. Jika Anda tidak memiliki akses undangan, Anda akan memiliki opsi untuk meminta penambahan anggota.

4. Pilih apakah orang tersebut akan ditambahkan sebagai Pemilik ruang kerja, Admin keanggotaan, atau Anggota dari menu dropdown, lalu tekan Undang.

5. Orang tersebut akan menerima email berisi tautan untuk masuk dan bergabung ke ruang kerja Anda.

Untuk menambahkan anggota melalui tautan:

1. Buka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket Anda).

2. Buka tab Anggota.

3. Pilih Salin tautan untuk menyalin tautan rahasia ke clipboard Anda, dan bagikan kepada siapa pun yang ingin Anda undang untuk bekerja dengan Anda.

4. Saat pengguna yang diundang mengklik tautan rahasia tersebut, mereka akan dapat bergabung ke ruang kerja Anda secara otomatis sebagai anggota berbayar, tanpa harus menambahkan alamat email mereka secara manual.

5. Jika Anda tidak ingin bisa mengundang orang ke ruang kerja Anda dengan tautan, nonaktifkan tombol di samping tautan Undang.

Jika Anda menggunakan Notion di perusahaan, Anda dapat memudahkan siapa pun untuk bergabung secara otomatis ke ruang kerja Anda sebagai anggota ketika mereka masuk menggunakan email kantor mereka. Untuk mengaturnya, pemilik ruang kerja dapat:

1. Buka Pengaturan → Pengaturan.

2. Di bawah Allowed email domains, masukkan domain email apa pun yang ingin Anda berikan akses otomatis, seperti domain email perusahaan Anda. Anda dapat menambahkan beberapa domain yang diizinkan di kolom ini, tetapi hanya domain yang terkait dengan akun anggota ruang kerja yang dapat Anda tambahkan.

Sekarang, kapan pun seseorang masuk ke Notion dengan email yang memiliki salah satu domain tersebut, mereka akan melihat opsi untuk bergabung ke ruang kerja Anda selama proses onboarding. Jika pengguna bergabung ke ruang kerja Anda, mereka akan menjadi anggota ruang kerja Anda dan biaya akan dikenakan sesuai dengan penggunaannya.

Untuk mengubah peran anggota di ruang kerja:

1. Buka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket Anda).

2. Buka tab Anggota.

3. Pilih menu dropdown untuk peran anggota, lalu pilih Pemilik ruang kerja, Admin keanggotaan, atau Anggota.

Jika Anda bekerja dengan konsultan Notion Marketplace, Anda dapat memberi mereka akses terbatas waktu ke ruang kerja Anda sebagai anggota sementara. Mereka mendapatkan akses tingkat anggota hingga tanggal kedaluwarsa mereka, kemudian kehilangan akses secara otomatis. Anggota sementara tidak menggunakan kursi berbayar.

Untuk menambahkan anggota sementara:

1. Buka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket Anda).

2. Buka tab Anggota.

3. Pilih Add members dan ketik alamat email konsultan Anda.

4. Pilih Anggota sementara dari menu tarik-turun peran.

5. Tetapkan tanggal kedaluwarsa (hingga satu tahun dari hari ini).

6. Tekan Invite.

Mereka akan menerima email berisi tautan untuk bergabung ke ruang kerja Anda. Setelah mereka menerima undangan, mereka akan muncul di daftar anggota Anda dengan tanggal kedaluwarsa yang ditampilkan.

Permintaan Tertunda

Setelah Anda mengirim undangan, undangan tersebut akan ditampilkan sebagai tertunda hingga konsultan menerimanya. Anda dapat melihat dan mengelola undangan tertunda di Pengaturan → Anggota.

Extend or remove access

Admin dapat memperbarui tanggal kedaluwarsa anggota sementara atau menghapus akses mereka kapan saja:

1. Buka Settings → People atau Anggota.

2. Cari anggota sementara di dalam daftar.

3. Pilih ••• di samping nama mereka.

4. Pilih Edit tanggal kedaluwarsa atau Hapus dari ruang kerja.

Ingat bahwa tamu dapat ditambahkan ke halaman individu, bukan ke seluruh ruang kerja. Untuk berbagi halaman dengan tamu:

1. Buka Bagikan di kanan atas halaman.

2. Masukkan alamat email tamu yang ingin Anda undang.

3. Pilih tingkat akses untuk tamu tersebut dari menu dropdown dan tekan Undang.

4. Pilih Lewati untuk sekarang untuk memastikan Anda menambahkannya sebagai tamu dan bukan anggota.

Tamu Anda akan menerima email berisi tautan ke halaman tersebut. Jika mereka belum menggunakan Notion, mereka perlu mendaftar untuk mengakses halaman Anda.

Untuk memudahkan Anda menambahkan tamu ke ruang kerja, Notion juga memungkinkan orang di luar ruang kerja Anda untuk meminta akses ke halaman tertentu di ruang kerja Anda. Fitur ini tersedia dan diaktifkan secara default untuk semua paket kecuali Enterprise.

Jika Anda menggunakan Paket Plus atau Paket Bisnis, Anda dapat Nonaktifkan pengaturan ini. Sayangnya, Paket Gratis tidak dapat Nonaktifkan fitur ini. Untuk melakukannya:

1. Buka Pengaturan → Keamanan.

2. Nonaktifkan Izinkan permintaan akses halaman dari nonanggota.

Setelah tamu mengirimkan permintaan untuk mengakses halaman, notifikasi akan dikirim ke kotak masuk pembuat halaman. Pembuat halaman dapat menyetujui permintaan tersebut serta menyesuaikan tingkat akses untuk tamu tersebut, atau mereka dapat mengabaikan permintaan tersebut.

Anggota ruang kerja dapat meminta untuk menambahkan tamu ke ruang kerja. Fitur ini hanya tersedia pada Paket Perusahaan, dan hanya pemilik ruang kerja yang dapat mengaktifkan atau Nonaktifkan pengaturan ini.

Untuk mengizinkan anggota menambahkan tamu secara langsung ke halaman ruang kerja, pemilik ruang kerja dapat:

1. Membuka Pengaturan → Keamanan.

2. Di tab Anggota & tamu, aktifkan Izinkan anggota mengundang tamu ke halaman.

Untuk mengizinkan anggota meminta penambahan tamu ke halaman ruang kerja, pemilik ruang kerja dapat:

1. Membuka Pengaturan → Keamanan.

2. Di tab Anggota & tamu, aktifkan Izinkan anggota meminta penambahan tamu.

Setelah ini diaktifkan, anggota dan admin ruang kerja harus mengirimkan permintaan sebelum mereka dapat mengundang tamu. Pemilik ruang kerja dikecualikan dan dapat terus mengundang tamu secara langsung.

Jika Anda adalah pemilik ruang kerja, Anda dapatmengundang tamu secara langsung.

Jika Anda adalah anggota:

1. Buka halaman yang ingin Anda undang tamunya. Sama seperti berbagi biasa, Anda harus memiliki izin akses penuh pada halaman tersebut untuk meminta mengundang tamu.

2. Pilih Bagikan dan ketik nama tamu yang ingin Anda undang.

3. Pilih peran yang Anda inginkan untuk tamu tersebut.

4. Pilih Undang.

5. Notifikasi akan dikirimkan ke pemilik ruang kerja Anda mengenai permintaan Anda, beserta halaman, peran, dan email tamu yang Anda minta. Anda juga akan menerima konfirmasi bahwa pemilik ruang kerja Anda telah diberi tahu.

Permintaan undangan tamu harus disetujui per halaman, per tamu. Hanya pemilik ruang kerja yang dapat melihat dan menyetujui permintaan tamu. Setiap permintaan akan berisi email tamu, anggota yang memintanya, peran yang diminta, dan nama halaman.

Pemilik ruang kerja dapat menyetujui atau menolak permintaan untuk mengundang tamu langsung dari notifikasi yang mereka terima, atau dengan membuka Pengaturan → Anggota → Tamu dan menemukan permintaan tersebut di bagian atas. Setelah pemilik ruang kerja menanggapi permintaan, anggota yang mengirimkannya akan diberi tahu tentang keputusan tersebut.

Berikan kemampuan kepada tamu mana pun untuk mengakses seluruh ruang kerja Anda dengan mengubah mereka menjadi anggota. Pada paket berbayar, Anda akan dikenakan biaya untuk setiap anggota tambahan. Untuk mengubah tamu menjadi anggota:

1. Buka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket Anda) → Tamu.

2. Centang kotak di sebelah tamu yang ingin Anda tingkatkan.

3. Pilih Tingkatkan {#} tamu menjadi anggota.

4. Setelah mereka menjadi anggota, Anda dapat menemukan mereka di daftar anggota Anda dan mengubah peran mereka.

Pada Paket non-Perusahaan, kami juga akan menyarankan beberapa tamu yang mungkin mendapat manfaat jika menjadi anggota di ruang kerja Anda. Untuk melihat siapa tamu-tamu ini, buka Pengaturan → Anggota → Saran. Anda dapat memilih Tingkatkan untuk mengubah seseorang menjadi anggota ruang kerja.

Untuk menghapus anggota atau tamu dari ruang kerja, pemilik ruang kerja atau admin keanggotaan dapat:

1. Membuka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket).

2. Membuka tab Anggota atau tab Tamu.

3. Tergantung paket dan siapa yang Anda coba hapus:

   • Buka menu dropdown untuk peran atau tingkat akses anggota, lalu pilih Hapus dari ruang kerja.

   • Buka menu dropdown untuk halaman tamu atau pilih ••• di samping tamu, lalu pilih Hapus atau Hapus dari ruang kerja.