Synkroniser data fra andre verktøy til Notion

Våre databasesynkroniseringer lar deg jobbe med og berike informasjon fra andre verktøy sammen med teamets planer, dokumenter og prosjekter. Koble til en konto, velg hva som skal synkroniseres, så oppretter Notion databasene og holder dem oppdatert.

Notion administrerer disse synkroniseringene slik at du kan koble til en konto og bruke synkroniserte databaser uten å bygge eller vedlikeholde integrasjonen selv.

Hver oppføring fra det andre verktøyet blir en side i en Notion-database. Felt fra kilden blir databaseegenskaper.

Administrerte synkroniseringer oppdaterer data i én retning: fra det tilkoblede verktøyet til Notion. Synkroniserte egenskaper er skrivebeskyttet i Notion. For å endre en synkronisert verdi, oppdater den i GitHub, Jira eller Salesforce. Du vil se endringen i Notion.

Synkroniseringer kjører automatisk i bakgrunnen. Oppdateringstidspunktet varierer avhengig av tilkobling, datamengde og kildens forespørselsgrenser.

Du må være medlem av Notion-arbeidsområdet og ha en konto med tilgang til dataene du vil synkronisere. Organisasjonen din kan kreve at en administrator godkjenner tilkoblingen eller gir tilgang i kildeverktøyet.

Kontoen du bruker til å opprette synkroniseringen, bestemmer hvilke data Notion kan lese. Hvis tilgangen endres eller tilkoblingen utløper, kan synkroniseringen kreve at du autentiserer på nytt.

GitHub Sync og Jira Sync krever et Business-abonnement (eller Mobile Business-tillegget). Salesforce Sync krever et Enterprise-abonnement.

1. Åpne Innstillinger → Tilkoblinger i Notion-arbeidsområdet ditt.

2. Åpne tilkoblingen du vil synkronisere (GitHub, Jira eller Salesforce) fra Bla gjennom eller Installert, og velg deretter databasesynkronisering fra tilkoblingens alternativer.

3. Koble til en konto og fullfør autorisasjonstrinnene for det verktøyet.

4. Velg kodearkivene, områdene eller objekttypene du vil synkronisere. For GitHub velger du også om du vil hente inn Pull Requests, saker eller begge deler.

5. Velg hvor mye historikk som skal inkluderes. For kilder som tilbyr egendefinerte egenskaper, som Jira og Salesforce, kan du også velge hvilke egendefinerte egenskaper som skal inkluderes i synkroniseringen.

6. Velg Opprett synkronisering.

Notion oppretter databasene i Privat-delen av sidestolpen. Den første importen starter i bakgrunnen. Du kan åpne databasene mens poster fortsatt importeres.

Notion oppretter databasestrukturen, og importerer deretter postene som samsvarer med innstillingene dine. Store importer kan ta lengre tid fordi Notion leser data i grupper og følger kildeverktøyets forespørselsgrenser.

Databasen kan vise bare en del av dataene dine mens den første importen kjører. Du trenger ikke å holde Notion åpen for at importen skal fortsette.

Etter den første importen sjekker Notion regelmessig det tilkoblede verktøyet for nye eller endrede poster og oppdaterer de synkroniserte egenskapene. Synkroniseringer fortsetter i bakgrunnen selv når ingen ser på databasen.

Generelt forventer vi at endringer synkroniseres til Notion i løpet av noen få minutter eller mindre.

Tiden varierer etter tilkobling, datamengde og kildeverktøyets tilgjengelighet. En sjekk etter endringer betyr ikke at hver endring vises i Notion umiddelbart. Salesforce sjekker som standard etter endringer hvert minutt; se veiledning for hver tilkobling for detaljer.

Når kilden midlertidig begrenser forespørsler eller blir utilgjengelig, prøver Notion på nytt. Hvis synkroniseringen trenger en ny autorisasjon eller andre tillatelser, forteller statusen deg hva du må gjøre.

Du kan inkludere all tilgjengelig historikk eller begrense synkroniseringen til poster som er oppdatert i løpet av de siste 30, 90 eller 365 dagene. Et historikkvindu bruker kildepostens siste oppdateringstidspunkt, i stedet for opprettelsesdatoen. Salesforce bruker systemets endringstidspunkt.

Vinduet flytter seg fremover over tid. En post kan forsvinne fra databasen når den ikke har blitt oppdatert innenfor det vinduet, selv om den fortsatt er åpen eller aktiv i kildeverktøyet.

Å utvide vinduet importerer flere samsvarende poster. Å forkorte det fjerner poster som ikke lenger kvalifiserer. Dette er annerledes enn et Notion-databasefilter, som bare endrer hva en visning viser.

Du kan opprette visninger, filtrere og sortere poster, og legge til dine egne Notion-egenskaper. Legg for eksempel til en teamprioritet for Pull Requests eller en kontoplanleggingsstatus for Salesforce-kontoer. Verdier i disse egenskapene forblir i Notion.

Gi dine egne egenskaper unike navn slik at de ikke kommer i konflikt med egenskaper som administreres av synkroniseringen.

Hvis du slutter å synkronisere en egenskap, blir spalten stående i databasen til du sletter den. Slå først av egenskapen i synkroniseringen, og slett deretter spalten. Hvis du sletter spalten først, legger synkroniseringen den til igjen.

Databasene starter som private sider. Del dem ved hjelp av Notions sidetillatelser når du er klar.

En endring av tillatelser i kildeverktøyet kan stoppe fremtidige oppdateringer uten å fjerne data som allerede er i Notion. Gå gjennom delingstillatelsene for Notion-databasen når kildetilgangen endres.

Gå tilbake til tilkoblingens databasesynkronisering-innstillinger for å se gjennom synkroniseringsstatus, informasjon om nylige kjøringer og eventuelle feildetaljer.

Et nylig kjøretidspunkt viser aktivitet. Det garanterer ikke at hver kildeendring allerede har nådd Notion.

Bruk en administrert synkronisering når en av de støttede tilkoblingene inkluderer dataene og innstillingene du trenger. Notion håndterer den første importen, gjentakende kontroller og tilkoblingsspesifikk synkroniseringslogikk.

Bruk en Notion Worker når du trenger å bygge en tilpasset synkronisering, for eksempel ved å importere fra en annen tjeneste eller transformere data før de når Notion.

Bruk for eksempel en administrert GitHub-synkronisering for å spore Pull Requests og saker i Notion. Vurder en Worker hvis du trenger en egendefinert kilde, flere posttyper eller beregninger som kombinerer data før import.

Sjekk de valgte repositoriene, områdene eller objekttypene, historikkvinduet ditt og kilde-tilgangen til den tilkoblede kontoen. Sjekk også om den første import fortsatt kjører, og om et Notion-visningsfilter skjuler oppføringer.

Hvis en synkronisert side skal være relatert til en annen synkronisert side, men ikke er det, kan det skyldes historikkvinduet ditt, eller at den relaterte siden fortsatt importeres. Vi oppretter bare relasjoner når begge sidene er synkronisert til Notion-databaser.

Åpne statusdetaljene for synkroniseringen. Koble til på nytt hvis autorisasjonen har utløpt, eller be kildeadministratoren om å gjenopprette tilgangen. Midlertidige kildeavbrudd og forespørselsbegrensninger kan forsinke oppdateringer mens Notion prøver på nytt.

Reduser de valgte dataene eller velg et kortere historikkvindu. Se gjennom effekten før du lagrer: fjerning av en kilde eller forkorting av historikken kan fjerne synkroniserte sider. De tilkoblingsspesifikke veiledningene forklarer hva som skjer når du endrer et utvalg.

Notion-databaser har en grense for antall egenskaper. Hvis en synkronisert database når grensen, kan du slette egenskaper du ikke trenger, eller synkronisere færre egenskaper. Når du slår av en egenskap i synkroniseringen, blir spalten stående i databasen. Slett spalter du ikke bruker, for å frigjøre plass. Veiledningen for hver tilkobling viser hvordan du endrer hva som synkroniseres.

• Koble til GitHub

• Koble til Jira

• Koble til Salesforce

For en eksisterende Asana- eller GitLab-synkronisering, bruk utskiftningsveiledningene for Worker:

• Koble til Asana

• Koble til GitLab