Notion AI를 사용하여 완벽한 팀 메모리를 제공하고 시간을 절약하세요

기존의 지식 관리 툴은 사용하기 어렵기도 하지만, 구성하기는 더욱 어려울 수 있어요. 지식 관리자는 팀이 필요한 정보를 직접 찾을 수 있도록 툴을 완벽하게 설정하는 데 많은 시간을 할애합니다. 그런데 지식 관리자가 작성한 내용을 팀원들이 절대 찾을 수 없을 것 같은 느낌이 드는 이유는 무엇일까요?

Notion을 사용하면 팀을 위한 지식 베이스를 쉽게 만들 수 있습니다. 그뿐만이 아니에요. 팀원들이 질문에 대한 답을 알고 싶을 때는 Notion AI에게 질문하기만 하면 됩니다.

Notion의 AI 기반 Q&A 기능은 모든 관련 지식 베이스 문서를 검색하여 간결한 답변을 작성합니다. 심지어 출처까지 인용합니다. 일반적인 챗봇과 달리 답변을 찾을 수 없는 경우 답변을 지어내지도 않습니다.

이 가이드에서는 아래와 같은 내용을 다루게 됩니다.

1. Q&A를 사용하여 팀원들이 정보를 직접 찾는 방법

2. 지식 베이스 관리를 위한 위키를 만드는 방법

3. 팀원의 사용 권한을 설정하고 Notion 지식 베이스에 팀원을 온보딩하는 방법

모든 정보가 Notion에 저장되어 있는 경우, 팀원들이 일반적인 말로 질문하기만 하면 Notion AI는 해당 정보가 포함된 모든 관련 페이지를 참조하여 답변을 제공합니다.

몇 가지 실용적인 활용 방법을 알려드릴게요.

• IT팀을 위한 소프트웨어 트러블슈팅 또는 헬프 데스크 — 팀원은 소프트웨어 문제를 해결하기 위해 Notion AI에게 이렇게 질문할 수 있습니다. "CRM 소프트웨어 문제를 해결하기 위한 일반적인 단계는 뭐야?" 해당 지식이 위키에 있는 경우, Notion AI는 팀원이 IT 헬프 데스크 티켓을 만들지 않고도 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있는 솔루션 리스트를 제공합니다.

• CX 상담원을 위한 고객 지원 — CX 상담원은 Notion AI에게 이렇게 질문할 수 있습니다. "구독 서비스 환불 정책이 어떻게 되지?" 질문을 받은 Notion AI는 지식 베이스에서 구체적인 정보를 제공하여 CX 상담원이 정확하고 효율적으로 고객 문의에 응답할 수 있도록 도와줍니다.

• HR과 관리자를 위한 온보딩 프로세스 — 신규 입사자는 "마케팅 부서의 온보딩 절차를 알려줘"라고 질문할 수 있습니다. 질문을 받은 Notion AI는 관련 프로세스에 대한 정보를 제공하여 새로운 팀원이 자신의 업무와 새로운 소식을 빠르게 파악할 수 있도록 도와줍니다.

• 인사팀을 위한 회사 정책 — 팀원들은 회사 직원 안내 책자를 참고하거나 Slack에 질문할 필요 없이 Notion AI에게 "회사의 원격 근무 정책을 알려줘"라고 질문하여 원하는 정보를 얻을 수 있습니다.

• GTM 팀을 위한 실시간 이의 처리 — 영업, 지원팀은 고객과 통화할 때 배틀 카드, 경쟁 분석, 로드맵 등의 지식에 즉시 액세스할 수 있어야 합니다. Notion AI에게 질문하기만 하면 즉시 답변을 얻을 수 있습니다.

자연어로 질문하면 쿼리당 검색 시간을 최대 5분까지 절약할 수 있어 조직이 확장됨에 따라 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 그럼, 어떻게 시작하는 게 좋을까요?

Notion을 지원팀의 홈베이스로 사용하기 위한 첫 번째 단계는 기존의 모든 문서를 하나의 Notion 한 곳에 모으는 것입니다. 지식을 관리하려면 인증과 같은 추가 속성을 함께 쓸 수 있기 때문에 위키 기능을 사용하는 것을 추천해 드려요.

위키의 모든 페이지에서 소유자, 인증 상태, 조직에 도움이 되는 기타 태그를 지정할 수 있습니다. 위키를 구축은 아래의 단계에 따라 진행하세요.

1. 콘텐츠 준비 — 지식 베이스에 포함할 페이지를 만들거나 파악하는 것으로 시작하세요. 페이지는 팀의 프로세스, 정책 또는 기타 관련 콘텐츠에 대한 정보가 포함된 기존 Notion 페이지일 수도 있고 다른 툴에서 옮긴 콘텐츠일 수도 있습니다.

2. 최상위 페이지 구축 — 파악한 모든 콘텐츠를 하위 페이지가 있는 하나의 페이지로 정리하세요. Notion을 처음 사용하는 경우 여기에서 페이지와 하위 페이지 만드는 방법에 대해 알아보세요.

3. 페이지를 위키로 전환 — 콘텐츠가 준비되면 위키로 전환하여 지식 관리에 도움이 되는 추가 속성을 활용할 수 있습니다. 이렇게 하려면 콘텐츠의 최상위 페이지로 이동하여 오른쪽 상단에 있는 점 3개 메뉴를 클릭하고, 페이지 옵션 메뉴에서 ‘위키로 전환’을 선택하세요.

4. 위키 업데이트와 유지 — 지식 베이스는 라이브 자료의 저장소라는 점을 기억하세요. 새로 만든 위키에서 각 문서에 소유자를 지정하고 콘텐츠의 만료일을 설정할 수 있습니다. 여기에서 Notion에 위키 만드는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

팀원들을 Notion에 초대할 준비가 되었다면 이제 사용 권한에 대해 알아볼 단계입니다.

지식 관리자는 콘텐츠를 편집할 수 있는 사람을 신중하게 고려해 정보의 무결성을 보호하는 동시에 지식을 공동으로 생성할 수 있도록 밸런스를 맞추는 것이 중요합니다. 팀스페이스를 사용하면 사용 권한 수준을 니즈에 맞게 세부적으로 구성할 수 있죠.

예를 들어, 팀스페이스 설정에서 팀원 대부분의 기본 사용 권한 수준을 '읽기 허용’으로 설정하고 그 이상의 기능이 필요한 콘텐츠 관리자에게 개별적으로 더 높은 수준의 사용 권한을 부여할 수 있습니다.

이 방법을 사용하면 멤버를 추가할 때 의도하지 않은 콘텐츠 수정을 방지하면서 멤버들이 필요한 모든 리소스에 액세스할 수 있습니다.

마지막으로 팀원을 추가하여 Notion 지식 베이스를 완성할 차례입니다.

Q&A를 사용하려면 워크스페이스에 팀원들을 게스트가 아닌 ‘멤버’로 추가해야 합니다. Notion에서는 팀의 규모와 조직의 니즈에 맞게 사용자를 쉽게 추가할 수 있습니다. 사용자를 추가하는 방법을 알려드릴게요.

• 이메일로 멤버 추가 — 지식 베이스에 액세스해야 하는 모든 사람의 이메일 주소를 알고 있는 경우 ‘멤버’ 아래에 수동으로 추가할 수 있습니다. 이 방법은 소규모 팀이나 긴밀하게 협업하는 공동 작업자와 함께 위키를 테스트하려는 경우에 유용합니다.

• 초대 링크로 멤버 추가 —설정과 멤버 탭에는 클릭하면 새 멤버를 추가할 수 있는 초대 링크를 생성하는 옵션이 있습니다. 팀원 온보딩에 이 방법을 활용하면 관리 시스템을 간소화할 수 있습니다.

• SSO(통합로그인) 방식으로 멤버 추가 — 엔터프라이즈 요금제 고객은 SSO를 사용하여 SCIM을 통해 멤버를 추가할 수 있습니다. IT 관리자는 SCIM을 통해 오프보딩 프로세스를 자동화하여 팀 사용 권한을 효과적으로 관리하고 정보를 더욱 안전하게 보호할 수 있습니다.

내부 지식 베이스 관리에 Notion을 사용하면 팀의 효율성을 높이고 정보에 쉽게 접근할 수 있습니다. 아래에서 Remote.com이 연간 US$485,000를 절약한 방법을 알아보세요.

요금제에 Notion AI를 추가하면 Q&A뿐만 아니라 모든 기능을 이용할 수 있습니다. 글쓰기 실력을 개선하고, 업무를 간소화하고, 일상 업무를 보강하는 등 다양한 목적으로 활용할 수 있어요. Notion AI를 활용하는 방법 몇 가지를 설명해 드릴게요.

• 지식 베이스 문서 더 빠르게 작성하기 — 간략한 개요나 핵심 내용 리스트를 입력하기만 하면 콘텐츠로 만들고 다듬을 수 있도록 Notion AI가 상세하고 일관성 있는 초안을 만들어 줍니다.

• 기술 개념 더 쉽게 이해하기 — IT팀이나 기술팀은 Notion AI에게 기술 전문가가 아닌 사람도 이해하기 쉽게 문서의 새 버전을 작성해 달라고 요청할 수 있습니다. 이렇게 하면 시간을 절약하고 팀원들의 업무 혼선도 줄일 수 있죠.

• 고객을 위한 답변 초안 작성하기— 사용자에게 의미 있는 답변을 제공하면 문제 해결에 큰 도움이 될 수 있습니다. AI 글쓰기를 활용해 글머리 기호로 초안을 작성하고 고객의 문의에 친절하고 직관적인 답변을 만들어 달라고 Notion AI에게 요청해 보세요.

• 회의록 요약하고 관련 작업 찾기 — 회의가 끝난 후 Notion AI에게 핵심 내용을 요약하고 관련 작업을 강조 표시해 달라고 요청해 보세요. 이 기능은 장시간 회의를 하거나 회의에 참석하지 못한 팀원들과 결과를 공유해야 할 때 특히 유용합니다.