Sikkerhets- og personvernpraksis for Enterprise-søk

Notions Enterprise-søk gjør det mulig for arbeidsområdet ditt å søke i og analysere innhold fra tilkoblede apper (som Slack, Microsoft Teams, Jira og mer) på en sikker måte via Notion KI-tilkoblinger. Dette dokumentet gir omfattende sikkerhets- og personverninformasjon for team som vurderer Notions Enterprise-søk-funksjoner.

Enterprise-søk og KI-tilkoblinger følger Notions praksis for KI-sikkerhet og personvern.

Notion KI-tilkoblinger bruker en sikker, personvernbevarende arkitektur for å indeksere og søke i dine tilkoblede data.

Notion mottar en embedding for data som kommer inn gjennom tilkoblede apper med KI-tilkoblinger og lagrer den i en vektordatabase (f.eks. Turbopuffer). Vektordatabasen er en database optimalisert for embeddinger som muliggjør raskt oppslag av de mest relevante sidene gitt en brukerforespørsel.

Sikre API-tilkoblinger

• OAuth 2.0-autentisering med Microsoft, Atlassian og Slack

• Alle tilkoblinger bruker TLS 1.2 eller høyere kryptering under overføring

• API-kall uten lagring for å forhindre datalagring på tilkoblingsnivå

Embedding

• Innhold behandles til embeddinger (numeriske representasjoner) som bevarer betydning samtidig som personvernet beskyttes

• Bruker OpenAIs API for embeddinger uten lagring

• For detaljer om hvordan embeddinger fungerer, se denne artikkelen

Vektordatabase

• Embeddinger lagres i Turbopuffer, en SOC 2 Type 2-sertifisert vektordatabase

• Muliggjør raskt, semantisk søk samtidig som sikkerheten opprettholdes

• Fullstendig dataisolasjon mellom kunde-arbeidsområder

Spørringsprosess

• Alle spørringer respekterer brukertilgang for hver tilkoblede app (tilganger synkroniseres periodisk; se dokumentasjonen for den enkelte KI-tilkoblingen for spesifikke detaljer)

• Resultater filtreres basert på brukerens tilgangsrettigheter i både Notion og tilkoblede apper

• Ingen hurtigbufring av sensitivt innhold

Datakryptering

• Krypteringsnøkler administreres av Notions infrastruktur for nøkkelhåndtering

• Embeddinger i vektordatabaser er kryptert ved lagring

Under overføring

• Når du bruker Notion KI, blir dataene dine kryptert under overføring ved hjelp av TLS 1.2 eller nyere

• Ende-til-ende-kryptering mellom Notion og alle underdatabehandlere

• Tillatelser sjekkes ved spørringstidspunktet, ikke bare under indeksering

• Brukertilordning mellom Notion og tilkoblede tjenester verifiseres kontinuerlig

• Endringer i kildesystemets tillatelser reflekteres innen 1 time (kan ta lengre tid for store arbeidsområder)

• Slettet innhold vil bli usøkbart; dette kan ta rundt 30 minutter til én time. Se dokumentasjonen for den enkelte KI-tilkoblingen for spesifikke detaljer.

Tidslinjer for automatisk sletting

• Når du kobler fra en tilkobling: Data slettes innen 24 timer

• Når kildedata slettes: Umiddelbart usøkbart, embeddinger slettes innen 60 dager

• Når et Notion-arbeidsområde slettes: Alle tilknyttede embeddinger slettes innen 60 dager

• LLM-leverandører beholder data i 0 dager (Enterprise) eller maksimalt 30 dager (alle andre planer)

Kundekontroll

• Be om umiddelbar sletting via Innstillinger → Notion KI → {tilkoblet app} → Koble fra

• Sletteforespørsler behandles automatisk uten manuell inngripen

• Revisjonsspor tilgjengelig for slettingsbekreftelser

Registrertes rettigheter rapportert

• Retten til sletting: Fjern spesifikt innhold eller hele tilkoblingsdata

• Retten til portabilitet: Eksporter embeddinger og metadata

• Databehandleravtale (DPA) tilgjengelig for alle kunder

I løpet av den første 36-timers synkroniseringsperioden

• Alle dataoverføringer bruker krypterte kanaler (TLS 1.2+)

• Inkrementell behandling forhindrer systemoverbelastning

• Ingen midlertidige kopier lagres på usikrede steder

• Hastighetsbegrensning forhindrer misbruk og sikrer stabile tilkoblinger

• Mislykkede synkroniseringer prøves automatisk på nytt med eksponentiell backoff

• Fremdriftsovervåking er tilgjengelig i tilkoblingsinnstillingene

Sikkerhetstiltak under synkronisering

• Kontinuerlig validering av tillatelser gjennom hele synkroniseringsprosessen

• Avviksdeteksjon for uvanlige datamengder

• Automatisk pause hvis autentiseringsfeil oppdages

• Ingen data er tilgjengelige via søk før synkroniseringen er fullført

• Revisjonsspor for alle synkroniseringsaktiviteter og feil

Autentiseringskrav

• Arbeidsområdeeiere kreves for det innledende oppsettet av tilkoblingen

• Administratorrettigheter kreves i kildesystemer (Slack-administrator, Google Workspace-administrator, osv.)

• Våre koblinger kobler automatisk sammen brukere som har samme primære e-post i Notion og i den tilkoblede appen. Brukere som ikke bruker samme primære e-post i den tilkoblede appen, vil få opp en hjelpetekst som ber dem om å autentisere.

• Gjestebrukere er eksplisitt ekskludert fra tilgang til KI-tilkoblingen

Se dokumentasjonen for den enkelte KI-tilkobling for spesifikke detaljer.

Notion er modellagnostisk; vi vil fortsette å evaluere og innlemme de nyeste og beste AI-modellene. For funksjoner som Researchmodus vil vi bruke en rekke forskjellige modeller for å utføre flere søk for å gi de mest omfattende svarene.

• OpenAI: Generering av embeddinger (null lagring)

• Anthropic: LLM-spørringer (null lagring for Enterprise)

• Turbopuffer: vektordatabase (SOC 2 Type 2-sertifisert)

• Notion har kontraktsmessige avtaler med alle AI-leverandører som forbyr trening på kundedata

• Notion bruker ulike store språkmodeller (LLM-er) med behandling uten lagring

• Embeddinger kan ikke rekonstrueres for å gjenopprette originalt innhold.

• Ingen kundedata brukes til å forbedre Notions eller tredjeparters modeller

Gjeldende samsvar

• SOC 2 Type 2 (fornyes årlig)

• ISO 27001:2022-sertifisert

• HIPAA-kompatibel (med BAA for Enterprise)

• GDPR-kompatibel med oppnevnt personvernombud

• CCPA-kompatibel

KI-tilkoblingsdekning

• Inkludert i SOC 2 Type 2-omfanget

• Dekket under ISO 27001-sertifisering

• HIPAA-samsvar aktivert gjennom API-er uten lagring

Sikkerhetsrammeverk

• Tilpasset NIST Cybersecurity Framework

• Beskyttelse i henhold til OWASP Top 10

• Implementering av CIS-kontroller

• Regelmessig penetrasjonstesting fra tredjepart

Vår forpliktelse

• Døgnåpent team for håndtering av sikkerhetshendelser

• Definerte eskaleringsprosedyrer

• 72-timers varsling ved brudd (eller raskere i henhold til lokale krav)

• Årsaksanalyse for alle sikkerhetshendelser

• Transparent kommunikasjon gjennom status.notion.com

Hva vi vil fortelle deg

• Art og omfang av enhver hendelse

• Berørte data og systemer

• Iverksatte utbedringstiltak

• Anbefalinger for kundens handling

• Løpende Oppdateringer frem til løsning