Anslut kalender till skräddarsydda agenter

Skräddarsydda agenter kan ansluta till kalendern för att automatisera arbetsflödet för schemaläggning. När de är anslutna kan agenter optimera ditt schema, förbereda och hantera möteslogistik samt lösa schemaläggningskonflikter genom automatiserade utlösare eller genom att chatta direkt med agenten.

Kalenderanslutningen för skräddarsydda agenter är tillgänglig på Business- och Enterprise-abonnemang. Denna anslutning fungerar med Notion Calendar, Google Calendar, Apple Calendar och Microsoft Outlook / M365-konton.

Vissa Outlook-specifika funktioner (som Teams-konferensinställningar, delade och delegerade kalendrar samt rums-/resursbokning) kan kräva ett separat konfigurationssteg. Läs mer om vad din skräddarsydda agent kan göra med Outlook →

1. Chatta med din agent. Ge den specifika instruktioner om hur den ska hantera kalenderhändelser.

   • Detta kan även göras manuellt i en skräddarsydd agents Inställningar. Gå till Verktyg och åtkomst, välj sedan + Lägg till anslutning → Kalender → Anslut.

2. Gå till Inställningar → Verktyg och åtkomst.

3. Välj den eller de kalendrar du vill att din skräddarsydda agent ska ha åtkomst till.

4. Bevilja de behörigheter din skräddarsydda agent behöver för varje ansluten kalender: Läs eller Läs och skriv.

5. Välj om den skräddarsydda agenten ska kräva bekräftelse innan en åtgärd utförs.

6. Testa anslutningen. Om agentens beteende inte är vad du förväntar dig, chatta med din skräddarsydda agent för att förtydliga instruktionerna.

Tips: Var specifik i dina instruktioner. Till exempel: \"Varje morgon kl. 08.00, sammanfatta dagens möten och skicka mig en genomgång\" eller \"När ett nytt externt möte läggs till, skapa en förberedelsesida i min mötesdatabas.\"

Lägg till en kalenderbaserad utlösare i din skräddarsydda agents Inställningar.

1. Under Utlösare, klicka på + Lägg till anslutning → Kalender → Anslut.

2. Under Kalender, välj från följande utlösare:

   • Händelse skapad: Körs när nya händelser läggs till i din kalender.

   • Händelse uppdaterad: Körs när händelseinformation ändras (tid, deltagare, etc).

   • Händelse avbokad: Körs när händelser tas bort från din kalender.

3. Välj den eller de kalendrar du vill att utlösaren ska köras på.

4. Lägg till ett filter för att begränsa vilka händelser som utlöser en kalenderutlösare. Varje utlösare kan filtreras så att den endast körs när en händelse uppfyller kriterier för en angiven titel, beskrivning, plats, ägare eller heldagsstatus.

När du ansluter Kalender kan du välja vilka behörigheter din skräddarsydda agent ska få.

• Läs: Gör det möjligt för den skräddarsydda agenten att se information utan att göra ändringar i kalendern.

• Läs och skriv: Gör det möjligt för den skräddarsydda agenten att se och ändra händelser i kalendern.

• Kräv bekräftelse: Kräver att en användare godkänner eller avbryter en åtgärd innan den utförs. När detta är inaktiverat kan den skräddarsydda agenten ändra händelser och skicka inbjudningar utan godkännande.

• Ange som standard: Ändra vilken ansluten kalender din skräddarsydda agent ska använda som standard.

  • Om du har flera kalendrar på samma kalenderkonto anger detta standardkalendern som den skräddarsydda agenten ska använda om du inte anger en annan.

  • Om du ansluter flera kalenderkonton kan du välja en separat standardkalender för varje konto.

När du delar en skräddarsydd agent med en Kalenderanslutning visar agenten vad användaren som konfigurerade anslutningen har behörighet att se i Kalender.

Om den anslutna användaren till exempel har en privat händelse där endast hen kan se detaljerna, kan alla användare med åtkomstnivån Kan visa och interagera eller högre se den händelsen.

När du delar en skräddarsydd agent med en kalenderanslutning kan alla användare med åtkomstnivån Kan visa och interagera med agenten interagera fullt ut med den anslutna kalendern.

För att få bästa resultat bör du ge din skräddarsydda agent specifika instruktioner.

Få en daglig sammanfattning av dina möten och prioriteringar för att börja varje dag förberedd.

Säg till din skräddarsydda agent: ”Gå igenom min kalender för dagen varje vardagsmorgon kl. 08.00. Sammanfatta mina möten med viktiga detaljer som deltagare, tider och eventuellt förberedelsearbete jag behöver göra. Skicka en avisering till mig med sammanfattningen.”

Generera automatiskt dagordningar eller anteckningar före viktiga möten.

Säg till din skräddarsydda agent: ”När ett nytt externt möte läggs till i min kalender, skapa en sida i min mötesdatabas. Inkludera mötestitel, deltagare, tid samt ett avsnitt för förberedelseanteckningar och åtgärdspunkter.”

Håll ordning i kalendern genom att hantera rutinmässiga schemaläggningsuppgifter automatiskt.

Säg till din skräddarsydd agent: ”När någon ber om ett möte via Slack, kontrollera min kalender för tillgänglighet, hitta en tid som passar, skapa händelsen och skicka inbjudningar till alla deltagare.”

Undvik schemaläggningskaos genom att hitta optimala mötestider för flera deltagare.

Säg till din skräddarsydd agent:”När jag ber dig att schemalägga ett möte med teammedlemmar, använd 'Hitta tid med deltagare' för att kontrollera allas tillgänglighet. Föreslå de tre bästa alternativen och skapa sedan händelsen när jag har bekräftat.”

Om ditt team använder Microsoft 365 kan din skräddarsydd agent göra några extra saker som kommer naturligt med Outlook:

• Lägg till en Teams-länk: När din agent skapar ett möte kan den automatiskt inkludera en videosamtalslänk för Microsoft Teams.

• Se kalendrar som delats med dig: Om en kollega har delat sin kalender med dig kan din agent se den och ta hänsyn till den vid schemaläggning.

• Arbeta med återkommande möten: Din agent kan läsa och hantera händelser som upprepas, till exempel veckovisa standup-möten eller månatliga genomgångar.

• Boka ett rum: När din agent skapar ett möte kan den inkludera ett konferensrum eller annan delad resurs.

Obs: Vissa av dessa funktioner rullas ut gradvis, så de kanske inte är tillgängliga direkt.

Om din skräddarsydd agent stöter på fel, ge körningen en ”tumme ned” och chatta med agenten för att diagnostisera problemet. Prova sedan dessa steg:

Om du inte kan hitta Kalender i Verktyg och åtkomst, Kalender kopplas från efter några dagar, eller en agent inte kan se händelser:

• Bekräfta att Kalender är ansluten.

• Koppla från, rensa cookies, återanslut med rätt konto.

Om din agent inte körs när en kalenderhändelse ändras, körs flera gånger eller om händelsedetaljer inte läses korrekt:

• Kontrollera fliken Aktivitet för att se om utlösaren aktiveras.

• Verifiera att Kalender-anslutningen är aktiv i Verktyg och åtkomst.

• Testa med en enkel händelse för att isolera problemet.

• Bekräfta att utlösaren är inställd på rätt kalender (om du har flera).