Databasknappar

Databasknappar är en typ av databasegenskap som automatiserar dina arbetsflöden. Du kan till exempel använda en knapp för att godkänna ett dokument eller markera en daglig vana som slutförd. När en databasknapp klickas utför den åtgärder åt dig för att spara tid.

• Databasknappar finns tillgängliga i alla abonnemang, men vissa åtgärder för databasknappar är endast tillgängliga i betalda abonnemang. Du kan läsa mer nedan →

• Om någon har behörigheten Full åtkomst eller Kan redigera i en databas kan de skapa och redigera databasknappar.

• Om någon har behörigheten Full åtkomst, Kan redigera eller Kan redigera innehåll i en databas kan de klicka på databasknappar.

För att lägga till en egenskap för databasknapp:

1. Välj slider-ikonen högst upp i en databas → Redigera egenskaper → Ny egenskap → Knapp.

2. Lägga till en etikett för en knapp, t.ex. Godkänn eller Slutför.

3. Välj Redigera automatisering.

4. Välj Ny åtgärd och välj en åtgärd. Läs mer om knappåtgärder nedan →

5. Lägg till fler åtgärder om du vill, och välj sedan Spara.

När du ställer in dina knappåtgärder kan du hämta in vissa sidor, personer med mera genom att använda omnämnanden och formler. För att göra detta, välj @ i fältet om du vill inkludera ett datum, en person, en sida eller en grupp. Välj ∑ i fältet om du vill skapa en formel. Läs mer om att använda omnämnanden och formler nedan →

• Redigera egenskap redigerar egenskaper för sidor i databasen som du för närvarande befinner dig i.

• Lägg till sida i lägger till en sida i en databas och redigerar egenskaperna för sidan.

• Redigera sidor i redigerar sidor och egenskaper i en databas.

• Skicka avisering till skickar en avisering till specifika personer i Notion-arbetsytan. Mottagarna kan vara upp till 20 personer i arbetsytan eller personer som är associerade med en viss personegenskap i databasen. Lägg till ett meddelande som du skicka med aviseringen.

• Skicka e-post till skickar ett e-postmeddelande från ditt Gmail-konto till en eller flera mottagare. Denna åtgärd är endast tillgänglig för användare med betalda abonnemang. Läs mer om detta nedan.

• Skicka webhook skickar en HTTP POST-förfrågan till den angivna URL:en. Denna åtgärd är endast tillgänglig för användare med betalda abonnemang. Läs mer i denna artikel →

• Visa bekräftelse öppnar en liten bekräftelseskärm varje gång någon klickar på knappen. Du kan till exempel använda den för att visa en varning innan en sida eller databas ändras av knappen.

• Öppna sida eller URL öppnar en vald sida eller länk. Om du väljer att ställa in knappen så att den öppnar en Notion-sida kan detta vara en befintlig sida eller en sida som skapas inuti själva knappen.

• Skicka Slack-avisering till skickar en anpassad avisering till den Slack-kanal du vill. Den här funktionen är endast tillgänglig i Plus-, Business- och Enterprise-abonnemangen. Läs mer här →

• Definiera variabler låter dig skapa en anpassad variabel med hjälp av omnämnanden och formler. Du kan sedan använda den här variabeln i andra åtgärder för databasknappar. Läs mer om detta nedan.

Åtgärden Skicka e-post till för en databasknapp skickar ett e-postmeddelande från ditt Gmail-konto till en eller flera e-postadresser när en utlösare inträffar. Detta är användbart om du vill skicka ett e-postmeddelande till någon för att påminna dem om att slutföra en förfallen uppgift, eller för att uppdatera ditt team om status för alla dina öppna projekt.

För att ställa in en knapp för att skicka e-post:

1. Välj ••• längst upp till höger i databasen → Egenskaper → Ny egenskap → Knapp.

2. Välj Redigera automatisering.

3. Välj Lägg till åtgärd → Skicka e-post till….

4. Om ditt Notion-konto redan är kopplat till ett Gmail-konto ser du din e-postadress bredvid Skicka e-post från. Om du vill använda ett annat Gmail-konto för den här automatiseringen klickar du på din e-postadress → Lägg till Gmail-konto.

5. Du kan konfigurera olika delar av din e-post:

   • Till: Detta kan vara en person-egenskap (som Den som utlöste eller Sidskapare), en person i din arbetsyta eller en specifik e-postadress. Denna e-postadress kan vara extern – den behöver inte tillhöra någon i din arbetsyta eller din organisation.

     • Välj CC/BCC bredvid fältet Till för att valfritt lägga till andra personer som kopia (CC) eller dold kopia (BCC).

   • Ämne: Ange ett ämne för ditt e-postmeddelande. Välj @ i fältet Ämne om du vill att ämnet ska innehålla en egenskap från din utlösarsida, en tid eller ett datum, en person eller grupp i din arbetsyta eller en länk till en sida i din arbetsyta. Välj ∑ i fältet Ämne om du vill skapa en formel för ditt ämne.

   • Meddelande: Ange ett meddelande för ditt e-postmeddelande. Välj @ i fältet Meddelande om du vill att meddelandet ska innehålla en egenskap från din utlösarsida, en tid eller ett datum, en person eller grupp i din arbetsyta eller en länk till en sida i din arbetsyta. Välj ∑ i fältet Meddelande om du vill skapa en formel för ditt meddelande.

   • Skicka med visningsnamn: Detta valfria visningsnamn visas bredvid din e-post när mottagaren tar emot den. Välj @ i fältet för visningsnamn om du vill att visningsnamnet ska innehålla en egenskap från din utlösarsida, en tid eller ett datum, en person eller grupp i din arbetsyta eller en länk till en sida i din arbetsyta. Välj ∑ i fältet för visningsnamn om du vill skapa en formel för ditt visningsnamn.

     

   • Skicka svar till: Om du vill att svar på ditt e-postmeddelande ska skickas till någon annan än den e-postadress du använde för att skicka det, kan du använda denna valfria inställning för att skicka svaret till en person-egenskap eller en person i din arbetsyta.

Du kan definiera en anpassad variabel med omnämnanden och formler. Du kan sedan använda den här variabeln i andra åtgärder för databasknappar. För att definiera en variabel:

1. Välj ••• längst upp till höger i databasen → Egenskaper → Ny egenskap → Knapp.

2. Välj Redigera automatisering.

3. Välj Ny åtgärd → Definiera variabler.

4. Klicka på Variable 1 för att ge variabeln ett namn, redigera formeln eller kopiera den. Du kan också välja Lägg till variabel.

5. Välj @ eller ∑ i variabelfältet för att definiera dina variabler.

6. Du kan använda dessa variabler i ytterligare knappåtgärder.

Du kan använda omnämnanden och formler i dina knappåtgärder för att få dina automatiseringar att fungera bättre för dig. Till exempel:

• Du kanske vill omnämna datumet i namnet på en ny sida som din knapp skapar i en viss databas.

• Du kanske vill ställa in en knapp för att skicka en avisering till någon som omnämner en specifik sida i din Notion-arbetsyta.

För att inkludera ett omnämnande eller en formel i en automatiseringsåtgärd för databasknappar:

1. Välj ••• längst upp till höger i databasen → Egenskaper → Ny egenskap → Knapp.

2. Välj Redigera automatisering.

3. Hitta en befintlig åtgärd eller välj Lägg till åtgärd.

4. När du ställer in knappåtgärden, välj @ i fältet om du vill inkludera ett datum, en person, en sida eller en grupp. Välj ∑ i fältet om du vill skapa en formel.

5. Välj Spara.

För att säkerställa att din automatisering fungerar korrekt hjälper vi dig att förstå var din automatisering är ogiltig.

Om din automatisering stöter på några fel medan du ställer in den:

• Du kommer att se information om var och vad dessa fel är när du bygger eller redigerar automatiseringen.

• Du kommer inte att kunna spara automatiseringen förrän du har gjort de nödvändiga korrigeringarna.

Om din automatisering har fungerat tidigare men stöter på ett fel, är det möjligt att:

• En databas som din automatisering lägger till i eller redigerar saknas.

• En egenskap i databasen som din automatisering redigerar saknas.

• En tredjepartsanslutning, till exempel till Gmail eller Slack, är inte längre giltig eller behöver autentiseras.

Du kan gå till den trasiga automatiseringen och fixa den så att den kan användas igen.