データベースを利用した美しいチームWikiでドキュメントファーストの文化を構築する

チームの成功には、明確で正確なドキュメントが不可欠です。信頼できる情報がすぐに利用できれば、チームメンバーは情報を検索するのに時間をかけることなく、仕事に取り掛かることができます。

誰もが必要な情報を必要なときに見つけることができるドキュメンテーションプロセスが必要です。また、ドキュメントを参照するときには、その正確性を確認する必要があります。

しかし、何百ものドキュメントが出回っている場合、すべてを最新かつ信頼できる状態に保つのは難しい場合があります。このプロジェクトスコープには前回クライアントと電話で話し合ったすべての内容が含まれているのか、ブランドガイドラインとオンボーディングプロセスは最新なのか、というようなことを確認するのに無駄な時間がかかってしまいます。

さらには、誰に尋ねるべきかが明確ではないことも珍しくありません。そのため、チームメンバーは間違った人に連絡したり、質問をSlackグループに投げてしまったりすることになります。

このガイドでは、NotionがチームWiki、つまりチームにとっての信頼できる単一の情報源を構築するのに最適な場所である理由を解説します。

Wikiは、会社やチームの情報を整理するための優れた方法です。すべての情報がページや列に整理されていると、操作性が良く、見た目にも美しくなります。
テンプレートギャラリーからプロダクトWikiやエンジニアリングWikiなどのテンプレートを使用すると、Wikiをすばやく作成できます。あるいは、チームスペースにトップレベルページを追加し、関連するサブページをその中にネストして、チームWikiをゼロから作成することも可能です。

チームWikiには、標準的な運用手順（オンボーディングやプロジェクト計画など）、ガイドや研修資料、福利厚生や休暇ポリシーに関する重要な情報、ブランドガイドラインなどが含まれており、閲覧者が自力で必要な情報を探し出すことができます。

Wikiをレベルアップさせるには、ページの右上にあるオプション … ドロップダウンをクリックし、Wikiに変換 を選択します。

こうすることで、美しいWikiページのレイアウトを維持したまま、ページの分類・整理、プロパティの追加、ドキュメントの有効期限の設定、ビューやレイアウトの作成など、さまざまな手法でより良くWikiを管理できるようになります。

Wikiには、オーナー（ユーザープロパティ）、最終編集日、タグ（マルチセレクト）、Wiki特有の有効期限プロパティの4つのデフォルトプロパティがあります。作成日やステータスなど、チームに役立つ追加のプロパティは何でも追加できます。

有効期限プロパティを使用すると、Wiki内のドキュメントに有効期限をつけることができます。有効期限に設定した日付になると、ドキュメントを確認する時期が来たことを示す通知が届きます。その後、必要な変更や更新を行い、ドキュメントの有効期限を更新できます。または、ドキュメントの有効期限を無期限に設定して、期限切れにならないようにすることもできます。これは、必要に応じて後からいつでも調整できます。

チームメンバーがドキュメントを閲覧する際、有効期限プロパティが入力されていると、そのドキュメントの信頼度が高まります。有効期限の設定は、その個別のWikiページのオーナーのみが実施できます。チームメンバーは、有効期限確認済みのスタンプを見ることでコンテンツがチェックされていることがわかりるため、都度誰かに確認する必要がなくなります。

有効期限プロパティは自動的にWikiに追加されます。チームメンバーは、次にドキュメントを確認する日付を選択するか、「無期限」を選択します。

有効期限プロパティが役立つケースをいくつか紹介します。

• ドキュメントが完全で最新であることを示す： 有効期限のプロパティが入力されていれば、別途通知があるまで、閲覧しているドキュメントの内容は確認済みの正確なもので、完全であることを信頼できます。

• Wikiのコンテンツにレビューや更新が必要なタイミングで通知を受け取る： 多くの場合、ドキュメントを見た誰かに質問されるまで、ドキュメントが古くなっていることには気付きません。有効期限のプロパティは情報の状態を常に把握するのに役立ち、更新の時期が来たときにリマインドを送信することができます。

• チームの目標を定期的に確認・更新する： Wikiに四半期ごとの目標のページを作成し、そのページの有効期限を現在の四半期の終わりに設定することができます。ドキュメントをレビューするときが来たら、進捗状況を分析し、次の四半期の新しい目標を設定します。

• 頻繁に変更されないドキュメントを作成する： 会社のバリューやミッションステートメントなどのドキュメントは、長期間変わらない可能性があります。これらの有効期限を「無期限」としてマークして、変更の通知を受け取らないようにすることができます。このステータスは必要に応じていつでも変更できます。

Wikiのコンテンツをレビューするときに、特定の情報のサブセット（たとえば、オンボーディングに関連するすべての情報や研修資料）を参照したい場合があります。

Wikiは特定のプロパティに基づいて情報をフィルタリングしたり、独自の方法で情報を並べ替えたり、異なるレイアウトを使用して複数のビューを作成したりすることが可能です。

Wikiのコンテンツをフィルタリング、並べ替え、整理する方法をいくつか紹介します。

• 有効期限が近づいている確認済みドキュメントをレビューする： 有効期限でWikiを並べ替えて、期限の近いドキュメントを確認することができます。

• シンプルなリストビューで未確認のドキュメントをチェックする： 有効期限プロパティの日付に基づき、期日が過ぎているか空白のままになっているドキュメントのみに絞り込んだビューを作成します。その後、これらのドキュメントをチェックし、必要な情報を入力・更新しましょう。

• 特定のトピックに関連するページを更新する： たとえば、会社がブランドガイドラインの変更を発表したばかりの場合、ブランディングに関連するものとしてタグ付けされたすべてのものについてWikiをフィルタリングすることができます。このようにして、あるトピックに関するすべてのドキュメントを確認して必要な変更を加えます。

• 最も古いWikiコンテンツに更新が必要かどうかを確認する — データベースを作成日や最終更新日で昇順に並べ替え、古いドキュメントや頻繁に編集されないドキュメントを調べて、更新が必要なものがないかを確認できます。

Wiki機能の使用方法は多数ありますが、基本的にはサブページを含む任意のページをデータベースに変換して、それらのページにプロパティを追加して使います。

チームWikiだけでなく、次のような使い方もできます。

• 会社全体のWikiを作成する： 組織のWikiには、福利厚生や休暇ポリシー、組織図、会社の目標などに関する情報を含めることができます。

• 顧客向けヘルプセンターWikiを構築する： 顧客が自力でガイドやチュートリアル、料金ページ、よくある質問などを見つけることができる、一般向けヘルプセンターを作成できます。これにより、サポートチームの作業負担を軽減し、ユーザーが製品やサービスからより多くを得られるようにすることができます。ページのWeb公開の詳細については、

  こちらをご覧ください。

• エンジニアリング部門の手順をWikiにまとめる： エンジニアリングチームのWikiには、障害の切り分けプロセスや設計システムなどのエンジニアリング固有のプロセスドキュメントを格納します。有効期限プロパティがあることで、チームがこれらのプロセスドキュメントを最新の状態に保つため、よりプロアクティブな行動をとることができるようになります。

• クライアントポータルをWikiに変換する： クライアントにNotionのポータルへのアクセス権を付与するなら、そのページをWikiに変換することで、簡単にさまざまな情報のフィルタリングや並べ替えができるようになります。