Koble Mail til Skreddersydd agent

Skreddersydd agent kan koble seg til Mail for å automatisere e-postarbeidsflyter. Når de er koblet til, kan agenter lese, organisere, skrive utkast til og sende e-poster på dine vegne gjennom automatiserte utløsere eller ved å chatte direkte med agenten.

Mail-tilkoblinger fungerer med Gmail, Notion Mail eller Outlook. Det er ikke påkrevd å bruke Notion Mail for å bruke Mail-tilkoblingen.

Mail-tilkoblingen for Skreddersydd agent er tilgjengelig på alle Abonnement med tilgang til Skreddersydd agent.

Handlingene nedenfor støttes kun hvis du bruker Notion Mail:

1. Chat med agenten din. Gi den spesifikke instruksjoner om hvordan den skal håndtere Mail-hendelser.

   • Dette kan også gjøres manuelt i en Skreddersydd agents Innstillinger. Gå til Verktøy og tilgang, velg deretter + Legg til tilkobling → Mail → Koble til.

2. Gå til Innstillinger → Verktøy og tilgang.

3. Velg Innboksene du vil at agenten din skal ha tilgang til.

4. Gi agenten din den tilgang den trenger: Endre Innboks, Utkast og Send.

5. Velg om agenten skal kreve bekreftelse før en handling utføres.

6. Test tilkoblingen. Hvis agentens oppførsel ikke er som forventet, chat med agenten din for å avklare instruksjonene.

Tips: Vær spesifikk i instruksjonene dine. For eksempel: «Arkiver alle e-poster fra nyhetsbrev med ordet 'weekly' i tema» eller «Skriv et utkast til et høflig svar på kundehenvendelser og lagre dem for min vurdering.»

Legg til en Mail-basert utløser i Innstillinger for din Skreddersydd agent.

1. Gå til Utløsere. Klikk på + Legg til utløser → Mail → Koble til.

2. Under Mail kan du velge mellom følgende utløsere:

   • Ny e-post mottatt: Kjøres når en ny e-post ankommer den tilkoblede innboksen.

   • Ny e-post sendt: Kjøres når du sender en ny e-post fra den tilkoblede innboksen.

   • Ny e-post mottatt eller sendt: Kjøres når en ny e-post enten mottas eller sendes.

   • Etikett brukt på e-post: Kjøres når en bestemt etikett brukes på en e-post.

3. Velg Innboksen du vil at utløseren skal kjøre på.

4. Legg til et filter for å begrense hvilke hendelser som utløser en Mail-utløser. Hver utløser kan filtreres til å bare kjøre når en e-post passer til en spesifisert Fra, Til, Emne, Brødtekst, eller domene-attributt.

Når du kobler til Mail, kan du velge hvilken tilgang agenten din skal ha:

• Endre Innboks: Arkiver, slett, bruk etiketter, sett påminnelser, blokker avsendere og meld deg av.

• Utkast: Opprett utkast.

• Send: Send e-poster fra kontoen din.

• Krev bekreftelse: Krever at en bruker godkjenner eller avbryter en handling før den utføres. Når dette er slått av, kan agenten utføre de tillatte handlingene uten godkjenning.

Tips: Bruk tilgang og utløsere (som å bare kjøre når en etikett brukes) hvis du vil begrense hvilke e-poster agenten behandler.

Hvis du deler en Skreddersydd agent som er koblet til E-post, kan alle som har tilgang til den agenten, se e-poster i den tilkoblede innboksen. En advarsel vil bli vist før denne handlingen utføres.

For å få best mulig resultat bør du gi din Skreddersydd agent spesifikke instruksjoner.

Sorter innkommende meldinger automatisk ved å bruke etiketter, arkivere e-poster med lav prioritet og sette påminnelser for viktige meldinger.

Fortell din Skreddersydd agent:«Når jeg mottar en e-post, sjekk om det er et nyhetsbrev. Hvis ja, bruk etiketten 'Nyhetsbrev' og arkiver den. Hvis den er fra en kunde, merk den med stjerne og bruk etiketten 'Kunde'.»

Meld deg av uønskede mailinglister og arkiver eller slett reklame-Mail automatisk.

Fortell din Skreddersydd agent:«Gå gjennom Innboksen min for abonnements-e-poster. Meld deg av alle nyhetsbrev jeg ikke har åpnet på 30 dager, og arkiver dem.»

Hent ut nøkkelinformasjon fra Mail og opprett eller oppdater oppføringer i en Notion-database.

Fortell din Skreddersydd agent:«Når jeg mottar en e-post fra en ny kontakt, opprett en side i CRM-databasen min med navn, e-post og firma. Legg til en lenke til den opprinnelige e-posten.»

Skriv utkast til svar på vanlige henvendelser og lagre dem for din vurdering før du sender.

Fortell din Skreddersydd agent:«Når jeg mottar en e-post med spørsmål om priser, skriv et vennlig svar med vår standard prisinformasjon og lagre det som et utkast for min vurdering.»

Hvis din Skreddersydd agent støter på feil, gi kjøringen en «tommel ned» og chat med agenten for å diagnostisere problemet. Prøv deretter disse trinnene:

Tilkoblingsfeil

Hvis du ikke finner Mail under Verktøy og tilgang, Mail kobles fra, eller agenten din sier at den ikke får tilgang til Mail:

• Bekreft at agenten din er koblet til riktig Mail-konto.

• Bekreft at du har tilgang til å redigere agenten (Kan redigere eller Full tilgang).

• Koble fra og koble til Mail-tilkoblingen på nytt, og oppdater deretter Notion.

• Bekreft at du har lagret etter at du har oppdatert innstillinger.

Utløserfeil

Hvis agenten din ikke kjører når Mail mottas, kjører flere ganger, eller ikke får tilgang til Mail-innhold:

• Sjekk agentens Aktivitet for å bekrefte om utløseren aktiveres eller om den aktiveres, men feiler.

• Bekreft at Mail-tilkoblingen fortsatt er aktiv under Verktøy og tilgang.

• For etikettbaserte utløsere, bekreft at etikettnavnet samsvarer nøyaktig.