Notion 워크스페이스 전반에서 스킬을 확장하는 방법

여러분과 팀원들이 스킬을 더 많이 만들다 보면 같은 워크플로의 여러 버전이 쌓이기 시작할 수 있습니다. 스킬을 공유하면 모두가 이미 만든 스킬을 재사용하고 반복 작업을 더 일관되게 처리할 수 있습니다.

스킬은 Notion 페이지이므로, 팀이 함께 협업하고 누구에게 읽기 또는 편집 허용 권한을 줄지 제어할 수 있습니다. 또한 공유 스킬을 데이터베이스로 정리하여 한 장소에서 쉽게 찾고 관리할 수 있습니다.

이 가이드에서 다루는 내용:

• 팀과 공유할 스킬 선택하기

• 공유 스킬 데이터베이스에서 스킬 정리하기

• 스킬에 대한 사용 권한과 편집 권한을 부여할 사람 결정하기

• 워크스페이스 수준의 기본값과 제어 설정하기

팀과 공유할 스킬을 결정할 때는 다른 팀원들이 동일한 방식, 표준 또는 전문 지식을 재사용함으로써 이점을 얻을 수 있는 업무부터 시작하세요.

다음과 같은 사례를 찾아보세요.

• 팀에서 반복하는 작업 방식: 채용팀은 스킬을 사용해 면접 메모를 매번 같은 형식의 지원자 요약으로 만들 수 있습니다.

• 다른 팀원이 따르길 바라는 기준: 마케팅팀은 스킬을 사용해 고객에게 공개되는 문구가 브랜드 어조와 용어에 맞는지 검토할 수 있습니다.

• 재활용을 더 쉽게 만들고 싶은 전문 지식: 제품팀은 숙련된 PM이 사양에서 누락된 요구 사항과 위험 요소, 종속성을 검토하는 방법을 스킬에 담을 수 있습니다.

스킬로 전환할 만한 워크플로를 찾았다면 스킬 생성 모범 사례를 따르세요.

스킬 라이브러리는 자신이 만든 스킬과 활성화한 스킬을 모아 보는 Notion의 개인 보기입니다. 검색 탭에서 다른 팀이 공유한 유용한 스킬을 비롯해 워크스페이스 전체에 공유된 스킬을 찾아볼 수 있습니다. 사용하려는 스킬을 찾으면 나에 대해 활성화를 선택해 라이브러리에 추가하세요.

첫 번째 스킬을 만들면 Notion이 자동으로 개인 스킬 데이터베이스를 생성합니다. 팀이 더 많은 스킬을 만들고 공유하게 되면, 팀 업무와 관련된 스킬을 공유 데이터베이스로 옮기세요. 그러면 팀이 한 장소에서 스킬을 정리하고 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

스킬 데이터베이스는 다른 Notion 데이터베이스와 동일하게 작동합니다. 팀의 업무 방식에 따라 속성, 자동화를 추가하고 커스텀 보기를 만들 수 있습니다.

스킬 데이터베이스에는 사용자가 각 스킬의 기능과 스킬에서 사용하는 항목을 이해하는 데 도움이 되는 기본 속성이 포함되어 있습니다.

• 설명은 스킬의 기능과 사용 시기를 설명합니다.

• 파일에는 예시, 참조 문서, 이미지, 데이터 파일 또는 스크립트와 같은 보조 자료가 포함됩니다.

• 태그를 사용하면 관련 스킬을 그룹화하고 필터링할 수 있습니다.

여기에 더하여 자체 속성과 보기를 직접 추가할 수도 있습니다. 예를 들어 제품 마케팅, 콘텐츠, 커뮤니케이션처럼 팀 직무를 나타내는 선택 속성을 추가한 다음, 직무별로 스킬을 그룹화하는 보기를 만들 수 있습니다.

공유 스킬 데이터베이스를 팀에서 이미 사용 중인 팀스페이스에 배치하세요. 그러면 쉽게 찾을 수 있을 뿐만 아니라, 팀의 다른 공유 자료와 함께 보관할 수 있습니다.

팀스페이스 이름 옆의 +를 선택하고 스킬 데이터베이스 템플릿을 선택하세요. 새 페이지를 만들고 데이터베이스 유형으로 스킬을 선택할 수도 있습니다.

데이터베이스 하나로 시작하세요. 그룹에 다른 권한이 필요하거나 자체 스킬 세트를 관리하려는 경우 데이터베이스를 추가하면 됩니다.

사용자가 스킬의 기능과 사용 시기를 빠르게 이해할 수 있다면, 스킬을 최신 상태로 유지하기가 훨씬 수월해집니다. 이는 스킬을 설정하는 방법에서 시작됩니다.

• 각 스킬의 기능에 맞게 이름 짓기:브랜드 어조에 따른 문구 검토는 브랜드 기준처럼 광범위한 이름보다 더 명확합니다. 스킬이 많아질수록 이런 이름이 더 유용합니다.

• 명확한 설명 작성: 스킬의 기능과 사용 시기를 명시하세요. Notion 에이전트 역시 설명을 사용하여 스킬의 관련성을 판단하므로, 구체적으로 작성하면 올바른 스킬을 자동으로 선택하는 데 도움이 됩니다.

• 각 스킬이 한 가지 작업에만 집중하도록 유지하기: 한 스킬이 여러 작업을 다루기 시작하면 이를 분할하세요. 스킬을 작게 나누면 이해하기 쉽고 작업 방식이 변경될 때 업데이트하기도 더 수월합니다.

스킬은 다른 Notion 페이지나 데이터베이스와 동일한 공유 및 권한 규칙을 따릅니다. 팀의 스킬을 최신 상태로 유지할 책임이 있는 사용자에게만 편집 권한을 부여하세요. 버전 기록을 사용하여 시간 경과에 따른 변경 사항을 추적하세요.

마케팅팀에 가이드라인에 따라 문구를 확인하는 브랜드 어조에 따른 문구 검토 스킬이 있다고 가정해 보세요. 팀원 모두가 이 스킬을 사용해야 할 수도 있지만, 변경할 수 있는 사람은 소수의 브랜드 전문가로 제한하는 것이 좋습니다.

사용 권한을 설정하려면 스킬이나 스킬 데이터베이스에서 공유를 선택합니다.

• 특정 사용자나 그룹만 사용 권한이 필요하다면 단일 스킬을 공유하세요.

• 여러 스킬에 대한 사용 권한을 사용자에게 한 번에 부여하려면 전체 데이터베이스를 공유하세요.

공유, 권한 및 스킬 활성화에 대한 자세한 설정 지침은 참조 문서에서 확인할 수 있습니다.

워크스페이스 관리자라면 스킬 사용 방식을 추가로 제어할 수 있습니다. 비즈니스 요금제와 엔터프라이즈 요금제의 관리자는 설정 → Notion AI → 스킬 → 워크스페이스 설정에서 워크스페이스 전체의 스킬을 관리할 수 있습니다.

관리자가 관리할 수 있는 워크스페이스 수준의 설정은 다음과 같습니다.

• 워크스페이스의 기본 스킬 설정: 모두가 바로 사용할 수 있도록 하려는 스킬에는 기본 스킬 추가를 사용하세요. 최대 50개까지 설정할 수 있으므로, 특정 팀뿐만 아니라 워크스페이스 전반에서 유용하게 쓰이는 스킬을 위해 이 자리를 아껴두세요.

• 로컬 스킬 다운로드 제어: 로컬 다운로드를 사용하면 Notion에서 스킬을 가져와 지원되는 로컬 에이전트와 함께 사용할 수 있습니다. 로컬 스킬 다운로드 허용은 기본적으로 켜져 있습니다. 조직에서 해당 지침이 Notion 내부에서만 유지되기를 원한다면 이 기능을 끄세요.

• 워크스페이스의 스킬 비활성화: 조직이 아직 스킬을 사용할 준비가 되지 않았거나 스킬 사용 방법을 결정하는 동안 사용 권한을 일시정지해야 하는 경우 워크스페이스의 스킬 비활성화를 켜세요.

관리자가 워크스페이스 전체의 기본값과 제어 설정을 지정할 수 있지만, 워크스페이스 멤버는 여전히 자신의 스킬 설정 중 일부를 직접 관리할 수 있습니다.

• 멤버가 활성화할 공유 스킬 선택: 워크스페이스 기본값 외에도 멤버는 스킬 라이브러리의 탐색 탭을 둘러보고 사용하려는 스킬에 대해 나에 대해 활성화를 켤 수 있습니다.

• 멤버가 스킬 표시 위치 제어: 멤버는 자주 사용하는 스킬을 텍스트 편집기 메뉴에 추가하여 바로 사용할 수 있습니다.

• 기본 스킬도 개인 한도에 포함: 멤버는 최대 200개의 스킬을 활성화할 수 있으며, 그중 최대 50개에 대해 자동 사용을 켤 수 있습니다.