チームスペースやグループへの適切なアクセスレベルの設定

自分チームや全社員がいちいちリクエストを出さなくても、業務に必要な情報にアクセスできるようにする簡単な方法があったらいいと思いませんか？

たとえば、エンジニアは機能仕様の編集が必要になる場合がありますが、マーケティングチームはこのページは閲覧やコメントのみで済みます。ほかにも、たとえば福利厚生の情報などは、編集権限はほんの少人数にしか必要ありませんが、他のすべてのメンバーに公開する必要があります。

時にはひとつのページを個人と共有したほうがいい場合もありますが、ドキュメントやデータベースへのアクセス権限を一人ひとりがリクエストすると、収拾がつかない状態になってしまいます。会社における役職やチーム、職位などで分けたユーザーグループに対し、アクセス権を簡単にプロビジョニングする方法が必要です。

Notionではチームスペースとグループが連携しているため、それが可能です。情報をチームスペースに保存・整理し、チームスペースのアクセス許可を使用してコンテンツを共有、グループを使用してアクセスレベルを階層化します。

このガイドでは、チームスペースとグループを使用して、全員が必要な情報にアクセスできるようにする方法について説明します。同時に、機密性の高い重要情報が、誤って変更、削除、または共有されるリスクを防ぎます。

カスタムグループを作成すると、一度に多くの人に対してコンテンツをすばやく共有できます。また、グループはチームスペースにも追加することができます。

グループを活用すると、ページ権限やチームスペースメンバーの管理を効率的に実施できます。エンジニアリングというグループを既に設定している場合は、エンジニアリングのチームスペースを作成した場合に、すべてのエンジニアリングチームメンバーを1人ずつ追加する必要はなく、ワンクリックでエンジニアリンググループ全体を追加できます。

新しいエンジニアがチームに加わった場合は、エンジニアリンググループに追加するだけで自動的に他のメンバーと同じチームスペースの一員になります。

また、会社でSCIMを使用している場合、SCIMでNotionでメンバーを追加したり、グループやチームスペースへのアクセスをプロビジョニングしたりすることもできます。

グループを管理するには、サイドバーの「設定」に移動し、「グループ」タブをクリックします。

例えばこんなことができます。

• 既存のグループを確認する：すべてのグループ、グループが属するチームスペースと、メンバー数を表示します。

• グループからユーザーを追加または削除する：グループ名の左側にあるドロップダウンをクリックし、グループのすべてのメンバーを表示します。グループからユーザーを「削除」(Remove)したり、「＋メンバーを追加する」(＋Add members)をクリックして新しいユーザーを追加したりできます。

• グループから新しいチームスペースを作成する： グループ名の横にあるオプションメニュー「...」で「グループからチームスペースを作成」(Create teamspace from group)を選択し、既存のグループをもとにチームスペースを作成します。グループの名前、アイコン、説明を編集すると、グループのメンバー全員が自動的にそのチームスペースのメンバーになります。後からユーザーやグループを追加することもできます。

Notionワークスペースがオフィスビルだとすれば、チームスペースは各部門が入っている各フロアやエリアに例えられます。エンジニアリング、営業、マーケティング、財務などのチームスペースや、部門横断的なプロジェクト、実際のオフィスの場所、共同で仕事をすることが多い人が集まったグループなどでチームスペースを作成できます。

チームスペースのオーナーは、チームスペースのメンバーと非メンバーが、どのようにチームスペース内の情報を閲覧できるかを設定します。

チームスペースへのアクセスをカスタマイズするには、チームスペース名の横にあるオプションメニュー（…）をクリックし、「チームスペース設定」を選択します。

チームスペースのオーナーは、コンテンツを表示、編集、および共有できるユーザーを決定できます。ワークスペースメンバーがチームスペースに参加する方法はオープン、クローズド、プライベートの中から選択でき、さらにアクセス許可レベルで、チームスペースメンバーがどのようにコンテンツを利用できるかを決定します。

• チームスペースをオープン、クローズ、プライベートのいずれかに選択： オープンチームスペースの場合、誰でもコンテンツを表示したり、自由に参加したりできます。クローズドチームスペースには招待されない限り参加できず、参加メンバー全員にチームスペースが表示されます。プライベートチームスペースは、メンバーのみに表示されます。

• チームスペースオーナー、メンバー、その他の全員のアクセスレベルをカスタマイズ： オープンチームスペースでは、チームスペースのメンバーではないユーザに付与するアクセスレベル（編集権限、コメント権限、読み取り権限）を選択できます。クローズドチームスペースではメンバーのアクセスレベルが変更できるほか、メンバー以外のユーザーのアクセスを制限するオプションもあります。

• チームスペースへのメンバー招待やサイドバーの編集ができるユーザーを決定： サイドバーの編集を全員に許可することも、チームスペースオーナーのみが編集できるようにすることもできます。クローズドとプライベートのチームスペースでは、チームスペースに誰かを招待できる権限を、メンバー全員またはオーナーのみのいずれかから選択できます。

• 個々のユーザーまたはグループをチームスペースに追加： 名前を入力して「＋追加」をクリックします。個人のほか、グループ全体を追加することもできます。

• グループのカスタム権限を設定（Enterpriseプランのみ）： チームスペースメンバーの一部に追加のアクセス権を付与できます。チームスペースにグループを追加し、グループ名の横にあるドロップダウンに移動し、「アクセス許可設定」を選択します。チームスペースのデフォルトより高いアクセス権限のみ設定が可能で、デフォルトより低いアクセス権を与えることはできません。したがって、チームスペースのデフォルトが「編集権限」の場合、特定のグループに割り当てることができるのは「フルアクセス権限」となります。

• メンバーステータスの編集： ユーザー名またはグループ名の横にあるドロップダウンを開いて、メンバーとオーナーのロールの切り替えや、チームスペースからの完全な削除を行います。

• Webでのページ共有オプションをユーザーに開放するかを選択： Webで公開するすべてのページをまとめた1つのチームスペースを作成すると、会社のワークスペースで外部公開を許可するエリアをそこだけに限定することができます。

• 機密性の高いチームスペースからゲストを削除： 機密性が高く外部と共有できない情報もあります。財務分析や人事評価などの重要なチームスペースには、ゲストの追加を禁止することができます。

• 特定のページのエクスポートを禁止： マークダウン、CSV、またはPDFファイルとしてのページのエクスポートを無効にし、機密情報がワークスペース外部にコピーされないようにすることができます。

チームスペースのセキュリティ設定を構成して、従業員が必要なコンテンツにアクセスできない事態を招くことなく、意図したとおりに情報が制限されるようにすることができます。

チームスペース全体の設定を調整するほか、個々のページレベルでも権限を変更できます。デフォルトでは、チームスペース内のページは、チームスペース全体と同じ権限設定が適用されます。ただし、ページごとに権限をカスタマイズできるため、ページを表示、変更、コメントを残したり、他のユーザーとページを共有したりできるユーザーを決定できます。

誰にどんなアクセス権が与えられているかを確認するには、ページの右上隅にある「共有」メニューを開きます。アクセス権を持ったグループとユーザーのリストが、アクセスレベルとともに表示されます。

アクセス権は5つのレベルに分かれています。

• フルアクセス権限： ページを編集し、他のユーザーと共有できます。

• 編集権限： ページは編集できますが、共有はできません。

• コメント権限： ページを編集することはできませんが、ページを表示したりコメントを残したりすることはできます。

• 読み取り権限： ページを表示できますが、コメントを残したり、共有したり、編集したりすることはできません。

• アクセス不可： ページは非表示になり、検索結果にも表示されません。

データベースページの場合のみ、もう一つ コンテンツ編集権限 というオプションがあります。プロパティの値の入力や、データベース内のページの編集はできますが、データベースの構造やビュー、フィルター、並べ替え、またはプロパティを変更することはできません。

チームスペースのページをチームスペースメンバー以外の人に共有すると、その人のサイドバーのシェアセクションにページが表示されます。これはプライベートページを共有した場合と同様です。

アクセス権レベルとチームスペースの組み合わせにより、各ユーザーは常に最適なアクセス権を持つことが可能になります。たとえば「マーケティングチーム」と「マネージャー」の2つのチームスペースに属している場合、「マーケティングチーム」では読み取り権限、「マネージャー」ではコメント権限を持つ、といった具合です。

もうひとつ例をあげると、社内の全員を含むデフォルトチームスペースが必ずひとつあります。この「一般」(General)チームスペースでは、既定のアクセス許可を読み取り専用に設定できます。その状態で、グループを使用して例えば人事部などの一部のユーザーに対して、福利厚生情報などの特定のページのフルアクセス権限を割り当てることも可能です。