프로젝트와 문서 연결로 더 많은 일을 더 빠르게

프로젝트 관리와 문서 작업에 다른 도구를 사용하는 경우 생산성이 저하될 수밖에 없습니다. 팀원들이 관련 정보를 검색하기 위해 도구를 전환할 때마다 플로우가 중단되고 효율이 떨어지기 때문입니다.

여러 도구에 각각 비용을 지불하는 대신, 모든 작업을 한 곳으로 통합하는 것은 어떨까요?

Notion에서는 프로젝트 관리와 작업을 지원하는 문서, 메모, 위키, 지식이 연결되어 누가 무엇을 왜 하는지를 지속적으로 확인할 수 있습니다.

다음 가이드에서는 프로젝트와 작업 데이터베이스를 사용해 팀의 워크로드를 관리하고 프로젝트를 진행하는 방법을 알려드릴게요. 자동화와 Notion AI로 반복 작업을 원활하게 처리하는 법을 알아보세요.

Notion에서 프로젝트와 작업 관리를 시작하려면 사이드바의 템플릿 메뉴에서 프로젝트와 작업 템플릿을 워크스페이스에 복제하세요.

템플릿에는 워크스페이스에서 사용할 수 있는 두 개의 데이터베이스가 포함되어 있습니다. 어떤 작업이 가능한지 간략하게 설명해 드릴게요.

• 다양한 프로젝트와 작업 보기 — 각 데이터베이스에는 정보의 하위 집합을 표시하기 위해 필터링/정렬된 다양하고 유용한 보기가 있습니다. 예를 들어, 진행 중인 프로젝트만 보거나 타임라인의 모든 프로젝트를 볼 수 있습니다. 간단한 드래그 & 드롭으로 작업 또는 프로젝트 상태를 업데이트할 수 있는 보드 레이아웃도 제공됩니다.

• 프로젝트의 선행 작업과 후속 작업 식별 — 프로젝트 데이터베이스의 선행/후속 작업 속성을 사용해 다른 프로젝트를 시작하기 전에 완료해야 하는 프로젝트를 표시할 수 있습니다. 워크로드 우선순위 지정에 도움이 되는 기능입니다.

• 대규모 작업을 하위 작업으로 분할 — 작업 데이터베이스에서 하위 작업과 종속 속성을 사용해 작업을 관리 가능한 단계로 나누고 수행해야 할 작업을 세분화합니다.

• 해당 프로젝트에 작업 추가 — 프로젝트와 작업이 관계형 속성으로 연결됩니다. 새 작업을 추가하는 즉시 해당되는 프로젝트에 연결할 수 있습니다.

• 프로젝트 진행률 시각화 — 막대 차트 또는 링으로 프로젝트 진행률을 표시해 작업이 얼마나 남았는지 보여줍니다. 이러한 롤업 속성은 '완료'로 표시된 관련 작업의 수를 계산해 결과를 표시합니다. 관계형과 롤업에 관한 자세한 정보는 여기에서 확인하세요.

• Notion 안에서 팀 스프린트 플래닝 — 템플릿 갤러리에서 프로젝트, 작업, 스프린트를 선택하면, 새로운 데이터베이스에서 스프린트를 계획하고 각 스프린트에 작업을 할당할 수 있습니다. 여기에서 스프린트 플래닝에 대해 자세히 알아보세요.

Notion 데이터베이스는 완전한 유연성을 제공하며, 각 데이터베이스의 속성과 레이아웃을 사용자 지정해 팀의 고유한 워크플로에 맞게 조정할 수 있습니다.

데이터베이스에 새 속성을 추가하려면 … 메뉴로 이동해 속성을 클릭한 다음, + 새 속성을 클릭하세요.

프로젝트와 작업 데이터베이스에 사용할 수 있는 유용한 속성을 몇 가지 설명 드릴게요.

• 프로젝트 또는 작업에 대한 간략한 설명 추가 — '설명' 속성을 사용해 프로젝트 또는 작업에 대한 개요를 제공하면, 모든 팀원이 데이터베이스를 한 번만 봐도 관련된 내용을 이해할 수 있습니다.

• 소유자와 별도로 공동 작업자 태그 — '공동 작업자' 속성을 사용하면, 프로젝트에 관련된 기타 모든 팀원을 태그해 누가 이니셔티브를 주도하고 누가 협업하는지를 명확히 보여줄 수 있습니다.

• '규모' 속성으로 작업과 관련된 업무를 팀 간 균등하게 분배 — 작업 규모에 따라 작업별로 필요한 리소스의 정도가 다르죠. '규모' 속성을 사용하면 작업 규모에 따라 작업의 점수를 매길 수 있습니다. 티셔츠 사이즈(S-XL)나 포인트 방식을 사용해도 좋고, 나만의 규모 표기 방식을 사용할 수도 있습니다.

• 타임라인 보기에서 작업이 어떻게 교차하는지 확인 — '종속성' 속성을 사용하면 선행 작업과 후속 작업을 시각적으로 볼 수 있습니다(타임라인 보기에서만 가능).

새 속성을 추가하는 것뿐 아니라 여러 사용자 지정 데이터베이스 보기를 생성할 수도 있습니다. 예를 들어, 나에게 할당된 모든 작업이나 공동 작업 중인 프로젝트를 표시하도록 필터링된 보기를 생성할 수 있습니다. 마감일, 우선순위, 프로젝트, 생성일을 기준으로 작업 데이터베이스를 정렬할 수도 있습니다.

Notion의 '관계형' 속성을 사용하면 두 개의 데이터베이스를 양방향으로 연결할 수 있습니다. 프로젝트와 작업은 이미 연결되어 있으니 프로젝트에 작업을 할당하고 완료한 작업 수에 따라 프로젝트 완료율을 확인해 보세요.

프로젝트와 작업을 또 다른 데이터베이스에 연결해, 진정한 의미의 커넥티드 워크스페이스를 구축하세요. 이를 통해 관련 정보를 더 쉽게 찾을 수 있고, 작업 관련 맥락도 더 쉽게 파악할 수 있습니다.

새 데이터베이스 관계형을 추가하려면 + 새 속성 메뉴에서 '관계형'을 선택하세요. 연결하려는 데이터베이스를 선택한 다음, 관계형 속성을 다른 데이터베이스에도 표시하려면 표시 옵션을 토글하세요.

예를 들어, 프로젝트 데이터베이스를 회의록과 연결하면 회의록을 검색할 필요 없이 프로젝트 페이지에서 관련 회의록을 빠르게 다시 확인할 수 있습니다.

또는 문서 데이터베이스와 관계형을 생성해 프로젝트 페이지에서 기능 사양, PRD, RFC와 같은 유용한 문서를 볼 수도 있어요.

프로젝트에서 작업하는 모든 팀원이 참조 정보를 빠르게 찾을 수 있고, 본인의 작업이 어떤 맥락에서 필요한지도 알아볼 수 있습니다.

종종 가장 단순한 반복 작업이 팀의 속도를 늦추고 진행을 방해하곤 합니다.

새 작업을 수동으로 추가하고 현황을 업데이트하거나 처음부터 프로젝트 개요를 작성하는 대신, 자동화를 사용하면 작업 속도가 크게 개선됩니다.

Notion의 반복 템플릿과 버튼은 수동 작업을 줄이고 모든 팀원을 위해 복잡한 워크플로를 단순화합니다.

모든 데이터베이스 내에서 템플릿을 생성할 수 있습니다. '새로 만들기' 옆의 드롭다운에서 + 새 템플릿 추가를 선택한 다음, 특정 종류의 문서를 다시 만들 때마다 지정된 정보를 표시하도록 페이지를 커스텀하세요.

특정 템플릿을 정기적으로 다시 만들어야 하는 경우, 템플릿을 반복 템플릿으로 전환할 수 있습니다. 템플릿 옆에 있는 … 메뉴를 클릭한 다음, '반복'을 선택하세요. 그 다음, 새 항목이 데이터베이스에 표시되는 빈도(매일, 매월 등)를 구성할 수 있습니다.

반복 기능은 주간 뉴스레터 작성이나 데일리 SNS포스팅, 관리자 업무와 같은 반복 작업에 유용합니다.

워크스페이스의 원하는 곳에 버튼을 생성해 페이지에 블록을 삽입하고 ,데이터베이스에 항목을 추가하고, 데이터베이스의 페이지를 편집할 수 있습니다. 버튼으로 여러 작업을 한 번에 수행하고 복잡한 프로세스를 클릭 한 번으로 압축하세요.

버튼을 추가하려면 / 메뉴를 열고 버튼을 선택하세요. 그 다음, 버튼을 구성하고 필요한 모든 단계를 추가하세요.

버튼으로 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.

• 한 번의 클릭으로 급한 디자인 요청 제출 — 디자인 팀의 요청 데이터베이스에 항목을 추가하도록 버튼을 구성하고, 새 페이지의 '우선순위' 속성을 '긴급'으로 설정하는 두 번째 단계를 추가하세요.

• 버그 보고 프로세스 간소화 — 엔지니어링 팀의 버그 트래킹 데이터베이스에 누구나 버그를 제출할 수 있는 버튼을 추가하면 팀원들이 더 쉽게 버그를 보고할 수 있습니다. 속성 자동 완성 — 보고된 날짜를 오늘 날짜로 지정하고 보고한 사람 속성에 버튼을 클릭한 사람이 입력되도록 설정하세요.

• 마감일이 지난 작업 분류 — 버튼을 클릭한 팀원에게 마감일이 지난 모든 작업을 할당하는 버튼을 만드세요. 이를 통해 마감일이 지난 작업을 빠르게 처리하고, 해당 작업의 담당자를 모두에게 알릴 수 있습니다.

Notion에는 빌트인된 AI 기능이 있어 필요한 모든 도움을 한 번에 받을 수 있습니다. 다른 탭으로 옮겨가며 흐름이 끊길 일도 없죠.

Notion AI를 사용해 모든 종류의 텍스트를 생성할 수 있고, 데이터베이스 속성을 자동으로 완성해 반복 작업을 줄일 수도 있어요.

Notion AI를 사용하면 텍스트 작성과 편집을 비롯해, 브레인스토밍으로 아이디어를 확장하고 목표 달성을 위한 실행 계획을 만드는 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다.

지루하고 반복적인 작업을 자동화하고 짧은 시간에 문서를 작성하면 팀원들이 더 중요한 작업에 집중할 수 있겠죠.

Notion AI 메뉴를 열려면 새 줄에서 스페이스바를 누르세요. 여기에서 AI로 작성, 페이지 정보로 콘텐츠 생성, 아이디어 브레인스토밍, 문서 개요 작성 등의 옵션을 선택할 수 있고, 사용자가 원하는 프롬프트 입력을 시작할 수도 있습니다.

원활한 프로젝트 관리를 위해 Notion AI를 어떻게 활용하면 좋은지, 몇 가지 예시를 소개해 드릴게요.

• 몇 분 안에 프로젝트 개요 작성 — Notion AI에 몇 가지 팔로업 프롬프트를 입력해 프로젝트 개요를 생성하고 브리프를 완성할 수 있습니다. 평소보다 훨씬 짧은 시간 안에 전체 프로젝트 브리핑의 초안을 받아 보세요.

• AI가 생성한 요약으로 문서 개요 보기 — AI가 생성한 요약을 문서에 추가하면 팀원들이 전체 페이지를 처음부터 끝까지 읽지 않고도 빠르게 작업을 수행할 수 있습니다. 요약 블록을 페이지 상단에 추가하거나 Notion AI가 콘텐츠를 요약하도록 요청해 보세요.

• 모든 페이지에서 액션 아이템 추출 — 프로젝트 킥오프 미팅 후 Notion AI에게 회의록을 검토하고 액션 아이템을 추출해 달라고 요청하세요. 액션이 필요한 항목을 즉시 파악하고 놓치는 것 없이 작업 데이터베이스에 추가할 수 있어요.

• 프로젝트 완료를 위한 로드맵 작성 — 달성 목표가 무엇인지는 알지만 어떻게 달성해야 할지 모르겠다면, Notion AI의 도움을 받아 프로젝트 로드맵을 만드는 것은 어떨까요? 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 필요한 모든 단계를 브레인스토밍하는 데 도움이 될 거예요.

프로젝트와 작업 데이터베이스에 AI 자동 채우기 속성을 추가해 새 데이터베이스 항목의 텍스트 속성이 자동으로 입력되도록 하세요. 반복 작업을 더 효과적으로 줄일 수 있고, 모든 데이터베이스 항목을 손쉽게 완성할 수 있습니다.

데이터베이스 속성 메뉴에서 새 속성으로 이동해 🪄AI로 채우기를 선택하세요.

다음 옵션 중 선택해 어떻게 Notion AI로 속성을 채울지 지정하세요.

• 데이터베이스 항목 자동 요약 — 요약을 선택하면 Notion AI가 자동으로 페이지 콘텐츠의 요약을 생성하고 이를 속성으로 표시합니다. 페이지 콘텐츠가 변경되면 이 요약도 업데이트되어 모든 팀원에게 프로젝트 진행 상황에 대한 실시간 개요를 제공합니다.

• 데이터베이스 보기에서 주요 정보 표시 — '주요 정보 추출' AI 프롬프트로 인사이트를 추출해, 수행할 작업 또는 데이터베이스 페이지의 주요 요점을 강조 표시합니다.

• 속성에 커스텀 프롬프트 지정 — Notion AI에 표시하려는 내용을 정확히 알려주는 사용자 지정 프롬프트도 생성할 수 있습니다. 사용자 스토리를 생성하거나, 작업 진행을 방해하는 잠재적 리스크를 나열하거나, 프로젝트와 관련된 주요 결과, 목표 또는 지표를 요약하도록 AI에게 요청해 보세요.