Översiktsvy

Du kan lägga till en översikt till arbetsytan på flera olika sätt:

• Skapa en ny sida i arbetsytan.

• Klicka på Översikt i den gråskalade menyn.

• Gör så här om du vill skapa en översikt på en helsida i en annan sida:

  • Skriv /översiktsvy på en ny rad och tryck på retur.

Du kan lägga till en översikt i en befintlig databas för att visa dess data i det formatet. Läs mer om vyer här →

• Klicka på + Lägg till en vy eller på namnet på den nuvarande vyn längst upp till vänster i databasen.

• Välj Översikt i listrutan och ge den ett namn i textrutan.

• Klicka på Skapa så visas din helt nya översikt.

• Du kan fortfarande växla tillbaka till andra vyer med hjälp av samma listruta till vänster.

Alla kort på en Notion-översikt är en egen sida där du kan lägga till mer innehåll.

• Du behöver bara klicka på valfritt kort för att öppna det som en sida.

• Alla egenskaper organiseras och visas högst upp.

  • Klicka på egenskapsnamnet för att redigera namnet eller dess typ.

  • Klicka på egenskapsfältet för att redigera dess innehåll.

  • Du kan ändra ordningen på egenskaperna genom att hålla muspekaren över dem och använda ⋮⋮ för att dra dem upp eller ner.

• Lägg till en ny egenskap till översikten från den här sidan genom att klicka på + Lägg till egenskap.

• Under egenskaper finns det plats för kommentarer som tillskrivs dig.

• Sidans textdel kan redigeras precis som vilken annan Notion-sida. Du kan även lägga till vilken typ av innehållsblock som helst, inklusive inbyggda databaser.

När du öppnar en sida kan du ändra dess utseende på ett antal olika sätt, för att anpassa mer än bara teckensnitt och textstorlek.

• Klicka på ••• längst upp till höger på en öppen projektsida och klicka sedan på Anpassa sida.

• En meny där du kan redigera utseendet på bakåtlänkar och kommentarer, samt egenskaper visas.

  • För bakåtlänkar kan du välja att visa dem utökade i sidans textdel eller i en popover.

  • För kommentarer kan du välja att visa dem utökade eller stänga av dem i sidans textdel.

  • För egenskaper kan du ordna om dem med hjälp av ikonen ⋮⋮ och välja om du alltid vill visa dem, alltid dölja dem eller bara visa dem när de används.

Du kan lägga till ett nytt kort till översikten på flera olika sätt:

• Klicka på +-ikonen längst upp till höger i en kolumn för att lägga till ett kort längst upp.

• Klicka på + Nytt längst ner i en kolumn för att lägga till en kort längst ner.

• Klicka på den blå knappen Ny längst upp till höger i översikten. Ett nytt kort skapas då i inkorgskolumnen och öppnar det som en sida direkt.

Klicka på •••-ikonen som visas längst upp till höger på alla kort när du håller muspekaren över det (eller högerklickar på ett kort) för att öppna en meny med följande alternativ:

• Radera: Raderar kortet.

• Kopiera: Skapar en exakt kopia av kortet under det.

• Kopiera länk: Kopierar en ankarlänk till det specifika kortet till dina urklipp.

• Byt namn: Gör att du kan byta namn på kortet utan att öppna det.

• Flytta till: Gör att du kan flytta kortet till en annan arbetsyta eller sida (där det visas som en undersida).

• Redigera egenskap: Visar en meny med alla översiktens egenskaper. Klicka på egenskapen du vill redigera och sedan på det nya värdet för det.

Alla översikter definieras av en uppsättning egenskaper som du skapar. Du kan lägga till så många du vill för att samla all information du behöver och sedan använda dem för att gruppera ditt kort enligt egenskaperna. Så här redigerar du egenskaper på översikter:

• Längst till höger i översikten klickar du på + Lägg till en grupp för att lägga till en ny kolumn till översikten (som lägger till ett nytt värde till egenskapen som dina kort är grupperade efter).

• Klicka på Egenskaper längst upp till höger i översikten och sedan på + Lägg till en egenskap.

• Ge egenskapen ett namn och välj dess typ från menyn Egenskapstyp .

   

• Om du vill radera eller kopiera en egenskap klickar du på den i menyn Egenskaper så visas dessa alternativ.

Ändra hur översikten är organiserad med dra och släpp.

• Om du vill ändra ordning på kolumnerna klickar du och håller en rubrik och sedan drar du den åt vänster eller höger.

• Om du vill flytta kort upp eller ner, eller flytta dem mellan kolumner, klickar, håller och drar du.

Du kan gruppera dina kort efter olika egenskaper på översikten för att visualisera dem på olika sätt.

• Klicka på Gruppera längst upp i översikten och välj egenskapen du vill använda. Du kan gruppera efter nästan vilken egenskapstyp som helst: val, flerval, person, text, nummer, datum etc.

• Kolumnerna i översikten ändras till de värden du har definierat för den egenskapen.

I översiktsvyn kan du lägga till ett andra grupperingslager, en så kallad undergruppering. Du kan då organisera kort ytterligare samtidigt som du behåller dina huvudsakliga grupperingskolumner.

• Klicka på Undergrupp längst upp i översikten och välj egenskapen du vill använda. Du kan gruppera efter nästan vilken egenskapstyp som helst: val, flerval, person, text, nummer, datum, kryssruta, URL, e-post, telefon, formel, relation, skapad kl., skapad av, senast redigerad och senast redigerad av.

• Översikten kommer nu att inte bara grupperas efter kolumner, utan även undergrupperas efter den egenskapens värden. Varje undergrupp har en växlingsknapp till vänster som du kan använda för att snabbt dölja och visa undergrupper så att du kan fokusera på dina uppgifter.

• Tomma undergrupper kan också döljas med växlingsknappen ”Dölj tomma grupper”.

Beroende på hur du vill att översikten ska se ut kan du välja stor, medelstor eller liten kortstorlek. Valet tillämpas på alla kort.

• Klicka på ••• längst upp till vänster i översikten.

• Klicka på Layout och sedan på listrutan Kortstorlek.

Snygga till översikten genom att lägga till en bild eller en förhandsvisning av kortets innehåll.

• Klicka på ••• längst upp till vänster i översikten.

• Klicka på Layout och sedan på listrutan Kortstorlek.

  • Sidomslag: Visar bilden du valt som sidans omslag på kortet.

  • Sidoinnehåll: Visar en förhandsvisning av sidans innehåll. Om du har bilder på sidan visar kortet den första bilden.

  • Filer: Om du har en Filer och media-egenskap i databasen kan du visa bildfilerna som du har lagt till i den här egenskapen på kortet.

• När du har bilder på översikten kan du välja att beskära dem på ett av två sätt.

  • Gå till Egenskaper och aktivera Anpassa bild så att hela bilden ryms inom kortets ram.

  • Stäng av Anpassa bild så beskärs bilden så att den fyller hela kortets ram.

  • Flytta en bild i en kortram genom att hålla muspekaren över den, klicka på Flytta och dra den till önskad position.

Du kan välja vilka egenskaper du vill ska visas på framsidan av kortet i översikten.

• Klicka på Egenskaper och sedan på växlingsknapparna bredvid egenskaperna för att dölja eller visa dem.

• Ändra ordning på dem på korten genom att använda ⋮⋮-ikonen för att dra dem uppåt eller nedåt i listan.

• Klicka på ••• till höger om rubriken för kolumnen som du vill dölja.

• Klicka på Dölj.

• Visa dolda kolumner genom att bläddra hela vägen till höger. En lista med Dolda kolumner visas.

• Klicka på en dold kolumn och sedan på  ••• för att välja  Visa.

• Du kan även klicka på en dold kolumn för att söka i dess innehåll eller klicka på +-ikonen för att lägga till ett kort i den.

Till höger om varje kolumnrubrik ser du ett grått nummer. Standardinställningen är att den visar antalet kort i varje kolumn, men du kan ändra den så att den visar annan information. 

• Klicka på numret så visas en meny med följande alternativ:

  • Räkna alla: Visar det totala antalet rader i kolumnen.

  • Räkna värden: Räknar antalet egenskapsvärden i kolumnen. 

  • Räkna unika värden: Räknar antalet unika egenskapsvärden i kolumnen och utelämnar dubbletter. 

  • Räkna tomma: Räknar antalet rader utan något värde i kolumnen. 

  • Räkna inte tomma: Räknar antalet rader där kolumnen är fylld. 

  • Procent tomma: Visar procentandelen av raderna som saknar den valda egenskapen. 

  • Procent icke-tomma: Visar procentandelen av kort med egenskapen. 

  • Tidigaste datum: Om du har tidsrelaterade egenskaper i tabellen, såsom Senast redigerad eller Skapad kl., kan du välja att visa när den äldsta raden redigerades eller skapades.

  • Senaste datum: Visar när den nyaste raden redigerades senast eller skapades.

  • Datumintervall: Visar tidsskillnaden mellan den äldsta och senaste redigeringen eller skapelsetiden.

• Om du har en nummeregenskap i tabellen får du tillgång till flera andra beräkningsalternativ:

  • Summa: Visar summan av numren i kolumnen.

  • Medelvärde: Visar medelvärdet av numren i kolumnen.

  • Median: Visar medianen av numren i kolumnen.

  • Min: Visar det lägsta numret i kolumnen.

  • Max: Visar det högsta numret i kolumnen.

  • Intervall: Subtraherar det lägsta numret från det högsta.

Visa endast korten som uppfyller vissa kriterier, beroende på vad du behöver.

• Klicka på Filter längst upp till höger i översikten.

• Välj egenskapen som du vill filtrera efter i listrutan.

• Välj villkoret som du vill använda, t.ex. Innehåller, Innehåller inte, etc.

• Definiera värdet för egenskapen som du vill se, t.ex. en specifik tagg eller person som tilldelats.

• Du kan lägga till så många filter du behöver.

• Du kan ta bort filter genom att gå tillbaka till Filter och klicka på X bredvid de filter som du inte använda.

När du sorterar dina data efter en egenskap i stigande eller fallande ordning ordnar korten om sig själva i varje kolumn.

• Klicka på Sortera längst upp till höger i översikten.

• Välj egenskapen som du vill sortera efter och välj sedan Stigande eller Fallande. Du kommer att se hur korten organiseras om i realtid.

• Du kan lägga till flera sorteringar i översikten. Sorteringskriterierna får företräde baserat på ordningen i menyn Sortera. (Använd ⋮⋮ för att dra dem upp eller ner).

• Ta bort sorteringar genom att klicka på X-ikonen bredvid dem i menyn Sortera.

Du kan söka efter specifikt innehåll i översikten.

• Klicka på Sök längst upp till höger och ange ordet eller orden som du vill söka efter i korttitlar eller egenskaper.

• Översikten ändras i realtid så att endast korten som uppfyller kriterierna visas.

Du kan kopiera en ankarlänk till den här specifika vyn av översikten så att du kan dela den någon annanstans.

• Klicka på •••-ikonen längst upp till höger i översikten.

• Klicka på Kopiera länk till vy så kopieras webbadressen till urklipp så att du kan dela den.