Databasautomatiseringar

Databasautomatiseringar är sekvenser av åtgärder som sker varje gång en specifik ändring i en databas inträffar. Automatiseringar består av både utlösare (händelserna som startar automatiseringen) och åtgärder (effekten av automatiseringen). Databasautomatiseringar är till för att hjälpa dig spara tid och förenkla ditt arbete, och kan vara mycket enkla eller mer komplexa beroende på dina behov.

Databasautomatiseringar kan användas för många olika saker, bland annat:

• För att tilldela en uppgift till en viss person när uppgiftens status ändras.

• Skicka ett Slack-meddelande till en kanal när en sida läggs till i en databas.

• Databasautomatiseringar är tillgängliga på betalda abonnemang på alla plattformar.

• Databasautomatiseringar kan skapas, redigeras eller tas bort av betalt abonnemang-användare som har Full åtkomst till databasen.

• Däremot kan Slack-automatiseringar endast redigeras av automatiseringens skapare.

• Användare med Kostnadsfritt abonnemang kan skapa Slack-aviseringar som automatiseringar, men inga andra typer av automatiseringar.

• Användare med Kostnadsfritt abonnemang kan använda befintliga automatiseringar i mallar, men de kommer inte att kunna redigera dem.

Så här skapar du en databasautomatisering:

1. Klicka på ⚡ högst upp i en databas → Ny automatisering.

2. Ge din databasautomatisering ett namn om du vill.

3. Välj Ny utlösare för att skapa en utlösare. Välj sedan Lägg till utlösare för att skapa fler utlösare. Läs mer om typerna av utlösare nedan →

4. Välj Ny åtgärd för att skapa en åtgärd. Välj sedan Lägg till åtgärd för att skapa fler åtgärder. Läs mer om typerna av åtgärder nedan →

5. Välj Skapa.

Automatiseringar kan ha en eller flera utlösare. När du ställer in en automatisering kan du bestämma om automatiseringen ska ske När någon av dessa inträffar eller När alla dessa inträffar.

Du kan välja mellan tre typer av utlösare:

• Sida tillagd innebär att din automatisering utlöses när en ny sida läggs till i din databas.

• Egenskap redigerad innebär att din automatisering utlöses när en specifik egenskap i din databas redigeras. För egenskaper av typen namn, person, nummer, text, val och relation kan du välja vilka typer av ändringar som görs i egenskapen som ska utlösa en automatisering. Du kan till exempel ha en lista med kontakter i en Notion-databas och ställa in en automatisering där utlösaren är ett telefonnummer som börjar med siffrorna 732, och åtgärden är att personens delstat ställs in till New Jersey.

• Varje {frequency} innebär att din automatisering kommer att vara återkommande. Utlösaren kommer att ske upprepade gånger baserat på den frekvens du ställer in. Du kan ställa in din automatisering så att den upprepas varje dag, vecka, månad och så vidare. Du kan också ställa in en tidpunkt då automatiseringen ska utlösas, datumet då utlösaren för automatiseringen ska börja och sluta, samt tidszonen.

  

  Obs! Utlösaren Varje {frequency} fungerar med alla automatiseringsåtgärder förutom Redigera egenskap.

Du kan ha mer än ett villkor för din utlösare så att två eller fler saker måste vara sanna för att automatiseringen ska ske. Observera att en återkommande utlösare (som en som du ställer in att upprepas varje vecka, månad, etc.) inte kan kombineras med en annan typ av utlösare.

Automatiseringar kan utföra en eller flera åtgärder. Du kan välja mellan en mängd olika åtgärder:

• Redigera egenskap redigerar egenskaperna för sidor i den databas du för närvarande befinner dig i. För egenskaper av typen flerval, person och relation kan du lägga till eller ta bort enskilda värden istället för att lägga till eller ta bort alla värden på en gång. Du kan till exempel ha en uppgiftsdatabas där ditt namn läggs till i person-egenskapen om uppgiftsnamnet innehåller ordet ”blogg”, även om det redan finns andra personer tilldelade den uppgiften.

• Lägg till sida i lägger till en sida i en databas och redigerar egenskaperna för sidan.

• Redigera sidor i redigerar sidor och egenskaper i en databas.

• Skicka avisering till skickar en avisering till specifika personer i Notion-arbetsytan. Mottagarna kan vara upp till 20 personer i arbetsytan eller personer som är associerade med en viss personegenskap i databasen. Lägg till ett meddelande som du skicka med aviseringen.

• Skicka e-post till skickar ett e-postmeddelande från ditt Gmail-konto till en eller flera mottagare. Läs mer om detta nedan.

• Skicka webhook skickar en HTTP POST-förfrågan till den angivna URL:en. Läs mer i den här artikeln →

• Skicka Slack-avisering till skickar en anpassad avisering till den Slack-kanal du vill. Den här funktionen är endast tillgänglig i Plus-, Business- och Enterprise-abonnemangen. Läs mer här →

• Definiera variabler låter dig skapa en anpassad variabel med hjälp av @-omnämnanden och formler. Du kan sedan använda den här variabeln i andra åtgärder för databasautomatisering. Läs mer om detta nedan.

Åtgärden Skicka e-post till för en databasautomatisering skickar ett e-postmeddelande från ditt Gmail-konto till en eller flera e-postadresser när en utlösare aktiveras. Detta är användbart om du vill skicka ett e-postmeddelande till någon för att påminna dem om att slutföra en förfallen uppgift, eller för att uppdatera ditt team om statusen för alla dina öppna projekt.

Så här konfigurerar du en automatisering för att skicka e-post:

1. Klicka på ⚡ högst upp i en databas och välj sedan Ny automatisering eller en befintlig automatisering.

2. Välj Ny åtgärd eller Lägg till åtgärd → Skicka e-post till….

3. Om ditt Notion-konto redan är kopplat till ett Gmail-konto ser du din e-postadress bredvid Skicka e-post från. Om du vill använda ett annat Gmail-konto för den här automatiseringen klickar du på din e-postadress → Lägg till Gmail-konto.

4. Du kan konfigurera olika delar av din e-post:

   • Till: Detta kan vara en person-egenskap (som Den som utlöste eller Sidskapare), en person i din arbetsyta eller en specifik e-postadress. Denna e-postadress kan vara extern – den behöver inte tillhöra någon i din arbetsyta eller din organisation.

     • Välj CC/BCC bredvid fältet Till för att valfritt lägga till andra personer som kopia (CC) eller dold kopia (BCC).

   • Ämne: Ange ett ämne för ditt e-postmeddelande. Välj @ i fältet Ämne om du vill att ämnet ska innehålla en egenskap från din utlösarsida, en tid eller ett datum, en person eller grupp i din arbetsyta eller en länk till en sida i din arbetsyta. Välj ∑ i fältet Ämne om du vill skapa en formel för ditt ämne.

   • Meddelande: Ange ett meddelande för ditt e-postmeddelande. Välj @ i fältet Meddelande om du vill att meddelandet ska innehålla en egenskap från din utlösarsida, en tid eller ett datum, en person eller grupp i din arbetsyta eller en länk till en sida i din arbetsyta. Välj ∑ i fältet Meddelande om du vill skapa en formel för ditt meddelande.

   • Skicka med visningsnamn: Detta valfria visningsnamn visas bredvid din e-post när mottagaren tar emot den. Välj @ i fältet för visningsnamn om du vill att visningsnamnet ska innehålla en egenskap från din utlösarsida, en tid eller ett datum, en person eller grupp i din arbetsyta eller en länk till en sida i din arbetsyta. Välj ∑ i fältet för visningsnamn om du vill skapa en formel för ditt visningsnamn.

     

   • Skicka svar till: Om du vill att svar på ditt e-postmeddelande ska skickas till någon annan än den e-postadress du använde för att skicka det, kan du använda denna valfria inställning för att skicka svaret till en person-egenskap eller en person i din arbetsyta.

Du kan definiera en anpassad variabel med omnämnanden och formler. Du kan sedan använda den här variabeln i andra automatiseringsåtgärder för databaser. För att definiera en variabel:

1. Klicka på ⚡ högst upp i en databas och välj sedan Ny automatisering eller en befintlig automatisering.

2. Välj Ny åtgärd eller Lägg till åtgärd → Definiera variabler.

3. Klicka på Variable 1 för att ge variabeln ett namn, redigera formeln eller kopiera den. Du kan också välja Lägg till variabel.

4. Välj @ eller ∑ i variabelfältet för att definiera dina variabler.

5. Du kan använda dessa variabler i ytterligare automatiseringsåtgärder.

Låt oss titta på ett exempel på när och hur du skapar en anpassad variabel. Låt oss säga att du vill ställa in en automatisering där alla underuppgifter automatiskt markeras som slutförda när en överordnad uppgift markeras som slutförd.

1. Klicka på ⚡ högst upp i en databas och välj sedan Ny automatisering eller en befintlig automatisering.

2. Välj utlösaren Status inställd på slutförd.

3. Välj Ny åtgärd eller Lägg till åtgärd → Definiera variabler.

4. Välj ∑ i fältet under Variable 1.

5. I fönstret som öppnas väljer du utlösarsida i listan med egenskaper till vänster.

6. Sätt en punkt direkt efter utlösarsida i din formel, så att din formel lyder utlösarsida.. När du har gjort detta ser du utlösarsidans egenskaper i listan med egenskaper till vänster.

7. Välj Underobjekt. Din formel bör nu lyda utlösarsida.Underobjekt.

8. Spara din formel. Nu är din anpassade variabel definierad som underobjekten på sidan som utlöser din automatisering, eller med andra ord, sidan som markeras som slutförd.

9. Nu, i dina inställningar för databasautomatisering, välj Lägg till åtgärd.

10. Välj Redigera sidor i....

11. Öppna rullistan Välj databas och välj Variable 1.

12. Öppna rullistan Redigera en egenskap och välj Status.

13. Öppna rullistan Välj och välj Slutförd.

14. Välj Spara.

Nästa gång du markerar ett överordnat objekt med underuppgifter bör du se att status för alla underuppgifter ändras till slutförd!

Du kan använda omnämnanden och formler i dina databasautomatiseringsåtgärder för att få dina automatiseringar att fungera bättre för dig. Till exempel:

• Du kanske vill nämna datumet i namnet på en ny sida som skapats i din databas.

• Du kanske vill ställa in en databasautomatisering för att skicka ett meddelande till någon som nämner en specifik sida.

• Du kanske vill skicka ett meddelande automatiskt till någon när ett ärende har lösts, och använda en formel i det meddelandet som beräknar tiden det tog att slutföra ärendet.

För att inkludera ett omnämnande eller en formel i en databasautomatiseringsåtgärd:

1. Välj slider-ikonen högst upp i en databas → Automatiseringar.

2. Välj Ny åtgärd eller Lägg till åtgärd. Hitta åtgärden du vill ha och välj den.

3. När du ställer in automatiseringsåtgärden, välj @ i fältet om du vill nämna ett datum, en person, en sida eller en egenskap från utlösarsidan i din databas. Välj ∑ i fältet om du vill skapa en formel.

4. Välj Spara när du är klar.

För att säkerställa att din automatisering fungerar korrekt hjälper vi dig att förstå var din automatisering är ogiltig.

• Om din automatisering stöter på några fel medan du ställer in den:

  • Du kommer att se information om var och vad dessa fel är när du bygger eller redigerar automatiseringen.

  • Du kommer inte att kunna spara automatiseringen förrän du har gjort de nödvändiga korrigeringarna.

• Om din automatisering har fungerat tidigare men stöter på ett fel, kommer automatiseringen att pausas.

  • Vi meddelar dig om fel i vissa fall, inklusive när en databas eller en egenskap i databasen som din automatisering uppdaterar saknas, eller när en tredjepartsanslutning, som Gmail eller Slack, inte längre är giltig eller behöver autentiseras.

  • I andra fall, inklusive när formler inte körs korrekt eller det finns problem med webhooks, kanske du inte får något meddelande.

• Du kan klicka på meddelandet för att gå direkt till den trasiga automatiseringen och fixa den så att den kan användas igen. När din automatisering är fixad måste du aktivera den, eller avpausa den, manuellt. För att göra detta:

  1. Öppna databasen som din automatisering är kopplad till och välj ••• → Automatiseringar.

  2. Hovra över automatiseringen som du precis har fixat och välj •••.

  3. Växla på Aktiv.

• Automatiseringar kan misslyckas om de försöker utföra datumberäkningar (som dateAdd) på ett fält som är tomt eller odefinierat när automatiseringen körs.

  • Som en lösning kan du skapa en filtrerad vy som endast inkluderar objekt där fältet inte är tomt, och konfigurera automatiseringen så att den endast körs på den vyn.

• Automatiseringar kan misslyckas om de tillämpas på en databasvy som filtrerar bort relevanta poster. Se till att automatiseringen körs på en vy som inkluderar alla objekt den behöver agera på.

Så här ser och hanterar du alla befintliga automatiseringar för en databas:

1. Klicka på ⚡ högst upp i en databas.

2. Håll muspekaren över automatiseringen och klicka på •••.

3. Välj Redigera, Pausa eller Radera.