Notionで作るAI活用ナレッジハブ 完全ガイド

必要な情報を見つけるために従業員が苦労することは少なくありません。その結果、従業員の仕事の効率が下がり、ビジネスに多大なコストがかかります。

そこで私たちは、ナレッジの創出と検索をしやすくする方法をお客様とともに考案しました。それがAIナレッジハブです。このハブにより、従業員が業務を行うために必要な情報を検索および把握できるようになります。

新入社員をオンボーディングする場合や、エンジニアリング関連情報のために信頼できる単一の情報源を構築する場合、大規模なカスタマーエクスペリエンスチーム向けの情報整理をしたい場合、あるいは社内からのIT関連の問い合わせを簡単に削減する方法を模索している場合など、AI Q&Aを備えたナレッジハブは多様な場面で役立ちます。

このガイドでは、ナレッジハブを構築、展開、維持するために必要なことを徹底解説します。

ナレッジハブの構築にすぐに着手したいと思うかもしれませんが（私たちもそうでした）、まずは計画を立てることが重要です。AIの実装を成功させるためには、ナレッジハブを使用するのは誰か、そのユーザーが検索するのはどのような情報か、そして、そもそもなぜナレッジハブの構築に投資するのかを特定する明確な戦略的目標が必要です。

Notionでナレッジハブの構築に着手する前に、次の各項目を検討しましょう。

• ハブの利用者の特定： ナレッジハブの主なユーザーを特定します。情報を得るためにハブを利用する従業員、部署、チームなどの単位で考えてみましょう。

• 主要な関係者の特定： ナレッジハブの構築と成功に大きな影響を与える人を特定します。Notionチャンピオンやナレッジマネージャー、IT管理者のほか、組織内で適切と思われるメンバー（事業運営部門や、関連するスタッフのチーフなど）が考えられます。

• 現状評価と利用者の意見の収集： 潜在的なユーザーからのフィードバックを収集して、ナレッジハブに対するニーズと期待値を把握しましょう。対象者が求める情報をどこで見つけているか（または見つけられていないか）を把握し、現状ではそれにどの程度の時間がかかっているかを調査します。情報の検索に費やす時間を減らすことが、この取り組み全体における目標です。

• ドキュメントの特定と、あるべき状態へのコンテンツマップの作成： 次に、ドキュメントを詳しく調べます。現在のドキュメントでどのような質問への回答が得られるか、新しいドキュメントを作成する必要があるか、または古いドキュメントを更新するかといったことをすべて書き留めておき、あとで対応できるようにします。

• 測定可能なROI目標の設定： ここまでで、現在のワークフローの問題点が明確になったのではないでしょうか。問題が明確になったら、これから取り組むプロジェクトの具体的な目標を設定します。Notion AIは、チームが情報を検索するのにかかる時間を大幅に節約し、仕事における全体的な生産性と満足度を向上させるのに役立ちます。Notion AI ROI計算ツールを使って、チームの目標を設定しましょう。

ここからは、現在の状態からNotionの新しいナレッジハブに移行するために必要な手順を詳しく説明します。では、構築を始めましょう！

チームのメンバー全員が、業務を遂行するために必要な情報に必要なときにアクセスできれば、チームは最高の成果を上げることができます。オフィスに出社すると生産的に業務をこなす心の準備ができるのと同様に、ナレッジハブのホームベースにアクセスすれば、ユーザーがNotionで見つけられる情報について（ある程度の）高い期待を持つことができます。

まず、ナレッジハブ専用のチームスペースを設定します。このスペースが、ナレッジハブのすべてのテンプレートとリソースが保存される中心的な場所になります。ハブの構築や更新に貢献したり、ハブを使用したりするすべてのチームメンバーが、簡単にアクセスできるようにしておきましょう。そのためには、ワークスペースメンバーが自動的にアクセス権を持つ「デフォルト」チームスペースに設定するか、アクセス許可を「オープン」に設定して誰でも参加できるようにします。

チームスペースを設定したら、ハブのアーキテクチャの構築を開始します。ここでは、ユーザーがハブの中でどのように移動するかだけに注目します。ナレッジハブテンプレートには、少なくとも次のコンポーネントが含まれます。

• 最上位ページ： ナレッジハブのランディングページとして使用する単一の最上位ページを設けましょう。これは、チームがハブ内の情報を俯瞰的に把握し、その使用方法を理解するための場所です。また、注目してほしいページやフィードバックを依頼するページをメンションするのに最適な場所でもあります（詳しくは後ほど説明します）。

• Wikiデータベース（最上位ページの一部）： 最上位ページを作成したら、そのNotionページの右上にある ... メニューの「Wikiに変換」ボタンを使用して、サブページを整理するための新しいビューを作成できます。Wikiにすると、データベースにページを追加してタグや有効期限などのプロパティを使用できるので、ナレッジハブの整理、拡張に非常に役立ちます。Wikiデータベースについて詳しくはこちら →

• よくある質問（FAQ）： FAQデータベースは、ナレッジハブを構築する上で2つの重要な目的を果たします。1つ目は、長いドキュメントでは埋もれてしまう重要な情報の保管場所となることです。2つ目は、よく聞かれる質問に対する答えをAIが簡単に見つけられるようにすることで、チームが必要な情報をできるだけ早く得られるようになることです。

• AI Q&A： アプリの右下隅にAIアイコンが表示されていることを確認します。（表示されていない場合は、「設定」でAIが有効になっていることを確認してください。）ここが、ユーザーが実際にナレッジハブのコンテンツについて質問する場所です。

• ユースケース固有のトラッカー： プロダクトに関するフィードバックやITリクエストなど、組織内のさまざまなチーム固有の管理目的を満たすように調整します。これらのトラッカーは、ワークフローを把握し、進捗状況を追跡し、全員が必要な情報にアクセスできるようにするのに役立ちます。

近年のワークスペースにおけるナレッジ管理は、Wiki内のドキュメントだけにとどまりません。従業員は、ITヘルプデスクへの問い合わせのステータスや、プロダクトの特定の領域について最近誰かがフィードバックを残したかどうかなど、より動的な質問に対する回答も見つける必要があります。日常業務のトラッカーとしても機能するナレッジベースが、この夢を叶えます。

以下の例を考えてみましょう。これらはいずれも、Notionの柔軟な構造を活用して、利用しやすいで実用的な方法で情報を整理し、チームがより効果的に共同作業できるようにします。

作業を進める前に、ハブに追加する情報を決定し、最初のフレームワークを構築します。上記のテンプレートのいずれかを使用するのもお勧めです。

ナレッジハブに情報の置き場を設定したら、次に実際のコンテンツの追加を開始します。これは手順の中で最も長期間を要するステップになる可能性がありますが、利用者にとって意味のあるハブを展開ためには必要不可欠です。ナレッジハブの価値はそこに含まれているナレッジの質によって決まる、ということを念頭に置いて作業に当たりましょう。

先述のステップで洗い出した、ナレッジハブに追加すべきドキュメントのコンテンツマップが、ここで出番を迎えます。（まだ途中の場合は、完成させてから進めてください。）ハブに追加するすべてのドキュメントとよくある質問（FAQ）について大まかに把握できたら、ここからは手間のかかる作業に取り掛かります。ハブにコンテンツを追加するには、主に3つの方法があります。

• 他のアプリからコンテンツをインポートする： Googleドキュメント、Confluence、Asana、PDFなどのツールから既存のコンテンツを取り込みます。これらのページをWikiに配置して、チームの情報を一元管理し、Notion内で簡単にアクセスできるようにします。

• 別ページへ移動を使ってNotionワークスペースからコンテンツを収集する：別ページへ移動 機能を使用して関連するすべてのNotionページを新しいWikiデータベースに移動することで、これらのページをナレッジハブに集約します。こうすることでワークスペースが常に整理され、必要な情報がすべて一か所にまとまっている状態を保つことができます。

• AIを活用して新しいコンテンツを作成する： AIを使えば、ほんの数秒でゼロから下書きを作成できます。そのため、アップロードしたファイル、動画、スライドなど、チームに必要な特有の情報をさっと追加するだけでコンテンツが完成します。さらに、作成中のドキュメントの続きの編集や、非常に専門的な内容の翻訳などには、Notion AIを使用して考えを広げ、包括的で構造化されたコンテンツに整理するのもおすすめです。

AIコネクターは、セルフサービスのナレッジハブの守備範囲を拡張し、まだハブにない最新情報にも利用者がアクセスできるようにしてくれます。AIコネクターの詳細については、こちらをご覧ください。

ナレッジハブを共有する準備が整ったら、最後の仕上げに、情報が適切に分類、整理されていることを確認し、誤字脱字もチェックしましょう。次のような方法がおすすめです。

• ページアイコンを整理する： 綿密に設計されたナレッジハブを展開する際には、意図的に選択したページアイコンは想像以上に役立ちます。迷った場合は、カラーパレットを選択し、各ページにその色のアイコンを割り当てましょう。

• 利用者向けの冒頭メッセージを追加する： 最上位ページに、ユーザーに表示されている情報とその操作方法、質問がある場合の問い合わせ先を説明する簡単なコールアウトを追加します。これにより、新しいツールを使用する際に伴う精神的な負担を軽減できます。

• Wiki内のページにタグを付ける： 関連するタグを使用してページを分類すると、情報をすばやく検索、フィルタリングするのに役立ちます。

いよいよハブをチームに展開する時が来ました。チームへのナレッジハブの展開は大きな成果ですが、共有して終わりではありません。利用者がナレッジハブからその価値を引き出せるようにするには、使用方法に関する教育に時間を費やし、継続的にその存在を強固なものにする必要があります。

チームに対する教育を始める前に、ナレッジハブを効果的に維持、更新するために、適切な人が適切なアクセス権を持っている状態にします。チームスペース設定メニューのアクセス許可で、次の2つの主要なグループのユーザーの権限を設定しましょう。

• チームスペースオーナーを追加する： チームスペースオーナーには、主要なナレッジ管理者を設定します。ナレッジハブの全体的な情報整理や構造の管理、メンテナンスを担当する役割の人です。チームスペース内のすべてのページを作成、編集、削除できるように、フルアクセス権限を付与しましょう。チームスペースオーナーは、チームスペースの設定調整、メンバーの招待や削除、アクセス許可の管理なども実施できます。

• 次に、チームスペースメンバーを追加する： チームスペースメンバーは、新しい情報の追加、既存コンテンツの更新、AIを活用した機能の積極的な使用でナレッジベースに貢献します。また、ナレッジの主な利用者でもあります。チームスペース内で既存のページを編集したり、新しいページを作成したりできるように、「編集権限」を付与しましょう。

全員がナレッジハブにアクセスできるようになったら、次はハブについて周知し、チームをトレーニングします。周知方法は自社にとって最適なものをお選びください。（以下にいくつかヒントも紹介しています）。対象者に新しいツールの使用方法を教えることはお忘れなく。

まず、利用者がナレッジハブを操作するために必要な情報を提供します。周知の文面では、サイドバーを使用してページを移動する方法や、Q&Aを使用して仕事上のコンテンツに関する情報をより早く取得する方法を利用者が学べるようにすることに重点を置きましょう。

Notion AIの価値をアピールし、新しい改良版のナレッジハブで利用者がどのような質問の回答を得られるかのデモも実施します。

情報源が作成されたのに誰もそのことを知らなければ、それは存在しているとは言えません。社内コミュニケーションは展開戦略の重要な要素であり、数週間（最長で数か月）かけて新しいハブを紹介していくことになります。ここでは、Notionのお客様にとって実際に役に立ったアイデアをいくつか紹介します。

• パイロットグループから開始する： 大規模な展開の場合は、パイロットから開始することを検討しましょう。大規模なローンチの前に、部門の枠を越えた多様なグループに対してパイロットを実施すると、ナレッジハブを検証し、使いやすさやコンテンツ、AIの有効性に関するフィードバックを収集することができます。

• チームや全社の会議でお披露目する： ナレッジハブを紹介し、主要な機能を紹介して、効果的な使用方法のデモを実施する専用セッションを実施しましょう。これにより、利用者全員にこの新しいリソースの存在を認識してもらうことができます。

• 文章での紹介を配信する： ナレッジハブの目的や使用方法の解説、ハブのリンクなどを記載した、メールや社内通達などのコミュニケーションを配信します。こういった情報の発信により、ハブの重要性と有用性をアピールできます。

• 質問に回答するのをやめる： これは、ナレッジハブの展開を成功させるための最も困難で最も重要な要素です。新しい習慣を身につけてもらうためには、同僚が質問してきた際に、新しい改良版のナレッジハブを参照するよう継続的に促していく必要があります。SlackチャンネルやDMで質問する前にNotion AIに質問するよう、優しく促しましょう。

Wikiを庭園と考えてみましょう。庭園を美しく育てるには定期的な手入れが必要であるのと同様に、ナレッジハブにも継続的な更新と手入れが必要です。新しいアイデアを植え付け、古くなった情報を刈り取り、コンテンツを育てて、利用者みんなにとって活気があり有益である状態を維持します。

ナレッジハブの長期的な健全性を損なう最大の要因の1つは、古くなったコンテンツです。そのため、コンテンツを最新の状態に保つための仕組みを構築することが重要です。

まずは次のことから始めてみましょう。

• コンテンツに有効期限を設定する： Wikiの有効期限プロパティで値を設定すれば、ナレッジハブ内の情報が正確で信頼できることの証になります。対象分野の担当者が定期的にコンテンツをレビューして承認するプロセスを構築し、コンテンツの有効期限が来たらその担当者に通知が届くように設定しましょう。

• 「管理者」ビューを作成する： 管理者ビューを使用すると、管理者はコンテンツをより効率的に監視および管理できます。このビューには、古くなった情報や不正確な情報をすばやく識別するためのフィルターや並べ替えなどを設定しておきましょう。

• コンテンツを単一のデータベースに保存する： コンテンツを1つのデータベースに一元化することで、情報の分散を防ぎ、管理が容易になります。この構造により、ナレッジハブが整理された状態を保ち、ユーザーが情報をすばやく見つけられるようにします。Notion AIで情報を見つける方法について詳しくはこちらをご覧ください。

• AI自動入力を活用する： AIは、すべてのWikiエントリーからプロンプトひとつで情報を即座に要約、抽出できます。ページ内のテキストに基づいて回答が生成されるため、各テキストを自力で読んでまとめる必要がなくなり、時間を節約できます。

• 投票ボタンを追加する： コンテンツに「いいね」投票ボタンを設置することで、利用者にコンテンツへの関与を促します。これにより、価値のある情報に優先順位を付けることができます。データベースボタンについて詳しくはこちらをご覧ください。

• フィードバックデータベースを作成する： 継続的な改善のために、利用者からのナレッジハブ自体に関するフィードバックを収集、管理するためのデータベースを作りましょう。

• ページアナリティクスを活用する： どのコンテンツが最も使用されているかを把握し、それに応じて更新の優先順位を決めることができます。

• 定期的なコンテンツの確認を実施する： ナレッジハブ内の情報を確認、更新するための定期的な予定を設定しましょう。これにより、時間が経過してもコンテンツの関連性と正確性を維持できるようになります。

NotionでAIを活用したナレッジハブを構築、維持することは、慎重な計画、整理、継続的な改善を伴う恒常的なプロセスです。このガイドで解説した手順を追うことで、チームが必要な情報にアクセスできる環境を構築するだけでなく、AIの力を活用してドキュメントを最新に保ち、簡単に検索できるようにする貴重な情報源を確立できます。ナレッジハブを成功させる鍵は、利用者の関わりとフィードバックです。利用者とのやり取りを促進し、そのニーズに基づいてコンテンツを継続的に改善するようにしましょう。