Vem är vem i en arbetsyta

En Notion-arbetsyta kan ha flera typer av användare eller roller:

• Medlemmar

• Begränsade medlemmar

• Gäster

• Tillfälliga medlemmar

• Arbetsytans ägare

• (Endast Enterprise-abonnemang) Medlemsadministratörer

• (Endast Enterprise-abonnemang) Organisationsägare

Läs vidare för att lära dig mer om varje användartyp.

Medlemmar är individer i ditt företag eller din organisation. Det kan vara kollegor på samma organisation eller personer som läser, redigerar och kommenterar många av samma sidor i en arbetsyta.

Medlemmar kan läggas till i arbetsytor på Kostnadsfritt abonnemang utan kostnad. Arbetsytor med fler än en medlem kan använda upp till 1 000 block i den arbetsytan. Om du vill ha obegränsad blockanvändning på Kostnadsfritt abonnemang måste du se till att din arbetsyta bara innehåller en person. För att göra detta kan du undvika att lägga till nya medlemmar, ta bort befintliga medlemmar och lägga till eventuella samarbetspartners som gäster. Du kan lära dig mer om detta här →

På betalda abonnemang betalar du för varje medlem som läggs till i arbetsytan.

Begränsade medlemmar delar många funktioner med vanliga medlemmar i arbetsytan. De kan skapa privata sidor, använda Notion AI (med respekt för begränsade medlemmars behörigheter), logga in med SSO, läggas till i behörighetsgrupper med mera. De påverkar också din fakturering på samma sätt som att lägga till en medlem i arbetsytan.

Det finns några sätt på vilka begränsade medlemmar skiljer sig från vanliga medlemmar, inklusive:

• De måste läggas till i specifika Teamutrymmen och på sidor för att kunna komma åt dem.

• De kan inte skapa Teamutrymmen.

• De kan bara dela sidor med medlemmar som har lagts till i samma Teamutrymmen och på samma sidor som dem.

• De kan bara @-omnämna medlemmar med vilka de delar åtkomst till en sida eller ett Teamutrymme.

• De kommer inte att se Anslut i Inställningar, och de kan inte använda Anslut för att länka andra appar till Notion.

• De kommer inte att se agenter i arbetsytan. De kan inte skapa skräddarsydda agenter, använda dem eller ges åtkomst till dem.

Du hittar kontroller relaterade till begränsade medlemmar i Inställningar. Läs mer: Arbetsytans säkerhet

Teamutrymmets medlemsroll omfattar både medlemmar och begränsade medlemmar. Det innebär att en begränsad medlem inte kan ha en lägre åtkomstnivå än en vanlig medlem.

Om du vill tilldela en lägre åtkomstnivå till begränsade medlemmar i ett Teamutrymme måste du använda behörighetsgrupper eller individuella behörigheter. Gör så här:

1. Skapa ett nytt IDP eller en behörighetsgrupp som inkluderar alla arbetsytans medlemmar som ska vara en del av ett Teamutrymme. Du kan till exempel kalla den «Teamutrymme A medlemmar».

2. Ändra Teamutrymmets medlems åtkomstnivå till den nivå som du vill tilldela begränsade medlemmar.

3. Lägg till behörighetsgruppen (till exempel «Teamutrymme A medlemmar») till ett Teamutrymme och ge den den åtkomstnivå du vill ha.

Gäster är individer utanför ditt företag eller din organisation som du bjuder in till din arbetsyta sida för sida. Gäster kan till exempel vara:

• Personer som har en annan e-postdomän för organisationen.

• Klienter som du vill ge feedback på ditt arbete.

• Vänner, familj eller mentorer som du vill ska bidra till eller granska ditt arbete.

Gäster delar många funktioner med medlemmar, förutom:

• De kan inte ges åtkomst till hela arbetsytan. De måste bjudas in till enskilda sidor för att kunna se dem och deras undersidor.

• De kan inte läggas till i medlemsgrupper.

• De kan inte justera inställningar för arbetsytan eller faktureringsinformation.

• De kan inte lägga till nya medlemmar i din arbetsyta.

• De kan inte lägga till nya anslutningar till din arbetsyta.

När en gäst har begärt att få gå med i din arbetsyta som medlem kommer de att kunna skapa privata sidor i din arbetsyta.

Tillfälliga medlemmar är godkända Notion Marketplace-konsulter som har beviljats tidsbegränsad åtkomst till din arbetsyta av en administratör. De har samma åtkomst som vanliga medlemmar fram till sitt utgångsdatum. När det datumet har passerat förlorar de åtkomsten automatiskt.

• Tillfälliga medlemmar använder inte en betald plats.

• Åtkomsten upphör automatiskt på det datum som angetts av en administratör (upp till ett år).

• Administratörer kan förlänga eller ta bort åtkomst när som helst.

• Endast arbetsyteadministratörer kan lägga till tillfälliga medlemmar.

För att lära dig hur du lägger till en tillfällig medlem, se Lägg till en tillfällig medlem.

Arbetsyteägare är administratörer som kan hantera arbetsyteinställningar, radera en arbetsyta och hantera andra arbetsyteägare, administratörer, medlemmar och gäster. Varje arbetsyta har minst en ägare. Medlemmar kan göras till arbetsyteägare.

Medlemsadministratör är en roll som endast finns i Enterprise-abonnemanget. Medlemsadministratörer kan lägga till eller ta bort medlemmar från arbetsytor eller grupper, men de har inte behörighet att ändra arbetsyteinställningar. Medlemmar i ett Enterprise-abonnemang kan göras till medlemsadministratörer.

Om din organisation har flera arbetsytor i Notion kan dessa arbetsytor samlas som en organisation. Organisationsägare kan se och hantera alla sina arbetsytor och medlemmar på en central plats och tillämpa inställningar för hela organisationen. Läs mer om organisationsägare och kontroller på organisationsnivå.

För att ändra en medlem eller gästs roll i en arbetsyta kan en arbetsyteägare eller en medlemsadministratör:

1. Gå till Inställningar → Personer eller Medlemmar (beroende på abonnemang).

2. Gå till fliken Medlemmar eller fliken Gäster.

3. Öppna rullistan bredvid medlemmens roll eller gästens sidor.

4. Välj Arbetsyteägare, Medlemsadministratör eller Medlem. Om du gör om en gäst till medlem, välj Konvertera till medlem.

Om du vill göra någon till organisationsägare måste du själv vara organisationsägare. Du behöver göra följande:

1. Öppna din arbetsyteväxlare och välj Hantera organisation.

2. I dina organisationsinställningar, välj fliken Personer → Hantera medlemmar.

3. Välj ••• bredvid en medlems namn → Gör till organisationsägare.

För att ta bort en medlem eller gäst från en arbetsyta kan en arbetsyteägare eller en Medlemsadministratör:

1. Gå till Inställningar → Personer eller Medlemmar (beroende på din plan).

2. Gå till fliken Medlemmar eller fliken Gäster.

3. Beroende på plan och vem du försöker ta bort:

   • Öppna rullistan för en medlems roll eller åtkomstnivå och välj sedan Ta bort från arbetsyta.

   • Öppna rullistan för en gästs sidor eller välj ••• bredvid en gäst, välj sedan Ta bort eller Ta bort från arbetsyta.