ConfluenceからNotionに移行し、Wikiをコネクテッドワークスペースに変えましょう

既存のチームのWikiでは、情報にアクセスしにくいかもしれません。新しいWikiコンテンツを作成するのも面倒です。ドキュメントがただ放置されていたり、情報が日々の業務でチームメンバーに使われているかどうかもわからない、ということがあるでしょう。

これまで集めてきたすべての情報を使って、従業員が必要な情報をすばやく検索できる、正確な情報を集めたライブラリを構築できたらいいと思いませんか？Notionでは、ナレッジベースを拡大し、ドキュメントと日常業務との間に強力なつながりを築くことができます。ツール間を移動することなく、情報の整理、プロジェクトやタスクの管理、備忘録作成など、すべての作業を一か所で行えます。

ConfluenceのWikiの移行は大変な作業のように思えるかもしれませんが、インポート機能を使えば数ステップで完了します。このガイドでは、静的ドキュメントを、チームの足並みを揃えて生産性を高める情報が保管された、コネクテッドワークスペースに変える方法をご紹介します。

チームのWikiには、会社のミッションステートメントや目標、標準的な運用手順、オンボーディングのドキュメント、トレーニング資料などが保管されています。

しかし、Wikiはただ情報を参照するだけの場所である必要はありません。Notionには、ドキュメントと日常業務を結びつける柔軟性があるため、チームは常に作業に必要な背景情報を確認できます。

NotionのWikiでは、次のことができます：

• ページ作成や情報編集が簡単に行える — 技術系以外のチームは、Confluenceでページを作成する作業に圧倒されるかもしれません。またそれは時間のかかる作業です。Notionのインターフェイスはとても使いやすいため、誰でも簡単にWikiに貢献できます。

• すべての作業をシームレスにつなぐことができる — Notionは、他のツールにリンクするのではなく、ドキュメントと作業の両方を同じ場所に保管します。つまり、Wikiドキュメントはプロジェクトの仕様のすぐ横に保管され、製品ロードマップからわずかワンクリックでアクセスできます。

• ワークフローをカスタマイズできる — どのように働くかは、使用するソフトウェアではなく、チームが決めるべきです。Notionは、特定のプロジェクト固有のKanbanボードや、繰り返すプロジェクトに使用されるカスタマイズ可能なテンプレートなど、特定のチームに特化したワークフローも含め、あらゆるプロセスに対応できます。

Wikiは、情報の保管場所および日常業務を遂行する場所として機能すると、従業員が必要とするあらゆる情報が保管される唯一のハブと化します。より多くの情報が揃い、他のメンバーとのつながりも増えると、誰もがよりスピーディに仕事をこなせます。

ConfluenceのWikiをNotionに移行するには、APIインポーターを使用するか、Zipファイルをインポートします。

次の場合は、APIインポーターを使用します：

• Confluenceのスペース全体をNotionにインポートする場合

• ユーザーかコメント、またはその両方を移行する場合

• Confluenceのスペースが15GB未満の場合

次のような場合は、ファイルインポーターを使用します：

• Confluenceのスペース内の特定のページのみをインポートする場合

• ユーザーかコメント、またはその両方を移行する必要がない場合

• インポートしたいページが5GB未満の場合

次に、この両方の方法について説明します。

Confluenceのスペース全体をNotionに移行するときは、APIインポーターが最適です。コメントはすべて保存され、Confluenceユーザーは、メールアドレスまたはユーザー名によって既存のNotionユーザーにマッピングされます。Notionにユーザーが存在しない場合、ユーザーがサインアップするまでプレースホルダーが作成されます。

インポーターを使ってConfluenceのスペースをインポートする場合：

1. Notionサイドバーの左下にあるインポートボタンをクリックし、Confluenceを選択します。

2. APIでインポートオプションを選択します。

3. Confluenceのインスタンスタイプ（クラウドかサーバー）を選択します。インスタンスタイプは、Confluenceのヘルプメニューで確認できます。

4. 認証プロセスを完了します（これはインスタンスの種類によって異なります）。

5. 次に、Confluenceメニューをクリックし、

   インポートするConfluenceスペースを選択して、インポートを開始します。

次に表示される画面で、インポートの進捗状況を確認できます。これは、スペースのサイズによっては時間がかかる場合があります。インポートが完了すると、通知メールが届きます。

特定のページのみを転送したいが、ユーザー名とコメントをマッピングする必要がない場合は、Zipファイルを使用してインポートすることをお勧めします。

ステップ1：ConfluenceのWikiをエクスポートする

1. Confluenceスペースのサイドバーにあるスペース設定を開きます。

2. スペースの管理で、カードビュー内のスペースをエクスポートをクリックします。

3. フォーマットのオプションからHTMLを選択し、次へ>>をクリックします。

4. それにより、HTMLエクスポートオプションが表示され、カスタムエクスポートをクリックします。

5. Confluenceからエクスポートし、Notionにインポートするページを選択して、エクスポートをクリックします。ページ総数と容量が大きい添付ファイルがあるとエクスポートサイズが大きくなり、手順が煩雑になるためご注意ください。

6. エクスポートの処理が終わるまで待ちます。時間がかかる場合がありますので、リラックスしてお待ちください。

7. エクスポートが完了したら、ここにダウンロードをクリックして、エクスポートファイルをお使いの端末に保存してください。選択したページのHTML版が含まれたZipファイルが作成されます。

8. このようなオプションが表示されていない場合は、ワークスペースの管理者にエクスポートする権限をリクエストしてください。

9. Confluenceページは必ずHTMLとしてエクスポートしてください。

ステップ2：ConfluenceのページをNotionにインポートする

1. サイドバーの左下にあるインポートボタンをクリックします。

2. ボタンメニューからConfluenceをクリックし、ファイルでインポートを選択します。

3. エクスポートしたConfluenceのページを含むZipファイルを見つけ、アップロードするページとして選択します。ファイルの解凍は不要です。アーカイブ全体をアップロードしてください。

4. アップロードが完了するまで数分かかります。アップロードが完了するまでブラウザのウィンドウを閉じないでください。

5. アップロードが完了すると、インポートの進行状況が画面に表示されます。このステップは、エクスポートされたZipファイルのサイズによっては数時間かかる場合があります。画面に「ページをインポートしています...」のメッセージが表示されたら、ブラウザウィンドウを閉じても問題ありません。インポートが完了したら、通知メールを送付します。

Notionでは、ドキュメントやデータベースを作成し、外部ツールからコンテンツを取り込むことができるため、会社のすべての情報を一か所にまとめることができます。

以下に、NotionでWikiをカスタマイズする方法をいくつかご紹介します。

• 知識をWikiに変換する — ナレッジベースをWikiに変換することで、強力な機能を追加します。Wikiでは、プロパティを使ったページのタグ付け、ドキュメントの検証、データベースの様々なレイアウトでコンテンツの表示などができます。オプションメニューの...を開き、Wikiに変換を選択します。

• ページを検証してコンテンツが最新の状態であることを確認する — ページ検証では、コンテンツを特定の日付まで（または無期限に）検証できます。チームメンバーはWikiページの情報を信頼できるよう、そのすべてが最新かつ正確の状態に保ってください。

• テンプレートを使ってプロジェクトやドキュメントを適切な状態に保つ — Notionでは、チームのワークスペースを無限にカスタマイズできますが、一から始める必要はありません。

  データベーステンプレートを使えば、プロジェクトの開始、ドキュメントの作成、必要に応じたカスタマイズができます。

• トップレベルのページを作成し、その中にサブページを作成する — Wikiのホームページで、すべてのトピックについて対応するページを作成し、その中にサブページを作成します。Wikiに変換を使用すると、Wikiでデータベースの機能が使用できるようになります。つまり、情報検索、ビューの使用、の絞り込みや並べ替えによって、必要な情報をすばやく見つけることができます。

• Wikiをナビゲートしやすいレイアウトで構築する — ページを列にドラッグ＆ドロップしたり、ヘッダーや分割線を作成することにより、すべての情報を読みやすく表示したりできます。絵文字やアイコン、画像、ページカバーを使ってWikiページをセンス良くしましょう。さらにナビゲートしやすいページになります。

• Notion AIがWikiコンテンツの作成をお手伝いスペースキーを押してNotion AIを呼び出します。このAI搭載アシスタントは、あらゆる種類のWikiコンテンツの下書きをすばやく作成したり、自分が書いた文章を編集して改善したりするのに役立ちます。

• コメントやタグを使用してシームレスにコラボレーション上部のコメントセクションまたはページの特定のコンテンツのいずれかで、任意のWikiページにコメントできます。@キーを使ってユーザーにタグを付けると、ユーザーに表示されます。また、ワークスペースページをメンションしてリンクすることもできます。詳細は

  Notionでコラボレーションをご覧ください。

• 全員にWikiコンテンツへの適切なアクセス権を付与共有と権限管理設定を使用して、全員がコンテンツに適切なレベルでアクセスできるようにします。一部のチームメンバーにはフルアクセスを付与できますが、他のチームメンバーは特定のページのみを表示またはコメントできます。

• ワークスペースの他の部分からコンテンツを同期ワークスペースのどこからでもコンテンツをコピーして貼り付け、これを 同期ブロックに変換すると、変更が加えられるたびにすべての場所で更新されます。

• データベースの接続を使用して、プロジェクト、タスク、メモ、ドキュメントを管理プロジェクト、タスク、メモ、ドキュメントのデータベースを作成できます。次に、これらすべてをリレーションプロパティで接続して、作業のすべての間のリンクを構築します。

NotionのConfluence機能のほとんどは、さまざまなブロックタイプで再作成できます。

例：

• ToDoリストに対応事項をリストアップ対応事項にチェックを入れる必要がある場合は、ToDoリストブロックを作成します。

• トグル見出し内のコンテンツの展開と折りたたみConfluenceの展開機能の代わりに、Notionのトグルとトグル見出しを使用できます。

• パネルの代わりにコールアウトを使用 Confluenceには、情報、決定、メモ、成功、エラー、警告など、さまざまな種類のコンテンツのパネルがあります。Notionでは、コールアウトを作成し、好きなようにカスタマイズします。

• テーブルまたはデータベースで情報を整理Confluenceでは、テーブルや画像付きのテーブルを作成できます。Notionでは、シンプルテーブルをページに挿入したり、より高度なデータベースで情報を整理したりできます。

• 箇条書きやチェックリストをシンプルテーブルに追加テーブルの箇条書きやチェックリストの代わりに、絵文字、ハイフン、またはかっこを使用できます。

• 画像をページに埋め込む NotionはまだGliffyと統合されていませんが

  Draw.ioでは、これらのアプリのコンテンツを画像形式で埋め込むことができます。