エンジニアリングチームがすべての取り組みを管理するのに役立つプロジェクト管理システム

便利なプロジェクト管理システムは、すべての情報を網羅しています。つまり、誰が何の責任者なのか、どこに何があるか、といったことを教えてくれます。

特に、組織に直接の影響を与える開発プロジェクトには、このような管理システムが不可欠です。細かく枝分かれした複雑な作業を進めるためには、階層化できるシステムが重要な存在となります。また、チームが大きくなると、エンジニアは自分の作業内容のほかにも、課題やスケジュール、開発工程、そして作業スコープをしっかりと把握しなければなりません。

ここでは、Notionを使い、エンジニアリングに特化したプロジェクト管理やロードマップを管理するシステムを構築する方法を、私たちNotion社内の実例も交えて紹介します。この内容を活用することで、チームの全員が共通認識を持ちながら、プロジェクトを遂行し、プロジェクト全体を管理できるようになるでしょう。

以下のような開発プロジェクトのロードマップを、すぐに作成できるようになります。

開発プロジェクトは社内だけでなく、ユーザーにも影響を与えるため、エンジニアリングチームは非常に重要な仕事を担っています。もし納期が遅れたり、製品にバグが見つかれば、社内外に多大なる影響が発生します。

Notionを使うことで、以下のようにチームのプロジェクト管理やロードマップのシステムの実現が可能です。

• 全プロジェクトの状況を把握： バグやタスク、スプリント、プロジェクトを可視化し、容易に管理・更新できるようになります。

• プロジェクトの情報を一か所に整理： プロジェクトのコードスニペットやメモ、画像、プロトタイプが一か所に保管されているため、チームはプロジェクトのすべての情報に簡単にアクセスできます。

• 重要な情報を様々なビューで表示： 例えば、どのプロジェクトに自分がアサインされているか、今週中に完了しなければならないバグの修正は何なのかを知りたい場合、見たい情報だけをを抽出し、表示できます。

では、Notionを使うことによるメリットとは何でしょうか。

• 作業のスピードと品質を向上し、時間を節約： プロジェクトマネジメントにおいてスピード感を持った対応は重要です。作業スピードや高い品質を保つには、管理作業に時間を費やす時間は少なくする必要があります。

• チームの可能性を広げる： 柔軟なプロセスがあれば、チームは多くのプロジェクトに取り組むことができます。また、ロードマップをカスタマイズできるので、チームのニーズに合わせたワークフローを構築できます。

• チーム単位、会社単位での見える化： ロードマップが共有されていることで、どのエンジニアがどの業務に取り組んでいるかの把握が簡単になります。また会社視点でも、各エンジニアの仕事の取り組み状況を知ることができます。

大規模なプロジェクトを進めるために、全ての関連タスクや資料を管理する、ロードマップやプロジェクト管理システムの構築は必要不可欠です。以下に、エンジニアに特化したプロジェクト管理システムの作り方をまとめました。

Notionでは、テーブル、リスト、ボード、カレンダーなど、さまざまなタイプのデータベースを作成することができます。ここでは、ボードを使ったデータベースの作成方法を解説します。ボードを使うことで、プロジェクトがどの段階にあるかを可視化できます。

• / と入力すると、Notionのページで使えるすべてのメニューが表示されます。これを「スラッシュコマンド」と呼びます。

• /board と入力して ボード：フルページ を選択し、新しいボードだけが入ったページを作成します。

• 最初からいくつかの列が表示されています。チームの業務に合わせて、列をカスタマイズしましょう。まずは、各列のタイトルを変え、右にある ＋グループを追加する をクリックすると、新しい列を作成することもできます。

• 最初から数枚の空白カードがあります。これらのカードに各プロジェクトの情報を記入しましょう。また各カードをクリックすると、そのプロジェクトに紐づいたプロパティが上部に表示されます。

• タスクのステータスに合わせて、カードをドラッグアンドドロップし、移動させましょう。

このボードは、ロードマップとプロジェクト管理システムの両方として機能します。各カードの内部にそのプロジェクトに関連する全情報を記入でき、またボードでそれらの進行状況も把握できます。Notionにすべてを集約すると、複数の管理ツールを行き来する時間を削減でき、仕事に集中することが可能になります。

プロジェクトの整理をする前に、エンジニアチームにとって便利なシステムについて触れたいと思います。

私たちはプロジェクトを、エピック、タスク、スプリント、バグという単位で管理しています。

• ⛰ エピック： 大規模で包括的な構想

• 🔨 タスク： エピックを構成するアクション

• 🏃 スプリント： タスクを完成させるために、決められた期間で行う作業

• 🐞 バグ： 不具合を修正するためタスク

これらは、エンジニアリングチームが取り組んでいるすべてのタスクをつなぐタグになります。たとえば、モバイルの起動時間改善についてのエピックがあるとすると、そのページを開けば、iOSやAndroidでの共有シートの再構築など、エピックに関連付けられているすべてのタスクを確認できます。これにより、特定のプロジェクトに関連するすべての情報が一か所に保持されるため、何も見逃すことはありません。 詳しくは以下で解説します。

まずは、プロジェクト管理とロードマップシステムを構築する際のコツを紹介します。

• ページにプロパティを追加： ボードのページ内には、プロパティが表示されています。これらは、作成日時や担当者、プロジェクト種別など、各ページに割り当てることができる情報です。プロパティをクリックし、 プロパティの種類 を選択すると、使用できるプロパティの種類が表示されます。まずは「エピック」「スプリント」「タスク」「バグ」のタグを作成するために、 セレクト 形式のプロパティを選び、プロパティ名を「タイプ」とします。プロジェクトのエンジニアに紐付けたい時には ユーザー プロパティ、期限を明確にするときには 日付 プロパティを使いましょう。 マルチセレクト プロパティを使用すれば、これらのタスクに関連するスプリントをタグ付けられます。

• ボードビューでプロパティを表示： これにより、すべての情報を一元的に見ることができます。まずはボードの右上にある プロパティ を選択すると、カード内のプロパティがすべて表示され、ここでボードビューでの表示・非表示を自由に切り替えられます。また ⋮⋮ でドラッグアンドドロップすれば、プロパティがカード内に表示される順番を変更することもできます。

• ボードのグループ化基準を変更： ボードの右上にある グループ化 ボタンから、ボードの列をどのプロパティを基準にグループ化するかを設定できます。 セレクト 、 マルチセレクト 、 ユーザー のプロパティのいずれかが使用できます。これによって、どのエンジニアが何に取り組んでいるかを確認したり、各スプリントでタスクを列に分けて表示したりできます。その他にも、優先度でグループ化すれば次に取り組むべきプロジェクトの判断に使うことも可能です。

• ビューを追加： Notion 上では、情報をさまざまな方法で表示できます。例えば、エピックのスケジュールをカレンダーで表示したり、対応中のバグをテーブルでまとめることもできます。ビューを作成するには、テーブルのタイトルの横にある ＋ビューの追加 をクリックし、データベースの種類を選択して 作成 をクリックします。表示された情報は、フィルターや並べ替えでカスタマイズできます。優先度の高いバグのみが表示されるテーブルが欲しい場合、まずテーブルビューを作成し、 フィルター → ＋フィルターを追加 の順にクリックしてバグだけを抽出。そして、 並び替え → ＋並び替えを追加 の順にクリックすると、優先度に沿って並べ替えられます。

Notionでは、プロジェクト全体の表示方法を簡単にカスタマイズすることができます。 特定のプロジェクトの情報でも、大規模案件のカレンダーでも、Notionならどんな粒度の情報も意のままに管理できます。これにより、プロジェクトを詳細にも俯瞰的にも管理できるようになり、すべてを完全に一目で把握することが可能になります。

フィルターを使ったデータベースについては👇こちらの4分間のビデオをご覧ください。

リレーション 形式のプロパティを選択すると、カード上にプロジェクトに関わる全タスクを表示できます。

例えば、プロダクトにインライン絵文字の機能を追加するとしましょう。まずはプロジェクトのエピックを作成。そして、絵文字のオートコンプリートや絵文字のツールヒントなど、完了すべきタスクを作成します。するとインライン絵文字のエピックのカード中にすべての関連タスクが表示されるため、チームは効率的に作業を進めることができます。

ここから具体的な設定方法を説明します。

• エピックを作成： これは「インライン絵文字」のような大きな単位のプロジェクトです。

• エピックへのリレーションプロパティを作成： 作成したカード内で ＋プロパティを追加する をクリックし、 リレーション を選択。プロパティの名前は「エピック」とします。すると、全データベースのリストが表示されるので、今見ているプロジェクト管理のデータベースを検索し、選択。リレーションの種類を2種類から選択するメニューが表示されるので、新しいプロパティを作成 をクリック。こうすると「タスク」と「エピック」が双方向に同期され、どちらでも関連するアイテムを参照できるようになります。

• タスクへのリレーションプロパティを作成： 上記と同じ方法で別のリレーションプロパティを作成し、それを同じデータベースに接続。それを「タスク」と名付けます。

• タスクをエピックに紐づける： タスクを作成する準備が整ったので、上記の例を使用して「絵文字ツールヒント」のカードを作成し、「エピック」のプロパティで「インライン絵文字」エピックを選択します。

• カードを開いて全タスクを確認： 「インライン絵文字」エピックのカードには、割り当てられたすべてのタスクが表示されているはずです。必要なタスクも追加できます。

リレーションプロパティは、すべての作業を自在に結びつけます。そのため、多くのタスクや複数のエンジニアを抱えるプロジェクトの場合でも、情報をすべて一か所に集めて整理することで、効率よく働くことができるのです。

プロジェクト管理とロードマップシステムのフレームワークが完成しました。このボードには、各エピック、タスク、そしてバグのすべての要素が格納できます。

エンジニアはこの仕組みを運用することで、たくさんのソフトウェアを行き来する必要がなくなります。

• 全ページをカスタマイズ： プロジェクトごとに必要なドキュメントは異なり、それぞれが把握しやすいように配置されているのが理想です。Notionが生み出す構造は、タスクに応じて最適な方法で情報を整理できます。まず、ページに /heading と入力して見出しを作ります。そして ⋮⋮ のアイコンをクリックし、見出しを右端までドラッグして列を作ります。 ⋮⋮ アイコンを使ってテキストや画像、動画などをヘッダーの下にドラッグアンドドロップすると、すっきりとしたページができあがります。

• エンジニア向けの埋め込み： Notionなら、エンジニアがよく使用するツールをすべて一か所にまとめることができます。たとえば、新しい機能の検証の際に、チームにコードをレビューしてもらうには、 /code と入力してコードスニペットを作成します。また、GitHubのgistを共有するには /gist と入力します。また、 /image や /video と入力して画像や動画を挿入することで、新しい機能が動作する様子をNotionページ内で見せることもできます。

コードブロックについてのすべてがわかる3分間のビデオはこちら👇

• ページの中にページを作成： プロジェクトに関連するすべてのドキュメントを、プロジェクトの中に収納することができます。その方法とは、サブページとして /page を追加するだけ。ページを無限に階層化することで、必要なすべての情報を取り込むことができます。サイドバーにあるトグルを開くだけで、チームは情報を見つけることができます。

• リアルタイムでフィードバック： @ マークを使ってチームの誰かにプロジェクトのフィードバックを求めることができます。また、他のエンジニアがあなたのコードにメモを追加することも可能です。デザイナーから、あなたが埋め込んだ新しいのFigmaファイルにコメントをもらうこともできます。通常、デザイナーとエンジニアはそれぞれ別のツールを使っているため、同じツールでの共同作業ができません。でもNotionなら、こうして異なる部門のコミュニケーションを繋げることができます。

• 決定までの文脈を記録： ページ内には、プロジェクトの思考プロセスを記録することができます。タスクの優先順位を下げた理由や、モバイル向けのコーディングガイドラインを変更した理由などをメモしておくことができます。また、検証結果をページ内に記載することで、意思決定に至った理由についての背景情報を残すこともできます。Notionは、何が起こったのか、そして次は何をすべきかを明確にしてくれるのです。

プロジェクトの作業と管理が同じ場所で行われていれば、間違いが生まれにくくなります。

コメントやディスカッションについてのすべてがわかる4分間のビデオはこちら👇

プロジェクト管理システムでは、エンジニアが取り組む課題ごとに独自のテンプレートを作成することができます。

テンプレートを使用することで、エンジニアは決まった手順で課題に取り組むことができます。これにより定型的な課題解決の知見が蓄積され、また課題の早期解決にも繋がります。 たとえばバグレポートをテンプレート化するなら、より迅速な解決のために必要な情報を明らかにするため、エンジニアにスクリーンショットを取得してバグを再現するように促す見出しを設けます。

ボードにテンプレートを追加するには、データベースの右側にある青い 新規 ボタンの横にある下向きの矢印をクリックし、 ＋新規テンプレート を選択。白紙のページが表示されるので、以後繰り返し使いたいテンプレートをそこで作成します。

Notionのエンジニアであるサラ・リムは、開発チームのプロジェクト管理とロードマップのシステムについて、こう話します。

「素晴らしいタスク管理システムは、チームのナレッジと過程に合わせて作成できます。リレーションを使うことで、異なるもの同士を関連付けることができます。プロジェクトの議事録や設計書といった各ドキュメントの関連付けをすることで、全ドキュメントがプロジェクトにどう紐づけられているかを把握することができるんです。」

ここでは、開発プロジェクトの管理システムを構築するためのヒントを紹介します。

• サブチーム向けのリンクドデータベースを作成： サブチームがある場合、サブチームのタスクとプロジェクトのみを表示するデータベースを作成するのがおすすめです。エンジニアリングWikiのページ内で各チームに個別のページを割り当て、それらの個別ページの一番上には、そのチームに関連するものだけに絞り込まれたプロジェクト管理とロードマップシステムへのリンクドデータベースを配置します。これにより、エンジニアチーム全体で取り組んでいることの透明性を保ちつつ、各チームが自分たちの仕事に注力することができる環境をつくります。

• プロジェクト管理システムに議事録をリンク： タスクをエピックにリンクしたように、すべての議事録をエピックにリンクすることもできます。別の リレーション プロパティを作成し、それを議事録のデータベースにリンク。そうすれば、プロジェクトに関するすべての議事録を、タスクと一緒にまとめておくことができます。このような非同期的なコミュニケーション方法を活かせば、会議を欠席したメンバーにも簡単に情報連携ができます。

• 各エピックとタスクの担当者を明確化： エピックとタスクにそれぞれ ユーザー プロパティを作成します。1つはプロジェクトの担当者、もう1つはプロジェクトの主管チーム用です。担当者を明確にすることで、質問があったら誰に聞けばいいのかが明確化されます。これにより、明確で合理的な部門間のコミュニケーションができます。