Databasegenskaper

För att skapa din första egenskap i en databas, klicka på Lägg till egenskap. Ge egenskapen ett namn och välj sedan en egenskapstyp.

För att lägga till en egenskap i en databas som redan har befintliga egenskaper:

• Välj + bredvid den yttersta egenskapen till höger. Ge egenskapen ett namn och välj sedan en egenskapstyp.

• I tabellvy, klicka på en befintlig egenskap → Infoga till vänster eller Infoga till höger beroende på var du vill att din nya egenskap ska finnas i tabellen. Ge egenskapen ett namn och välj sedan en egenskapstyp.

För att hantera och redigera egenskaperna i en databas, öppna inställningsmenyn högst upp i databasen och välj Redigera egenskaper.

Härifrån kan du:

• Sök efter en egenskap.

• Skapa en Ny egenskap.

• Klicka på specifika egenskaper för att redigera dem. Du kan justera inställningar som är specifika för en egenskap (till exempel kan du radbryta en textegenskap), kopiera en egenskap eller radera en egenskap.

Du kan även redigera enskilda egenskaper genom att klicka direkt på dem i din databas. Detta öppnar en meny där du kan redigera egenskapens namn, filtrera eller sortera efter den egenskapen, köra beräkningar med mera.

Om du vill att specifika egenskaper ska döljas eller visas i en databasvy:

1. Öppna inställningsmenyn högst upp i databasen.

2. Välj Egenskapens synlighet.

3. Välj 👁️ bredvid en egenskap för att dölja eller visa den.

Alla data som du lägger till i en egenskap kallas för ett värde. Hur du redigerar värden beror på typen av egenskap. Här är några exempel:

• När du redigerar val- och flervals-egenskaper uppmanas du att lägga till taggar genom att ange vad du vill göra och trycka på retur efter varje. Färger tilldelas slumpmässigt.

  • Du kan lägga till så många unika taggar till de här menyerna som du vill.

  • Du kan redigera namn på taggar och färger, eller radera dem genom att klicka på egenskapsfältet (dvs. tabellcellen) och sedan klicka på ••• som visas till höger när du håller muspekaren över en egenskap.

  • Ändra ordning på taggar genom att ta tag i ⋮⋮-ikonen till vänster om dem och dra.

• När du redigerar datumegenskaper klickar du för att lägga till data för att öppna datumväljaren, där du kan välja dagen som är relevant för databasobjektet – det kanske rör sig om ett händelsedatum eller deadline.

  • Klicka på Påminn för att ställa in en påminnelse i den här egenskapen som meddelar dig på det angivna datumet och tiden.

  • Aktivera Slutdatum för att definiera ett intervall av datum i den här egenskapen.

  • Aktivera Inkludera tid för att välja en exakt tid, inte bara en dag.

  • Klicka på Datumformat och tidszon för att ändra de här inställningarna.

  • Klicka på Rensa för att ta bort alla värden i datumegenskapen.

• När du redigerar filer- och mediaegenskaper klickar du på fältet för att ladda upp en fil eller klistra in en länk för att bädda in en fil.

  • Du kan även dra en fil från din dator till egenskapen för att ladda upp den.

  • Du kan lägga till flera filer i ett fält på en gång.

  • Klicka på ••• till höger om uppladdade filer för att Radera, Ladda ner, visa i Helskärmsläge eller Visa original.

  • Använd ⋮⋮ till vänster om uppladdade filer för att dra och ordna om dem.

• I en personegenskap kan du tagga andra medlemmar eller gäster i arbetsytan.

  • Du behöver bara ange deras namn och trycka på retur efter varje.

  • Om du vill radera någon du taggat klickar du på dem och sedan klickar du på X bredvid namnet.

• Värden visas automatiskt för de här egenskaperna: Skapad kl., Skapad av, Senast redigerad, Senast redigerad av.

• Du kan helt enkelt ange eller klistra in värden för egenskaperna URL, E-post, Telefon och Nummer , precis som du skulle göra för en textegenskap.

• Flera steg krävs för att redigera värden för relation- och sammanslagningsegenskaper.

För att hålla databaser snabba och tillförlitliga kan varje databas ha upp till 500 egenskaper. Om du når den här gränsen kommer du inte att kunna lägga till nya egenskaper förrän du tar bort några.

När du försöker lägga till en egenskap utöver den här gränsen visas ett felmeddelande och den nya egenskapen skapas inte.

Om du når gränsen, prova dessa steg:

• Radera oanvända egenskaper som du inte längre behöver.

• Slå ihop liknande egenskaper (kombinera till exempel flera ”Status”- eller ”Kategori”-egenskaper).

För att hjälpa dig att visuellt skilja dina databasobjekt från varandra kan du tilldela en färg till databassidor baserat på vissa villkor. Du kanske till exempel vill att alla förfallna uppgifter i en uppgiftsdatabas ska visas i rött.

Så här använder du villkorsstyrd färg på en databasvy:

1. Välj slider-ikonen högst upp i databasvyn.

2. Under Vyinställningar, välj Villkorsstyrd färg.

3. Välj Ny färginställning.

4. Välj den egenskap du vill färglägga efter.

5. Öppna rullistan bredvid egenskapsnamnet och ställ in en regel för färginställningen.

6. Välj en färg för Sidbakgrund.

   • Om tillämpligt kommer dina databassidor som standard att matcha färgen på de egenskapsvärden som är kopplade till dem. Om din prioritetsegenskap till exempel har P0 i rött och P1 i orange, och du färglägger din databas efter prioritet, kommer alla P0-sidor att visas i rött och alla P1-sidor att visas i orange. Du kan ändra detta när som helst!

7. Om du är i tabellvy, öppna menyn bredvid Applicera på och välj om du vill applicera färgen på hela raden eller bara på den egenskap som regeln gäller.

8. Välj Lägg till ytterligare för att skapa fler färgvillkor för din databasvy.

• Villkorsstyrd färg är tillgänglig i följande vyer:

  • Tabell

  • Kalender

  • Tidslinje

  • Lista

  • Översikt

  • Flöde

• Villkorsstyrd färg kan tillämpas baserat på följande egenskaper:

  • Välj

  • Flerväljare

  • Status

  • Titel

  • Text

  • Siffra

  • Datum

  • Person

  • Kryssruta

  • Formler

  • Relationer

  • Sammanslagningar

• Inställningar för villkorsstyrd färg skapas på vynivå. Olika databasvyer kan ha olika inställningar för villkorsstyrd färg, och inställningar för villkorsstyrd färg som tillämpas på en databasvy tillämpas inte automatiskt på databasens andra vyer. När du duplicerar en vy kommer dock dess färginställningar också att dupliceras.

• Villkorsstyrd färg tillämpas på sidnivå; för närvarande kan du inte ha specifika egenskaper färgade på en sida eller ett kort. Färg tillämpas på en sidas hela bakgrund.

• För att tillämpa villkorsstyrd färg på en egenskap och inte en hel databassida, måste du vara i en tabellvy av en databas.

För att radera en färginställning:

1. Välj slider-ikonen högst upp i databasvyn.

2. Under Vyinställningar, välj Villkorsstyrd färg.

3. Välj 🗑️ bredvid inställningen du vill radera.

Du kan lämna kommentarer på egenskaper i en databas, endast när du är i tabellvy eller har en databassida öppen.

För att kommentera en egenskap i tabellvy:

1. Hovra över en egenskap för ett databasobjekt.

2. Välj 💬 som visas.

3. Ange din kommentar.

För att kommentera en egenskap på en databasesida:

1. Hovra över en egenskap.

2. Välj 💬 som visas, eller välj ⋮⋮ till vänster om egenskapen → Kommentera.

3. Ange din kommentar.

När en kommentar har gjorts ser du 💬 bredvid egenskapen den är kopplad till. Du kan välja 💬 för att se kommentaren och delta i konversationen.

Du kan tilldela specifika åtkomstnivåer till personer som nämns i en personegenskap eller skapad av-egenskap på en databassida. Läs mer om detta här →