디자인 팀을 위해 모든 업무를 연결하는 프로젝트 관리 시스템

효과적인 프로젝트 관리 시스템을 사용하면 디자이너들이 중요한 업무에 더 시간을 들일 수 있습니다. 중간 점검이나 업무 진척 보고 같은 일 대신 중요한 디자인에 시간을 쏟을 수 있어요.

이 가이드에서는 Notion으로 디자인팀에 특화된 프로젝트 관리 시스템을 구축하는 방법을 단계별로 보여드립니다. 이미 수많은 디자인팀이 Notion을 사용해 다양한 부서와 함께 꼼꼼하게 피드백을 주고받으며 사용자에게 더 나은 프로덕트를 제공하기 위해 이 시스템을 활용하고 있답니다.

이 가이드를 읽고 나면 모든 종류의 디자인 프로젝트를 관리할 수 있는 시스템을 만들 수 있게 될 거예요.

디자이너들은 프로젝트 관리에 다른 직무와는 다른 특수한 어려움을 겪습니다.

• 너무 많은 툴: 필요한 것 하나를 찾으려고 여기저기 뒤지다 보면 파일을 잃어버리고 작업물을 다시 수정하면서 시간을 낭비하게 되죠.

• 들쭉날쭉한 프로세스: 문제 발생부터 아이디어 구상, 디자인 시안 작성까지의 과정 중 일부 단계를 누락하거나 예외 케이스를 고려하지 않고 디자인하면 작업물의 가치가 떨어집니다. 팀이 성장하면서 특히 더 치명적인 문제가 되죠.

• 정신 없는 피드백 프로세스: 디자인팀은 다양한 부서와 일합니다. 모든 피드백을 한 곳에 정리해서 제대로 반영하지 않으면 다른 팀은 자신의 의견이 무시당했다고 느낄 수 있어요.

Notion에서는 디자인팀의 이런 문제를 해결해주는 프로젝트 관리 시스템을 만들 수 있습니다.

• 모든 툴, 프로젝트 업무, 피드백을 한 곳에 모았습니다 Notion 페이지에는 Figma와 Framer의 프로토타입, Invision 디자인, 이미지, 동영상 등을 임베드할 수 있습니다. 임베드한 페이지에 댓글을 남기고 토론도 할 수 있어요. 즉, 프로젝트 전체 진행 상황 뿐만 아니라, 프로젝트와 관련된 모든 사항을 개별 페이지에서 바로 확인할 수 있습니다.

• 프로세스를 만들고 모든 진행 상황을 확인하세요 단순한 로고 개발부터 전체 디자인 시스템을 개선하는 복잡한 업무까지, 팀과 프로젝트에 맞는 프로세스를 만들 수 있습니다. 어떤 프로젝트에서도 단계별 진행 상황을 쉽게 확인할 수 있어요.

• 꼭 필요한 정보만 표시하세요 디자인 프로젝트는 작업 단계도 많고 프로세스가 복잡해 많은 잡음이 발생할 수 있습니다. Notion에서는 하나의 데이터베이스를 다양한 방식으로, 원하는 내용만 볼 수 있습니다. 예를 들어, 디자이너별로 프로젝트를 보거나 이번 주 출시 프로젝트만 확인할 수 있어요.

이런 점이 어떻게 팀에 도움이 될까요?

디자인팀은 Notion으로 일관된 프로세스를 구축해서 높은 품질의 작업물을 만들 수 있고, 투명한 문화도 만들 수 있습니다. 이를 통해 팀이 더 크게 성장할 수 있어요.

프로젝트 규모와 관계 없이 프로젝트 업무와 담당 팀원들을 하나의 시스템으로 관리할 수 있습니다. 디자인팀만을 위한 팁이 포함된 시스템 구축 방법을 소개합니다.

Notion에서는 표, 캘린더, 리스트, 보드 등 다양한 종류의 데이터베이스를 만들 수 있습니다. 여기에서는 먼저 보드에 대해 살펴볼게요. 보드란 프로젝트 단계별로 진행 상황을 쉽게 업데이트할 수 있는 프로젝트 개별 페이지의 모음입니다.

• /를 입력하면 Notion 페이지에 추가할 수 있는 모든 콘텐츠가 담긴 메뉴가 나타납니다. 이 "슬래시 명령"으로 거의 모든 Notion 기능을 실행할 수 있습니다.

• 보드를 생성하려면 /보드를 입력하고 보드 - 전체 페이지를 선택하세요. 보드로 쓸 수 있는 새 페이지가 생성됩니다.

• 보드 상단에 여러 개의 열이 표시됩니다. 이 열들은 디자인 프로세스의 각 단계가 됩니다. 원하는 대로 열의 제목을 변경하세요. 예를 들어, "시작 전", "다음 작업", "진행 중", "완료"와 같이 바꿀 수 있어요.

• 각 디자인 프로젝트의 홈페이지 역할을 하는 카드도 보실 수 있습니다. 카드를 클릭하면 상단에 속성이 나타납니다. + 속성 추가를 클릭해 원하는 속성의 유형을 선택하세요. 담당 리드 디자이너, 프로젝트 종류(모바일인지 데스크톱인지), 출시일 등을 넣을 수 있습니다. 이러한 속성들을 기준으로 보드를 정리할 수 있기 때문에 속성은 중요한 역할을 합니다.

• 카드를 드래그해 다음 열로 옮겨놓아보세요. 모든 업무가 이렇게 쉽게 진행되면 얼마나 좋을까요?

디자인 프로젝트 관리 시스템에서 보드의 모든 요소는 역할이 있습니다.열은 팀원 모두가 따를 수 있는 프로세스를 수립하는 데 도움이 됩니다. 개별 카드는 하나의 디자인 프로젝트가 됩니다. 예를 들어, 계획만 세우고 실행에 옮기지 못했던 타이포그래피 디자인 재작업과 같은 프로젝트 말이에요. 게다가 개별 카드에는 해당 프로젝트에 대한 모든 내용을 담을 수 있습니다.

모든 것을 한곳에 모아두면 디자이너는 여러 앱을 왔다갔다 할 필요가 없습니다. 당장 필요한 일에만 집중할 수 있어요.

Notion을 사용하면 팀의 업무 프로세스에 맞는 데이터베이스를 구축할 수 있습니다. 프로젝트 관리 시스템을 구축하려는 디자이너를 위한 팁 몇 가지를 소개할게요.

• 카드에 속성을 추가하세요 보드의 카드를 열어보면 속성이 있습니다. 이는 각 카드에 지정할 수 있는 특징으로, 프로젝트 유형이나 담당 디자이너 등을 지정할 수 있어요. 속성을 클릭하면 속성 유형 메뉴가 나타납니다. 사람 속성을 사용해서 디자이너나 프로젝트 담당자를 배정하세요. 선택 속성을 선택하고 "유형"이라고 이름을 붙이면 광고, 웹, 모바일 등 프로젝트의 유형을 표시할 수 있어요. 날짜 속성을 선택하고 마감일을 지정할 수도 있습니다. 원하는 만큼 속성을 추가하거나 제거할 수 있기 때문에 팀이 커지거나 프로세스가 달라져도 Notion을 원하는 대로 사용할 수 있습니다.

• 카드에 속성을 표시하세요 일부 속성을 카드에 바로 보이게 하면 작업 중인 모든 프로젝트의 유형, 담당자, 진행 상황을 한눈에 확인할 수 있습니다. 일일이 카드를 클릭할 필요 없이 보드에서 모든 내용을 확인할 수 있어요. 표의 오른쪽 상단에서 •••을 누른 후 속성을 선택하면 보드 보기에 표시하고 싶은 속성을 켤 수 있습니다. 속성 오른쪽의 ⋮⋮ 아이콘을 드래그해 놓으면 카드에서 표시하고 싶은 대로 순서를 바꿀 수 있어요.

• 보드 내의 그룹을 변경하세요 프로젝트를 진행 상황별이 아니라 우선순위별로 봐야 하는 경우도 있습니다. 디자이너별 담당 프로젝트 개수를 확인해야 할 경우도 있어요. 이럴 때는 보드 오른쪽 상단의 그룹화 버튼을 클릭하세요. 보드의 열을 선택, 다중 선택, 사람 속성을 보여주도록 변경할 수 있습니다.

• 다른 보기를 만들어 보세요 Notion에서는 동일한 데이터를 다양한 방식으로 볼 수 있습니다. 예를 들어, 랜딩 페이지 관련 프로젝트나 출시일 캘린더만을 보고 싶다면, 표 제목 옆에 있는 + 보기 추가를 클릭하고 원하는 데이터베이스 보기 유형을 선택하세요. 보기의 이름을 정하고 생성을 누르면 끝이에요. 필터와 정렬을 적용하면 원하는 방식으로 정리할 수 있습니다. 디자이너들이 작업 중인 모바일 프로젝트의 리스트가 필요한 경우를 예로 들어보겠습니다. 리스트 보기를 생성한 후 필터를 클릭하고 +필터 추가를 선택하세요. 디자인 작업의 유형을 표시하는 속성을 만들어 두었다면 그 중 "모바일"을 선택해 보세요. 이제 모바일 프로젝트만 리스트에 나타납니다. 또, 정렬을 선택해 + 정렬 추가를 눌러 보세요. 정렬을 사용해 카드를 우선순위나 마감일 순으로 정리할 수 있어요.

데이터베이스 고급 필터가 궁금하신가요? 이 4분짜리 동영상을 확인해 보세요.

이 프로젝트 관리 시스템은 디자인 팀이 필요한 모든 기능을 갖춘 맞춤형 툴입니다. 데이터베이스 하나를 다양한 목적으로 사용할 수 있어요. 랜딩 페이지 디자인을 정리해 놓은 리스트로 사용하거나 랜딩 페이지 디자인을 런칭하는 날짜를 보여주는 캘린더로도 사용할 수 있습니다.

이제 프로젝트 관리에 필요한 기본 틀을 갖췄으니 어떻게 각 페이지에 프로젝트의 모든 작업물을 모으고 정리하는지 알아보겠습니다.

아티스트와 마찬가지로 디자이너도 다양한 툴을 사용해 작업합니다. Notion은 여러 툴을 한곳에 모아주죠. 작업 하나를 하기 위해 디자인 툴과 프로젝트 관리 소프트웨어 사이에서 헤맬 필요가 없어요.

• 프로젝트별 맞춤형 페이지 팀의 디자이너들은 아마도 각자 다른 작업 방식을 갖고 있을 겁니다. 하지만 전혀 문제없어요. Notion의 각 페이지는 프로젝트 관리 시스템의 구성을 해치지 않으면서도 디자이너들이 각자 원하는 방식으로 사용할 수 있습니다 /제목을 입력하면 정보를 깔끔하게 정리하고 이해하기 쉽게 도와주는 제목을 생성할 수 있습니다. ⋮⋮ 아이콘을 누르고 드래그 & 드롭하면 이미지, 텍스트, 동영상 등 어느 블록도 쉽게 옮길 수 있습니다. 블록을 드래그해 오른쪽 끝으로 드롭하면 새로운 열을 만들 수 있습니다. 페이지를 더 깔끔하게 정리해주죠.

• 디자이너만을 위한 임베드 Notion에서는 프로젝트 페이지에 다양한 유형의 파일을 직접 임베드할 수 있습니다. 동영상, 이미지, PDF를 임베드하는 것은 물론, Figma나 Invision 프로젝트를 임베드해서 웹사이트가 실제로 어떻게 작동할지 볼 수도 있습니다. Framer 프로토타입을 임베드하고 UX팀과 앱 디자인 재작업을 함께 진행할 수도 있어요. 로고 변경 프로젝트의 마지막 점검 때는 Whimsical이나 Miro 보드를 임베드해서 디자이너의 사고 과정을 보여주는 흐름도로 활용할 수도 있습니다. /figma 또는 miro처럼 / 뒤에 원하는 앱 이름을 입력하면 임베드할 수 있어요.

• 한곳에 정리된 모든 팀의 피드백 디자인 프로젝트는 다양한 부서와 함께 진행합니다. 엔지니어들과 협업하거나 마케팅팀장에게 최종 결재를 받는 경우도 있어요. @기호로 필요한 팀원을 멘션해서 놓치지 않고 피드백을 교환하세요. 페이지 제목 상단에 마우스 커서를 가져간 후 댓글 추가를 클릭하거나, 블록으로 마우스 커서를 가져가면 표시되는 ⋮⋮ 아이콘의 메뉴에서 댓글을 선택하세요. 다른 툴에서는 피드백 모으기가 쉽지 않고 중요한 아이디어가 누락되기도 하죠. Notion은 팀 간의 장벽을 허물고 모든 동료의 피드백을 한곳에 모아 디자인에 반영하게 해줍니다.

댓글과 토론에 대한 모든 내용은 여기 👇 4분짜리 동영상을 참고하세요.

• 의사결정의 배경을 알려주는 프로젝트 이력 프로젝트의 초안과 피드백이 모두 한곳에 정리되어 있어서 디자인 결정이 어떻게 이루어졌는지 확인할 수 있습니다. 프로젝트의 시작부터 끝까지 모든 내용을 확인할 수 있어요. 예를 들어, 모바일 드롭다운 메뉴의 과거 버전을 확인하거나 브랜드 컬러가 보라색에서 연한 남색으로 변경된 이유를 쉽게 찾을 수 있죠.

이 프로젝트 관리 시스템은 프로젝트를 체계적으로 유지하면서, 모든 관련 업무를 한곳에 모아줍니다. 필요한 정보를 찾느라 낭비했던 시간을 이제 창작에 쏟을 수 있어요.

프로젝트 관리 시스템 내에서 클릭 한 번으로 같은 페이지 양식을 다시 생성할 수 있는 템플릿을 활용하면 디자이너들이 업무를 순조롭게 시작할 수 있습니다.

새 프로젝트의 킥오프나 이전 프로젝트를 회고할 때, 템플릿을 사용하면 어떤 문제든 동일한 기준을 가지고 접근할 수 있습니다.이외에도 템플릿은 신입 디자이너가 팀의 업무 철학을 빠르게 파악하고 기존 팀의 중요한 의사 결정 흐름을 알 수 있게 도와줍니다.

보드 오른쪽, 파란색 새로 만들기 버튼 옆에 있는 아래 방향 화살표를 클릭한 후 +새로운 템플릿을 선택하세요. 빈 페이지가 나타납니다. 여기서 앞으로 계속 사용할 수 있는 템플릿을 만들 수 있습니다. 물론 디자인 프로세스가 변하면 기존 템플릿을 편집할 수도 있어요.

디자이너에게 특히 유용한 템플릿 아이디어를 소개합니다.

• 프로젝트 킥오프: '개요'를 제목2로 쓰고, 밑에 '문제 설명' 및 '해결 방안'은 제목3으로 작성하세요. 그리고 '범위'를 제목2로 만들고, 그 밑에 '요건', '일정', '다음 작업'은 제목3으로 작성하세요. 여기서 추가적으로 각 제목 아래에 간단한 설명을 다른 색깔로 표시할 수 있습니다. '해결 방안' 아래에 '프로젝트를 통해 만들려는 것과 그것이 어떻게 문제를 해결할 수 있는지에 대한 전반적인 개요'라는 문장을 작성해 보세요. ⋮⋮ 아이콘을 클릭한 후 메뉴에서 색을 선택하면 색을 바꿀 수 있어요.

• 디자인 사양: 팀과 목업(mockup)을 공유할 때 템플릿을 사용하면 예외 케이스를 놓치지 않고 적절한 피드백을 받을 수 있습니다. 템플릿에서 선택 속성을 사용해서 작업 중인 문서의 유형인 '디자인 사양'을 표시할 수 있습니다. 날짜 속성으로 출시일을 제안하거나 사람 속성으로 리뷰어를 태그할 수 있어요. 템플릿 본문에 제목3을 여러개 만들어서 팀원들이 디자인을 임베드하고, 피드백을 남기고, 다음 단계를 계획하는 공간을 제공하세요.

• 고객 프레젠테이션 에이전시에서 일한다면 Notion 페이지를 고객과 공유할 수 있습니다. Notion을 활용하면 디자이너들이 이메일이나 Figma 댓글을 찾아다닐 필요 없이 피드백을 한 곳에 모아 분석할 수 있습니다. 제목 2를 활용해 디자인 작업물과 관련 설명을 깔끔하게 정리하고 고객의 피드백을 위한 공간을 만드세요. '요약'이란 이름의 텍스트 속성을 포함하면 프로젝트 진행 상황을 짧게 한 줄로 적을 수 있습니다. 공유할 준비가 되면 페이지 오른쪽 상단 공유 메뉴에서 웹에서 공유를 켜주세요. 드롭다운 메뉴에서 댓글 허용을 켜면 고객이 작업물에 대해 댓글을 남길 수 있습니다. 이제 준비가 끝났으니 링크 복사를 클릭해 고객에게 보내주세요.

샘 볼드윈(Sam Baldwin)은 Notion 디자인팀의 신입이었지만 첫날부터 바로 업무를 시작할 수 있었습니다. 샘은 "Notion의 프로젝트 관리 시스템으로 모든 프로젝트, 우선순위, 팀원들이 작업 중인 내용 등에 대해 빠르게 파악할 수 있었어요. 작업 공유 보드는 모든 업무가 투명하고 개방적으로 진행되도록 도와주었죠. 진행 중인 프로젝트에 누구든 도움을 주거나 피드백을 제공할 수 있어서 항상 더 나은 결과물이 나왔어요."라고 말했습니다.

Notion 디자인팀의 프로젝트 관리 시스템에서 얻은 팁을 아래에서 몇 가지 공유합니다.

• 여러 팀의 프로젝트 관리 시스템 연결하기: 엔지니어링 팀이 Notion으로 프로젝트를 체계적으로 관리한다면 디자인팀의 시스템과 연결해 누락되는 부분이 없도록 할 수 있습니다.

  • 관계형 속성을 보드의 템플릿이나 페이지에 추가하세요. 그리고 관계형 속성에서 엔지니어링 팀의 프로젝트 관리 데이터베이스를 검색하세요. 예를 들어, 회사 웹사이트의 홈페이지를 다시 디자인하고 있다면, 코드 리뷰나 UX 업데이트와 같이 해당 프로젝트에 대한 모든 엔지니어링 업무를 연결할 수 있습니다.

  • 또한, 관계형 속성으로 회의록을 연결할 수도 있습니다. 팀이 효율적으로 업무를 진행할 수 있도록 프로젝트와 관련된 작업이나 회의록을 한곳에 모을 수 있습니다.

• 개별 페이지에서 자신의 업무만 확인하기: 많은 디자이너들은 개별 페이지에서 본인의 업무를 관리합니다. 이런 페이지에도 팀 전체 프로젝트 보드 중 자신만의 업무를 보여주는 보기를 링크할 수 있습니다. 디자이너가 자신의 페이지에서 보드를 업데이트하면 팀 전체 프로젝트 관리 보드에도 반영됩니다(그 반대도 마찬가지에요).

  • 링크를 입력한 후 링크된 데이터베이스 생성을 선택합니다. 원하는 프로젝트 관리 시스템을 검색하면 해당 디자이너의 페이지에 바로 추가할 수 있습니다.

  • 그 후 + 보기 추가를 하고 필터를 적용하면 담당 업무만 표시됩니다. 이렇게 하면 맡은 업무에 집중하면서도 팀 전체의 목표에서 벗어나지 않도록 해줍니다. 같은 방식으로 디자인 위키에서도 이번 주에 진행하는 프로젝트만 표시하는 보기 등을 생성할 수 있겠죠.

• 피드백이 필요한 프로젝트를 위한 태그나 보기: 팀 사이의 투명성과 협업을 장려하는 Notion의 특성을 반영해서 Notion에서는 다른 팀원의 의견이 필요함을 알리는 태그를 만들어 사용합니다.

  • 프로젝트 관리 보드에서 '피드백'이라는 선택 속성을 만들고 'RFC'(댓글 요청) 태그를 만드세요.

  • 프로젝트를 시작하거나 사양에 맞춰 목업을 만들었을 때 페이지에 RFC 태그를 달고 Slack에서 회사 전체와 공유하세요. 이런 방식으로 많은 피드백을 받아서 디자인을 더 탄탄하게 만들 수 있습니다.