Notion AIを使って、より質が高く効果的なメモやドキュメントを作成する

Notionエージェントは、使い慣れたワークスペース内におけるパーソナルアシスタントです。より大きな視野で考え、作業をスピードアップし、創造性を高められるようサポートします。

ドキュメントを読む、コンテンツを書く、メモをとるといった作業を日常的に行っている方は、Notionエージェントで効率を上げることができます。文章作成を改善し、重要ポイントを抽出するために、さまざまなツールを行き来する必要はありません。また、書式設定や形式的な処理、単純なテキストの生成に時間をとられることもなくなるため、優先度の高いタスクに集中できます。

Notionエージェントは、ページ、ワークスペース、接続済みアプリ、ウェブのコンテキストを使って、作成、編集、要約、回答の検索を手伝ってくれます。

Notionエージェントには、作業内容に応じていくつかの方法でアクセスできます。

1. 質問をしたり、ワークスペース全体でタスクを実行したりするには、サイドバーまたは画面の下隅からNotionエージェントを開きます。現在のページを要約させたり、NotionやSlackまたはGoogle ドライブなどの接続済みツールから情報を検索させたり、複数のステップからなるタスクを最初から最後まで実行させたりできます。

2. 既存のコンテンツを改善するには、テキストを強調表示してAIで編集を選択します。文法の修正、短縮、トーンの変更などのプロンプトを入力し、その結果を承認するか、破棄するか、またはやり直してもらいます。

3. 新しいテキストを下書きまたは生成するには、新しい行でスペースキーを押し、プロンプトを入力します。Notion AIはページ上に直接書き込みます。ページ、ユーザー、日付を@メンションしてコンテキストを伝えることができます。

このガイドでは、これら3つのアクションを使ってドキュメントの作成、読み込み、編集のスキルを改善する実践的な方法をご紹介します。

アイデアを紙に書き出すのは簡単かもしれませんが、それらの考えをチームや世間に披露できるほど洗練されたものにするには、はるかに時間がかかる場合があります。Notionエージェントは、大まかなメモから、構成の整ったドキュメントへの変換を数分で行うお手伝いをします。以下に、活用例をいくつかご紹介します。

• 箇条書きにして、あとはNotionエージェントに任せる：職務記述書、業績評価など、他にもたくさんの用途があります。要件や実績のリストを作成し、エージェントに「この内容をまとめた段落を作成して」または「よりプロフェッショナルに見えるようにして」と依頼します。

• 重要なインサイトをすばやく特定する：Notionエージェントを使ってドキュメント内の最も重要な情報を抽出することで、コンテンツを一目で簡単に把握できます。「重要なポイントのリストを作成して」、「箇条書きで要約して」、「この情報を表にまとめて」などのプロンプトを試してみてください。

• 大量のテキストを分析する：顧客からのフィードバック、アンケートの回答、ミーティングのメモ、サポートチケットなど、Notionエージェントは、すべての回答を読まなくても、パターンをすばやく把握するお手伝いをします。テキストを選択し、エージェントに「最も一般的な5つのテーマを特定して」、「全体的な感情を要約して」、または「特定のリクエストが何回言及されているかを数えて」と依頼してください。

Notionエージェントは、手動で書き直したり、書式を変更したりすることなく、既存のコンテンツを手元のタスクに合わせてすばやく変換できます。トーンの調整、テキストの翻訳、文章の改善など、以下に役立つ方法をいくつかご紹介します。

• 文章のトーンを調整する：同僚に説明したことを経営層に伝える際は、たとえ内容がほぼ同じであっても、表現が適切かどうかを見直した方が良いでしょう。既存の下書きまたは思いつくままに書いた段落を選び、Notionエージェントに「これをよりプロフェッショナルにして」または「要点を概要としてまとめて」と頼むことができます。

• コンテンツを他の言語に翻訳する：国際的なチームやクライアントと仕事をしている人であれば、翻訳に時間がとられることはご存じでしょう。テキストを作成したら別のアプリで翻訳の依頼を送り、数日後に出来上がってきた翻訳済みコンテンツを元の場所に貼り付ける。Notionエージェントを使えば、そのような遠回りは必要ありません。対象のコンテンツをNotion内で直接、多くの言語間ですばやく正確に翻訳できます。

• 同義語や単語の定義を知る：複雑なドキュメントを読んでいて単語の意味を知りたいときも、ドキュメントの作成中に自分の考えをうまくとらえるフレーズを探しているときも、Notion AIがサポートします。まず自分の考えをページに自由に書き留めたら、テキストを選んでハイライトし、ドロップダウンからオプションを選択するだけです。

Notionエージェントの使い方に関わらず、アウトプットの質はプロンプトの質に左右されます。指示が具体的かつ詳細であればあるほど、より有用な回答が得られます。さらに、Notionエージェントに、より良いプロンプトの書き方についてアドバイスを求めたところ、自分たちも考えつかなかったような素晴らしいアドバイスを得られました。

プロンプトを書く際は、次のヒントを参考にしてください。

• 明確な目標から始める：Notionエージェントに、何の作成や達成を手伝ってほしいですか？

• 具体的に説明する：エージェントがより正確な回答を生成できるよう、探しているものを明確に説明してください。

• コンテキストを提供する：関連する背景情報、制約、または対象オーディエンス、トーン、形式、希望する長さなどの要件を含めます。

• シンプルに：過度に複雑な指示ではなく、明確でわかりやすい言葉を使いましょう。

最初のプロンプトは完璧である必要はありません。エージェントとの会話を続け、希望どおりの結果が得られるまで、アウトプットの修正、拡張、または改善を依頼できます。

• 「インテリアデザインに関するInstagramのキャプションを書いて」ではなく、「モダンな照明器具に関するInstagramのキャプションを書いて。親しみやすいトーンで、キャプションは300文字以内に収め、関連するハッシュタグを3～5個含めて」のように依頼します。

• 「ソフトウェアアプリの製品機能をブレインストーミングして」ではなく、チームが達成しようとしている具体的な目標と、そのソフトウェアアプリの機能説明を含めてください。