AI 커넥터로 팀 정보 활용도 높이기

팀의 정보가 한곳에 깔끔하게 정리되어 있고 정기적으로 업데이트되며 팀 간에 일관성 있게 공유된다면 정말 좋겠죠. 하지만 대부분의 조직에서 이러한 '일과 관련된 일'은 우선순위 한참 아래에 있는 경우가 많습니다.

여기에서 응답하고, 저기에서 회의에 참여하다가 일과가 끝날 때쯤이면 진이 다 빠져서 필수 정보는 여러 툴에 흩어지고 정리되지 않은 채로 남아 있기 일쑤입니다. AI 챗봇은 업무 속도를 높여준다고 장담하지만 회사에 관한 배경 정보가 부족하고 별도의 디지털 공간에 존재하기 때문에 유용하게 활용하는 데 제약이 따릅니다.

Notion은 여러 툴에 있는 회사의 모든 정보를 업무가 진행되는 공간에 모아주는 최초의 툴입니다.

JIRA, Slack 또는 Google Drive를 Notion AI와 통합하면 질문을 하고 해당 출처로부터 관련 정보를 받을 수 있습니다. Notion AI는 답변을 제공하고 답변에 사용한 구체적인 참조 자료를 인용해 주기 때문에 여러 플랫폼에 있는 정보를 원활하게 활용할 수 있죠.

Notion AI는 Slack에서 이루어진 논의를 파악하고 모든 Google Slides 프레젠테이션을 기억하며 Notion 내에서 버튼 하나만 누르면 이용할 수 있습니다. Shift + Cmd + J 단축키를 사용하면 Notion 외부에서도 어디에서나 이용할 수 있죠.

일상 업무에서 어떻게 사용하면 좋은지 보여드릴게요.

• 회의를 하지 않고도 프로젝트의 최신 업데이트 파악: Notion AI에게 '알바트로스 프로젝트의 최신 진행 상황과 장애물을 알려줘.'라고 요청해 보세요. 그러면 Notion AI가 Notion에서 프로젝트 트래커를 확인하고 Slack에서 언급했던 결정 사항도 한 번 더 확인하여 출처와 함께 알려주기 때문에 조치가 필요한 부분이 있다면 바로 진행할 수 있어요.

• 신규 직원 온보딩 개선: 신규 직원들은 질문이 많습니다. 배우는 게 신규 직원의 첫 업무이니까요. Notion AI를 사용하면 신규 직원이 모든 툴에서 직접 답변을 찾을 수 있기 때문에 큰 그림을 파악할 수 있게 됩니다. 아이디어가 더 필요하다면 Notion 고객인 dbt Labs는 온보딩에 Notion AI를 어떻게 활용하는지 확인해 보세요.

• 어디에서나 정보 활용: 단순한 질문에 대한 답을 찾기 위해 작업 진행 중 여러 앱을 검색하거나 직접 답을 찾을 수 있다면 굳이 동료를 번거롭게 할 필요가 없죠. Notion AI는 어디서나 일반적인 문제를 해결할 수 있도록 도와줍니다.

AI 커넥터는 권한을 존중합니다. 따라서 Notion 워크스페이스의 사용자는 연결된 툴에서 이미 자신에게 사용 권한이 있는 콘텐츠만 볼 수 있습니다. 다시 말하면, 사용 권한이 없는 콘텐츠는 절대 노출되지 않습니다. Notion은 보안을 염두에 두고 이 기능을 설계했기 때문에 원래 앱과 Notion 모두에서 사용자의 권한을 준수합니다.

Notion AI에게 질문을 했는데 Notion AI가 답변할 수 없다면 답변할 수 없음을 알려주고 대신 일반적인 정보를 기반으로 최대한 근접한 답변을 제공합니다.

AI 커넥터는 Notion과 다른 업무용 애플리케이션 사이의 간극을 메워주는 강력한 툴입니다. 커넥터를 사용하면 Notion의 AI가 다양한 소스에 접근하여 정보를 활용할 수 있으므로 더 포괄적이고 효율적인 작업 흐름이 만들어집니다. AI 커넥터가 팀의 일상 업무를 향상하는 방법을 아래에서 자세히 알려드릴게요.

• 검색 시간 단축: 직원들은 하루 평균 3시간*을 정보 검색에 소비합니다(*자세한 내용은 Notion AI ROI 템플릿에서 확인하세요). 이렇게 낭비되는 시간은 생산성과 혁신에 방해가 됩니다. AI 커넥터는 Notion을 중앙화된 정보 허브로 바꿔주므로 질문 하나당 최대 10분을 절약하여 팀이 더 빠르고 효율적인 의사결정을 내릴 수 있습니다.

• 잊히기 쉬운 정보 활용: 나중에 공유하려고 했지만 결국은 잊어버려서 귀중한 아이디어가 Slack 스레드에 묻히게 되는 경우가 많습니다. Notion AI에는 그 정보가 필요할 때 바로 정보를 불러오는 기능이 있기 때문에 귀중한 아이디어를 놓치지 않고 챙길 수 있죠. 또, 예를 들면 전 직원 회의에서 새로 언급된 내용 중 현재 진행 중인 리포트와 관련된 정보가 있는지 등 알지도 못했던 유용한 정보를 인용할 수도 있어요.

• 집중력과 생산성 유지: 여러 앱을 전환하다 보면 작업 흐름에 방해가 되고 집중력을 흐트리는 메시지와 알림 때문에 부담이 될 수 있습니다. Notion에 원활하게 통합된 AI를 사용하면 집중력을 깨지 않고 필요한 정보에 접근할 수 있기 때문에 생산적인 몰입의 상태를 원하는 만큼 길게 유지할 수 있습니다.

• 툴 스택 통합: 다른 업무용 소프트웨어와 마찬가지로 대부분의 AI 툴은 여러 기초적인 작업으로 구성됩니다(저희가 몇 년간 이야기해온 부분이죠). Notion AI는 이러한 빌딩 블록을 염두에 두고 설계되었습니다. 즉, Notion AI는 단순한 검색 툴 이상의 팀 챗봇이자, 글쓰기 파트너이며,며 그 외에도 다양한 업무를 돕눈 어시스턴트입니다. 업무에서 여러 개의 앱을 사용할 필요가 없는거죠.

JIRA는 프로젝트 트래킹을 위한 강력한 툴로 여러 기술팀의 신뢰를 얻고 있습니다. JIRA를 Notion과 API 통합하면 여러 프로젝트 관리 툴이 함께 원활하게 작동하는 워크스페이스를 만들 수 있습니다. 이를 통해 모두가, 심지어 JIRA 전문가가 아닌 팀원도 현재 진행 상황을 명확하고 쉽게 파악할 수 있습니다. JIRA용 AI 커넥터를 사용하면 Notion 내에서 바로 JIRA 정보에 접근할 수 있으므로 매번 툴 사이를 오가지 않고도 필요한 정보를 간편히 찾을 수 있습니다.

워크플로에서 JIRA 커넥터를 사용하는 방법은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 리포트 및 상태 업데이트 생성: '웹사이트 재디자인 프로젝트의 현재 진척 상황을 알려줘'라고 요청하여 회의를 위한 프로젝트 진행 상황 요약 정보를 수집합니다. Notion AI는 여러 티켓에 걸쳐 마감일, 애로 사항, 진행 상황 관련 정보를 수집하여 팀이 수동 작업 없이도 정보를 공유할 수 있도록 도와줍니다.

• 각 팀원이 맡은 작업 한눈에 파악하기: Notion AI에게 팀원들이 JIRA에서 어떤 작업을 하고 있는지 보여달라고 요청하세요. 'Alex가 어떤 작업을 하고 있는지 보여줘' 또는 '누가 결제 버그 수정 작업을 맡고 있는지 알려줘'와 같이 요청하면 신속하게 회의 준비에 필요한 정보를 수집할 수 있습니다. JIRA에 접근할 필요 없이 누구나 업무량을 명확하게 확인할 수 있습니다.

• 기술적 문제 해결: 문제 발생 시 '결제 기능이 제대로 작동하지 않는 이유가 뭐야?'라고 질문하면 알려진 버그나 문제에 대한 상세정보가 포함된 관련 티켓이 표시됩니다.

저희는 때로 Slack이 Notion의 반쪽 같다고 이야기합니다. 모든 영구적인 문서가 Notion에 있다면 모든 휘발성 대화는 Slack에서 이루어지죠. Slack을 Notion에 연결하면 중요한 두 커뮤니케이션 채널 사이의 간극을 메울 수 있습니다. 이 API 통합을 통해 Slack 대화를 Notion에서 곧바로 검색하고 참조할 수 있기 때문에 중요한 정보를 놓치지 않게 됩니다.

Slack 커넥터가 팀의 작업 흐름에서 어떻게 활용되는지 몇 가지만 예를 들어드릴게요.

• 현황 보고도 스마트하게: 일간 또는 주간 상태 리포트를 작성해야 하는 프로젝트 매니저는 Notion AI에게 물어보면 특정 기간에 발생한 모든 일을 메모해주는 기능을 유용하게 활용할 수 있습니다.

• 두서없는 스레드 요약하기: Slack의 스레드에서 일일이 인사이트를 추출하기는 번거로운 작업입니다. 하지만 Slack에 연결된 Notion AI를 사용하면 문서에 스레드를 삽입하고 특정 프로젝트와 관련된 아이디어를 모두 수집해 달라고 요청하기만 하면 됩니다.

• 중요한 공지 사항 트래킹: 새로운 문서를 시작하기 전에 Notion AI를 사용하여 배경 정보를 수집해 보세요. Notion AI가 찾아주는 정보에 놀라게 될 거예요. 공지 사항을 잘 지킬 수 있도록 가이드해 준답니다.

필수 문서와 스프레드시트, 프레젠테이션을 담은 Google Drive는 많은 팀에게 중요한 허브입니다. Google Drive를 Notion과 연결하면 풍부한 정보를 작업 흐름에 곧바로 가져올 수 있어요.

Google Drive 커넥터를 사용하면 앱을 전환할 필요 없이 Notion AI가 Google Documents, Slides, Sheets에 있는 주요 데이터를 빠르게 참조할 수 있고, 심지어는 다양한 Google Docs에서 조사한 정보를 Notion 프로젝트에 편집해 주기도 해요.

Google Drive 커넥터가 팀의 작업 흐름에서 어떻게 활용되는지 몇 가지만 예를 들어드릴게요.

• 공식 메시지를 문서로 가져오기: 업무는 Notion에서 하더라도 공식 발표 자료나 전사 회의 프리젠테이션은 별도의 라이브러리에 있는 경우가 많습니다. 프로젝트를 진행하기 전에 맥락을 간결하게 파악해서 공유하려는 사람들에게 이런 형태의 정보 공유는 아주 유용하죠.

• 레거시 지식에 접근하기: Google Docs 사용을 대부분 중단했지만 Notion에 가져오지 않은 문서가 있다면, AI 커넥터가 과거의 문서를 찾는 것을 도와줄 수 있어요. 이렇게 하면 필요할 때만 필요한 정보에 접근할 수 있죠.

• 팀 간 공유 개선: 팀에 따라서는 다른 툴을 사용해야만 업무가 가능한 경우도 있습니다. 예를 들어, 법무팀은 계약서 초안 작성에 주로 Google Docs를 사용할 수 있죠. Google Drive 커넥터를 사용하면 다른 팀이 법무팀의 작업 흐름을 방해하지 않고 Notion에서 주요 용어를 손쉽게 참조할 수 있어 모두가 최신 정보를 파악할 수 있어요.

Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint는 팀 채팅부터 회의, 파일 저장, 문서 관리에 이르기까지 팀 공동 작업을 위한 필수 툴입니다. 이러한 툴을 Notion에 연결하면 Notion 워크스페이스에서 대화 내용과 파일에 원활하게 접근할 수 있으므로 필요한 콘텐츠를 쉽게 찾아 사용할 수 있습니다.

Notion AI는 Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint용 AI 커넥터를 통해 팀 대화, 개인 파일, 공유 문서의 주요 데이터를 한곳에서 빠르게 참조할 수 있습니다.

시작하려면 Notion AI 채팅의 오른쪽 상단에 있는 점 3개 메뉴를 클릭하여 원하는 Microsoft 툴을 연결하세요.

Microsoft 커넥터를 팀의 워크플로에 활용하는 방법은 다음과 같습니다.

• 더 스마트한 회의: Teams 회의를 단 몇 초 만에 액션 아이템으로 전환하세요. Microsoft AI 커넥터를 사용하면 Notion이 표준, 비공개(1:1 및 그룹 채팅), 공유 채널 전반에 걸친 회의 받아쓰기를 분석해 주요 의사 결정 사항을 찾아드립니다. 이를 통해 좀 더 간편하게 Notion 페이지에서 바로 후속 작업 초안을 작성할 수 있습니다. 더 이상 결정 사항을 기억해 내기 위해 회의록을 뒤지지 않아도 됩니다.

• 필요한 정보 빠르게 찾기: OneDrive와 SharePoint에 많은 파일이 있는 경우, Notion을 사용하면 모든 파일을 일일이 열어보지 않고도 인기 페이지를 빠르게 파악하고 핵심 정보를 추출할 수 있습니다. 예를 들어, 방대한 캠페인 문서에서 특정 마케팅 메시지를 찾아야 하는 경우, Notion은 이를 즉시 표시해 줍니다.

• 모든 사람에게 최신 정보 공유: 팀마다 파일을 각기 다른 위치에 보관(어떤 팀은 Teams에, 어떤 팀은 OneDrive 또는 SharePoint에 파일을 보관)하는 경우가 많습니다. Notion AI를 사용하면 서로의 업무를 방해하지 않고도 모든 사람이 최신 정보를 확인할 수 있습니다. 예를 들어, 영업팀은 Notion에서 바로 엔지니어링팀의 SharePoint 문서에서 최신 제품 업데이트 사항을 신속하게 확인할 수 있죠.