데이터베이스 기반의 깔끔한 팀 위키로 문서 중심 문화 만들기

명료하고 정확한 문서화는 팀 성공의 열쇠입니다. 신뢰할 수 있는 정보를 쉽게 사용할 수 있으면 팀 멤버는 정보를 검색하 데 시간을 쓰는 대신 업무에 집중할 수 있으니까요.

이를 위해서는 모든 사람이 필요할 때 필요한 정보를 찾을 수 있는 문서화 프로세스가 필요하죠. 그리고 팀원들이 보는 문서가 정확한 정보를 담고 있는지도 중요하고요.

그러나 수백 개의 문서가 돌아다니는 상황에서는 모든 문서를 신뢰 가능한 최신 상태로 유지하기 어려울 수 있습니다. 많은 사람들이 이 프로젝트 문서에 마지막 고객 회의에서 논의된 모든 내용이 포함되어 있는지, 브랜드 지침과 온보딩 프로세스가 최신으로 반영되어 있는지 확인하느라 시간을 낭비합니다.

설상가상으로 누구에게 물어봐야 하는지 명확하지 않을 때도 많죠. 그러다 보니 엉뚱한 사람에게 메시지를 하거나 적절하지 않은 Slack 그룹에 질문을 남기기도 합니다.

이 가이드에서는 어떻게 Notion을 사용해 강력한 팀 위키를 구축하고 신뢰할 수 있는 정보의 허브로 활용할 수 있는지 설명해 드릴게요.

위키는 회사와 팀의 지식을 정리할 수 있는 좋은 방법입니다. 모든 내용이 페이지와 열로 레이아웃 되어 탐색도 간편하고 미관상 보기에도 좋죠.
템플릿 갤러리에서 프로덕트 위키, 엔지니어링 위키 등의 템플릿을 사용하면 빠르게 위키를 만들 수 있습니다. 또는 팀스페이스에 최상위 페이지를 추가한 다음 그 아래에 하위 페이지들을 만들어 팀 위키를 처음부터 새로 만들 수도 있어요.

팀 위키에는 표준 운영 절차(온보딩, 프로젝트 플래닝 등), 가이드와 교육 자료, 회사 복지와 휴가 정책에 대한 주요 정보, 브랜드 지침 등을 포함해 팀원들이 필요할 때마다 찾아보도록 할 수 있습니다.

위키를 레벨업하려면 페이지 오른쪽 상단의 ... 드롭다운을 클릭하고 위키로 전환을 선택하세요.

이렇게 하면 깔끔한 위키 레이아웃을 유지할 수 있을 뿐만 아니라 페이지를 분류, 정리하고, 속성을 추가하고, 문서를 확인하고, 다양한 보기와 레이아웃을 만드는 등의 유용한 기능도 활용할 수 있습니다.

위키에는 소유자(사람 속성), 최종 편집 일시, 태그(다중 선택), 그리고 위키에만 있는 인증 속성의 4가지 기본 속성이 있습니다. 또, 생성 일자와 상태 등 팀에서 유용하게 사용할 수 있는 속성을 추가로 지정할 수도 있습니다.

인증 속성을 사용하면 위키의 문서에 인증 만료일을 표시할 수 있습니다. 인증 만료일이 되면 문서를 검토할 때가 되었다는 알림을 받게 됩니다. 알림 확인 후 문서를 수정 또는 업데이트하고 인증을 갱신할 수 있습니다. 또는 만료일 없이 무기한 인증으로 표시하고 추후 필요한 경우에 조정할 수도 있습니다.

팀원들이 '인증 완료'된 문서를 보면 신뢰할 수 있는 문서라는 걸 알 수 있겠죠. 더 이상 페이지 정보가 최신인지 확인하기 위해 주변에 물어볼 필요가 없어요. 페이지 인증은 위키 페이지 소유자만 할 수 있습니다.

인증 속성은 기본으로 위키에 포함됩니다. 팀 멤버는 인증 만료일을 지정하거나 무기한으로 설정할 수 있습니다.

인증 속성을 유용하게 사용하는 몇 가지 방법을 알려드려요.

• 문서 정보가 정확한 최신 정보임을 표시하기 — 팀원들은 인증된 문서의 정보가 정확하고 완전한 것으로 검토되었다는 것을 알 수 있어요. 인증이 만료되면 검토 알림이 전송됩니다.

• 위키 콘텐츠 업데이트 시기에 알림 받기 — 누군가가 문서를 발견하고 질문하기 전까지는 문서가 오래되었다는 사실을 깨닫지 못하는 경우가 많죠.인증 속성을 사용하면 정보를 최신 상태로 유지하면서 업데이트 시기가 되면 알림을 받을 수 있습니다.

• 주기적으로 팀 목표 트래킹하고 갱신하기 — 위키에 분기별 목표에 대한 페이지를 만들고 현재 분기가 끝날 때까지 해당 페이지를 인증할 수 있습니다. 문서를 검토할 시기가 되면 진행 상황을 분석하고 다음 분기의 새로운 목표를 설정해 보세요.

• 내용 변경 없는 문서 만들기 — 회사 가치나 미션 선언문과 같은 문서는 오랜 기간 동안 동일한 내용으로 유지될 가능성이 높습니다. 이런 문서는 무기한 인증해 변경 알림을 받지 않도록 설정할 수 있습니다. 물론, 이후 기한을 다시 설정할 수도 있고요.

위키 콘텐츠를 볼 때 특정 부분만 확인이 필요할 수 있죠. 온보딩 관련 자료나 트레이닝 자료만 모아 보는 식으로요.

이 경우 원하는 속성을 기준으로 정보를 필터링하고, 원하는 대로 정렬하고, 레이아웃이 다른 여러 보기를 만들 수 있습니다.

위키 콘텐츠를 필터링, 정렬, 정리할 수 있는 몇 가지 방법을 알려드릴게요.

• 곧 만료되는 인증된 문서 검토 — 인증 만료일 순으로 위키를 정렬하여 곧 검토해야 할 문서를 살펴볼 수 있습니다.

• 리스트 보기에서 인증되지 않은 모든 문서 확인 — 필터 기능으로 인증이 만료되었거나 인증 속성이 비어 있는 모든 문서만 모아 보기를 만들 수 있습니다.보기의 각 문서를 확인해 추가 정보가 필요한 부분을 보충하세요.

• 특정 주제와 관련된 모든 항목 업데이트 — 회사에서 브랜드 가이드라인 변경을 발표한 경우, 태그에 '브랜딩'이 있는 항목만 찾도록 필터를 사용할 수 있습니다.그러면 브랜딩 관련 문서의 내용만 업데이트하기 수월하겠죠.

• 업데이트를 위해 가장 오래된 위키 콘텐츠 확인 — 생성 일시(오름차순) 또는 최종 편집 일시(오름차순)별로 데이터베이스를 정렬하면 오래되었거나 자주 편집되지 않는 문서를 살펴보고 새로 고쳐야 하는 항목을 확인할 수 있습니다.

위키 기능을 사용하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 기본적으로 하위 페이지가 있는 페이지는 모두 데이터베이스로 전환해 페이지 속성을 지정할 수 있습니다.

위키 페이지로는 팀 위키 외에도 다음과 같은 일을 할 수 있습니다.

• 회사 위키 구축 만들기 — 전체 회사 레벨의 위키에는 복지 정책, 휴가 정책, 조직도, 회사 목표 등의 내용을 포함할 수 있습니다.

• 고객 지원 센터 위키 만들기 — 고객이 가이드, 튜토리얼, 가격 정보, 자주 묻는 질문(FAQ) 등을 쉽게 찾을 수 있도록 고객 지원 센터 위키를 공개 페이지로 만들 수 있습니다. 잘 만들어진 위키 페이지로 지원팀은 업무 부담을 줄이고 사용자는 제품/서비스에 대한 더 많은 정보를 확인할 수 있겠죠. 웹에 페이지를 게시하는 방법에 대해서는

  여기에서 자세히 알아보세요.

• 엔지니어링 프로세스 위키 만들기 — 엔지니어링 팀의 위키에 이슈 분류 프로세스, 설계 시스템 등과 같은 엔지니어링 관련 프로세스 문서를 만들 수 있습니다. 인증 속성을 사용하면 모든 팀원들이 최신 프로세스 유지에 기여할 수 있을 거예요.

• 클라이언트 포털을 위키로 전환하기 — 클라이언트에 Notion 포털 사용 권한을 부여하면 정보 필터링과 정렬이 더 쉬운 위키로 만들 수 있습니다.