Notionでオフライン作業を行うために知っておくべきこと

仕事に取り組もうとしたときに、インターネットに接続されていないことに気づいたことはありませんか？飛行機の中や、電波の届かない場所、電波のない場所にいたときかもしれません。突然、すべての重要な情報が手の届かないところにあるように感じられ、進捗が停止します。

Notionのオフラインモードは、ワークフローを中断させず、コンテンツを保護し、どこからでも作業にアクセスできるようにします。電波は必要ありません。

このガイドでは、次の内容について説明します。

• Notionでオフライン作業する準備方法

• オフラインになると便利な場合

• オフライン作業の前、最中、後に行うべきベストプラクティス

世界がオフラインになっても、仕事までオフラインになる必要はありません。

Notionのオフラインモードでは、インターネットに接続していなくても、新しいページを表示、編集、作成できます。使い方は、任意のページを開き、右上にある•••メニューをタップして、オフラインで利用可能をオンにするだけです。

「プロジェクトローンチ計画」などのページでオンフライン作業する場合は、使用するすべてのデバイスでオフラインで利用可能にしてください。たとえば、昼間はノートパソコンで編集し、夜はスマートフォンで確認したい場合は、両方のデバイスでオフラインアクセスを有効にします。

オフラインで行った変更はローカルに保存され、次回デバイスがインターネットに接続されたときに自動的に同期されます。モバイルでは、同期にはWi-Fiが必要です。モバイルデータは機能しません。スマートフォンが再接続されると、すべての編集内容がシームレスに更新されるため、離陸直前でも、必要なときにいつでも最新バージョンを利用できます。

有料プランをご利用の場合、最近のページやお気に入りのページは自動的にオフラインで利用できるようになります。どのプランでも、個別のページをダウンロードしてオフラインでアクセスすることもできます。

Wi-Fiの電波が届かないときもあります。また、インターネットに接続していない方が集中できる場合もあります。Notionのオフライン機能を使用すると、必要なときにいつでもワークスペースをすぐに利用できます。

• 移動中：飛行機、地下鉄、ライドシェア、電波の届かない遠隔地など、移動中や通勤中は電波の届かない場所が多くあります。オフラインアクセスを使用すると、移動中でも旅行計画の確認、クライアントメモの確認、プロジェクト計画の更新を行えます。生産性を維持したり、準備したりするために、接続を待つ必要はありません。

• 接続が遅い場合：インターネットが不安定なカフェ、自宅での停電、またはコワーキングスペースでの混雑など、最も信頼性の高いWi-Fiでも調子の悪い日があるものです。オフラインモードでは、タスクリスト、チームWiki、SOPがすぐに利用できる状態に保たれるため、シームレスに作業を続けることができます。

• 集中力を高め、気が散らないようにする：仕事を進めるために、意図的にオフラインにするのが最善の方法となる場合もあります。通知やメッセージを気にすることなく、第4四半期の戦略文書やクライアントブリーフ、小説の下書きに没頭できます。オフラインモードは、ワークスペースを、静かで集中して仕事ができる専用の環境に変えます。

オフラインになることは、一時停止を意味するものではありません。ちょっとした準備で、Notionはワークフローをスムーズかつストレスフリーに保ちます。電波が届かなくても大丈夫です。

少しの準備で、Wi-Fiがなくても作業を続けることができます。

1. 必須のページを特定する：今後のリリースに向けたプロジェクトダッシュボードや、現場訪問当日のクライアントメモなど、作業に欠かせないページを特定します。

2. オンライン中にそれらを開く：使用するデバイスでそれらのページにアクセスし、最新バージョンが同期されていることを確認します。

   例：週次ミーティングの議題を開いて、チームメイトの更新が反映されていることを確認します。

3. オフラインでアクセスするページをマークする：必須ページでオフラインで利用可能をオンに切り替えます。

   例：フライトの準備をしている場合は、フライトの詳細と経費トラッカーをマークして、すぐに利用できるようにします。

   注意：デスクトップとモバイルは別々に設定する必要があります。

4. すべてを1か所で管理する：設定 → オフラインの順にアクセスすると、データベースやサブページを含むすべてのオフラインページを個別に探すことなく、表示、検索、整理できます。

オフラインセッションは、集中力を高める時間として捉えてください。気が散ることなく、集中して仕事をするのに最適です。オフライン時間を最大限に活用する方法をご紹介します。

• 集中力を高める作業に集中する：インターネットに接続していなくてもシームレスに機能するタスク（ライティング、計画、レビューなど）にオフライン時間を使いましょう。

• 制限を把握する：ほとんどのブロックはオフラインで表示および編集できますが、埋め込み、ボタン、フォーム、その他の高度なブロックなど、ライブ接続に依存するものは完全には機能しません。

• 同期を維持する：複数のデバイスで同じページを編集した場合、Notionは再接続時にテキストベースの変更を自動的に調整し、まれに発生する競合にフラグを立てて確認できるようにします。

• 制限事項を把握する：共有メニューなどの一部の機能は、オフライン中は利用できません。また、検索結果では、オフラインページが最初に表示されます。アクセスできないページはグレー表示されます。

オフラインで使用するために主要なページを保存したら、少しメンテナンスを行うことで、すべてのページにアクセスでき、最新の状態を保ち、ストレージに負担をかけない状態を保つことができます。

1. データベースとサブページをスマートに：すべてのページが自動的にダウンロードされるわけではありません。データベースでは、最初のビューの最初の50エントリのみがオフラインで保存され、親ページにはデフォルトで子ページは含まれません。

   たとえば、「クライアントプロジェクト」データベースをオフラインで利用できるようにするには、「第4四半期ローンチ計画」などの特定のプロジェクト行またはサブページをマークして、それらがない状態にならないようにします。

2. 各デバイスを意図的に設定する：オフライン設定は、ノートパソコン、タブレット、スマートフォン間で引き継がれません。

   たとえば、iPadとスマートフォンの両方で「週次会議メモ」を確認したい場合は、各デバイスで個別にオフラインにする必要があります。不要なスペースを取らないように、本当に必要なページとサブページに焦点を当てましょう。

3. ページを最新の状態に保つ：アプリが開いて接続されているとき、オフラインページはバックグラウンドで自動的に更新されます。モバイルでは、同期はWi-Fi経由でのみ行われます。

   たとえば、フライトに搭乗する前に、チーム Wikiとプロジェクトロードマップを開いて、オフラインでアクセスできるように最新の変更が行われていることを確認します。

   

   オフラインワークフローをレベルアップさせたい場合は、次の戦略をお試しください

   • 現場レポートやミーティングのメモ、出張ログなど、一般的なオフラインタスクにはテンプレートを使用しましょう。

   • 小型デバイスで簡単にナビゲーションできるように、トグルを使用して大きなページを分割します 。

オンラインに戻ったら、同期ステータスインジケーターを確認して、変更が保存されていることを確認します。ほとんどのテキスト編集は自動的にマージされます。

オフラインモードは、接続不良に備えるためのセーフティネットであるだけでなく、生産性を向上させるものでもあります。主要なページを準備し、集中しやすい作業に注力し、オフラインのワークスペースを軽く保つことで、ダウンタイムを集中した仕事時間に変えることができます。

次回Wi-Fiが落ちたとき、または接続解除することを選択したときに、アイデア、計画、進捗状況がいつでも手の届くところにあることがわかります。