データベースオートメーション

データベースオートメーションとは、データベースに特定の変更が行われるたびに発生する一連のアクションを指します。トリガー（オートメーションを開始させるイベント）と、アクション（オートメーションの結果）の両方で構成されています。時間を節約して作業を簡略化するためのもので、ニーズに応じて、とても基本的なものからより複雑なものまで作成できます。

データベースのオートメーションは、さまざまな用途に使用できます。たとえば、以下のような使い方ができます。

• タスクのステータスが変更されたときに、特定の担当者にタスクを割り当てる。

• ページがデータベースに追加されたとき、Slackチャンネルに通知を送信する。

• データベースオートメーションは、有料プランのすべてのプラットフォームでご利用いただけます。

• データベースオートメーションは、データベースへのフルアクセス権限を持つ有料プランユーザーが作成、編集、削除できます。

• ただし、Slackオートメーションの クリエイター以外は編集できません。

• 無料プランをご利用の場合でも、Slack通知オートメーションは作成できますが、他のオートメーションは作成できません。

• 無料プランのユーザーはテンプレートで既存のオートメーションを使用できますが、編集はできません。

データベースオートメーションを作成する手順は、以下のとおりです。

1. データベース上部の⚡をクリック→新規オートメーション。

2. 必要に応じて、データベースオートメーションに名前を付けます。

3. 新規トリガーを選択してトリガー を作成。 さらにトリガーを作成するには、トリガーを追加を選択。トリガーの種類についてはこちら →

4. アクションを作成するには、新規 アクションを選択します。 さらにアクションを作成するには、アクションを追加を選択します。 アクションの種類については こちら →

5. 作成 をクリックします。

オートメーションには1つまたは複数のトリガーを設定できます。トリガーのいずれかが発生した場合 、または トリガーのすべてが発生した場合 のどちらでオートメーションを実行するのかを、オートメーションの設定時に決めることができます。

以下の3種類のトリガーから選択できます。

• ページが追加されましたは、新しいページがデータベースに追加されたときにオートメーションが実行されることを意味します。

• プロパティの編集をすると、データベースの特定のプロパティが編集されたときにオートメーションがトリガーされます。名前、ユーザー、数値、テキスト、セレクト、リレーションのプロパティを選択した場合は、プロパティにどのような編集がされたときにオートメーションをトリガーするのかを選択します。たとえば、Notionデータベースに連絡先リストがあった場合、「03から始まる電話番号」をトリガーとして、「ユーザーの都道府県を東京都に設定」をアクションとして設定したオートメーションを作成できます。

• 毎{frequency}は、オートメーションが定期的に実行されることを意味します。トリガーは、設定した頻度に基づいて繰り返し実行されます。オートメーションを毎日、毎週、毎月などに繰り返すように設定できます。また、オートメーションがトリガーされる時間、開始日と終了日、タイムゾーンも設定できます。

  

  備考：毎{frequency}トリガーは、プロパティを編集以外のすべてのオートメーションアクションで機能します。

トリガーに複数の条件を設定し、それらの条件がすべて揃ったときにオートメーションを実行するように設定できます。定期的なトリガー（毎週や毎月などの繰り返し設定をしたもの）は、他の種類のトリガーと組み合わせることはできません。

オートメーションには1つまたは複数のアクションを設定できます。以下のさまざまなアクションから選択できます。

• プロパティを編集： 現在アクセスしているデータベース内のページのプロパティを編集します。 マルチセレクト、ユーザー、リレーションのプロパティでは、一度にすべての値を追加または削除する代わりに、個別に値を追加または削除することができます。たとえばタスクデータベースで、すでに他のユーザーがタスクに割り当てられていたとしても、そのタスク名に「ブログ」という単語が含まれていた場合、あなたの名前がユーザープロパティに追加されるように設定できます。

• ページを追加： 選択したデータベースにページを追加し、そのページのプロパティを編集します。

• ページを編集： 選択したデータベース内のページとプロパティを編集します。

• 通知を送信： Notionワークスペース内の特定のユーザーに通知を送信します。受信者には、ワークスペース内の最大20人、またはデータベース内の特定のユーザープロパティに関連付けられているユーザーを設定できます。また、通知に添付するメッセージも追加できます。

• メール送信アクションは、Gmailアカウントから1人以上の受信者にメールを送信します。詳細は次の通りです。

• Webhookを送信：指定されたURLにHTTP POSTリクエストを送信します。詳細はこちらの記事をご覧ください →

• Slack通知を送信を使用すると、指定したSlackチャンネルにカスタム通知を送信できます。この機能は、プラス、ビジネス、エンタープライズプランでのみ利用可能です。詳しくはこちら →

• 変数を定義：メンションと数式を使用してカスタム変数を作成できます。この変数は、他のデータベースボタンアクションで使用できます。詳細は次の通りです。

データベースオートメーションのメール送信アクションは、トリガーが発生すると、Gmailアカウントから 1つ以上のメールアドレスにメールを送信します。 このアクションは、期日を過ぎたタスクを完了させるようリマインダーメールを送ったり、チームにすべての進行中プロジェクトの進捗状況を知らせるのに便利です。

メール送信のオートメーションを設定する方法：

1. データベース上部の⚡をクリックし、新規オートメーションまたは既存のオートメーションを選択。

2. 新規アクションまたはアクションを追加 → メール送信を選択。

3. NotionアカウントがすでにGmailアカウントと連携されている場合は、メールの送信元 の横にメールアドレスが表示されます。このオートメーションで別のGmailアカウントを使用する場合は、メールアドレス → Gmailアカウントを追加。

4. メールのさまざまな部分を設定できます：

   • 宛先：ユーザーのプロパティ（トリガーされたユーザーまたはページの作成者など）、ワークスペース内のユーザー、または特定のメールアドレス。このメールアドレスは外部のものでも構いません。ワークスペースや組織の誰かのものである必要はありません。

     • 他のユーザーをCCまたはBCCとして追加するには、宛先 フィールドの横にあるCCまたはBCCを選択します。

   • 件名：メールの件名を入力。件名に、トリガーページのプロパティ、時間または日付、ワークスペース内のユーザーまたはグループ、またはワークスペース内のページへのリンクを含める場合は、件名フィールドで@を選択します。 件名に数式を作成る場合は、件名フィールドで∑を選択します。

   • メッセージ：メールのメッセージを入力します。メッセージにトリガーページのプロパティ、時間または日付、ワークスペース内のユーザーまたはグループ、またはワークスペース内のページへのリンクを含める場合は、メッセージフィールドで@を選択します。メッセージに数式を作成する場合は、メッセージフィールドで∑を選択します。

   • 表示名で送信：受信者がメールを受信すると、この任意の表示名がメールアドレスの横に表示されます。表示名にトリガーページのプロパティ、時間または日付、ワークスペース内のユーザーまたはグループ、またはワークスペース内のページへのリンクを含める場合は、表示名フィールドで@を選択します。表示名に数式を作成する場合は、表示名フィールドで∑を選択します。

     

   • 返信先：メールの返信を、送信に使用したメールアドレス以外のユーザーに送信する場合は、このオプション設定を使用して、ユーザーのプロパティまたはワークスペース内のユーザーに返信できます。

メンションと数式を使用してカスタム変数を定義できます。 この変数は、他のデータベースボタンアクションで使用できます。変数を定義する方法：

1. データベース上部の⚡をクリックし、新規オートメーションまたは既存のオートメーションを選択。

2. 新規アクションまたはアクションを追加を選択 → 変数を定義。

3. 変数1をクリックして、変数に名前を付けるか、数式を編集、または複製。変数を追加の選択も可能。

4. 変数フィールドで@または∑を選択して、変数を定義。

5. これらの変数は、追加のオートメーションアクションで使用できます。

カスタム変数を作成するタイミングと方法の例を見てみましょう。たとえば、親タスクが完了になったときに、すべてのサブタスクが自動的に完了になるオートメーションを設定するとしましょう。

1. データベース上部の⚡をクリックし、新規オートメーションまたは既存のオートメーションを選択。

2. ステータスを完了に設定するトリガーを選択。

3. 新規アクションまたはアクションを追加を選択 → 変数を定義。

4. 変数1 の下のフィールドで∑を選択。

5. 表示されたウィンドウの、左側のプロパティのリストでトリガーページを選択します。

6. 数式のトリガーページ の直後にピリオドを付けて、数式がトリガーページを読めるようにします。これでトリガーページのプロパティが左側のプロパティのリストに表示されます。

7. サブアイテムを選択。数式はTrigger page.Sub-itemとなります。

8. 数式を保存。これで、このカスタム変数は、オートメーションをトリガーするページのサブアイテム、つまり完了とマークされたページとして定義されます。

9. データベースオートメーション設定で アクションを追加を選択します。

10. ページを編集 を選択します。

11. データベースを選択ドロップダウンを開き、 変数1を選択。これは、オートメーションが、変数1に関連付けられたページ、つまり完了とマークされたページに関連付けられたサブアイテムを編集することを意味します。

12. プロパティを編集ドロップダウンを開き、ステータスを選択。

13. 選択ドロップダウンを開き、完了を選択。

14. 保存をクリック。

次回、サブアイテムを含む親アイテムを完了としてマークすると、すべてのサブアイテムのステータスも変更されます。

ボタンアクションにメンションや数式を使用することで、オートメーションをより効果的に機能させることができます。例：

• データベースで作成された新しいページの名前に、日付をメンションすることができます。

• データベースオートメーションを設定して、特定のページをメンションしているユーザーに、通知を送信することもできます。

• チケットが解決されたときに誰かにメッセージを自動的に送信し、そのメッセージでチケット完了までの時間を計算する数式を使用することができます。

データベースオートメーションアクションに、メンションまたは数式を含める方法：

1. データベースの上部にあるスライダーアイコン→ オートメーションを選択します。

2. 新規アクションまたはアクションを追加を選択。必要なアクションを見つけて選択。

3. オートメーションアクションを設定する際に、データベースのトリガーページから日付、人物、ページ、またはプロパティをメンションする場合は、フィールドで@を選択。数式を作成する場合は、フィールドで∑を選択。

4. 完了したら保存 を選択。

オートメーションが正常に機能していることを確認するため、オートメーションが無効となっている場所を探します。

• オートメーションの設定中にエラーが発生した場合：

  • オートメーションを作成または編集している時に、どこでどのようなエラーが発生しているかについて情報が表示されます。

  • 必要な修正を行うまで、オートメーションは保存できません。

• 以前機能していたオートメーションにエラーが発生した場合、オートメーションは一時停止します。

  • オートメーションが更新しているデータベースまたはデータベースプロパティが見つからない場合、GmailやSlackなどのサードパーティの接続が無効になった、もしくは認証が必要になった場合など、特定のケースでエラーが発生した場合は通知されます。

  • 数式が正しく実行されない場合や、Webhook に問題がある場合など、通知されない場合もあります。

• 通知をクリックすると、エラーが発生したオートメーションに直接移動して修正し、再度使用できるようにすることができます。オートメーションを修正した後は、手動でオンにするか、一時停止を解除する必要があります。手順は以下の通りです。

  1. オートメーションが関連付けられているデータベースを開き、 ••• → オートメーションを選択。

  2. 修正したオートメーションにカーソルを当てて •••を選択。

  3. トグルを アクティブに設定。

• オートメーションの実行時に空欄または未定義のフィールドに対して日付計算（dateAddなど）を実行しようとすると、オートメーションが失敗する可能性があります。

  • 解決策として、フィールドが空でないアイテムのみを含むフィルタービューを作成し、そのビューでのみ実行されるようにオートメーションを設定します。

• 関連するエントリを除外するデータベースビューにオートメーションが適用されている場合、オートメーションが失敗することがあります。オートメーションが、処理対象となるすべてのアイテムを含むビューで実行されるようにしてください。

データベースのすべてのオートメーションを確認、管理する方法：

1. データベースの上部にある ⚡ をクリックします。

2. オートメーションにカーソルを当てて•••をクリックします。

3. 編集 、一時停止 、または 削除 を選択します。