Hantera medlemmar och gÀster

I det hÀr hjÀlpdokumentet

Det Àr enkelt att arbeta med andra i Notion. LÀgg till medlemmar för att samarbeta med dig i din arbetsyta, eller bjud in gÀster för att visa, kommentera eller redigera specifika sidor.

GÄ till vanliga frÄgor

Obs: Om du har Enterprise-abonnemang kan bilderna i den hÀr artikeln se lite annorlunda ut Àn vad du ser i Notion. Tack för din förstÄelse!

LĂ€r dig mer om olika typer av personer i en arbetsyta

LĂ€gg till en medlem

Obs: PĂ„ betalda abonnemang debiteras du per medlem i din arbetsyta. För mer information om abonnemang, gĂ„ hit →

Med e-post

För att lÀgga till en medlem med deras e-postadress:

  1. GĂ„ till InstĂ€llningar → Personer eller Medlemmar (beroende pĂ„ din plan).

  2. GĂ„ till fliken Medlemmar.

  3. VÀlj LÀgg till medlemmar och skriv in e-postadressen till personen du vill lÀgga till. Om du inte har behörighet att bjuda in har du istÀllet möjlighet att begÀra att fÄ lÀgga till en medlem.

  4. VĂ€lj om du vill lĂ€gga till dem som Ägare, Medlemsadministratör eller Medlem frĂ„n rullistan och tryck sedan pĂ„ Bjud in.

  5. De fÄr ett e-postmeddelande med en lÀnk för att logga in och gÄ med i din arbetsyta.

Med en lÀnk

För att lÀgga till en medlem via en lÀnk:

  1. GĂ„ till InstĂ€llningar → Personer eller Medlemmar (beroende pĂ„ din plan).

  2. GĂ„ till fliken Medlemmar.

  3. VÀlj Kopiera lÀnk för att kopiera den hemliga lÀnken till urklipp och dela den med vem du vill bjuda in att arbeta med dig.

  4. NÀr en inbjuden anvÀndare klickar pÄ den hemliga lÀnken kan de automatiskt gÄ med i din arbetsyta som en betalande medlem, utan att du behöver lÀgga till deras e-postadress manuellt.

  5. Om du inte vill kunna bjuda in personer till din arbetsyta med en lÀnk, stÀng av reglaget bredvid InbjudningslÀnk.

LĂ€gg till medlemmar

Med en tillÄten domÀn

Om du anvÀnder Notion pÄ ditt företag kan du göra det enkelt för vem som helst att automatiskt gÄ med i din arbetsyta som medlem nÀr de loggar in med sin arbets-e-post. För att stÀlla in detta kan arbetsyteÀgare:

  1. GĂ„ till InstĂ€llningar → InstĂ€llningar.

  2. Under TillÄtna e-postdomÀner anger du en e-postdomÀn som du vill ge automatisk Ätkomst, till exempel ditt företags e-postdomÀn. Du kan lÀgga till flera domÀner i det hÀr fÀltet, men endast de domÀner som dina medlemmars konton i arbetsytan Àr kopplade till.

Nu, nÀr nÄgon loggar in i Notion med en e-postadress som har en av dessa domÀner, kommer de att se alternativet att ansluta till din arbetsyta under introduktionen. Om anvÀndaren ansluter till din arbetsyta blir de medlem i din arbetsyta och du kommer att faktureras dÀrefter.

Ändra en medlems roll

SÄ hÀr Àndrar du en medlems roll i arbetsytan:

  1. GĂ„ till InstĂ€llningar → Personer eller Medlemmar (beroende pĂ„ din plan).

  2. GĂ„ till fliken Medlemmar.

  3. VĂ€lj rullistan för en medlems roll och vĂ€lj sedan Ägare, Medlemsadministratör eller Medlem.

hc: Àndra en medlems roll

LÀgg till en tillfÀllig medlem

Om du arbetar med en konsult frÄn Notion Marketplace kan du ge dem tidsbegrÀnsad Ätkomst till din arbetsyta som en tillfÀllig medlem. De fÄr Ätkomst pÄ medlemsnivÄ fram till sitt utgÄngsdatum och förlorar sedan Ätkomsten automatiskt. TillfÀlliga medlemmar anvÀnder inte en betald plats.

SÄ hÀr lÀgger du till en tillfÀllig medlem:

  1. GĂ„ till InstĂ€llningar → Personer eller Medlemmar (beroende pĂ„ din plan).

  2. GĂ„ till fliken Medlemmar.

  3. VĂ€lj LĂ€gg till medlemmar och skriv in e-postadressen till din konsult.

  4. VÀlj TillfÀllig medlem i rullistan för roller.

  5. Ange ett utgÄngsdatum (upp till ett Är frÄn idag).

  6. Tryck pÄ Bjud in.

De fÄr ett e-postmeddelande med en lÀnk för att ansluta till din arbetsyta. NÀr de har accepterat visas de i din medlemslista med sitt utgÄngsdatum.

VÀntande förfrÄgningar

NĂ€r du har skickat en inbjudan visas den som vĂ€ntande tills konsulten accepterar. Du kan se och hantera vĂ€ntande inbjudningar under InstĂ€llningar → Medlemmar.

FörlÀng eller ta bort Ätkomst

Administratörer kan nÀr som helst uppdatera en tillfÀllig medlems utgÄngsdatum eller ta bort deras Ätkomst:

  1. GĂ„ till InstĂ€llningar → Personer eller Medlemmar.

  2. Hitta den tillfÀlliga medlemmen i listan.

  3. VĂ€lj ‱‱‱ bredvid deras namn.

  4. VÀlj Redigera utgÄngsdatum eller Ta bort frÄn arbetsyta.

LÀgg till en gÀst

LĂ€r dig om skillnaden mellan gĂ€ster och medlemmar hĂ€r →

FrÄn en sida

Kom ihÄg att gÀster kan lÀggas till pÄ enskilda sidor, inte i en hel arbetsyta. För att dela en sida med en gÀst:

  1. GÄ till Dela lÀngst upp till höger pÄ sidan.

  2. Ange e-postadressen till den gÀst du vill bjuda in.

  3. VÀlj en ÄtkomstnivÄ för gÀsten i rullistan och tryck pÄ Bjud in.

  4. VÀlj Hoppa över tills vidare för att sÀkerstÀlla att du lÀgger till dem som gÀst och inte som medlem.

Din gÀst kommer att fÄ ett e-postmeddelande med en lÀnk till sidan. Om de inte redan anvÀnder Notion mÄste de registrera sig för att fÄ Ätkomst till din sida.

Obs!

  • Om du inte kan dela en sida med en gĂ€st kan det bero pĂ„:

    • Din arbetsyta har nĂ„tt grĂ€nsen för antalet gĂ€ster.

    • Din arbetsyta eller ditt Teamutrymme har förhindrat att gĂ€ster lĂ€ggs till pĂ„ sidan.

    • E-postdomĂ€nen för den gĂ€st du försöker dela sidan med Ă€r inte en tillĂ„ten e-postdomĂ€n för din arbetsyta.

  • Om du har ett Enterprise-abonnemang och Ă€garen har förhindrat medlemmar frĂ„n att bjuda in gĂ€ster till sidor, kommer alla personer du bjuder in till en sida automatiskt att lĂ€ggas till som medlemmar. Innan du vĂ€ljer Bjud in i stegen ovan kan du hovra över gĂ€stens namn eller e-postadress för mer information om hur personen kommer att lĂ€ggas till pĂ„ sidan.

FrÄn en gÀsts begÀran

För att göra det enklare för dig att lÀgga till gÀster i din arbetsyta tillÄter Notion Àven personer utanför din arbetsyta att begÀra Ätkomst till vissa sidor i din arbetsyta. Den hÀr funktionen Àr tillgÀnglig och aktiverad som standard för alla prenumerationer utom Enterprise.

Om du har ett Plus- eller Business-abonnemang kan du stÀnga av den hÀr instÀllningen. TyvÀrr kan kostnadsfria abonnemang inte stÀnga av den hÀr funktionen. Gör sÄ hÀr:

  1. Öppna InstĂ€llningar → SĂ€kerhet.

  2. StÀng av TillÄt begÀran om sidÄtkomst frÄn icke-medlemmar.

NÀr gÀsten skickar en begÀran om att fÄ Ätkomst till en sida skickas ett meddelande till sidans skapares inkorg. Sidans skapare kan godkÀnna begÀran samt justera ÄtkomstnivÄn för gÀsten, eller sÄ kan de ignorera begÀran.

Obs: NÀr du lÀgger till nÄgon pÄ en sida kan de som standard automatiskt komma Ät alla dess undersidor. Med det sagt kan du begrÀnsa eller utöka behörigheter för undersidor!

BegÀran om att lÀgga till en gÀst

Medlemmar i en arbetsyta kan begÀra att fÄ lÀgga till gÀster i den. Den hÀr funktionen Àr endast tillgÀnglig för Enterprise-abonnemang, och endast arbetsytans Àgare kan aktivera eller inaktivera den.

Aktivera tillÀgg av gÀster och gÀstförfrÄgningar

För att tillÄta medlemmar att direkt lÀgga till gÀster pÄ sidor i arbetsytan kan arbetsytans Àgare:

  1. GĂ„ till InstĂ€llningar → SĂ€kerhet.

  2. PÄ fliken Medlemmar och gÀster, aktivera TillÄt medlemmar att bjuda in gÀster till sidor.

För att tillÄta medlemmar att begÀra att fÄ lÀgga till en gÀst pÄ sidor i arbetsytan kan arbetsyteÀgare:

  1. GĂ„ till InstĂ€llningar → SĂ€kerhet.

  2. PÄ fliken Medlemmar och gÀster, aktivera TillÄt medlemmar att begÀra att lÀgga till gÀster.

NÀr detta Àr aktiverat mÄste medlemmar och administratörer för arbetsytan skicka in en förfrÄgan innan de kan bjuda in en gÀst. ArbetsyteÀgare Àr undantagna och kan fortsÀtta att bjuda in gÀster direkt.

Obs!

  • NĂ€r TillĂ„t medlemmar att bjuda in gĂ€ster till sidor Ă€r avstĂ€ngt kan ingen utom arbetsytans Ă€gare bjuda in gĂ€ster. Medlemmar och administratörer för arbetsytan kommer inte att kunna bjuda in gĂ€ster, och kan istĂ€llet begĂ€ra att lĂ€gga till gĂ€ster om deras arbetsyta tillĂ„ter det.

  • TillĂ„t medlemmar att begĂ€ra att lĂ€gga till gĂ€ster Ă€r en instĂ€llning pĂ„ arbetsytenivĂ„ och Ă„sidosĂ€tter alla gĂ€stinstĂ€llningar pĂ„ TeamutrymmenivĂ„. Det innebĂ€r att om ett Teamutrymme tillĂ„ter gĂ€ster, men arbetsytan har aktiverat gĂ€stförfrĂ„gningar, mĂ„ste medlemmar skicka in gĂ€stinbjudningsförfrĂ„gningar för att lĂ€gga till gĂ€ster pĂ„ sidor i Teamutrymmet.

BegÀr att bjuda in en gÀst

Om du Àr arbetsyteÀgare kan dubjuda in gÀster direkt.

Om du Àr medlem:

  1. Navigera till sidan du vill bjuda in en gÀst till. Precis som vid vanlig delning mÄste du ha full Ätkomst pÄ sidan för att kunna begÀra att bjuda in en gÀst.

  2. VÀlj Dela och skriv namnet pÄ gÀsten du vill bjuda in.

  3. VÀlj den roll du vill att gÀsten ska ha.

  4. VĂ€lj Bjud in.

  5. Ett meddelande om din förfrÄgan skickas till din arbetsytas Àgare, tillsammans med sidan, rollen och e-post för gÀsten du ville bjuda in. Du fÄr Àven en bekrÀftelse pÄ att din arbetsytas Àgare har blivit meddelad.

GodkÀnn en gÀst

FörfrÄgningar om att bjuda in gÀster mÄste godkÀnnas per sida och per gÀst. Endast arbetsyteÀgare kan se och godkÀnna gÀstförfrÄgningar. Varje förfrÄgan innehÄller gÀstens e-postadress, medlemmen som skickade förfrÄgan, den begÀrda rollen och namnet pÄ sidan.

En arbetsytas Ă€gare kan godkĂ€nna eller avvisa en förfrĂ„gan om att bjuda in en gĂ€st direkt frĂ„n meddelandet de fĂ„r, eller genom att gĂ„ till InstĂ€llningar → Medlemmar → GĂ€ster och hitta förfrĂ„gningarna högst upp. NĂ€r en arbetsytas Ă€gare har svarat pĂ„ en förfrĂ„gan fĂ„r medlemmen som skickade den ett meddelande om beslutet.

Gör gÀster till medlemmar

Ge vilken gÀst som helst Ätkomst till hela din arbetsyta genom att göra dem till medlemmar. PÄ betalda abonnemang debiteras du för varje ytterligare medlem. För att göra en gÀst till medlem:

  1. GĂ„ till InstĂ€llningar → Personer eller Medlemmar (beroende pĂ„ ditt abonnemang) → GĂ€ster.

  2. Markera rutan bredvid de gÀster du vill uppgradera.

  3. VÀlj Uppgradera {#} gÀst(er) till medlem.

  4. NÀr de har blivit medlemmar kan du hitta dem i din medlemslista och Àndra deras roll.

PĂ„ abonnemang som inte Ă€r Enterprise-abonnemang föreslĂ„r vi Ă€ven vissa gĂ€ster som kan ha nytta av att bli medlemmar i din arbetsyta. För att se vilka dessa gĂ€ster Ă€r, gĂ„ till InstĂ€llningar → Medlemmar → Förslag. Du kan vĂ€lja Uppgradera för att göra nĂ„gon till medlem i arbetsytan.

Ta bort en anvÀndare

Obs! Försöker du ta bort en medlem frÄn ett teamutrymme? LÀs detta istÀllet!

För att ta bort en medlem eller gÀst frÄn en arbetsyta kan en arbetsyteÀgare eller en Medlemsadministratör:

  1. GĂ„ till InstĂ€llningar → Personer eller Medlemmar (beroende pĂ„ din plan).

  2. GĂ„ till fliken Medlemmar eller fliken GĂ€ster.

  3. Beroende pÄ plan och vem du försöker ta bort:

    • Öppna rullistan för en medlems roll eller Ă„tkomstnivĂ„ och vĂ€lj sedan Ta bort frĂ„n arbetsyta.

    • Öppna rullistan för en gĂ€sts sidor eller vĂ€lj ‱‱‱ bredvid en gĂ€st, och vĂ€lj sedan Ta bort eller Ta bort frĂ„n arbetsyta.

Obs!

  • NĂ€r du tar bort en medlem frĂ„n en arbetsyta förlorar personen omedelbart Ă„tkomst till arbetsytan, och sidor frĂ„n avsnittet Privat i deras vĂ€nstra sidofĂ€lt döljs. Om du bjuder in medlemmen igen till arbetsytan kommer deras privata sidor att visas igen.

  • Om en anvĂ€ndare har lĂ€mnat och gĂ„tt med i en arbetsyta igen inom de senaste 30 dagarna kommer deras privata sidor, delade sidor, gruppmedlemskap och teamspacemedlemskap att Ă„terstĂ€llas nĂ€r de gĂ„r med i arbetsytan igen.

Vanliga frÄgor

Finns det en grÀns för hur mÄnga gÀster jag kan lÀgga till?

Se gĂ€stbegrĂ€nsningen för ditt abonnemang hĂ€r →

Om din arbetsyta ligger över gÀstbegrÀnsningen för ditt abonnemang, kan nya anvÀndare som du delar innehÄll med endast lÀggas till som medlem (istÀllet för som gÀst) om de tillhör din arbetsytas e-postdomÀner. Detta kan innebÀra att de har en tillÄten e-postdomÀn eller en e-postdomÀn som matchar arbetsyteÀgarens domÀn eller en av arbetsytans verifierade domÀner.

Jag klickar pÄ knappen Ansluta till eller skapa arbetsyta, men den lÄter mig bara skapa en arbetsyta. Hur ansluter jag till en arbetsyta?

Du kan bara ansluta till i en arbetsyta med knappen Ansluta till eller skapa arbetsyta om instÀllningen TillÄtna e-postdomÀner Àr aktiverad pÄ arbetsytan sÄ att anvÀndare med din e-postdomÀn kan ansluta till arbetsytan automatiskt.

Annars mÄste du be en av arbetsytans administratörer att skicka en inbjudan.

Hur kan grupper anvÀndas istÀllet för flera separata arbetsytor?

Vi har sett folk skapa flera arbetsytor istÀllet för grupper för att stÀlla in detaljerade behörigheter. De skapar till exempel separata arbetsytor för Design, Marknadsföring och ledningsgruppen sÄ att dessa grupper inte kan komma Ät, redigera eller bli distraherade av varandras arbete. Det finns en snabb lösning för detta med hjÀlp av grupper:

  • Inaktivera Ă„tkomst till arbetsytan. PĂ„ sĂ„ sĂ€tt visas inte sidor för personer och grupper som inte uttryckligen har beviljats Ă„tkomst.

  • PĂ„ varje sida kan du bevilja olika Ă„tkomstnivĂ„er per grupp. Dessa Ă„tkomstnivĂ„er kommer att gĂ€lla för alla undersidor pĂ„ den sidan.

  • SĂ„ du kan till exempel ha en del av din arbetsyta enbart för ingenjörsteamet. Skapa en grupp med alla dina ingenjörer och aktivera sedan Full Ă„tkomst för endast den gruppen pĂ„ den översta sidan för det teamet. Kapsla in sidor i den sidan, sĂ„ kan endast ingenjörsteamet komma Ă„t dem ocksĂ„!

Hur kan jag lÄta medlemmar i min arbetsyta begÀra gÀstinbjudningar för godkÀnnande?

Som Àgare av arbetsytan kan du inaktivera gÀster för din arbetsyta i dina sÀkerhetsinstÀllningar för arbetsytan, men ÀndÄ tillÄta medlemmar att skicka förfrÄgningar om gÀstinbjudningar för omdöme av arbetsytans Àgare. Detta ger ett standardiserat sÀtt för gÀster att fÄ Ätkomst till innehÄll i din arbetsyta, utan att det blir en allt eller inget-lösning.

Har du fortfarande frÄgor? Kontakta supporten
Ge feedback

Var den hÀr resursen till hjÀlp?

Powered by Fruition