عمليات أتمتة قاعدة البيانات

عمليات أتمتة قاعدة البيانات هي تسلسلات من الإجراءات التي تحدث في أي وقت يطرأ فيه تغيير محدد على قاعدة البيانات. تتكون عمليات الأتمتة من مشغلات (الأحداث التي تبدأ عملية الأتمتة) وإجراءات (تأثير عملية الأتمتة). تهدف عمليات أتمتة قاعدة البيانات إلى مساعدتك في توفير الوقت وتبسيط عملك، ويمكن أن تكون أساسية جداً أو أكثر تعقيداً اعتماداً على احتياجاتك.

يمكن استخدام عمليات أتمتة قاعدة البيانات في العديد من الأمور، بما في ذلك:

• تعيين مهمة لشخص معين عند تغير حالتها.

• إرسال إشعار Slack إلى قناة عند إضافة صفحة إلى قاعدة بيانات.

• تتوفر عمليات أتمتة قاعدة البيانات في الخطط المدفوعة على جميع المنصات.

• يمكن إنشاء عمليات أتمتة قاعدة البيانات أو تعديلها أو حذفها من قبل مستخدمي الخطط المدفوعة الذين لديهم وصول كامل إلى قاعدة البيانات.

• ومع ذلك، لا يمكن تعديل عمليات أتمتة Slack إلا من قبل منشئ عملية الأتمتة.

• يمكن لمستخدمي الخطة المجانية إنشاء عمليات أتمتة إشعارات Slack، ولكن لا يمكنهم إنشاء أي أنواع أخرى من عمليات الأتمتة.

• يمكن لمستخدمي الخطة المجانية استخدام عمليات الأتمتة الموجودة في القالب، لكنهم لن يتمكنوا من تعديلها.

لإنشاء عملية أتمتة قاعدة بيانات:

1. انقر على ⚡ في أعلى قاعدة البيانات → أتمتة جديدة.

2. امنح عملية أتمتة قاعدة البيانات اسماً إذا أردت ذلك.

3. حدد مشغل جديد لإنشاء مشغل. ثم حدد إضافة مشغل لإنشاء المزيد من المشغلات. تعرف على المزيد حول أنواع المشغلات أدناه →.

4. حدد إجراء جديد لإنشاء إجراء. ثم حدد إضافة إجراء لإنشاء المزيد من الإجراءات. تعرف على المزيد حول أنواع الإجراءات أدناه →.

5. حدد إنشاء.

يمكن أن تحتوي عمليات الأتمتة على مشغل واحد أو مشغلات متعددة. عند إعداد عملية أتمتة، يمكنك تحديد ما إذا كانت عملية الأتمتة ستحدث عند حدوث أي من هذه أو عند حدوث كل هذه.

يمكنك الاختيار من بين ثلاثة أنواع من المشغلات:

• تعني إضافة صفحة أنه سيتم تشغيل الأتمتة الخاصة بك عند إضافة صفحة جديدة إلى قاعدة بياناتك.

• تعني تحرير خاصية أنه سيتم تشغيل الأتمتة الخاصة بك عند تحرير خاصية معينة من قاعدة بياناتك. بالنسبة لخصائص الاسم، والشخص، والرقم، والنص، والاختيار، والعلاقة، يمكنك اختيار أنواع التعديلات التي يتم إجراؤها على تلك الخاصية والتي ستؤدي إلى تشغيل الأتمتة. على سبيل المثال، قد يكون لديك قائمة بجهات الاتصال في قاعدة بيانات Notion وتقوم بإعداد أتمتة يكون فيها المشغل هو رقم هاتف يبدأ بالأرقام 732، ويكون الإجراء هو تعيين حالة ذلك الشخص إلى نيوجيرسي.

• تعني كل {frequency} أن الأتمتة الخاصة بك ستكون متكررة. سيحدث المشغل بشكل متكرر بناءً على التردد الذي تحدده. يمكنك ضبط الأتمتة الخاصة بك لتتكرر كل يوم، أو أسبوع، أو شهر، وما إلى ذلك. يمكنك أيضاً تحديد وقت تشغيل الأتمتة، والتاريخ الذي سيبدأ فيه وينتهي فيه مشغل الأتمتة، والمنطقة الزمنية.

  

  ملاحظة: يعمل مشغل كل {frequency} مع جميع إجراءات الأتمتة باستثناء تعديل الخاصية.

يمكنك الحصول على أكثر من شرط واحد للمشغل الخاص بك بحيث يجب أن يكون هناك شيئان أو أكثر صحيحين لكي تحدث الأتمتة. لاحظ أن المشغل المتكرر (مثل الذي تضبطه ليتكرر كل أسبوع، أو شهر، إلخ) لا يمكن إقرانه بنوع آخر من المشغلات.

يمكن للأتمتة اتخاذ إجراء واحد أو إجراءات متعددة. يمكنك الاختيار من بين مجموعة متنوعة من الإجراءات:

• سيقوم تحرير خاصية بتحرير خصائص الصفحات في قاعدة البيانات التي تتواجد فيها حالياً. بالنسبة لخصائص الاختيار المتعدد، والأشخاص، والعلاقة، يمكنك إضافة أو إزالة قيم فردية بدلاً من إضافة أو إزالة جميع القيم دفعة واحدة. على سبيل المثال، قد يكون لديك قاعدة بيانات للمهام حيث إذا كان اسم المهمة يحتوي على كلمة "مدونة"، فسيتم إضافة اسمك إلى خاصية الأشخاص، حتى لو كان هناك أشخاص آخرون معينون بالفعل لتلك المهمة.

• سيقوم إضافة صفحة إلى بإضافة صفحة إلى قاعدة بيانات من اختيارك، وتحرير خصائص تلك الصفحة.

• سيقوم تحرير صفحات في بتحرير الصفحات والخصائص في قاعدة بيانات من اختيارك.

• سيؤدي إرسال إشعار إلى إلى إرسال إشعار إلى أشخاص محددين في مساحة عمل Notion الخاصة بك. يمكن أن يكون المستلمون ما يصل إلى 20 شخصاً في مساحة عملك، أو أشخاصاً مرتبطين بخاصية "أشخاص" معينة في قاعدة بياناتك. أضف رسالة تود إرفاقها مع الإشعار.

• سيؤدي إرسال بريد إلى إلى إرسال بريد إلكتروني من حساب Gmail الخاص بك إلى مستلم واحد أو أكثر. تعرف على المزيد حول هذا أدناه.

• سيؤدي إرسال خطاف ويب إلى إرسال طلبات HTTP POST إلى عنوان URL المحدد. تعرف على المزيد في هذه المقالة →.

• سيؤدي إرسال إشعار Slack إلى إلى إرسال إشعار مخصص إلى قناة Slack التي تريدها. هذه الميزة متاحة فقط في خطط Plus وBusiness والخطة المؤسسية. تعرف على المزيد هنا →.

• سيسمح لك تحديد متغيرات بإنشاء متغير مخصص باستخدام الإشارات والصيغ. يمكنك بعد ذلك استخدام هذا المتغير في إجراءات أتمتة قاعدة بيانات أخرى. تعرف على المزيد حول هذا أدناه.

سيؤدي إجراء إرسال بريد إلى لأتمتة قاعدة البيانات إلى إرسال بريد إلكتروني من حساب Gmail الخاص بك إلى عنوان بريد إلكتروني واحد أو أكثر عند حدوث مشغل. هذا مفيد إذا كنت ترغب في إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما لتذكيره بإكمال مهمته المتأخرة، أو لتحديث فريقك بشأن حالة جميع مشاريعك المفتوحة.

لإعداد أتمتة لإرسال بريد إلكتروني:

1. انقر على ⚡ في أعلى قاعدة البيانات، ثم حدد أتمتة جديدة أو أتمتة موجودة.

2. حدد إجراء جديد أو إضافة إجراء → إرسال بريد إلى….

3. إذا كان حساب Notion الخاص بك مرتبطاً بالفعل بحساب Gmail، فسترى عنوان بريدك الإلكتروني بجوار إرسال بريد من. إذا كنت ترغب في استخدام حساب Gmail آخر لهذه الأتمتة، فانقر على عنوان بريدك الإلكتروني → إضافة حساب Gmail.

4. يمكنك إعداد أجزاء مختلفة من بريدك الإلكتروني:

   • To: يمكن أن يكون هذا خاصية شخص (مثل Whoever triggered أو Page creator)، أو شخصاً في مساحة عملك، أو عنوان بريد إلكتروني محدداً. يمكن أن يكون عنوان البريد الإلكتروني هذا خارجياً — ولا يشترط أن ينتمي إلى شخص ما في مساحة عملك أو مؤسستك.

     • حدد CC/BCC بجوار حقل To لإرسال نسخة كربونية (CC) أو نسخة كربونية مخفية (BCC) إلى أشخاص آخرين اختيارياً.

   • Subject: أدخل موضوعاً لبريدك الإلكتروني. حدد @ في حقل Subject إذا كنت تريد أن يحتوي موضوعك على خاصية من صفحة المشغل الخاصة بك، أو وقت أو تاريخ، أو شخص أو مجموعة في مساحة عملك، أو رابط لصفحة في مساحة عملك. حدد ∑ في حقل Subject إذا كنت تريد إنشاء معادلة لموضوعك.

   • Message: أدخل رسالة لبريدك الإلكتروني. حدد @ في حقل Message إذا كنت تريد أن تحتوي رسالتك على خاصية من صفحة المشغل الخاصة بك، أو وقت أو تاريخ، أو شخص أو مجموعة في مساحة عملك، أو رابط لصفحة في مساحة عملك. حدد ∑ في حقل Message إذا كنت تريد إنشاء معادلة لرسالتك.

   • Send with display name: سيظهر اسم العرض الاختياري هذا بجوار بريدك الإلكتروني عندما يتلقاه المستلم. حدد @ في حقل اسم العرض إذا كنت تريد أن يحتوي اسم العرض الخاص بك على خاصية من صفحة المشغل الخاصة بك، أو وقت أو تاريخ، أو شخص أو مجموعة في مساحة عملك، أو رابط لصفحة في مساحة عملك. حدد ∑ في حقل اسم العرض إذا كنت تريد إنشاء معادلة لاسم العرض الخاص بك.

     

   • Send replies to: إذا كنت تريد إرسال الردود على بريدك الإلكتروني إلى شخص آخر غير عنوان البريد الإلكتروني الذي استخدمته لإرساله، يمكنك استخدام هذا الإعداد الاختياري لإرسال الرد إلى خاصية شخص، أو إلى شخص في مساحة عملك.

يمكنك تعريف متغير مخصص باستخدام الإشارات والمعادلات. يمكنك بعد ذلك استخدام هذا المتغير في إجراءات أتمتة قاعدة بيانات أخرى. لتعريف متغير:

1. انقر على ⚡ في أعلى قاعدة البيانات، ثم حدد أتمتة جديدة أو أتمتة موجودة.

2. حدد New action أو Add action → Define variables.

3. انقر على Variable 1 لمنح المتغير اسماً، أو تعديل المعادلة، أو تكراره. يمكنك أيضاً تحديد Add variable.

4. حدد @ أو ∑ في حقل المتغير لتعريف متغيراتك.

5. يمكنك استخدام هذه المتغيرات في إجراءات أتمتة إضافية.

لنلقِ نظرة على مثال حول متى وكيف يمكنك إنشاء متغير مخصص. لنفترض أنك تريد تعيين أتمتة بحيث يتم وضع علامة "مكتمل" تلقائياً على جميع المهام الفرعية عند وضع علامة "مكتمل" على مهمة رئيسية.

1. انقر على ⚡ في أعلى قاعدة البيانات، ثم حدد أتمتة جديدة أو أتمتة موجودة.

2. حدد المشغل كـ Status set to Complete.

3. حدد New action أو Add action → Define variables.

4. حدد ∑ في الحقل الموجود أسفل Variable 1.

5. في النافذة التي تفتح، حدد Trigger page من قائمة الخصائص الموجودة على اليسار.

6. ضع نقطة مباشرة بعد Trigger page في معادلتك، بحيث تصبح المعادلة Trigger page.. بمجرد القيام بذلك، سترى خصائص صفحة المشغل في قائمة الخصائص الموجودة على اليسار.

7. حدد Sub-item. يجب أن تصبح صيغتك الآن Trigger page.Sub-item.

8. Save معادلتك. الآن، تم تعريف متغيرك المخصص على أنه العناصر الفرعية للصفحة التي تشغل أتمتتك، أو بعبارة أخرى، الصفحة التي تم وضع علامة "مكتمل" عليها.

9. الآن، في إعدادات أتمتة قاعدة البيانات الخاصة بك، حدد Add action.

10. اختر تحرير الصفحات في....

11. افتح القائمة المنسدلة تحديد قاعدة البيانات واختر المتغير 1. هذا يعني أن الأتمتة ستقوم بتحرير الصفحات المرتبطة بالمتغير 1، أو بعبارة أخرى، العناصر الفرعية المرتبطة بالصفحة التي تم وضع علامة "مكتمل" عليها.

12. افتح القائمة المنسدلة تحرير خاصية واختر الحالة.

13. افتح القائمة المنسدلة تحديد واختر مكتمل.

14. حدد حفظ.

في المرة القادمة التي تضع فيها علامة "مكتمل" على عنصر رئيسي يحتوي على عناصر فرعية، يجب أن ترى حالات جميع العناصر الفرعية تتغير إلى "مكتمل" أيضاً!

يمكنك استخدام الإشارات والمعادلات في إجراءات أتمتة قاعدة البيانات الخاصة بك لجعل أتمتتك تعمل بشكل أفضل من أجلك. على سبيل المثال:

• قد ترغب في الإشارة إلى التاريخ في اسم صفحة جديدة تم إنشاؤها في قاعدة بياناتك.

• قد ترغب في إعداد أتمتة قاعدة بيانات لإرسال إشعار إلى شخص ما يشير إلى صفحة معينة.

• قد ترغب في إرسال رسالة تلقائياً إلى شخص ما عند حل تذكرة، واستخدام معادلة في تلك الرسالة تحسب الوقت المستغرق لإكمال التذكرة.

لتضمين إشارة أو معادلة في إجراء أتمتة قاعدة البيانات:

1. اختر أيقونة شريط التمرير في أعلى قاعدة البيانات ← الأتمتة.

2. اختر إجراء جديد أو إضافة إجراء. ابحث عن الإجراء الذي تريده واختره.

3. أثناء إعداد إجراء الأتمتة، اختر @ في الحقل إذا كنت ترغب في الإشارة إلى تاريخ أو شخص أو صفحة أو خاصية من صفحة المشغل في قاعدة بياناتك. اختر ∑ في الحقل إذا كنت ترغب في إنشاء معادلة.

4. اختر حفظ عند الانتهاء.

للتأكد من أن أتمتتك تعمل بشكل صحيح، سنساعدك على فهم مكان عدم صلاحية الأتمتة الخاصة بك.

• إذا واجهت أتمتتك أي أخطاء أثناء إعدادها:

  • سترى معلومات حول مكان تلك الأخطاء وماهيتها أثناء قيامك بإنشاء الأتمتة أو تحريرها.

  • لن تتمكن من حفظ الأتمتة حتى تقوم بإجراء التصحيحات المطلوبة.

• إذا كانت الأتمتة الخاصة بك قد عملت من قبل ولكنها واجهت خطأً ما، فسيتم إيقاف مؤقتها.

  • سنقوم بإخطارك بشأن الأخطاء في حالات معينة، بما في ذلك عند فقدان قاعدة بيانات أو خاصية قاعدة بيانات تقوم الأتمتة الخاصة بك بتحديثها، أو عندما يصبح اتصال طرف ثالث مثل Gmail أو Slack غير صالح أو يحتاج إلى مصادقة.

  • في حالات أخرى، بما في ذلك عندما لا يتم تنفيذ المعادلات بشكل صحيح أو عند وجود مشكلات في خطافات الويب (webhooks)، قد لا يتم إخطارك.

• يمكنك النقر على الإشعار للانتقال مباشرة إلى الأتمتة المعطلة وإصلاحها حتى يمكن استخدامها مرة أخرى. بمجرد إصلاح الأتمتة، ستحتاج إلى تشغيلها، أو إلغاء إيقافها مؤقتاً، يدوياً. للقيام بذلك:

  1. افتح قاعدة البيانات المرتبطة بالأتمتة الخاصة بك واختر ••• → الأتمتة.

  2. مرر مؤشر الماوس فوق الأتمتة التي قمت بإصلاحها للتو واختر •••.

  3. قم بتشغيل قائمة قابلة للطي/طي نشط.

• قد تفشل الأتمتة إذا حاولت إجراء حسابات التاريخ (مثل dateAdd) على حقل فارغ أو غير محدد عند عملية تشغيل الأتمتة.

  • كحل لذلك، قم بإنشاء عرض مفلتر يتضمن فقط العناصر التي لا يكون فيها الحقل فارغاً، وقم بتهيئة الأتمتة لعملية التشغيل على هذا العرض فقط.

• قد تفشل الأتمتة إذا تم تطبيقها على عرض قاعدة بيانات يستبعد الإدخالات ذات الصلة. تأكد من عملية تشغيل الأتمتة على عرض يتضمن جميع العناصر التي تحتاج إلى العمل عليها.

لرؤية جميع الأتمتة الموجودة لقاعدة بيانات وإدارتها:

1. انقر على ⚡ في أعلى قاعدة البيانات.

2. مرر مؤشر الماوس فوق الأتمتة وانقر على •••.

3. اختر تحرير أو إيقاف مؤقت أو حذف.