SalesforceをNotionに接続する

管理されたSalesforce同期により、選択したアカウント、連絡先、商談のNotionデータベースが作成されます。Notionは既存のレコードをインポートし、1分ごとにSalesforceの変更を確認します。

このガイドでは、Salesforce接続設定のデータベース同期について説明します。同期されたプロパティはNotionでは読み取り専用です。顧客レコードを変更する場合は、Salesforceで行ってください。

以下のSalesforceオブジェクトタイプから1つ以上を選択します。

Notionは、選択したオブジェクトタイプごとに個別のデータベースを作成します。同期されたレコードには、各レコードがSalesforceで作成および最後に変更された日時も表示されます。利用可能なプロパティは、接続されたアカウントのフィールドアクセスによって異なります。

アカウントと連絡先が同じ同期に含まれている場合、Notionは連絡先をそのアカウントに関連付けることができます。商談とアカウントについても同様です。接続されたアカウントにはSalesforceのアカウント参照フィールドへのアクセスが必要であり、関連するアカウントが同期データに含まれている必要があります。

リード、ケース、およびカスタムSalesforceオブジェクトは、この管理された同期ではサポートされていません。

必要なもの：

• Notionワークスペースへのメンバーシップ。

• APIアクセスを持つSalesforceアカウント。

• 選択したオブジェクトおよびフィールドを読み取り、クエリを実行する権限。

Salesforce管理者が接続を承認したり、アカウントの権限を更新したりする必要がある場合があります。Notionは、接続されたアカウントが読み取れるデータのみを同期できます。

1. Notionで、設定 → コネクション → Salesforceの順に開きます。

2. データベース同期を開き、Salesforceアカウントを接続してください。

3. Salesforceの認証手順を完了し、接続済みアカウントを選択します。

4. 同期の名前を入力します。

5. 同期するオブジェクトで、アカウント、連絡先、商談、またはそれらの組み合わせを選択します。

6. オブジェクトタイプごとに、含めるプロパティを選択します。すべての現在および将来のプロパティを同期はデフォルトではオフになっているため、オンにするか特定のプロパティを選択しない限り、カスタムプロパティは同期されません。

7. 利用可能なすべてのレコード、または特定の期間のレコードを選択します。

8. Create sync を選択します。

Notionは、選択したデータベースをプライベートサイドバーセクションに作成します。オブジェクトタイプごとに個別にインポートされるため、データベースの完了時間に差が生じることがあります。

オブジェクトタイプに対してすべての現在および将来のプロパティを同期をオンにすると、サポートされているカスタムプロパティが現在および今後追加される際にも含まれるようになります。この設定は各オブジェクトでオフから始まるため、オンにするか特定のプロパティを選択するまで、カスタムプロパティは同期されません。

特定のプロパティを選択するには、その設定をオフにして必要なフィールドを選択します。手動で選択した場合、新しいフィールドは自動的に含まれません。

サポートされている値には、チェックボックス、数値、通貨、パーセント、日付、メールアドレス、電話番号、URL、テキスト、およびサポートされている単一選択または複数選択フィールドが含まれます。暗号化フィールド、バイナリフィールド、カスタム参照フィールドなど、一部のフィールドタイプはサポートされていません。カスタム参照フィールドはNotionのリレーションにはなりません。

標準プロパティ名は、利用可能なSalesforceフィールドラベルを使用します。カスタムプロパティ名はSalesforceのAPI名から派生しているため、Salesforceで表示されるラベルとは異なる場合があります。

Notionは定期的に新しいプロパティを確認します。新しく追加されたプロパティは、ソースレコードが変更されるか再インポートされるまで、既存のページでは空のままになる場合があります。

Notionは、履歴ウィンドウ内で選択された各オブジェクトタイプのライブレコードをインポートします。Salesforceですでに削除済みとしてマークされているレコードは、最初のインポートには含まれません。

インポートはバッチで実行されます。所要時間はレコード数とSalesforceのリクエスト制限によって異なります。インポート中もデータベースを開くことができます。

Notionは1分ごとに変更を確認します。Salesforceでレコードが最後に変更された時刻を使用して新規および更新されたレコードを検出し、一致するNotionページを更新します。

1分という間隔はNotionが確認を行う頻度です。すべての変更が1分以内に反映されることを保証するものではありません。大規模な更新、リクエスト制限、一時的なサービスの問題により、処理に時間がかかる場合があります。

同期は、Salesforceが変更結果として削除されたレコードを返した際にも、その削除を処理します。同期が削除を検知する前にSalesforceがレコードを削除した場合、そのレコードはNotionに残る可能性があります。

アプリを閉じてもNotionは同期を継続します。

利用可能なすべてのレコード、または過去30日、90日、365日以内に変更されたレコードを選択します。

この期間は、Salesforceで各レコードが最後に変更された日時を基準としています。レコードが作成された日付や商談の完了日は使用されません。

アクティブなアカウントや進行中の商談であっても、最近変更されていない場合は対象期間外になる可能性があります。また、連絡先や商談の場合、アカウントとのリレーションが空になることもあります。

設定 → コネクション → Salesforce → データベース同期から同期を開きます。

同期名、選択したオブジェクトタイプ、プロパティの選択、履歴ウィンドウを編集できます。

• オブジェクトタイプを追加: Notionがデータベースを作成し、一致するレコードをインポートします。

• オブジェクトタイプを削除: そのタイプの更新が停止します。既存のデータベースとページは残りますが、同期されたプロパティは読み取り専用のままです。

• そのオブジェクトタイプを再度追加: Notionは既存のデータベースへの同期を再開します。

• 履歴を展開: Notionが一致する追加レコードをインポートします。

• 履歴を短縮: Notionが新しいウィンドウの範囲外にあるレコードを削除します。

1. 設定 → コネクション → Salesforce → データベース同期から同期を開いて編集します。

2. 目的のオブジェクトタイプについて、追加するプロパティを選択します。

3. 保存をクリックします。新しいプロパティがデータベースの列として表示されます。既存のページでは、ソースレコードが変更されるか再度インポートされるまで、新しいプロパティの値が空欄のままになる場合があります。

1. 同期を開いて編集します。
2. 削除するプロパティの選択を解除します。
3. 保存をクリックします。
4. Notionデータベースからそれらのプロパティを削除します。同期でプロパティをオフにしても列は削除されないため、削除するまで残ります。同期でプロパティをオフにする前に列を削除すると、次回の同期時に列が復活します。

同期を一時停止を使用すると、データや設定を失うことなく同期を一時的に停止できます。再開する準備ができたら同期を再開してください。これは既存のNotionページには影響しません。

同期全体を完全に停止するには、同期を削除を使用します。データベースとページは残りますが、更新は行われなくなります。同期されたプロパティは読み取り専用のままです。同期を削除すると元に戻すことはできません。

チームが必要とするアカウントや商談のビューを作成します。アカウントプランのステータスや引き継ぎオーナーなど、計画や調整のためのNotionプロパティを追加できます。これらのプロパティの値はSalesforceに書き戻されません。

同期された値をSalesforceで変更します。

データベースは最初はプライベートになっています。共有した場合、Notionの権限設定によって、誰がインポートされたデータを閲覧できるかが決まります。Notionは、データベースを閲覧する各ユーザーに対して、Salesforceの共有ルールを再適用することはありません。

Salesforceへのアクセス権を変更すると、以前にインポートされたデータは削除されませんが、今後の更新が停止する可能性があります。ソース側の権限を変更した場合は、Notionデータベースとその共有設定を確認してください。

Salesforce管理者に、自分のアカウントにAPIアクセス権とオブジェクトの読み取り権限があることを確認してもらってください。組織側で接続の承認が必要な場合もあります。

オブジェクトのプロパティ選択と、接続済みアカウントのフィールドアクセス権を確認してください。一部のフィールドタイプはサポートされていません。新しいプロパティは、古いレコードに値が表示される前に存在している場合があります。

アカウントを連絡先や商談と同じ同期に含めてください。アカウントが履歴期間内にあること、および接続済みのアカウントがアカウント参照フィールドを読み取れることを確認してください。アカウントはまだインポート中の可能性もあります。

Notionが削除を処理できるようにするには、Salesforce側で削除が同期に反映される必要があります。検出前に完全に削除されたデータは、Notionにページが残る可能性があります。その削除を反映させる必要がある場合は、対象のデータベースを確認してください。

同期のステータス詳細を開いてください。メッセージが表示された場合は、再接続するか、Salesforce管理者にアクセス権の復元を依頼してください。Salesforceのリクエスト制限や一時的な停止により、Notionが再試行している間、更新が遅れることがあります。

同期によってデータベースの保持上限を超えるプロパティが追加されようとすると、プロパティの上限に達したというメッセージが表示されます。これを解決するには、不要なプロパティを削除するか、同期しなくなったプロパティをオフにします。プロパティをオフにしても列はそのまま残るため、使用していない列を削除すると、新しいプロパティを追加できるようになります。

Workersとの比較や共有のトラブルシューティングガイダンスについては、他のツールからNotionへデータを同期する →をご覧ください。