Bästa praxis för att skapa och optimera en skräddarsydd agent

En väldesignad skräddarsydd agent använder färre Notion-krediter och levererar bättre resultat. Så här får du ut mesta möjliga av varje körning:

• Använd skräddarsydda agenter för återkommande arbete. För engångsfrågor, använd Notion-agent istället – den ingår i din plan. Skräddarsydda agenter körs på Notion-krediter eftersom de arbetar autonomt i bakgrunden, oavsett om du är online eller inte.

• Välj specifika utlösare. Utlös vid specifika @-omnämnanden eller egenskapsändringar, inte vid varje meddelande eller databasuppdatering. Färre falska starter, färre slösade körningar.

• Håll kontexten snäv. Peka din agent till de specifika sidor eller databaser den behöver. På så sätt läser den bara det den måste, och varje körning förblir fokuserad.

• Definiera ”Klart” i förväg. Berätta för din agent exakt hur en komplett körning ser ut. Ju tydligare instruktionerna är, desto snabbare når den resultatet.

• Bearbeta flera oberoende uppgifter samtidigt För exempel, be din agent att läsa flera källor på en gång istället för en i taget.

  • ✅ "Läs databasen Projekt och Slack-kanalen #support, och skriv sedan den veckovisa uppdateringen."

  • 🚫 "Läs databasen Projekt, och skriv sedan den veckovisa uppdateringen. Läs sedan Slack-kanalen #support och lägg till i den veckovisa uppdateringen."

• Utgå från en befintlig agent när arbetsflödet är liknande. Om ett arbetsflöde du behöver redan finns som en skräddarsydd agent, kopiera den istället för att bygga från grunden. Öppna agenten, välj ••• och välj Kopiera.

  • Kopian är privat som standard.

  • Efter kopiering, autentisera verktyg som Slack på nytt, kontrollera att utlösare fördes över som förväntat och distribuera om eventuella Workers – de inkluderas inte i kopian. Detta är särskilt användbart för att snabbt skapa teamvarianter av en fungerande agent. Läs mer om att kopiera en skräddarsydd agent i den här artikeln.

Skräddarsydda agenter är mest tillförlitliga när de har en tydlig uppgift, rätt källor och en snäv definition av ”klart”. Den här artikeln om bästa praxis täcker hur du skriver bättre instruktioner, väljer rätt utlösare och förbättrar utdata över tid.

Om du är osäker på var du ska börja, börja med arbete som ditt team upprepar ofta. Skräddarsydda agenter är mest effektiva när arbetsflödet är förutsägbart och lätt att granska.

Leta efter arbetsflöden som är:

• Repeterbara, som att sammanställa rapporter, prioritera inkommande förfrågningar eller besvara vanliga Slack-frågor

• Frekventa, vilket innebär att de sker dagligen eller veckovis

• Lätt att utvärdera, så att du snabbt kan avgöra om utdata är korrekt

När du har valt ett arbetsflöde, bygg den enklaste versionen av din agent först. Få den att köras tillförlitligt innan du lägger till komplexitet.

När processen känns stabil och förutsägbar kan du lägga till utlösare eller scheman för att automatisera den helt.

När du ger din skräddarsydda agent tydliga instruktioner producerar den mer konsekventa och tillförlitliga resultat. Fokusera på hur framgång ser ut och ge den det sammanhang som behövs för att leverera det.

Börja med det resultat du vill ha

• Beskriv hur det slutgiltiga resultatet ska se ut, istället för att lista varje steg

• Låt agenten avgöra hur den ska nå dit

• Exempel: ”Skapa en veckovis statusuppdatering som sammanfattar slutförda uppgifter, hinder och nästa steg.”

Dela ett verkligt exempel

• Klistra in en tidigare statusuppdatering, en formaterad rapport eller en granskad förfrågan

• Använd konkreta exempel istället för abstrakta beskrivningar

Var tydlig med format och destination

• Ange vart utdata ska skickas (Slack, en databas eller en befintlig sida)

• Ange vilka egenskaper eller avsnitt som ska fyllas i

• Exempel: ”Publicera sammanfattningen i #team-updates och lägg till den i databasen för veckorapporter.”

Sätt enkla gränser

• Förtydliga vad agenten ska göra och vad den ska undvika

• Exempel: ”Uppdatera den befintliga sidan för veckorapporter, inte en ny,” eller ”Svara endast i #support.”

Lyft fram gränsfall

• Förklara vad som ska hända om det inte finns någon data eller inget nytt att rapportera

• Exempel: ”Om det inte finns några uppdateringar den här veckan, skriv ’Inga uppdateringar’ istället för att hoppa över.”

Håll instruktionerna korta och fokuserade

• Kortare instruktioner ger mer konsekventa resultat

• Om din konfiguration blir lång, dela upp arbetsflödet i flera agenter

När du konfigurerar din skräddarsydda agent, bestäm om arbetet ska köras enligt ett schema, som svar på en åtgärd eller båda delarna.

Använd scheman för förutsägbart arbete

• Välj ett schema när uppgiften ska köras med en fast frekvens, oavsett aktivitet

• Perfekt för återkommande arbete som veckorapporter, dagliga sammanfattningar eller månadsöversikter

Använd utlösare för responsivt arbete

• Välj en utlösare när uppgiften ska köras som svar på att något händer

• Exempel inkluderar ett programfel som rapporterats i Slack, en ny sida som lagts till i en databas eller ett e-postmeddelande från en specifik avsändare

Kombinera scheman och utlösare vid behov

• Vissa arbetsflöden har två mönster

• Till exempel kan en utlösarbaserad agent hantera programfel allteftersom de kommer in, medan en separat schemalagd agent sammanställer en veckosammanfattning av de hanterade programfelen

Börja med lägre frekvens och begränsad omfattning

• Börja med ett veckoschema istället för dagligt

• Börja med en kanal istället för fem

• Skala upp när du har bekräftat att resultatet är konsekvent och tillförlitligt

Innan du aktiverar ditt arbetsflöde helt, ta dig tid att testa och justera din konfiguration.

Testa innan du aktiverar utlösare eller scheman

• Klicka på Kör för att utföra agenten manuellt

• Granska resultatet för att bekräfta att den beter sig som förväntat

• Aktivera utlösare eller scheman först när resultaten ser bra ut

Testa med en liten grupp

• Dela agenten med några få teammedlemmar för att samla in feedback

• Använd tidig feedback för att fånga upp problem innan du rullar ut den mer brett

Räkna med iteration

• De flesta agenter kräver flera testkörningar för att bli rätt

• Förfina instruktionerna baserat på vad resultatet faktiskt visar, inte vad du avsåg att instruktionerna skulle säga

Kontrollera aktivitetsloggen först

• Klicka på klockikonen för att se vad som utlöste körningen

• Granska vad agenten gjorde och var den kan ha misslyckats

• Använd loggen för att diagnostisera problem och bekräfta att agenten beter sig som förväntat innan du utökar åtkomsten

Känn till de vanliga lösningarna

• ”Felaktig utdata” innebär vanligtvis att instruktionerna behöver mer specificitet

• ”Saknade data” innebär ofta att agenten behöver åtkomst till ytterligare sidor eller databaser under

  Verktyg och åtkomst

• ”Misslyckade körningar” pekar vanligtvis på en behörighetsbrist eller otydliga instruktioner

En väl utformad agent körs snabbare och undviker onödigt arbete. Tre faktorer påverkar effektiviteten:

• Hur ofta agenten körs,

• Hur mycket innehåll den läser, och

• Hur många steg den tar för att slutföra en uppgift

Det enklaste sättet att förbättra prestandan är att begränsa onödiga körningar. Utforma utlösare så att agenten endast körs när det är troligt att den kommer att vidta åtgärder.

Börja smått och skala upp

• Börja med körningar en gång i veckan istället för dagligen

• Använd en kanal eller ett arbetsflöde innan du expanderar till fler

• Öka frekvensen när resultaten är tillförlitliga

Använd utlösare med hög signal så att din agent endast körs när det behövs

• För Slack: Utlös på @-omnämnande eller en specifik emojireaktion istället för alla meddelanden

• För Notion: Utlös på specifika egenskapsändringar istället för varje databasuppdatering

• För Notion Mail: Utlös på en filtrerad uppsättning e-postmeddelanden istället för varje meddelande

Räkna med vissa körningar där ”Ingen åtgärd behövs”

• Dessa sker när agenten fastställer att det inte finns något att göra

• Detta är normalt och effektivt – agenten kontrollerar endast utlösaren och instruktionerna innan den avslutas

Ju mer innehåll en agent läser, desto mer arbete kräver varje körning. Håll omfattningen snäv.

• Peka agenten mot minsta möjliga omfattning. Helst en enskild sida eller ett fåtal sidor som länkar till undersidor som agenten endast kan läsa in vid behov.

• Undvik att be agenten söka brett om du redan vet vilken databas eller sida den bör använda som källa.

Varje ytterligare steg i en körning innebär mer arbete, särskilt när den skräddarsydda agenten utför flera sökningar.

• Var tydlig med definitionen av när uppgiften är klar så att agenten avslutar på färre steg.

• Det är mer effektivt om agenten anropar flera verktyg samtidigt. Uppmuntra parallell användning av verktyg i dina instruktioner när det är möjligt.

  • Kan köras samtidigt: ”Läs databasen Projekt, Slack-kanalen Engineering och sidan med de senaste sprintanteckningarna samtidigt.” Dessa tre källor är oberoende, så agenten läser alla samtidigt istället för en i taget.

  • Måste köras i ordning: ”Skapa en sammanfattningssida i databasen Rapporter och posta sedan länken i #team-updates i Slack.” Agenten behöver sidans URL innan den kan posta länken, så dessa steg sker sekventiellt.

Om agenten ofta ställer flera följdfrågor, försöker utföra samma åtgärd igen, kontrollerar samma sidor på nytt eller stöter på fel på förutsägbara sätt, behöver instruktionerna eller inställningarna förbättras.

• Om körningar ofta misslyckas på grund av behörighetsskäl (att den inte har åtkomst att svara i Slack eller en otillförlitlig URL), justera agentens åtkomst under Verktyg och åtkomst eller instruera agenten att undvika dessa åtgärder.