Database-automatiseringer

I dette hjelpedokumentet

Forbedre effektiviteten ved Ă„ automatisere de mest kjedelige delene av arbeidet ditt 🔁

Hopp til vanlige spÞrsmÄl

Databaseautomatiseringer er sekvenser av handlinger som skjer hver gang en spesifikk endring i en database inntreffer. Automatiseringer bestÄr av bÄde utlÞsere (hendelsene som starter automatiseringen) og handlinger (effekten av automatiseringen). Databaseautomatiseringer er ment Ä hjelpe deg med Ä spare tid og forenkle arbeidet ditt, og kan vÊre veldig enkle eller mer komplekse avhengig av dine behov.

Automatiseringer i databaser kan brukes til mange ting, blant annet:

  • Tilordne en oppgave til en bestemt person nĂ„r statusen endres.

  • Sende et Slack-varsel til en kanal nĂ„r en side legges til i en database.

Merk:

  • Automatiseringer vil ikke utfĂžre handlinger pĂ„ sider der tilgangen er begrenset. Du kan kontrollere og endre sidetilgang i Del-menyen.

  • Databaseautomaseringer kan ikke utlĂžses av andre automaseringer.Knappehandlinger kan imidlertid utlĂžse databaseautomaseringer. For eksempel:

    • En gjentakende malautomasering vil ikke utlĂžse en databaseautomasering.

    • En databaseautomasering som oppretter en side i en annen database, vil ikke utlĂžse en databaseautomasering.

    • En bruker som klikker pĂ„ en knapp som oppretter en side, vil utlĂžse en databaseautomasering.

Hvem kan bruke databaseautomatiseringer?

  • Databaseautomatiseringer er tilgjengelige pĂ„ betalte abonnementer pĂ„ alle plattformer.

  • Databaseautomatiseringer kan opprettes, redigeres eller slettes av brukere med betalt abonnement som har full tilgang til databasen.

  • Imidlertid kan Slack-automatiseringer kun redigeres av Oppretter.

  • Brukere med kostnadsfritt abonnement kan opprette Slack-varsel-automatiseringer, men ingen andre typer automatiseringer.

  • Brukere med kostnadsfritt abonnement kan bruke eksisterende automatiseringer i maler, men de vil ikke kunne redigere dem.

Opprette en databaseautomatisering

Slik oppretter du en databaseautomatisering:

  1. Klikk pĂ„ ⚡ Ăžverst i en database → Ny automatisering.

  2. Gi databaseautomatiseringen et navn hvis du vil.

  3. Velg Ny utlĂžser for Ă„ opprette en utlĂžser. Velg deretter Legg til utlĂžser for Ă„ opprette flere utlĂžsere. LĂŠr mer om typene utlĂžsere nedenfor →

  4. Velg Ny handling for Ă„ opprette en handling. Velg deretter Legg til handling for Ă„ opprette flere handlinger. LĂŠr mer om typene handlinger nedenfor →

  5. Velg Opprett.

Visste du at du ogsĂ„ kan legge til en knappegenskap til databasen? Ved Ă„ klikke pĂ„ en knapp kan det utfĂžres handlinger i databasen pĂ„ dine vegne. Finn ut mer her →

UtlĂžsere for databaseautomatisering

Automatiseringer kan ha Ă©n utlĂžser eller flere utlĂžsere. NĂ„r du setter opp en automatisering, kan du bestemme om automatiseringen skal skje NĂ„r noen av disse inntreffer eller NĂ„r alle disse inntreffer.

Merk: Hvis du har flere er redigert-utlÞsere som alle mÄ inntreffe for at automaseringen skal kjÞres, mÄ disse utlÞserne skje innenfor et kort tidsvindu pÄ omtrent tre sekunder. Hvis ikke, kan det hende at automaseringen ikke utlÞses riktig. For Ä unngÄ dette kan du:

  • Opprett separate automaseringer for hver utlĂžser.

  • Bruk en mer spesifikk utlĂžser enn er redigert, som er satt til eller inneholder.

Du kan velge mellom tre typer utlĂžsere:

  • Side lagt til betyr at automatiseringen din utlĂžses nĂ„r en ny side legges til i databasen din.

  • Egenskap redigert betyr at automatiseringen din utlĂžses nĂ„r en spesifikk egenskap fra databasen din redigeres. For egenskaper av typen navn, person, tall, tekst, valg og relasjon, kan du velge hvilke typer redigeringer gjort pĂ„ den egenskapen som skal utlĂžse en automatisering. Du kan for eksempel ha en liste over kontakter i en Notion-database og sette opp en automatisering der utlĂžseren er et telefonnummer som starter med tallene 732, og handlingen er at personens delstat settes til New Jersey.

  • Hver {frequency} betyr at automatiseringen din vil vĂŠre gjentakende. UtlĂžseren vil skje gjentatte ganger basert pĂ„ frekvensen du angir. Du kan stille inn automatiseringen til Ă„ gjentas hver dag, uke, mĂ„ned, og sĂ„ videre. Du kan ogsĂ„ angi et tidspunkt for nĂ„r automatiseringen skal utlĂžses, datoen for nĂ„r utlĂžseren skal begynne og slutte, samt tidssonen.

    Merk:Hver {frequency}-utlĂžser fungerer med alle automaseringshandlinger bortsett fra Rediger egenskap.

Du kan ha mer enn én betingelse for utlÞseren din, slik at to eller flere ting mÄ vÊre sanne for at automatiseringen skal skje. Merk at en gjentakende utlÞser (som du setter til Ä gjentas hver uke, mÄned osv.) ikke kan kombineres med en annen type utlÞser.

Databaseautomaseringshandlinger

Merk: Hvis du vil at automaseringen skal legge til eller redigere sider og databaser, mÄ du sÞrge for at du har Tilgang til Ä redigere disse sidene og databasene. SÞrg i tillegg for at redigerte sider er tilgjengelige og ikke er Privat eller Delte sider. Ellers vil ikke automaseringen fungere.

Automaseringer kan utfĂžre Ă©n handling eller flere handlinger. Du kan velge mellom en rekke handlinger:

  • Rediger egenskap vil redigere egenskapene til sider i databasen du for Ăžyeblikket er i. For egenskaper av typen flervalg, personer og relasjon, kan du legge til eller fjerne individuelle verdier i stedet for Ă„ legge til eller fjerne alle verdier samtidig. Du kan for eksempel ha en oppgavedatabase der navnet ditt legges til i person-egenskapen hvis oppgavenavnet inneholder ordet «blogg», selv om det allerede er andre personer tilordnet den oppgaven.

  • Legg til side i til vil legge til en side i en database som du velger, og redigere egenskapen til den siden.

  • Rediger sider i: Dette vil redigere egenskaper for sider i en database du selv velger.

  • Send varsel til sender et varsel til bestemte personer i Notion-arbeidsomrĂ„det ditt. Mottakeren kan vĂŠre opptil 20 personer i arbeidsomrĂ„det ditt, eller personer som er knyttet til en bestemt Person-egenskap i databasen din. Legg til en melding som du vil sende sammen med varselet.

  • Send Mail til vil sende en Mail fra Gmail-kontoen din til Ă©n eller flere mottakere. LĂŠr mer om dette nedenfor.

  • Send webhook vil sende en HTTP POST-forespĂžrsel til den angitte URL-en. LĂŠr mer i denne artikkelen →

  • Send Slack-varsel til vil sende et tilpasset varsel til Slack-kanalen du Ăžnsker. Denne Funksjonen er kun tilgjengelig pĂ„ Plus-, Business- og Enterprise-abonnement. LĂŠr mer her →

  • Definer variabler lar deg opprette en egendefinert variabel ved hjelp av omtaler og Formler. Du kan deretter bruke denne variabelen i andre databaseautomaseringshandlinger. LĂŠr mer om dette nedenfor.

FĂ„ mer inspirasjon til Ă„ bruke databasearbeidsflyt i denne veiledningen →

Send Mail til

Merk:

  • Du trenger en Gmail-konto for Ă„ bruke denne automaseringen.

  • NĂ„r noen har koblet Gmail-kontoen sin til en automasering, er det bare de som kan redigere automaseringen. Andre vil bare kunne bruke automaseringen.

  • E-poster sendt med denne automaseringen kan ta opptil to minutter fĂžr de kommer frem til mottakerens Innboks.

  • VĂŠr oppmerksom pĂ„ Gmails begrensninger for hvor mange mottakere en melding kan ha, eller hvor mange e-poster du kan sende i lĂžpet av en dag.

Handlingen Send Mail til for en databaseautomasering vil sende en Mail fra Gmail-kontoen din til Ă©n eller flere e-postadresser nĂ„r en utlĂžser inntreffer. Dette er nyttig hvis du vil sende en Mail til noen for Ă„ minne dem pĂ„ Ă„ fullfĂžre en forfalt oppgave, eller for Ă„ oppdatere teamet ditt om Statusen for alle dine Åpne prosjekter.

Slik setter du opp en automatisering for Ă„ sende en Mail:

  1. Klikk pĂ„ ⚡ Ăžverst i en database, og velg deretter Ny automatisering eller en eksisterende automatisering.

  2. Velg Ny handling eller Legg til handling → Send mail til
.

  3. Hvis Notion-kontoen din allerede er knyttet til en Gmail-konto, vil du se e-postadressen din ved siden av Send mail fra. Hvis du vil bruke en annen Gmail-konto for denne automaseringen, klikker du pĂ„ e-postadressen din → Legg til Gmail-konto.

  4. Du kan sette opp ulike deler av mailen din:

    • Til: Dette kan vĂŠre en egenskap for en person (som Den som utlĂžste eller Oppretter), en person i arbeidsomrĂ„det ditt eller en spesifikk mailadresse. Denne mailadressen kan vĂŠre ekstern – den trenger ikke Ă„ tilhĂžre noen i arbeidsomrĂ„det eller organisasjonen din.

      • Velg CC/BCC ved siden av Til-feltet for eventuelt Ă„ sende kopi (CC) eller blindkopi (BCC) til andre personer.

    • Tema: Skriv inn et tema for mailen din. Velg @ i Tema-feltet hvis du vil at temaet skal inneholde en egenskap fra utlĂžser-siden, et klokkeslett eller en dato, en person eller gruppe i arbeidsomrĂ„det ditt, eller en lenke til en side i arbeidsomrĂ„det ditt. Velg ∑ i Tema-feltet hvis du vil opprette en Formel for temaet ditt.

    • Melding: Skriv inn en melding for e-posten din. Velg @ i Melding-feltet hvis du vil at meldingen skal inneholde en egenskap fra utlĂžser-siden, et klokkeslett eller en dato, en person eller gruppe i arbeidsomrĂ„det ditt, eller en lenke til en side i arbeidsomrĂ„det ditt. Velg ∑ i Melding-feltet hvis du vil opprette en Formel for meldingen din.

    • Send med visningsnavn: Dette valgfrie visningsnavnet vil vises ved siden av e-posten din nĂ„r mottakeren mottar den. Velg @ i feltet for visningsnavn hvis du vil at visningsnavnet skal inneholde en egenskap fra utlĂžser-siden, et klokkeslett eller en dato, en person eller gruppe i arbeidsomrĂ„det ditt, eller en lenke til en side i arbeidsomrĂ„det ditt. Velg ∑ i feltet for visningsnavn hvis du vil opprette en Formel for visningsnavnet ditt.

      hc: visningsnavn for gmail-automasering

    • Send svar til: Hvis du vil at svar pĂ„ e-posten din skal sendes til noen andre enn e-postadressen du brukte til Ă„ sende den, kan du bruke denne valgfrie innstillingen til Ă„ sende svaret til en person-egenskap, eller en person i arbeidsomrĂ„det ditt.

Definer variabler

Du kan definere en egendefinert variabel med omtaler og formler. Du kan deretter bruke denne variabelen i andre databaseautomaseringshandlinger. Slik definerer du en variabel:

  1. Klikk pĂ„ ⚡ Ăžverst i en database, og velg deretter Ny automasering eller en eksisterende automasering.

  2. Velg Ny handling eller Legg til handling → Definer variabler.

  3. Klikk pÄ Variable 1 for Ä gi variabelen et navn, redigere formelen eller duplisere den. Du kan ogsÄ velge Legg til variabel.

  4. Velg @ eller ∑ i variabel-feltet for Ă„ definere variablene dine.

  5. Du kan bruke disse variablene i flere automaseringshandlinger.

La oss se pÄ et eksempel pÄ nÄr og hvordan du ville opprettet en egendefinert variabel. La oss si at du vil sette opp en automasering der alle under-elementene til en overordnet oppgave automatisk merkes som fullfÞrt nÄr den overordnede oppgaven merkes som fullfÞrt.

  1. Klikk pĂ„ ⚡ Ăžverst i en database, og velg deretter Ny automasering eller en eksisterende automasering.

  2. Velg utlĂžseren som Status satt til FullfĂžrt.

  3. Velg Ny handling eller Legg til handling → Definer variabler.

  4. Velg ∑ i feltet under Variable 1.

  5. I vinduet som Ă„pnes, velger du UtlĂžser side i listen over egenskaper til venstre.

  6. Sett et punktum rett etter UtlĂžser side i formelen din, slik at formelen lyder UtlĂžser side.. NĂ„r du har gjort dette, vil du se utlĂžser-sidens egenskaper i listen over egenskaper til venstre.

  7. Velg Sub-item. Formelen din skal nÄ lyde UtlÞser side.Sub-item.

  8. Save formelen din. NĂ„ er den egendefinerte variabelen din definert som under-elementene til siden som utlĂžser automaseringen din, eller med andre ord, siden som er merket som fullfĂžrt.

  9. NĂ„, i innstillingene for databaseautomasering, velger du Legg til handling.

  10. Velg Rediger sider i....

  11. Åpne Velg database-rullegardinmenyen og velg Variable 1. Dette betyr at automaseringen vil redigere sider knyttet til variabel 1, eller med andre ord, under-elementer knyttet til siden som er merket som fullfþrt.

  12. Åpne Rediger en egenskap-rullegardinmenyen og velg Status.

  13. Åpne Velg-rullegardinmenyen og velg Fullfþrt.

  14. Velg Lagre.

Neste gang du markerer et overordnet element med under-elementer som fullfÞrt, bÞr du se at statusen til alle under-elementene ogsÄ endres til fullfÞrt!

Omtaler og formler i databaseautomaseringshandlinger

Merk:

  • ForelĂžpig kan omtaler og formler bare brukes i handlinger for databaseautomasering, ikke utlĂžsere.

  • Formler kan ikke brukes nĂ„r du sender Slack-varsler.

Du kan bruke omtaler og formler i databaseautomaseringshandlingene dine for Ä fÄ automaseringene til Ä fungere bedre for deg. For eksempel:

  • Du vil kanskje omtale datoen i navnet pĂ„ en ny side som opprettes i databasen din.

  • Du vil kanskje sette opp en databaseautomasering for Ă„ sende et varsel til noen som omtaler en spesifikk side.

  • Du vil kanskje automatisk sende en melding til noen nĂ„r en sak er LĂžst, og bruke en formel i den meldingen som beregner tiden det tok Ă„ fullfĂžre saken.

For Ă„ inkludere en omtale eller formel i en databaseautomatiseringshandling:

  1. Velg glidebryterikonet þverst i en database → Automaseringer.

  2. Velg Ny handling eller Legg til handling. Finn handlingen du vil ha, og velg den.

  3. NĂ„r du setter opp automaseringshandlingen, velger du @ i feltet hvis du vil omtale en dato, person, side eller en egenskap fra utlĂžser-siden i databasen din. Velg ∑ i feltet hvis du vil opprette en formel.

  4. Velg Save nÄr du er ferdig.

Notion KI kan hjelpe med Ă„ opprette og redigere formler, samt svare pĂ„ spĂžrsmĂ„l om formler. LĂŠr mer her →

Feil i databaseautomasering

For Ä sikre at automaseringen din fungerer som den skal, hjelper vi deg med Ä forstÄ hvor automaseringen er ugyldig.

  • Hvis automaseringen din stĂžter pĂ„ feil mens du setter den opp:

    • Du vil se informasjon om hvor og hva disse feilene er mens du bygger eller redigerer automaseringen.

    • Du vil ikke kunne lagre automaseringen fĂžr du har gjort de nĂždvendige rettelsene.

  • Hvis automaseringen din har fungert tidligere, men stĂžter pĂ„ en feil, vil automaseringen bli satt pĂ„ pause.

    • Vi vil varsle deg om feil i visse tilfeller, inkludert nĂ„r en database eller databaseegenskap som automaseringen din oppdaterer mangler, eller en tredjepartstilkobling som Gmail eller Slack ikke lenger er gyldig eller mĂ„ autentiseres.

    • I andre tilfeller, inkludert nĂ„r formler ikke kjĂžres riktig eller det er problemer med webhooks, kan det hende du ikke blir varslet.

  • Du kan klikke pĂ„ varselet for Ă„ gĂ„ direkte til den Ăždelagte automaseringen og fikse den slik at den kan brukes igjen. NĂ„r automaseringen er fikset, mĂ„ du slĂ„ den pĂ„, eller oppheve pause, manuelt. For Ă„ gjĂžre dette:

    1. Åpne databasen som automaseringen din er knyttet til, og velg ‱‱‱ → Automaseringer.

    2. Hold markþren over automaseringen du nettopp har fikset, og velg ‱‱‱.

    3. SlÄ pÄ Aktiv.

  • Automatiseringer kan mislykkes hvis de prĂžver Ă„ utfĂžre datoberegninger (som dateAdd) pĂ„ et felt som er tomt eller udefinert nĂ„r automatiseringen kjĂžres.

    • Som en lĂžsning kan du opprette en filtrert visning som bare inkluderer elementer der feltet ikke er tomt, og konfigurere automatiseringen til Ă„ bare kjĂžre pĂ„ den visningen.

  • Automaseringer kan mislykkes hvis de brukes pĂ„ en databasevisning som filtrerer bort relevante oppfĂžringer. SĂžrg for at automaseringen kjĂžrer pĂ„ en visning som inkluderer alle elementene den trenger Ă„ handle pĂ„.

Redigere, sette pÄ pause eller slette database-automatiseringer

For Ă„ se og administrere alle eksisterende automaseringer for en database:

  1. Klikk pĂ„ ⚡ Ăžverst i databasen.

  2. Hold musepekeren over automaseringen og klikk pĂ„ ‱‱‱.

  3. Velg Rediger, Sett pÄ pause eller Slett.

Vanlige spÞrsmÄl

Hvor ofte skannes databasen for «endringer» i egenskaper?

Automatiseringer av databaser fungerer over et vindu pÄ tre sekunder. Innenfor dette tresekundersvinduet kan en bruker for eksempel fjerne en utlÞser og slette eventuelle endringer, uten at noen egenskaper endres i automatiseringen.

Fungerer automatiseringer pÄ sider i hele databasen, eller pÄ sider i en enkelt databasevisning?

En av dem. Under opprettelsesprosessen kan du angi om automatiseringen skal kjÞre pÄ sider i hele databasen, eller i en bestemt visning. Hvis noen av filtrene i visningen endres, vil automatiseringen gjelde for den justerte listen over sider.

Kan gjester med full tilgang til en database opprette automatiseringer?

Dessverre kan ikke gjest opprette databaseautomasering.

Hvorfor utlĂžses ikke databaseautomaseringen min?

Hvis databaseautomaseringen din ikke utlĂžses, kan det skyldes:

  • Automaseringen er satt til Ă„ utlĂžses av en annen automasering. Automaseringer kan forelĂžpig ikke utlĂžse andre automaseringer. PrĂžv Ă„ bruke en annen, ikke-automatisert utlĂžser i stedet.

  • Siden samsvarer ikke lenger med filtrene i en visning etter at den er redigert. Automaseringer kjĂžres bare hvis siden fortsatt samsvarer med visningen nĂ„r utlĂžseren inntreffer.

  • Databasen er lĂ„st.

Har du fortsatt flere spÞrsmÄl? Send melding til kundestÞtte
Gi tilbakemelding

Var denne ressursen nyttig?

Powered by Fruition