AIコネクターを使用してより多くのチームのナレッジにアクセス

チームのナレッジは、一か所に整理して定期的に更新し、複数のチーム間で常に共有するのが理想的です。しかし多くの組織では、この「仕事のための仕事」の優先順位は高くありません。

問い合わせに答えたりミーティングに参加したりと、チームはさまざまな業務に追われているため、1日が終わる頃には疲れ果ててしまい、重要なナレッジは複数のツールに雑然と散らばったままです。一般的なAIチャットボットは、作業のスピードアップを約束するものの、会社の重要な関連情報を利用することはなく、それとは別のデジタル空間に存在しているため、その有用性は限られています。

Notionは、複数のツールに蓄積された会社のナレッジを実際の仕事と結び付けるための初のツールです。

JIRAやSlack、Google ドライブをNotion AIに統合してNotion AIに質問をすると、それらをソースとして、関連性の高い情報を得られます。Notion AIは質問に答え、参照した情報を引用してくれるので、複数のプラットフォームにあるナレッジにシームレスにアクセスできます。

Slackでの最新の会話を追いかけ、Googleスライドのあらゆるプレゼン資料を把握するNotion AIには、Notion内からワンクリックでアクセスできます。また、Notion以外の場所からでも Shift + Cmd + J のショートカットでアクセス可能です。

この機能を日々の業務で活用できる場面としては、次のようなものが挙げられます。

• ミーティングなしでプロジェクトの最新情報を入手： 「Project Albatrossについて最新情報を教えてください。そして、プロジェクトの進捗阻害要因となっているものを特定してください」といったようにNotion AIに依頼してみます。Notion AIはNotion上のプロジェクトトラッカーを確認し、Slackで言及された決定事項と照らし合わせて回答します。また、参照したソースを引用するので、必要であればソースに移動して確認できます。

• より良い「+新規採用のオンボーディング—'+新規採用者は多くの質問を持っています、それは文字通り学ぶことが彼らの仕事です!Notion AIを使用すると、すべてのツールからセルフサービスで回答を得ることができるため、全体像を収集していることを信頼できます。さらにインスピレーションを得るには、Notion の顧客 である dbt Labs が AI を使用してチームワークと効率を向上させた方法をご覧ください。

• どこからでもナレッジにアクセス： 出先で最も避けたいことは、簡単な疑問を解消するために複数のアプリを検索したり、自ら答えを探せそうなときに同僚に面倒をかけたりすることです。どこにいたとしても、よくある問題に直面したときはNotion AIがサポートします。

AIコネクターは権限を尊重しており、Notionワークスペースのユーザーは、接続されたツール内ですでにアクセス許可があるコンテンツのみ参照できます。つまり、AIコネクターはユーザーが閲覧してはいけないことになっているコンテンツは一切表示しません。AIコネクターはセキュリティを考慮して設計されており、各アプリとNotionの両方におけるユーザー権限に従っています。

質問に答えられない場合、Notion AIはその事実を伝え、世界の知識から参考になりそうな情報を提供します。

AIコネクターは、Notionと他の業務アプリケーションとの間のギャップを解消する強力なツールです。Notion AIはこれらのコネクターを介してさまざまなソースにアクセスしてそれらの情報を活用し、より包括的で効率的なワークフローを可能にします。AIコネクターがどのようにしてチームの日常業務を改善するのか、以下で詳しくご説明します。

• 検索に費やす時間を削減：労働者は情報検索に1日平均3時間*を費やしています（*詳しくは Notion AIのROIテンプレートをご覧ください）。このような時間の浪費は、生産性やイノベーションの妨げになります。AIコネクターを使用することで、Notionが情報の一元管理のためのハブとなり、1回の質問あたり最大で10分節約できます。これにより、チームはより多くの情報に基づいた意思決定をより迅速に行うことができるようになります。

• 見落としがちなナレッジももれなく活用： 貴重なアイデアを後で共有しようとしても、Slackの多くのスレッドの中に埋もれてしまい、時間が経つにつれて結局忘れてしまうことがよくあります。Notion AIには、そういった情報を必要なときに再浮上させる能力があるため、チームのイノベーションが持つクリエイティブな力を最大化できます。また、Notion AIはあなたが持っていることさえ知らなかった便利な情報を引用することもできます（たとえば、作成中のレポートと一緒に使用できそうな、会社の全社員ミーティングのプレゼン資料にある最新情報など）。

• 集中力と生産性を維持： アプリの切り替えは仕事の流れを混乱させ、集中を妨げるメッセージや通知が負担になることがあります。Notionにシームレスに統合されたAIを使うと、集中力を途切れさせることなく必要な情報にアクセスできるので、作業中に高い生産性を維持できます。

• ツールスタックを統合： 他の業務ソフトウェアと同様に、大部分のAIツールは一連の基本的なアクションで構成されています（弊社は何年も前からこれを言い続けています）。Notion AIは、これらのビルディングブロックを念頭に置いて設計されています。つまり、Notion AIは他のツールの検索を可能にするだけでなく、チームのチャットボットにもなり、文章作成のパートナーにもなり、他にもたくさんの役割を果たしてくれます。そのため、仕事をするために多数のアプリを行き来する必要はありません。

JIRAは、多くの技術チームが頼りにしているプロジェクト管理ツールです。JIRAとNotionを連携させることで、プロジェクト管理ツールが連携して機能するシームレスなワークスペースを作成できます。これにより、特にJIRAに詳しくないユーザーを含め、全員が状況を明確に把握できるようになります。JIRA用のAIコネクターを使うと、Notion内でJIRAの情報にアクセスできるため、ツールを切り替えることなく必要な情報を見つけることができます。

ここでは、ワークフローにおけるJIRAコネクターの活用方法をいくつかご紹介します。

• プロジェクトレポートとステータス更新の生成：「ウェブサイトの再設計プロジェクトのステータスはどうなっていますか？」と尋ねることで、会議用にプロジェクトの概要を素早くまとめることができます。Notion AIが複数のチケットから締め切り、障害、進捗状況に関する情報を収集し、手作業なしでチームの連携を支援します。

• 誰が何に取り組んでいるかを把握する：Notion AIに、チームメイトがJIRAで取り組んでいる内容を表示するよう依頼します。「アレックスが取り組んでいることを表示してください」や「誰が支払いのバグを修正していますか？」などの質問をすることで、会議のための情報をすぐに収集できます。誰もがワークロードを明確に把握できます。JIRAへのアクセスは必要ありません。

• 技術的な問題のトラブルシューティング：何かがうまくいかない場合は、「チェックアウト機能が動作しないのはなぜですか？」と質問すると、既知のバグや課題に関する詳細を含む関連チケットが表示されます。

Slackは、Notionと切っても切り離せないものだと言われることがあります。通常、長期間必要なドキュメントはすべてNotionに保存し、一時的な会話はすべてSlack内で行います。SlackをNotionに接続することで、これら2つの重要なコミュニケーションチャネル間のギャップが解消されます。また、Notion内から直接、Slackのメッセージをシームレスに検索して参照できるため、重要な情報を見落とさずに済みます。

Slack用コネクターがチームの働き方にもたらすメリットをいくつかご紹介します。

• 定期的な報告書をよりスマートに作成： 依頼すれば特定の期間内に起こった出来事をすべて書き出してくれるというNotion AIの機能は、日次や週次での報告書作成を担当するプロジェクトマネージャーにとって非常に便利です。

• まとまりのないスレッドを要約： Slackのスレッドからインサイトを抽出するのは面倒な作業です。Notion AIとSlackが接続されていれば、指示するだけで、特定のプロジェクトに関連するアイデアをすべて集め、ドキュメントに追加できます。

• 重要な告知事項を把握： 新規ドキュメントを作成する前に、Notion AIを使って情報を集めてみてください。意外なことがわかり、作業を進める前に軌道修正できるかもしれません。

Googleドライブは多くのチームにとって不可欠なハブです。そこには重要なドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションが保存されています。GoogleドライブをNotionに接続することで、この膨大な情報をワークフローに直接組み込めるようになります。

Googleドライブ用のコネクターを使用すると、Notion AIがGoogleドキュメント、Googleスライド、Googleスプレッドシートにある重要なデータをすばやく参照できるようになるので、アプリを切り替える必要がなくなります。また、さまざまなGoogleドキュメントからの情報をNotion上のプロジェクトにまとめることもできます。

Googleドライブ用コネクターがチームの働き方にもたらすメリットをいくつかご紹介します。

• 正式なメッセージをドキュメントに追加： チームがNotion内で作業していたとしても、正式な提案書や全社員ミーティングのプレゼン資料などのスライドは、別の場所に保存されている場合があるかもしれません。プロジェクトに先立って情報を簡潔に把握、共有したい人にとって、GoogleドライブをNotionに接続して情報共有することはとても有益です。

• 過去のナレッジにアクセス： Googleドキュメントをほとんど利用しなくなったものの、すべてをNotionにインポートしているわけではない場合は、AIコネクターがこの2つのツールのギャップを解消します。これにより、必要なときだけ、必要な情報にアクセスできます。

• チーム間の共有の改善： チームによっては、他のツールの利用が必要な場合があります。たとえば、法務部は契約書の草案作成のために主にGoogleドキュメントを使っているかもしれません。Googleドライブ用コネクターを使うと、法務部のワークフローに影響を与えることなく、他のチームがNotionで重要な条項を簡単に参照でき、誰もが確実に最新情報を入手できるようになります。

Microsoft Teams、OneDrive、SharePointは、チームチャットやミーティングからファイルストレージやドキュメント管理まで、チームコラボレーションに欠かせないツールです。これらのツールをNotionに接続することで、Notionワークスペース内で会話やファイルにシームレスにアクセスでき、必要なコンテンツを簡単に見つけて使用できるようになります。

Microsoft Teams、OneDrive、SharePoint用のAIコネクターを使用すると、Notion AIはチームの会話、個人ファイル、共有ドキュメントの重要なデータをすべて1か所ですばやく参照できます。

使い方は、Notion AIチャットの右上にある3点リーダーメニューから、お好みのMicrosoftツールを接続するだけです。

Microsoft用コネクターがチームのワークフローにもたらすメリットをいくつかご紹介します。

• よりスマートなミーティング：Teamsのミーティングを数秒で対応事項に変換します。Microsoft AIコネクターを使用すると、Notionは標準チャンネル、プライベートチャンネル（1:1およびグループチャット）、共有チャンネルの会議の文字起こしから重要な決定事項を見つけることができます。フォローアップタスクの作成も、すべてNotionページで行えます。決定事項を思い出すために録画を探す必要はもうありません。

• 必要な情報をすばやく見つける：OneDriveやSharePointに多数のファイルがある場合、Notionを使えば、すべてのファイルを開かずに傾向をすばやく把握し、重要な情報を抽出できます。たとえば、キャンペーンドキュメント全体で特定のマーケティングメッセージを見つける必要がある場合、Notionはそれらを即座に表示します。

• 全員の認識を合わせる：チームによっては、Teams、OneDrive、SharePointなど、さまざまな場所にファイルを保存することがあります。Notion AIを使用すると、お互いの作業を中断することなく、全員が最新の情報を共有できます。たとえば、営業チームは、Notion内で、エンジニアリングチームのSharePointドキュメントから最新の製品情報をすばやく確認できます。