Notion AIを使って、効果的なより良いメモやドキュメントを作成

Notion AIは、使い慣れたワークスペース内におけるパーソナルアシスタントです。より大きな視野で考え、作業をスピードアップし、創造性を高めるようサポートします。

ドキュメントを読む、コンテンツを書く、メモをとるといった作業を日常的に行っている方は、Notion AIで効率を上げることができます。文章作成を改善し、重要ポイントを抽出するために、さまざまなツールを行き来する必要はありません。また、書式設定や形式的な処理、単純なテキストの生成に時間をとられることもなくなるため、優先度の高いタスクに集中できます。

Notion AIは、ユーザーからの依頼内容とそのページ内のコンテンツに基づいて、応答テキストを生成します。

その時のニーズに応じて、3つの方法のいずれかでNotion AIを呼び出しします。

1. 既存のコンテンツを改善するには、テキストをハイライトして「AIに依頼」を選択します。次に、ドロップダウンからオプションを選択するか、依頼したいことを入力します。

2. ページコンテンツの要約や重要ポイントの抽出には、/AI と入力してAIブロックを作成するか、Notion AIに何かを書くように依頼します。

3. テキストを新しく生成するには、新しいページまたは行で スペース キーを押し、プロンプトを入力します。

この3つのアクションにより、快適に文書を書く・読む・編集することが可能になります。このガイドでは、その実践例をいくつかを見ていきましょう。

AIはプロンプトに基づいて情報を作成するツールと思われがちです。確かにNotion AIもそうですが、Notion AIが真に輝くのは、あなたの考えがほぼまとまったところでフォローに入り、その意味をクリアに表現する力を発揮する時です。

時間のかかる作業の中には、Notion AIなら数秒でこなせるものがあります。対象のテキストをハイライトして AIに依頼 してください。議事録からアクションアイテムを抽出したり、顧客調査メモから重要ポイントを抜き出したり、さらに高品質の翻訳を生成することもできます。

ステークホルダーに向けて（また後々の自分のためにも）会議中にとったメモを要約する。それは時に、長くつまらない作業です。自分は自分が話したことを覚えているし、関係者はあなたが話したことを覚えている。それでもその内容は、誰かが書き留めなければならない。だから誰かがその作業をしてきました。これからはNotion AIが引き受けます。

特別なAIブロック（要約、アクションアイテム、カスタムコンテンツ）は、Notion AIの力、およびAIを使用しているページの内容の両方を使用して、他では生成できない完全なカスタムコンテンツを作成します。さらに、会議の データベーステンプレート にAIブロックを組み込むことも可能です。

AI機能を活かす3つの「高度なブロック」

• /summarizeで要約： エグゼクティブサマリーを数秒で作成できます。Notion AIは、ドキュメントの内容に基づいて全体を短い文章に要約します。

• /action itemsでアクションアイテムを抽出： 長い通話の記録や急いでとったメモをもとに、Notion AIはあなたが約束や予定を忘れないようアシストします。

• /custom AI blockで自在に執筆： Notion AIに、ページに記載されている考えを発展させたり、自分の論点に反論をしたりするよう頼んでみてください。このブロックはページ内の情報に基づいて内容を作成するため、何もないところから始めるよりも有益な結果が導き出されます。

ページ上で難なく思いついたアイディアであっても、プレゼンテーション可能なドキュメントに編集してチームや世界と共有しようとすると、何時間もかかるかもしれません。Notion AIを使うと、まとまりのないメモを洗練されたドキュメントにすばやく変えることができます。ここでは、ワークスペースでそれを試す方法をいくつか紹介します。

• 書きたいことを箇条書きにし、残りの作業はAIに任せる： 職務記述書のスキル要件や業績評価の達成事項など、書きたい内容をリスト化し、AIに「このコンテンツを含む段落を作成する」あるいは「もっとプロフェッショナルなトーンに編集する」よう依頼します。

• 重要ポイントをすばやく特定： AIを使用してドキュメントの一番重要な部分を特定します。時間をかけて読み解かなくとも、すばやくポイントをおさえることができます。AIに「重要なポイントの箇条書きを作成」、あるいは「この情報を表にまとめる」などと依頼してみてください。

• テキストベースの大規模なデータセットを分析： グループ感情を理解するために、調査結果から何百人分もの自由記述部分を整理する必要は、もうありません。Notion AIを使えば、大量のテキストにハイライトを入れ、お好みの長さで箇条書きの要約を要求できます。例えばAIに「このデータから最も一般的なテーマを5つ引き出す」よう頼んだり、特定のリクエストが言及された回数を数えるよう頼むことができます。

長いドキュメントの作成時に、ツール間を行き来したり、レビューが次のフェーズに移るのを待つのはもうやめましょう。Notion AIは、既存のコンテンツを目前のタスクにより適したものにすばやく変換するのに活用できます。手作業で書き直す必要はありません。ドキュメントのトーンを調整したり、スペルや文法を修正したり、同義語を見つけたり、コンテンツを別の言語に翻訳したりする必要がある場合でも、Notion AIが役立ちます。

Notion AIを使用すると、タスク間を簡単に移動して、あらゆる状況に適したアウトプットを生成できます。以下は、AIに頼めることのほんの一部です。

• 文章のトーンを調整する： 同僚に説明したことを経営層に伝える時は、たとえ内容が同じであっても、表現が適切かどうかを見直した方が良いでしょう。既存のドラフトまたは意識の流れの段落を選び、Notion AIに「これをより専門的にする」または「要点を概要としてまとめる」よう頼むことができます。

• コンテンツを他の言語に翻訳する： 国際的なチームやクライアントと仕事をしている人であれば、翻訳には時間がとられることはご存じでしょう。テキストを作成したら別のアプリで翻訳の依頼を送り、数日後に出来上がってきた翻訳済みコンテンツを元の場所に貼り付ける。Notion AIを使えば、そのような遠回りは必要ありません。対象のコンテンツをNotion内で直接、多くの言語間ですばやく正確に翻訳できます。

• 同義語や単語の定義を知る：複雑なドキュメントを読んでいて単語の意味を知りたい時も、文書作成中に自分の考えをうまくとらえるフレーズを探している時も、Notion AIがサポートします。まず自分の考えをページに自由に書き留めたら、テキストを選んでハイライトし、ドロップダウンからオプションを選択するだけです。

空白のページを前に行き詰まっている時は、手始めにNotion AIにアイデア出しを頼んでみてください。初稿の作成を丸ごと依頼してもいいでしょう。プロンプト、もしくは簡単なアイデアを提供すると、AIはあなたの希望する形式でコンテンツ生成をアシストしてくれます。アウトプットが生成されたら、結果に満足するまで何度でもNotion AIに改訂を指示し、最後だけ自分で微調整を行います。

Notion AIを使う理由や使い方にかかわらず、必要なアウトプットを得るベストな方法は、プロンプトをできる限り具体的に記述することです。そのために、私たちはNotion AIに良いプロンプトを書く方法を聞いてみました。（私たちが考えてもこれより大していい回答は書けなかったでしょう。）独自のカスタムプロンプトを作成するときは、ここで紹介する秘訣に沿って書いてみてください。また、望むものができるまで、Notion AIにアウトプットを改善するよう何度でも指示できることをお忘れなく。

• まずは目標を明確にしましょう。AIに何を生成してもらいたいですか？

• プロンプトが具体的で要点が絞られていると、AIが依頼内容を良く理解し、より正確なアウトプットを生成することができます。

• コンテキストをできるだけ多く提供しましょう。背景情報やキーワード、アウトプットに必要とされる長さやトーンなどの要件があれば含めてください。

• シンプルに記述しましょう。過度に複雑な言い回しや専門用語は避けてください。

では、具体例を見ていきましょう。次のプロンプトを読んで、上記のガイダンスに従ってどのように改善できるかを考えてみます。

• 「インテリアデザインについてのインスタグラムのキャプションを書く」ではなく、次のような具体的なプロンプトにします。
  「現代の照明器具について、インスタグラムのキャプションを書く。親しみやすいトーンで、全体の長さは300文字未満に。3〜5個の関連ハッシュタグを含める。」

• 「ソフトウェアアプリの製品機能をブレインストーミングする」と書くのではなく、チームが達成しようとしている具体的な目標と、ソフトウェアアプリの機能説明を含めます。

Notion AIの価値は語り尽くせませんが、一番の証拠は実際の働きを見てもらうことです。ということで、このガイドをNotion AIに要約してもらいました。いかがでしょう？

この記事では、NotionでAIアシスタントを使用してドキュメントの要約や編集を行う方法を説明しています。アシスタントは、要約の生成、重要ポイントやアクションアイテムの抽出、言語間の翻訳、トーンの変更と書き直し、同義語の提案などを行うことができます。ユーザーはテキストをハイライトして「AIに依頼」を選択するか、「/AI」と入力してAIの提案を取得できます。アシスタントは、ページの内容とカスタムユーザープロンプトを使用してアウトプットを生成します。例として、アシスタントを使って会議を要約する方法、箇条書きリストを段落にまとめる方法、および調査データを分析する方法を紹介しています。