데이터베이스 자동화

데이터베이스 자동화는 데이터베이스에서 변경 사항이 발생할 때 순서대로 수행되는 일련의 작업입니다. 자동화는 자동화를 시작하는 조건(이벤트)과 자동화에 따른 결과(작업)로 구성됩니다. 데이터베이스 자동화는 시간을 절약하고 작업을 간소화하는 데 도움이 되며, 필요에 따라 매우 기본적인 수준부터 복잡한 작업까지 가능합니다.

데이터베이스 자동화는 다음과 같은 다양한 용도로 사용할 수 있습니다.

• 작업의 상태가 변경될 때 특정 사용자에게 작업을 배정하기

• 페이지가 데이터베이스에 추가되면 채널에 Slack 알림 전송하기

• 데이터베이스 자동화는 모든 플랫폼의 유료 요금제에서 사용할 수 있습니다.

• 데이터베이스에 대한 전체 허용 권한이 있는 유료 요금제 사용자는 자동화를 만들거나 편집하거나 삭제할 수 있습니다.

• 단, Slack 자동화 자동화를 만든 사람만 편집할 수 있습니다.

• 무료 요금제 사용자는 Slack 알림 자동화를 만들 수 있지만 다른 종류의 자동화는 만들 수 없습니다.

• 무료 요금제 사용자는 템플릿에 이미 구성된 자동화를 사용할 수 있지만 편집할 수는 없습니다.

데이터베이스 자동화를 생성하려면 다음과 같이 진행하세요.

1. 데이터베이스 상단의 ⚡ 아이콘을 클릭한 후 새 자동화를 클릭하세요.

2. 원할 경우 데이터베이스 자동화에 이름을 지정하세요.

3. 새 조건을 선택하여 조건을 만드세요. 조건을 더 만들려면 조건 추가를 선택하세요. 조건의 유형에 대해 아래에서 자세히 알아보세요 →

4. 새 작업을 선택하여 작업을 만드세요. 작업을 더 만들려면 작업 추가를 선택하세요. 작업의 유형에 대해 아래에서 자세히 알아보세요 →

5. 생성을 클릭하세요.

자동화에는 조건이 하나일 수도 있고 여러 개일 수도 있습니다. 자동화를 설정할 때 이러한 조건 중 하나만 실행할 것인지 아니면 모두 실행할 것인지 결정할 수 있습니다.

다음 세 가지 유형의 트리거 중에서 선택할 수 있습니다.

• 페이지 추가란 데이터베이스에 새 페이지가 추가될 때 자동화가 트리거됨을 의미합니다.

• 속성 편집이란 데이터베이스의 특정 속성이 편집될 때 자동화가 트리거됨을 의미합니다. 이름, 사람, 번호, 텍스트, 선택 및 관계형 속성의 경우 해당 속성에서 항목을 편집하면 자동화를 실행할지 선택할 수 있습니다. 예를 들어, Notion 데이터베이스에 연락처 목록이 있을 때, 732번으로 시작하는 전화번호를 조건으로 지정하고 해당 사용자의 주를 뉴저지로 설정하는 작업을 수행하는 자동화를 설정할 수 있습니다.

• {frequency} 빈도란 자동화가 반복됨을 의미합니다. 트리거가 설정한 빈도에 따라 반복적으로 발생합니다. 매일, 매주, 매달 등 자동화 반복 빈도를 설정할 수 있습니다. 자동화가 트리거되는 시간, 자동화 트리거가 시작되고 종료되는 날짜 및 시간대를 설정할 수도 있습니다.

  

  참고:{frequency} 빈도 트리거는 편집 속성을 제외한 모든 자동화 작업에서 작동합니다.

트리거에 두 개 이상의 조건을 설정하여 두 가지 이상의 조건이 모두 True여야 자동화가 실행되도록 할 수도 있습니다. 반복 트리거(매주, 매달 등의 빈도로 반복되도록 설정한 트리거)는 다른 유형의 트리거와 짝지을 수 없습니다.

자동화는 한 가지 작업을 수행하거나 한번에 여러 가지 작업을 수행할 수 있습니다. 아래와 같은 작업이 가능합니다.

• 속성 편집을 사용해서 현재 사용 중인 데이터베이스에 속한 페이지의 속성을 편집할 수 있어요. 다중 선택, 사람, 관계형 속성의 경우 모든 값을 한 번에 추가하거나 제거하는 대신 개별 값을 추가하거나 제거할 수 있습니다. 예를 들어, 작업 데이터베이스에 작업 이름에 '블로그'라는 단어가 포함되어 있으면 해당 작업에 이미 다른 사람이 배정되어 있더라도 내 이름이 사람 속성에 추가되도록 할 수 있습니다.

• 페이지 추가 위치를 사용해서 원하는 데이터베이스에 페이지를 추가하고, 추가한 페이지의 속성을 편집할 수 있어요.

• 페이지 편집 위치를 사용해서 원하는 데이터베이스에 속한 페이지와 속성을 편집할 수 있어요.

• 알림 전송은 Notion 워크스페이스 내 특정인에게 알림을 보냅니다. 워크스페이스 속한 사람 또는 데이터베이스 내의 특정 사람 속성과 연결된 사람에게 최대 20명까지 알림을 보낼 수 있습니다. 알림과 함께 보낼 메시지를 추가하세요.

• 메일 전송으로 Gmail 계정에서 한 명 이상의 수신자에게 이메일을 전송합니다. 자세한 내용은 아래에서 알아보세요.

• 웹훅 보내기는 HTTP POST 요청을 지정된 URL로 전송합니다. 자세한 내용은 이 문서에서 확인하세요 →

• Slack 알림 전송 위치를 사용하면 원하는 Slack 채널로 알림을 보낼 수 있습니다. 이 기능은 플러스, 비즈니스, 엔터프라이즈 요금제에서만 사용할 수 있습니다. 여기에서 자세히 알아보세요 →

• 변수 정의로 멘션과 수식을 사용하여 사용자 지정 변수를 만들 수 있습니다. 이 변수를 다른 데이터베이스 자동화 작업에 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은 아래에서 알아보세요.

데이터베이스 자동화의 메일 전송 동작은 트리거가 발생했을 때 귀하의 Gmail 계정에서 하나 이상의 이메일 주소로 이메일을 전송합니다. 마감일이 지난 작업을 완료하라는 리마인더 이메일을 누군가에게 보내거나 진행 중인 모든 프로젝트의 상태를 팀에 알릴 때 유용합니다.

이메일 전송을 위한 자동화 설정 방법:

1. 데이터베이스 ⚡ 상단의 아이콘을 클릭한 후 새 자동화 또는 기존 자동화를 선택하세요.

2. 새 작업 또는 작업 추가를 선택한 후 메일 전송을 선택하세요.

3. Notion 계정이 이미 Gmail 계정에 연결되어 있는 경우 이메일 발신자 옆에 이메일 주소가 표시됩니다. 해당 자동화 작업에 다른 Gmail 계정을 사용하려면 이메일 주소를 클릭한 후 Gmail 계정 추가를 클릭하세요.

4. 이메일의 다양한 부분을 설정할 수 있습니다.

   • 받는 사람: 사용자 속성(조건을 실행한 모든 사람 또는 페이지 생성자등), 워크스페이스의 사용자 또는 특정 이메일 주소일 수 있습니다. 이러한 이메일 주소는 외부 이메일일 수도 있습니다. 업무 공간이나 조직에 속한 이메일이어야 하는 것은 아닙니다.

     • 원하는 경우 받는 사람 필드 옆에 있는 참조/숨은 참조를 선택하여 다른 사용자를 참조 또는 숨은 참조로 설정합니다.

   • 제목: 이메일 제목을 입력하세요. 제목에 조건 페이지의 속성, 시간 또는 날짜, 워크스페이스의 사람이나 그룹 또는 워크스페이스의 페이지 링크를 포함하려면 제목 필드에서 @을 선택하세요. 제목에 대한 수식을 만들려면 제목 필드에서 ∑를 선택하세요.

   • 메시지: 이메일 메시지를 입력하세요. 메시지에 트리거 페이지 속성, 시간/날짜, 워크스페이스 사람/그룹 또는 워크스페이스 페이지 링크를 포함시키려면 메시지 필드에서 @을 선택하세요. 메시지를 위한 수식을 만들려면 메시지 필드에서 ∑를 선택하세요.

   • 표시 이름으로 전송: 수신자가 이메일을 받을 때 이메일 옆에 이 표시 이름이 나타나게 할 수 있습니다. 표시 이름에 트리거 페이지 속성, 시간/날짜, 워크스페이스 사람/그룹 또는 워크스페이스 페이지 링크를 포함시키려면 표시 이름 필드에서 @을 선택하세요. 표시 이름을 위한 수식을 만들려면 표시 이름 필드에서 ∑를 선택하세요.

     

   • 회신 대상: 해당 이메일에 대한 회신이 이메일을 보낼 때 사용한 이메일 주소가 아닌 다른 사람에게 전송되도록 하려면 이 설정을 통해 회신을 사용자 속성이나 워크스페이스의 사용자에게 보낼 수 있습니다. 이 설정은 선택 사항입니다.

멘션과 수식으로 사용자 지정 변수를 정의할 수 있습니다. 이 변수를 다른 데이터베이스 자동화 작업에 사용할 수 있습니다. 변수를 정의하는 방법:

1. 데이터베이스 ⚡ 상단의 아이콘을 클릭한 후 새 자동화 또는 기존 자동화를 선택하세요.

2. 새 작업 또는 작업 추가를 선택한 후 변수 정의를 선택하세요.

3. 변수 1을 클릭하여 변수에 이름을 지정하거나 수식을 편집하거나 복제합니다. 변수 추가를 선택할 수도 있습니다.

4. 변수 필드에서 @ 또는 ∑ 를 선택하여 변수를 정의합니다.

5. 추가 자동화 작업에서 이 변수를 사용할 수 있습니다.

사용자 지정 변수를 언제 어떻게 만드는지 예시를 살펴보겠습니다. 상위 작업이 완료로 표시되면 모든 하위 작업이 자동으로 완료로 표시되도록 자동화를 설정한다고 가정해 봅시다.

1. 데이터베이스 ⚡ 상단의 아이콘을 클릭한 후 새 자동화 또는 기존 자동화를 선택하세요.

2. 조건을 상태가 완료로 설정됨으로 선택하세요.

3. 새 작업 또는 작업 추가를 선택한 후 변수 정의를 선택하세요.

4. 변수 1 아래의 필드에서 ∑를 선택하세요.

5. 창이 열리면 왼쪽의 속성 목록에서 Trigger page를 선택하세요.

6. 수식에서 페이지 트리거 바로 뒤에 마침표를 입력하여 수식이 페이지 트리거로 표시되게 합니다. 이렇게 하면 왼쪽에 있는 속성 목록에 트리거 페이지의 속성이 표시됩니다.

7. Sub-item을 선택하세요. 이제 수식이 Trigger page.Sub-item으로 표시됩니다.

8. 수식을 저장하세요. 이제 사용자 지정 변수가 자동화를 작동시키는 페이지의 하위 항목, 즉 완료로 표시된 페이지로 정의됩니다.

9. 이제 데이터베이스 자동화 설정에서 작업 추가를 선택하세요.

10. 페이지 편집 위치를 선택하세요.

11. 데이터베이스 선택 드롭다운을 열고 변수 1을 선택하세요. 이는 자동화가 변수 1과 연결된 페이지, 즉 완료로 표시된 페이지와 연결된 하위 항목을 편집한다는 것을 의미합니다.

12. 속성 편집 드롭다운을 열고 상태를 선택하세요.

13. 선택 드롭다운을 열고 완료를 선택하세요.

14. 저장을 선택하세요.

이제 하위 항목이 있는 상위 항목을 완료로 표시하면, 모든 하위 항목의 상태도 완료로 변경됩니다!

데이터베이스 자동화 작업에 멘션과 수식을 사용하여 자동화를 더욱 효과적으로 작동시킬 수 있습니다. 아래 예시를 참고해 보세요.

• 데이터베이스에서 생성된 새 페이지의 이름에 날짜를 멘션할 수 있습니다.

• 데이터베이스 자동화를 설정하여 특정 페이지를 멘션하는 사용자에게 알림을 보낼 수 있습니다.

• 티켓이 해결되면 누군가에게 자동으로 메시지를 보내고, 그 메시지에서 티켓을 완료하는 데 걸린 시간을 계산하는 수식을 사용할 수 있습니다.

데이터베이스 자동화 작업에 멘션 또는 수식을 포함하는 방법:

1. 데이터베이스 상단의 슬라이더 아이콘 → 자동화를 .

2. 새 작업 또는 작업 추가를 선택하세요. 원하는 작업을 찾아 선택하세요.

3. 자동화 작업을 설정할 때 데이터베이스의 조건 페이지에서 날짜, 사람, 페이지 또는 속성을 멘션하려면 필드에서 @을 선택하세요. 수식을 만들려면 필드에서 ∑를 선택하세요.

4. 완료되면 저장을 선택하세요.

자동화 기능이 제대로 작동할 수 있도록, 문제를 일으키는 자동화 부분을 파악하는 작업을 도와드립니다.

• 자동화 기능을 설정하는 도중 오류가 발생하는 경우:

  • 자동화 기능을 구축하거나 편집할 때 이러한 오류의 위치와 내용에 대한 정보를 확인할 수 있습니다.

  • 필요한 사항을 수정할 때까지는 자동화를 저장할 수 없습니다.

• 자동화가 이전에 작동했지만 오류가 발생했다면, 자동화가 일시 중지됩니다.

  • 자동화가 업데이트 중인 데이터베이스 또는 데이터베이스 속성이 누락되었거나 Gmail 또는 Slack과 같은 제3자 연결이 더 이상 유효하지 않거나 인증이 필요한 경우를 포함한 특정 경우에 오류를 알려드립니다.

  • 수식이 제대로 실행되지 않거나 웹훅에 문제가 있는 경우를 포함하여 다른 경우에는 알림을 받지 못할 수 있습니다.

• 알림을 클릭하고 고장난 자동화 기능으로 바로 이동하여 다시 사용할 수 있도록 수정할 수 있습니다. 자동화 기능 문제가 해결되면, 기능을 수동으로 켜거나 일시 중지를 해제해야 합니다. 방법은 다음과 같습니다.

  1. 자동화 기능이 연결된 데이터베이스를 열고 ••• → 자동화를 선택하세요.

  2. 방금 수정한 자동화 기능에 마우스 커서를 가져가서 ••• 아이콘을 클릭하세요.

  3. 활성 토글 버튼을 켜세요.

• 자동화가 실행될 때 비어 있거나 정의되지 않은 필드에서 날짜 계산(예: dateAdd)을 수행하려고 하면 자동화가 실패할 수 있습니다.

  • 이러한 문제를 해결하려면 필드가 비어 있지 않은 항목만 포함하는 필터링된 보기를 만들고 해당 보기에서만 실행되도록 자동화를 구성할 수 있습니다.

• 자동화가 관련 항목을 필터링하는 데이터베이스 보기에 적용되면 자동화 실행에 실패할 수 있습니다. 자동화가 작업에 필요한 모든 항목이 포함된 보기에서 실행되는지 확인하세요.

데이터베이스의 모든 기존 자동화를 보고 관리하는 방법:

1. 데이터베이스 상단의 ⚡ 아이콘을 클릭하세요.

2. 자동화 위로 마우스 커서를 올린 후 • • •를 클릭하세요.

3. 편집, 중단, 삭제 등을 선택하세요.