ربط البريد بالوكلاء المخصَّصين

يمكن للوكلاء المخصَّصين ربط البريد لأتمتة سير عمل البريد الإلكتروني. بمجرد الربط، يمكن للوكلاء قراءة رسائل البريد الإلكتروني وتنظيمها وكتابة مسوداتها وإرسالها نيابةً عنك من خلال مشغلات آلية أو عن طريق الدردشة مع الوكيل مباشرةً.

عمليات ربط البريد تعمل مع Gmail أو Notion Mail أو Outlook. ليس من الضروري استخدام Notion Mail لاستخدام ربط البريد.

ربط البريد للوكلاء المخصَّصين متوفر في أي خطة تتيح الوصول إلى الوكلاء المخصَّصين.

الإجراءات أدناه مدعومة فقط في حال استخدام Notion Mail:

1. تحدث مع وكيلك. امنحه توجيهات محددة حول كيفية التعامل مع أحداث البريد.

   • يمكن القيام بذلك أيضًا يدويًا في إعدادات الوكيل المخصَّص. انتقل إلى الأدوات والوصول، ثم اختر + إضافة ربط → البريد → ربط.

2. انتقل إلى إعدادات → الأدوات والوصول.

3. اختر صناديق الوارد التي تريد أن يتمتع وكيلك بإمكانية الوصول إليها.

4. امنح الأذونات التي يحتاجها وكيلك: تعديل صندوق الوارد، المسودة، وإرسال.

5. اختر ما إذا كان يجب على الوكيل طلب تأكيد قبل تنفيذ إجراء ما.

6. اختبر الربط. إذا لم يكن سلوك الوكيل كما تتوقع، فتحدث مع وكيلك لتوضيح التعليمات.

تلميح: كن محددًا في تعليماتك. على سبيل المثال: "أرشفة جميع رسائل البريد الإلكتروني من النشرات الإخبارية التي تحتوي على كلمة 'weekly' في سطر الموضوع" أو "صياغة رد مهذب على استفسارات العملاء وحفظها لمراجعتي."

أضف مشغلاً يستند إلى البريد في إعدادات وكيلك المخصَّص.

1. انتقل إلى المشغلات. انقر على + إضافة مشغل → البريد → عملية ربط.

2. ضمن البريد، اختر من بين المشغلات التالية:

   • استلام بريد إلكتروني جديد: يتم التشغيل عند وصول بريد إلكتروني جديد إلى صندوق البريد المتصل.

   • إرسال بريد إلكتروني جديد: يتم التشغيل عند إرسال بريد إلكتروني جديد من صندوق البريد المتصل.

   • استلام أو إرسال بريد إلكتروني جديد: يتم التشغيل عند استلام أو إرسال بريد إلكتروني جديد.

   • التصنيف المطبَّق على البريد الإلكتروني: يتم التشغيل عند تطبيق تصنيف محدد على بريد إلكتروني.

3. اختر صندوق الوارد الذي تريد تشغيل المشغل عليه.

4. أضف عامل تصفية لتضييق نطاق الأحداث التي تؤدي إلى تشغيل مشغل البريد. يمكن تصفية كل مشغل ليتم تشغيله فقط عندما يتطابق بريد إلكتروني مع سمة محددة من سمات من، إلى، الموضوع، النص، أو النطاق.

عند ربط البريد الإلكتروني، يمكنك اختيار أذونات وكيلك:

• تعديل صندوق الوارد: أرشف رسائل البريد الإلكتروني، وانقل الرسائل غير المرغوب فيها إلى سلة المهملات، وطبق التصنيفات، وعين التذكيرات، وحظر المرسلين، وألغِ الاشتراك.

• مسودة: إنشاء مسودات.

• إرسال: إرسال رسائل بريد إلكتروني من حسابك.

• طلب التأكيد: يتطلب من المستخدم الموافقة على إجراء أو إلغائه قبل تنفيذه. عند إيقاف هذا الخيار، يمكن للوكيل اتخاذ الإجراءات المسموح بها دون موافقة.

تلميح: استخدم الأذونات والمشغلات (مثل التشغيل فقط عند تطبيق تصنيف) إذا كنت تريد تقييد رسائل البريد الإلكتروني التي يعالجها الوكيل.

إذا شاركت وكيلاً مخصَّصاً متصلاً بالبريد الإلكتروني، يمكن لأي شخص لديه حق الوصول إلى ذلك الوكيل عرض رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد المتصل. سيتم عرض تحذير قبل اتخاذ هذا الإجراء.

للحصول على أفضل النتائج، قدم لوكيلك المخصص تعليمات محددة.

فرز الرسائل الواردة تلقائياً عن طريق تطبيق التصنيفات، وأرشفة رسائل البريد الإلكتروني منخفضة الأولوية، وتعيين تذكيرات للرسائل المهمة.

أخبر وكيلك المخصَّص:"عندما أتلقى رسالة بريد إلكتروني، تحقق مما إذا كانت نشرة إخبارية. إن كانت كذلك، فطبق تصنيف 'رسالة إخبارية' وأرشفها. وإذا كانت من عميل، ميّزها بنجمة وطبق تصنيف 'عميل'."

إلغاء الاشتراك من القوائم البريدية غير المرغوب فيها وأرشفة رسائل البريد الإلكتروني الترويجية أو حذفها تلقائياً.

أخبر الوكيل المخصَّص:"راجع صندوق الوارد الخاص بي بحثاً عن رسائل الاشتراك. ألغِ الاشتراك في أي رسائل إخبارية لم أفتحها منذ 30 يوماً وأرشفها."

استخراج المعلومات الأساسية من رسائل البريد الإلكتروني وإنشاء سجلات أو تحديثها في قاعدة بيانات Notion.

أخبر الوكيل المخصَّص:"عندما أتلقى رسالة بريد إلكتروني من جهة اتصال جديدة، أنشئ صفحة في قاعدة بيانات نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاصة بي تتضمن اسم جهة الاتصال وبريدها الإلكتروني وشركتها. وأضف رابطاً لرسالة البريد الإلكتروني الأصلية."

صِغ ردوداً على الاستفسارات الشائعة واحفظها لمراجعتها قبل الإرسال.

أخبر الوكيل المخصَّص:"عندما أتلقى رسالة بريد إلكتروني تستفسر عن الأسعار، صِغ رداً ودوداً يتضمن معلومات الأسعار القياسية الخاصة بنا واحفظه كمسودة لأراجعه."

إذا واجه الوكيل المخصَّص أخطاء، فقم بتقييم عملية التشغيل بـ "إبهام لأسفل" وتحدث مع الوكيل لتشخيص المشكلة. ثم جرب الخطوات التالية:

أخطاء الربط

إذا لم تتمكن من العثور على "البريد" في "الأدوات والوصول"، أو إذا انقطع اتصال البريد، أو إذا أخبرك الوكيل بأنه لا يستطيع الوصول إلى البريد الإلكتروني:

• تأكد من اتصال وكيلك بحساب البريد الإلكتروني الصحيح.

• تحقق من حصولك على إذن لتعديل الوكيل (يمكنه التعديل أو وصول كامل).

• اقطع ربط البريد ثم أعد ربطه، ثم حدِّث Notion.

• تأكد من حفظ التغييرات بعد تحديث أي إعدادات.

أخطاء المشغلات

إذا لم يكن وكيلك يعمل عند تلقي رسالة بريد إلكتروني، أو كان يعمل عدة مرات، أو لم يتمكن من الوصول إلى محتوى البريد الإلكتروني:

• تحقق من نشاط الوكيل للتأكد مما إذا كان المشغِّل يعمل أم يعمل ولكنه يفشل.

• تحقق من أن ربط البريد لا يزال نشطاً في الأدوات والوصول.

• بالنسبة للمشغِّلات المستندة إلى التصنيفات، تأكد من تطابق اسم التصنيف تماماً.