Administrer medlemmer og gjester

Slik legger du til et medlem ved hjelp av e-postadressen deres:

1. Gå til Innstillinger → Personer eller Medlemmer (avhengig av abonnementet ditt).

2. Gå til fanen Medlemmer.

3. Velg Legg til medlemmer og skriv inn e-postadressen til personen du vil legge til. Hvis du ikke har tilgang til å invitere, vil du i stedet ha muligheten til å be om å legge til et medlem.

4. Velg om du vil legge dem til som Arbeidsområdeeier, Medlemskapsadmin eller Medlem fra rullegardinmenyen, og trykk deretter på Inviter.

5. De vil motta en e-post med en lenke for å logge på og bli med i arbeidsområdet ditt.

Slik legger du til et medlem via en lenke:

1. Gå til Innstillinger → Personer eller Medlemmer (avhengig av planen din).

2. Gå til fanen Medlemmer.

3. Velg Kopier lenke for å kopiere den hemmelige lenken til utklippstavlen, og del den med hvem som helst du vil invitere til å jobbe sammen med deg.

4. Når en invitert bruker klikker på den hemmelige lenken, vil de automatisk kunne bli med i arbeidsområdet ditt som et betalt medlem, uten at du må legge til e-postadressen deres manuelt.

5. Hvis du ikke vil kunne invitere folk til arbeidsområdet ditt med en lenke, slår du av bryteren ved siden av Invitasjonslenke.

Hvis du bruker Notion i bedriften din, kan du gjøre det enkelt for hvem som helst å automatisk bli med i arbeidsområdet ditt som medlem når de logger på med jobb-e-posten sin. For å sette opp dette kan eiere av arbeidsområder:

1. Gå til Innstillinger → Innstillinger.

2. Under Godkjente e-postdomener, skriv inn alle e-postdomener du vil gi automatisk tilgang til, for eksempel bedriftens e-postdomene. Du kan legge til flere godkjente domener i dette feltet, men du vil bare kunne legge til domener som arbeidsområdemedlemmers konto er under.

Nå, hver gang noen logger på Notion med en e-post som har ett av disse domenene, vil de se alternativet om å bli med i arbeidsområdet ditt under oppstarten. Hvis brukeren blir med i arbeidsområdet ditt, blir de medlem av arbeidsområdet ditt, og du vil bli fakturert deretter.

Slik endrer du rollen til et medlem i arbeidsområdet:

1. Gå til Innstillinger → Personer eller Medlemmer (avhengig av abonnementet ditt).

2. Gå til Medlemmer-fanen.

3. Velg rullegardinmenyen for en medlems rolle, og velg deretter Arbeidsområdeeier, Medlemskapsadmin eller Medlem.

Hvis du jobber med en Notion Markedsplass-konsulent, kan du gi dem tidsbegrenset tilgang til arbeidsområdet ditt som et midlertidig medlem. De får tilgang som medlem frem til utløpsdatoen, og mister deretter tilgangen automatisk. Midlertidige medlemmer bruker ikke en betalt plass.

Slik legger du til et midlertidig medlem:

1. Gå til Innstillinger → Personer eller Medlemmer (avhengig av abonnementet ditt).

2. Gå til Medlemmer-fanen.

3. Velg Legg til medlemmer og skriv inn e-postadressen til konsulenten din.

4. Velg Midlertidig medlem fra rullegardinmenyen for roller.

5. Angi en utløpsdato (opptil ett år fra i dag).

6. Trykk på Inviter.

De vil motta en e-post med en lenke for å bli med i arbeidsområdet ditt. Når de har godtatt, vil de vises i medlemslisten din med utløpsdatoen synlig.

Ventende forespørsler

Etter at du har sendt en invitasjon, vil den vises som ventende til konsulenten godtar. Du kan se og administrere ventende invitasjoner i Innstillinger → Medlemmer.

Utvid eller fjern tilgang

Administratorer kan når som helst oppdatere utløpsdatoen til et midlertidig medlem eller fjerne tilgangen deres:

1. Gå til Innstillinger → Personer eller Medlemmer.

2. Finn det midlertidige medlemmet i listen.

3. Velg ••• ved siden av navnet deres.

4. Velg Endre utløpsdato eller Fjern fra arbeidsområde.

Husk at gjester kan legges til på enkeltsider, ikke i et helt arbeidsområde. Slik deler du en side med en gjest:

1. Gå til Del øverst til høyre på siden.

2. Skriv inn e-postadressen til gjesten du vil invitere.

3. Velg et tilgangsnivå for gjesten fra rullegardinmenyen og trykk på Inviter.

4. Velg Hopp over foreløpig for å sikre at du legger dem til som gjest og ikke som medlem.

Gjesten din vil motta en e-post med en lenke til siden. Hvis de ikke allerede bruker Notion, må de registrere seg for å få tilgang til siden din.

For å gjøre det enklere for deg å legge til gjester i arbeidsområdet ditt, tillater Notion også at personer utenfor arbeidsområdet ditt kan be om tilgang til bestemte sider i arbeidsområdet. Denne funksjonen er tilgjengelig og slått på som standard for alle abonnementer unntatt Enterprise.

Hvis du har et Plus- eller Business-abonnement, kan du slå av denne innstillingen. Dessverre kan du ikke slå av denne funksjonen med et kostnadsfritt abonnement. Slik gjør du det:

1. Åpne Innstillinger → Sikkerhet.

2. Slå av Tillat forespørsler om tilgang til sider fra ikke-medlemmer.

Når gjesten sender en forespørsel om tilgang til en side, sendes et varsel til innboksen til sidens oppretter. Sidens oppretter kan godkjenne forespørselen, justere tilgangsnivået for gjesten, eller ignorere forespørselen.

Medlemmer av et arbeidsområde kan be om å legge til gjester i det. Denne funksjonen er kun tilgjengelig for Enterprise-abonnementer, og bare eiere av arbeidsområdet kan aktivere eller deaktivere den.

For å tillate at medlemmer direkte legger til gjester på sider i arbeidsområdet, kan eiere av arbeidsområdet:

1. Gå til Innstillinger → Sikkerhet.

2. I fanen Medlemmer og gjester, slå på Tillat at medlemmer inviterer gjester til sider.

For å tillate at medlemmer ber om å legge til en gjest på sider i arbeidsområdet, kan eiere av arbeidsområdet:

1. Gå til Innstillinger → Sikkerhet.

2. I fanen Medlemmer og gjester, slå på Tillat medlemmer å be om å legge til gjester.

Når dette er slått på, må medlemmer og arbeidsområdeadministratorer sende en forespørsel før de kan invitere en gjest. Arbeidsområdeeiere er unntatt og kan fortsette å invitere gjester direkte.

Hvis du er en arbeidsområdeeier, kan duinvitere gjester direkte.

Hvis du er et medlem:

1. Naviger til siden du vil invitere en gjest til. Akkurat som ved vanlig deling, må du ha Full tilgang på siden for å be om å invitere en gjest.

2. Velg Del og skriv inn navnet på gjesten du vil invitere.

3. Velg rollen du vil at gjesten skal ha.

4. Velg Inviter.

5. Et varsel vil bli sendt til arbeidsområdeeier om forespørselen din, sammen med siden, rollen og e-postadressen til gjesten du ba om å invitere. Du vil også motta en bekreftelse på at arbeidsområdeeier har blitt varslet.

Forespørsler om gjesteinvitasjoner må godkjennes per side, per gjest. Bare arbeidsområdeeiere kan se og godkjenne gjesteinvitasjoner. Hver forespørsel vil inneholde e-postadressen til gjesten, medlemmet som sendte forespørselen, rollen som ble forespurt, og navnet på siden.

En arbeidsområdeeier kan godkjenne eller avvise en forespørsel om å invitere en gjest direkte fra varselet de mottar, eller ved å gå til Innstillinger → Medlemmer → Gjester og finne forespørslene øverst. Når en arbeidsområdeeier svarer på en forespørsel, vil medlemmet som sendte den, bli varslet om avgjørelsen.

Gi enhver gjest muligheten til å få tilgang til hele arbeidsområdet ditt ved å gjøre dem til medlemmer. På betalte abonnementer vil du bli belastet for hvert ekstra medlem. Slik gjør du en gjest til et medlem:

1. Gå til Innstillinger → Personer eller Medlemmer (avhengig av abonnementet ditt) → Gjester.

2. Merk av i boksen ved siden av gjestene du vil oppgradere.

3. Velg Oppgrader {#} gjest(er) til medlem.

4. Når de blir medlem, kan du finne dem i medlemlisten din og endre rollen deres.

På abonnementer som ikke er Enterprise, vil vi også foreslå noen gjester som kan ha nytte av å bli medlemmer i arbeidsområdet ditt. For å se hvem disse gjestene er, gå til Innstillinger → Medlemmer → Forslag. Du kan velge Oppgrader for å gjøre noen til et medlem av arbeidsområdet.

For å fjerne et medlem eller en gjest fra et arbeidsområde, kan en arbeidsområdeeier eller en Medlemskapsadmin gjøre følgende:

1. Gå til Innstillinger → Personer eller Medlemmer (avhengig av abonnementet).

2. Gå til fanen Medlemmer eller fanen Gjester.

3. Avhengig av abonnementet og hvem du prøver å fjerne:

   • Åpne rullegardinmenyen for et medlems rolle eller tilgangsnivå, og velg deretter Fjern fra arbeidsområde.

   • Åpne rullegardinmenyen for en gjests sider eller velg ••• ved siden av en gjest, og velg deretter Fjern eller Fjern fra arbeidsområde.